高雋 付娜

(1.工業(yè)和信息化部產(chǎn)業(yè)發(fā)展促進(jìn)中心，北京 100846)(2.中國信息通信研究院，北京 100191)

0 引言

在國家科技體制改革的大背景下，政府科技管理職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，不再直接管理具體項(xiàng)目，科技項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)將在具體項(xiàng)目管理中發(fā)揮重要作用，負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目評審、立項(xiàng)、過程管理和結(jié)題驗(yàn)收等，對項(xiàng)目進(jìn)行全過程管理。科技項(xiàng)目的不確定性為專業(yè)機(jī)構(gòu)的過程管理工作增加了難度，使其具有期間長、變動多的特點(diǎn)。作為科技體制改革新產(chǎn)物的專業(yè)機(jī)構(gòu)，需要探索行之有效的過程管理機(jī)制，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范、精細(xì)的過程管理，提高管理績效，促進(jìn)專項(xiàng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。本文通過對專業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)行過程管理的主要內(nèi)容進(jìn)行梳理，探討建立過程管理機(jī)制的思路和方法。

1 專業(yè)機(jī)構(gòu)實(shí)行過程管理的主要內(nèi)容

1.1 過程管理工作的主要環(huán)節(jié)

全過程管理中的“過程管理”這一環(huán)節(jié)，是指科技項(xiàng)目立項(xiàng)后專業(yè)機(jī)構(gòu)對項(xiàng)目實(shí)施階段的管理，即立項(xiàng)后至驗(yàn)收前的管理。各專業(yè)機(jī)構(gòu)的管理特色和所管理的科技專項(xiàng)的特點(diǎn)不盡相同，在管理模式和細(xì)節(jié)上也存在許多差別，但是過程管理工作的主要環(huán)節(jié)基本相同，包括撥付年度預(yù)算、項(xiàng)目執(zhí)行情況檢查、評估擇優(yōu)、評估評測、動態(tài)調(diào)整、年度報(bào)告等。專業(yè)機(jī)構(gòu)專項(xiàng)管理人員只有不斷地完善工作制度、嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作流程，才能在過程管理工作中更好地把握管理關(guān)鍵，做到有的放矢。

1.2 過程管理的主要內(nèi)容

科技項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、資金是專業(yè)機(jī)構(gòu)在過程管理中控制的三大關(guān)鍵目標(biāo)，也是過程管理的主要內(nèi)容。專項(xiàng)管理人員需要掌握科技項(xiàng)目的進(jìn)度，動態(tài)監(jiān)測實(shí)施進(jìn)展，制定與進(jìn)度相匹配的檢查計(jì)劃和資金撥付計(jì)劃；監(jiān)督科技項(xiàng)目的質(zhì)量，包括科技項(xiàng)目的成果質(zhì)量和管理質(zhì)量，通過檢查、評估等方式評價(jià)項(xiàng)目各階段的成果，并為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在科技項(xiàng)目管理方面提供咨詢服務(wù)；監(jiān)督科技項(xiàng)目的資金使用情況，指導(dǎo)項(xiàng)目承擔(dān)單位規(guī)范使用科研資金，確保國家資金安全和投入產(chǎn)出效益。

2 建立過程管理機(jī)制的思路和方法

科技項(xiàng)目過程管理的時間長、變動多的特點(diǎn)，使得專業(yè)機(jī)構(gòu)對科技項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金進(jìn)行把控時，需要運(yùn)用與管理特點(diǎn)相適應(yīng)的方法以求這三大關(guān)鍵目標(biāo)達(dá)到最優(yōu)化。下文分別介紹兩種建立過程管理機(jī)制的思路和方法。

2.1 探索“里程碑”計(jì)劃管理

“里程碑”計(jì)劃常見于工程類項(xiàng)目管理，其定義是圍繞事件、項(xiàng)目活動、檢查點(diǎn)或決策點(diǎn)，以及可交付成果這些概念來展開[1]。把“里程碑”計(jì)劃管理模式引入科技項(xiàng)目管理，在管理中設(shè)置一組關(guān)鍵“節(jié)點(diǎn)”，通過對這些節(jié)點(diǎn)的檢查和監(jiān)控，評估科技項(xiàng)目是否達(dá)到階段性目標(biāo)，以及是否具備開展下一階段工作的條件[2]。“里程碑”計(jì)劃管理以層層遞進(jìn)的方式對科技項(xiàng)目在實(shí)施過程中的各個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.1 實(shí)行“里程碑”計(jì)劃管理的要點(diǎn)

“里程碑”計(jì)劃應(yīng)在科技項(xiàng)目啟動階段由項(xiàng)目承擔(dān)單位制定，其構(gòu)成要素為：節(jié)點(diǎn)任務(wù)交付物、考核指標(biāo)、完成時間、責(zé)任主體。根據(jù)設(shè)置的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把科技項(xiàng)目的總體考核指標(biāo)分解為階段性任務(wù)指標(biāo)，在一定節(jié)點(diǎn)對任務(wù)交付物進(jìn)行考核。節(jié)點(diǎn)任務(wù)交付物是專業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢查科技項(xiàng)目的重要依據(jù)。所以，在項(xiàng)目承擔(dān)單位制定計(jì)劃的過程中，專項(xiàng)管理人員也應(yīng)適度參與。設(shè)置“里程碑”時應(yīng)注意以下問題：

(1)應(yīng)根據(jù)科技項(xiàng)目類型恰當(dāng)設(shè)置“里程碑”數(shù)量?；A(chǔ)研究類項(xiàng)目需要時間積累，“里程碑”數(shù)量不宜設(shè)置過多；產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目、應(yīng)用技術(shù)研究類項(xiàng)目，“里程碑”數(shù)量可適當(dāng)增加。“里程碑”數(shù)量設(shè)置恰當(dāng)，不僅可以對科技項(xiàng)目的實(shí)施情況及時進(jìn)行監(jiān)控和管理，而且可以節(jié)約管理成本[1-2]，降低專業(yè)機(jī)構(gòu)在人力和管理經(jīng)費(fèi)上的投入。

(2)“里程碑”設(shè)置要具有可檢驗(yàn)性[2]。清晰可量化的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)有利于檢查、評估的開展，使節(jié)點(diǎn)考核真正起到“承前啟后”的作用。

(3)“里程碑”設(shè)置要有靈活性。當(dāng)科技項(xiàng)目在研究過程中出現(xiàn)變動情況時，“里程碑”計(jì)劃應(yīng)做適當(dāng)調(diào)整[2]。必須強(qiáng)調(diào)的是，考核不是“里程碑”計(jì)劃管理的最終目的，而是旨在通過這種管理模式使專項(xiàng)管理人員能夠全面把握科技項(xiàng)目的實(shí)施情況，及時控制風(fēng)險(xiǎn)。

2.1.2 “里程碑”計(jì)劃管理的應(yīng)用

按照《國家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃管理暫行辦法》的要求，年度報(bào)告制度、中期檢查制度是專業(yè)機(jī)構(gòu)需采取的常規(guī)性的管理措施，用以監(jiān)督、檢查任務(wù)進(jìn)度、組織實(shí)施情況及資金使用情況。年度報(bào)告，顧名思義是對全年工作的一種總結(jié)和檢查，但是年度結(jié)束未必是一個階段性研究任務(wù)的結(jié)束，年度結(jié)束時可能沒有清晰的交付物而無法檢查到實(shí)質(zhì)性的成果?！袄锍瘫庇?jì)劃管理是針對科技項(xiàng)目實(shí)施過程中各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檢查，這就在一定程度上彌補(bǔ)了年度報(bào)告的不足。中期檢查，是在項(xiàng)目執(zhí)行中期根據(jù)科技項(xiàng)目前期已完成任務(wù)的進(jìn)度和質(zhì)量狀況，對是否能完成預(yù)定任務(wù)目標(biāo)做出判斷。執(zhí)行周期在3年及以上的項(xiàng)目，在項(xiàng)目實(shí)施中期，專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)對項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行中期檢查[3]。然而，當(dāng)執(zhí)行周期已過半，如果研究方向出現(xiàn)偏差、研究未按計(jì)劃開展或者未按期完成任務(wù)，此時糾偏難度和執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)加大。“里程碑”計(jì)劃管理為中期檢查提供了清晰的考核交付物圖表、明確的檢查依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，彌補(bǔ)了中期檢查在發(fā)現(xiàn)問題及時性上的不足。實(shí)行“里程碑”計(jì)劃管理是專業(yè)機(jī)構(gòu)強(qiáng)化過程管理，實(shí)現(xiàn)管理任務(wù)目標(biāo)的有效機(jī)制。

2.2 建立動態(tài)調(diào)整機(jī)制

科技項(xiàng)目最突出的屬性在于其創(chuàng)新性[4]，這一屬性決定了科技項(xiàng)目本身的不確定性特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：技術(shù)研發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)不確定；因研發(fā)人員知識管理水平、個人特性的差異對研發(fā)本身的影響不確定；因科技項(xiàng)目指標(biāo)和成果不易量化而導(dǎo)致的評估標(biāo)準(zhǔn)不確定；因采取不同的項(xiàng)目管理模式對項(xiàng)目產(chǎn)生的作用不確定等[4]。這些不確定性造成了科技項(xiàng)目實(shí)施過程的復(fù)雜、多變。因此，在科技項(xiàng)目的過程管理中建立動態(tài)調(diào)整機(jī)制，實(shí)行動態(tài)管理尤為重要。

2.2.1 動態(tài)調(diào)整的含義和內(nèi)容

動態(tài)調(diào)整包含兩層含義：一是對科技項(xiàng)目本身而言，根據(jù)政策、技術(shù)、人員、市場等變化調(diào)整科技項(xiàng)目的節(jié)奏和方向；二是專業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)科技改革的新形勢及時調(diào)整科技項(xiàng)目管理模式，使得管理本身不斷適應(yīng)新變化。

科技項(xiàng)目實(shí)施過程中可能發(fā)生的調(diào)整事項(xiàng)有：單位調(diào)整，包括變更項(xiàng)目/課題牽頭單位、項(xiàng)目/課題參與單位；人員調(diào)整，包括變更項(xiàng)目/課題負(fù)責(zé)人、研發(fā)骨干人員等；研究范圍調(diào)整，包括變更項(xiàng)目/課題主要研究目標(biāo)和考核指標(biāo)；實(shí)施周期調(diào)整，包括調(diào)整項(xiàng)目/課題實(shí)施周期；預(yù)算調(diào)整，包括項(xiàng)目/課題預(yù)算總額、課題之間預(yù)算、課題參與單位之間預(yù)算以及預(yù)算科目之間的調(diào)整等。在當(dāng)前科技項(xiàng)目“鼓勵探索、寬容失敗”的實(shí)施環(huán)境中，因技術(shù)路線不合理等原因?qū)е碌捻?xiàng)目撤銷和終止事項(xiàng)也應(yīng)在動態(tài)調(diào)整的范疇內(nèi)，為保障國家資金安全起到及時“止損”的作用。當(dāng)然，調(diào)整事項(xiàng)不盡于此，還需要做系統(tǒng)、全面的梳理，且需要按照重要程度及審批權(quán)限進(jìn)行分類，并分別設(shè)計(jì)調(diào)整流程。

2.2.2 動態(tài)調(diào)整的原則

(1)原則性與靈活性相統(tǒng)一。專業(yè)機(jī)構(gòu)與項(xiàng)目承擔(dān)單位簽訂的任務(wù)書是過程管理、驗(yàn)收和監(jiān)督評估的重要依據(jù)，要充分尊重契約精神，不得隨意調(diào)整任務(wù)書內(nèi)容，確需調(diào)整的需要有充分依據(jù)；尊重科技項(xiàng)目的變動規(guī)律，在堅(jiān)持原則的前提下根據(jù)政策、技術(shù)、人員、市場等客觀情況的變化做出相應(yīng)調(diào)整，靈活應(yīng)對。

(2)科學(xué)合理且風(fēng)險(xiǎn)可控。調(diào)整需要做到科學(xué)合理、務(wù)實(shí)管用，必要時組織專家進(jìn)行評估論證或者實(shí)地調(diào)研；分析調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)研判并提出對策。

(3)規(guī)范流程兼顧效率。調(diào)整流程應(yīng)簡單可操作，調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)清晰明確，不僅有利于提高專項(xiàng)管理人員的工作效率，更使得項(xiàng)目承擔(dān)單位申請調(diào)整時有章可循。調(diào)整具有一定的時效性，專項(xiàng)管理人員應(yīng)在核實(shí)后及時處理，避免因未及時調(diào)整而對項(xiàng)目研發(fā)造成不利影響。

3 國外標(biāo)桿機(jī)構(gòu)經(jīng)驗(yàn)借鑒

美英這些典型的發(fā)達(dá)國家，之所以科技水平始終居于世界前列，與高效的科技項(xiàng)目管理體系密不可分[5]。借鑒發(fā)達(dá)國家在科技項(xiàng)目管理上的成熟經(jīng)驗(yàn)，為我國科技項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)完善科技項(xiàng)目管理工作、提高管理績效提供參考和指導(dǎo)[5]。

3.1 國外標(biāo)桿機(jī)構(gòu)管理模式簡介

美國國防先進(jìn)研究項(xiàng)目局(Defense Advanced Research Projects Agency，DARPA)，其本身并不從事具體研究，而是聘任既懂技術(shù)又懂管理的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)掘和管理項(xiàng)目，所有項(xiàng)目由外部專家和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行研發(fā)。DARPA作為一個科技項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)簽署合同、調(diào)撥資金以及發(fā)揮監(jiān)督協(xié)調(diào)等[6]，這與我國專業(yè)機(jī)構(gòu)的職能相似。DARPA在機(jī)構(gòu)設(shè)置上呈現(xiàn)扁平化特征，在管理上授予了項(xiàng)目經(jīng)理極大的自主權(quán)，其中包括控制項(xiàng)目進(jìn)度和管理經(jīng)費(fèi)[7]。DARPA采用“里程碑”節(jié)點(diǎn)管理模式管理項(xiàng)目，對項(xiàng)目分階段進(jìn)行資助，且擁有完整的項(xiàng)目退出機(jī)制。每個階段結(jié)束都會對項(xiàng)目進(jìn)行審查，符合要求則繼續(xù)資助，不符合要求則退出資助和管理，這有利于維持技術(shù)創(chuàng)新和追求最大管理效益。

3.2 借鑒之處

DARPA對科技項(xiàng)目采取的階段式管理和動態(tài)管理極大地提高了科技創(chuàng)新供給的質(zhì)量和效率。根據(jù)我國科技工作的特點(diǎn)，專業(yè)機(jī)構(gòu)需要探索建立適合科技創(chuàng)新規(guī)律的過程管理機(jī)制，以高效率的創(chuàng)新管理體系支撐國家科技建設(shè)。DARPA精簡高效的組織機(jī)構(gòu)模式使管理指令得以快速傳達(dá)并執(zhí)行，為專業(yè)機(jī)構(gòu)完善內(nèi)部組織架構(gòu)提供參考。隨著我國科技改革的不斷深化，對科技管理人員領(lǐng)域?qū)I(yè)化要求逐步提高，專業(yè)機(jī)構(gòu)需要加大力度培養(yǎng)具有多元化背景的科技管理人才，切實(shí)提高科技管理隊(duì)伍創(chuàng)新管理和服務(wù)的能力。

4 結(jié)語

建立科學(xué)高效的過程管理機(jī)制，在專業(yè)機(jī)構(gòu)的管理實(shí)踐中體現(xiàn)了多種優(yōu)勢。第一，各種管理機(jī)制結(jié)合運(yùn)用使得管理效力倍增?！袄锍瘫庇?jì)劃管理的階段性監(jiān)控為動態(tài)調(diào)整提供了客觀依據(jù)，而調(diào)整之后理順技術(shù)路線、組織管理及人員等方面的關(guān)系進(jìn)一步推進(jìn)了“里程碑”計(jì)劃的實(shí)施。各種管理手段優(yōu)勢互補(bǔ)，有利于提高管理績效。第二，增加對科技項(xiàng)目執(zhí)行情況的了解，能夠?qū)萍柬?xiàng)目實(shí)施或完成做出正確的研判，并進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控，有效降低管理風(fēng)險(xiǎn)。總之，過程管理機(jī)制的建立，為專業(yè)機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮其管理科技項(xiàng)目的優(yōu)勢和作用起到了重要的促進(jìn)作用，專項(xiàng)管理人員應(yīng)在工作中對其進(jìn)行持續(xù)完善。

[1]楊愛華，劉祿韜.合理設(shè)置項(xiàng)目里程碑的五個依據(jù)[J].項(xiàng)目管理技術(shù)，2008，6(8)：67-69.

[2]于林平，常宏建，劉志鵬.里程碑計(jì)劃：政府科研投資管理新模式[J].東岳論叢，2014，35(12)：148-152.

[3]國家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃管理暫行辦法[EB/OL].2017-06-28[2017-11-11].http://www.most.gov.cn/mostinfo/xinxifenlei/fgzc/gfxwj/gfxwj2017/201706/t20170628_133796.htm.

[4]侯艷萍.科技項(xiàng)目特點(diǎn)及其管理的對策分析[J].中國科技信息，2005(21)：7.

[5]吳瓊，王之嶺，串麗敏，等.我國科技項(xiàng)目管理體制現(xiàn)狀及完善措施——借鑒發(fā)達(dá)國家的成功經(jīng)驗(yàn)[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué)，2016，44(5)：259-261.

[6]智強(qiáng)，林夢柔.美國國防部DARPA創(chuàng)新項(xiàng)目管理方式研究[J].科學(xué)學(xué)與科學(xué)技術(shù)管理，2015，36(10)：12-22.

[7]郝君超，王海燕，李哲.DARPA科研項(xiàng)目組織模式及其對中國的啟示[J].科技進(jìn)步與對策，2015，32(9)：6-9.PMT