談東晶

學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中起到積極的作用，學(xué)校檔案工作是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它既是起到維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要作用，又是學(xué)校做出決策的重要依據(jù)之一。學(xué)校檔案的收集、整理工作對(duì)于整個(gè)學(xué)校的發(fā)展是非常關(guān)鍵的，科學(xué)、系統(tǒng)的檔案收集和整理對(duì)學(xué)校發(fā)展教育事業(yè)有積極的促進(jìn)作用。本文通過學(xué)校檔案收集工作進(jìn)行分析，對(duì)學(xué)校檔案收集工作提出一些切實(shí)可行的意見和建議。

一、學(xué)校檔案工作收集碰到的問題及難點(diǎn)

1.對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。學(xué)校的中心工作是教育教學(xué)，而檔案的日常管理工作屬于輔助性、服務(wù)型工作，大部分教師極容易產(chǎn)生對(duì)檔案工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，在檔案形成后往往亂丟亂扔，收集的時(shí)候臨時(shí)應(yīng)付，在這種情況下，檔案收集數(shù)量和質(zhì)量都得不到保證。

2.缺乏有效的監(jiān)管、約束制度，收集工作難以有效開展。雖有規(guī)章制度規(guī)范各項(xiàng)范圍和內(nèi)容，但制度執(zhí)行力不足，檔案收集工作不盡人意，學(xué)校缺乏有效的監(jiān)管和指導(dǎo)制度。獎(jiǎng)罰制度落實(shí)不到位，造成檔案收集工作拖拖拉拉，收集不齊全，嚴(yán)重影響了檔案的有效收集。

3.兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定或被動(dòng)的工作方式，導(dǎo)致檔案收集歸檔難以完整、及時(shí)。學(xué)校檔案工作基本上由各部門兼職檔案員來完成，由于部門人員變動(dòng)較快等客觀因素的影響，兼職檔案員不是頻繁調(diào)動(dòng)就是身兼數(shù)職，經(jīng)常出現(xiàn)檔案工作沒交接或交接不清楚，新的兼職檔案員沒法延續(xù)之前的檔案管理工作，直接影響到檔案工作的質(zhì)量，導(dǎo)致檔案收集歸檔難以完整。兼職檔案員缺乏學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)流程不熟悉，平時(shí)缺乏主動(dòng)性，遇到問題往往表現(xiàn)得手足無措，影響工作效率也不利于檔案按時(shí)歸檔，給檔案收集工作帶來了困難。

4.檔案員在檔案收集過程中，忽視了其他載體材料的完整。隨著各種現(xiàn)代化電子設(shè)備的出現(xiàn)，以磁、電、光等介質(zhì)為載體的文件也應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子檔案?，F(xiàn)代的檔案不單是文件等紙質(zhì)材料，也有許多的照片、錄音、錄像、視頻等材料。長(zhǎng)期以來，檔案員以接觸紙質(zhì)檔案為主，隨著電子檔案的普及，檔案員缺乏及時(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，檔案員對(duì)這塊領(lǐng)域的認(rèn)識(shí)和了解甚少，容易導(dǎo)致忽視了此類檔案的收集價(jià)值，不能有效地分類保管，造成檔案遺失或保管不善無法利用。

二、學(xué)校檔案收集工作的改進(jìn)措施

1.貫徹落實(shí)檔案法規(guī)，強(qiáng)化檔案法律意識(shí)。增強(qiáng)檔案意識(shí)，深入宣傳檔案法，實(shí)行依法治檔，使大家充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，增強(qiáng)大家自覺歸檔的意識(shí)，才是檔案收集工作有效的保障。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)。檔案工作隊(duì)伍自身素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作質(zhì)量。檔案管理隊(duì)伍中特別是兼職檔案員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得黨和國家關(guān)于檔案管理方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法。自覺學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息管理的技術(shù)，適應(yīng)檔案工作的信息化建設(shè)的需要，能熟練運(yùn)用信息化手段來開展檔案工作。

3.開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。學(xué)校兼職檔案管理員承擔(dān)的工作任務(wù)越來越多，身兼數(shù)職，可以說檔案工作僅是其工作職責(zé)的一部分，因此兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。學(xué)校應(yīng)組織對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，聘請(qǐng)校內(nèi)外專家講解有關(guān)檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)，技巧方法，結(jié)合實(shí)際可開展一般理論知識(shí)培訓(xùn)和具體操作方面的培訓(xùn)。對(duì)兼職檔案員進(jìn)行專門的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等方面的培訓(xùn)，以適應(yīng)電子信息技術(shù)給檔案工作帶來的影響和變革。通過各種形式的培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)綜合能力，使檔案工作既要保證數(shù)量又要保證質(zhì)量。

4.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為了便于管理利用及保證信息的準(zhǔn)確傳達(dá)，建立學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)非常必要，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地把具有保存價(jià)值的檔案收集起來，加強(qiáng)檔案部門與其他部門之間的聯(lián)系。

5.對(duì)移交的檔案及時(shí)進(jìn)行整理，以促進(jìn)檔案的收集。各部門的兼職檔案員及時(shí)進(jìn)行整理，在歸檔日期內(nèi)向檔案部門移交，對(duì)移交來的檔案要及時(shí)、系統(tǒng)地進(jìn)行整理核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)充和修補(bǔ)，提高檔案質(zhì)量。

6.建立長(zhǎng)效激勵(lì)機(jī)制。檔案工作要建立約束和激勵(lì)機(jī)制，學(xué)校行政工作、教學(xué)工作繁重，兼職檔案工作往往不計(jì)入工作量。學(xué)校應(yīng)制定相應(yīng)的考核機(jī)制，對(duì)檔案員工作進(jìn)行總結(jié)和客觀評(píng)價(jià)，把優(yōu)秀、良好、合格和不合格作為考核結(jié)果。對(duì)工作突出的兼職檔案員進(jìn)行表彰，樹立榜樣，使兼職檔案員有歸屬感，有認(rèn)同感，激發(fā)其工作積極性和主動(dòng)性，促使他們更好地開展檔案工作。對(duì)不合格的部門科室要追究個(gè)人責(zé)任和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，對(duì)嚴(yán)重違紀(jì)違法者給予嚴(yán)厲處罰，使檔案管理員清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)。

責(zé)任編輯何麗華