胡宗標(biāo), 胡曉宇

(1.淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院 經(jīng)濟(jì)管理系，安徽 淮南 232001；2.安徽福彩中心，合肥 230026)

全面預(yù)算管理是指通過結(jié)合投資和預(yù)算手段來控制、分配以及考核企業(yè)內(nèi)部資源，是一個重要的管理工具.不僅企業(yè)，高校等其他機(jī)構(gòu)也會利用預(yù)算管理來控制成本[1].全面預(yù)算管理可以幫助管理人員進(jìn)行計劃制定、協(xié)調(diào)、控制和績效評估.在企業(yè)中實行全面預(yù)算管理有利于建立現(xiàn)代企業(yè)制度，提高管理水平，提升競爭力.隨著信息社會的發(fā)展，全面預(yù)算管理需要信息系統(tǒng)的支持[2]，本文以將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到J公司全面預(yù)算管理為案例，分析JT公司全面預(yù)算管理中ERP系統(tǒng)的應(yīng)用.

1 全面預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)

傳統(tǒng)環(huán)境下全面預(yù)算管理是指在進(jìn)行全面預(yù)算管理時，沒有使用企業(yè)級的集成系統(tǒng)，主要采用人力、部門級別的系統(tǒng)以及局部集成系統(tǒng)[3].ERP系統(tǒng)擁有豐富的數(shù)據(jù)資源和強(qiáng)大的實時控制功能[4]，能夠提高傳統(tǒng)環(huán)境下全面預(yù)算管理的時效性，保障了企業(yè)實現(xiàn)其總體預(yù)算目標(biāo).在執(zhí)行預(yù)算的過程中，往往需要對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，企業(yè)的決策者可以對ERP系統(tǒng)提供的歷史數(shù)據(jù)和實時數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而調(diào)整預(yù)算.由于預(yù)算編制過程會涉及到不同部門之間的數(shù)據(jù)共享，同時也需要對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，大量的數(shù)據(jù)為預(yù)算編制帶來了很大的困難.在ERP系統(tǒng)的協(xié)助下，預(yù)算編制人員可以輕松地獲取數(shù)據(jù)，使預(yù)算編制的準(zhǔn)確性得到了提高.

2 JT公司全面預(yù)算管理建設(shè)情況

JT公司成立于2008年，該公司投資規(guī)模已超15億元，是一家專業(yè)從事顯示屏LED封裝的國家級高新技術(shù)企業(yè).廠房面積11 000 m2，員工800多名，擁有數(shù)萬級無塵車間和120多條完整的國際一流的全自動生產(chǎn)線，生產(chǎn)設(shè)備達(dá)1 000多臺套，以及先進(jìn)的生產(chǎn)制造、品質(zhì)檢測及可靠性試驗設(shè)施.

JT公司的信息化建設(shè)起步較早，各部門根據(jù)自身需要來選擇管理軟件，缺乏整體規(guī)劃，造成各部門之間信息無法共享等問題.JT公司的全面預(yù)算管理仍然處于傳統(tǒng)環(huán)境下的全面預(yù)算管理.由于JT公司在多個地區(qū)均設(shè)置了分公司以及研發(fā)制造中心，進(jìn)行預(yù)算編制會消耗大量的人力物力，編制周期長，最終導(dǎo)致效率不高，預(yù)算編制的準(zhǔn)確性低.預(yù)算的執(zhí)行情況是由財務(wù)部門向管理部門反饋，管理部門會根據(jù)預(yù)算實際執(zhí)行情況來進(jìn)行預(yù)算調(diào)整.這個過程會涉及全公司的多個部門，因此預(yù)算執(zhí)行反饋信息具有滯后性.由此可知，傳統(tǒng)環(huán)境下JT公司全面預(yù)算管理存在不足，使全面預(yù)算管理無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用.將ERP系統(tǒng)與JT公司全面預(yù)算管理相結(jié)合，使JT公司全面預(yù)算管理信息化，在ERP系統(tǒng)的協(xié)助下，對全面預(yù)算管理進(jìn)行優(yōu)化，提高JT公司管理水平，促進(jìn)JT公司發(fā)展.

3 JT公司全面預(yù)算管理中ERP系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 需求分析[5]

3.1.1 用戶需求分析

用戶需求即用戶的目標(biāo)，也就是用戶希望系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo).JT公司全面預(yù)算管理系統(tǒng)有兩種類型的角色(Actor)：預(yù)算管理員和系統(tǒng)管理員.系統(tǒng)的用例圖如圖1所示.

3.1.2 功能需求分析

全面預(yù)算管理的總體流程如圖2所示.

圖1 系統(tǒng)用例圖

圖2 全面預(yù)算管理系統(tǒng)流程

(1)預(yù)算編制功能需求

預(yù)算編制的輸入是企業(yè)各部門將預(yù)算指標(biāo)做好后以表的形式(例如Excel表格)輸入到預(yù)算編制系統(tǒng)中.因此，預(yù)算編制需要具有如下的功能：支持多部門同時使用；支持文件批量導(dǎo)出導(dǎo)入；權(quán)限管理；數(shù)據(jù)審核；具有系統(tǒng)接口.

(2)預(yù)算調(diào)整功能需求

預(yù)算調(diào)整需要實現(xiàn)如下功能：保存預(yù)算編制的多個版本；支持對預(yù)算的調(diào)整；預(yù)算調(diào)整的權(quán)限管理；預(yù)算調(diào)整的粒度管理.

(3)預(yù)算執(zhí)行和控制功能需求

預(yù)算執(zhí)行與控制需要實現(xiàn)如下功能：實現(xiàn)數(shù)據(jù)接口，能與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行交互；支持并發(fā)，支持實時的數(shù)據(jù)共享；保存不同版本的預(yù)算編制；權(quán)限管理.

(4)預(yù)算分析和考核功能需求

預(yù)算分析和考核需要實現(xiàn)如下功能：支持基本數(shù)字特征(例如求和、平均值、標(biāo)準(zhǔn)差等)的運算；支持將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖表；支持自定義分析表模板的創(chuàng)建；支持排序等基本操作；實現(xiàn)打印機(jī)接口.

3.1.3 數(shù)據(jù)庫E-R模型

根據(jù)上述的需求分析，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的E-R圖如圖3所示.

圖3 系統(tǒng)E-R圖

3.2 系統(tǒng)總體設(shè)計

根據(jù)需求分析中的系統(tǒng)用例圖，我們將全面預(yù)算管理系統(tǒng)分為五個模塊：預(yù)算編制模塊、預(yù)算調(diào)整模塊、預(yù)算執(zhí)行和控制模塊、預(yù)算分析和考核模塊以及系統(tǒng)管理模塊，如圖4所示.

3.2.1 預(yù)算編制模塊設(shè)計與實現(xiàn)

預(yù)算編制實現(xiàn)了預(yù)算前期的內(nèi)容，主要包括了業(yè)務(wù)預(yù)算、資本預(yù)算、財務(wù)預(yù)算以及預(yù)算審核四個子模塊.業(yè)務(wù)預(yù)算是指銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等；資本預(yù)算是指企業(yè)進(jìn)行資本性質(zhì)的投資活動的預(yù)算；財務(wù)預(yù)算則包括了現(xiàn)金預(yù)算、財務(wù)報表預(yù)算等，如圖5所示.

圖4 系統(tǒng)功能模塊圖

圖5 預(yù)算編制子模塊

部分代碼實現(xiàn)如下所示：

var a={

cols：[{

‘desc’：‘2017年’,

‘a(chǎn)lias’：‘month’,

‘value’：‘NULL’,

‘size’：‘10’,

children：[{

‘desc’：‘name’,

‘a(chǎn)lias’：‘code’,

‘a(chǎn)ggre’：‘a(chǎn)verge|sum|maximize’,

rows：[{

‘desc’：month’,

‘value’：‘NULL’,

}]

}

3.2.2 預(yù)算調(diào)整模塊設(shè)計與實現(xiàn)

預(yù)算調(diào)整子模塊功能是實現(xiàn)預(yù)算調(diào)整的管理模塊.該模塊通過接口平臺，將調(diào)整好的數(shù)據(jù)匯入到系統(tǒng)中.同時，為了實現(xiàn)版本控制，該模塊還需要關(guān)聯(lián)預(yù)算編制模塊.

該部分的主要代碼如下所示：

begin

ifir=0then

sqlrequst=“BudgetModify”;

ifir=1 then

sqlrequst=“BudgetName”;

if it=0 then

begin

if mode=1 then ∥開始進(jìn)行預(yù)算調(diào)整

begin

SQLS sqlr=‘select’ + sqlrequst + ‘VersionModify，ALARM_ENTITY as entity’;

ifstartChecked=true then

sqlt=‘ModifyTime’;

iflastChecked=true then

sqlt=‘Display’;

SQLSsqlr=sqlr + ‘where(‘ + sqlrequst +’ in(‘ + str1 +′))and(report in(‘+ str2 +’))and((‘ +sqlt +’ between ’’’ + begintime + overtime));

SQLS sqlr=sqlr + ‘order by’ + sqlrequest + ‘，BudgetNumber;

end

end;

end

3.2.3 預(yù)算執(zhí)行與控制模塊設(shè)計與實現(xiàn)

預(yù)算執(zhí)行和控制模塊是最核心環(huán)節(jié).在執(zhí)行項目預(yù)算之前，需要進(jìn)行預(yù)算立項申請.如果該項目沒有預(yù)算，就不能通過預(yù)算立項申請.成功通過立項申請就可以進(jìn)入審批環(huán)節(jié).審批環(huán)節(jié)會檢查該項目的預(yù)算是否超過立項時設(shè)置的預(yù)算.預(yù)算支付申請會為通過審批的項目生成預(yù)算額,如圖6所示.

3.2.4 預(yù)算分析與考核子模塊設(shè)計與實現(xiàn)

預(yù)算分析子模塊通過獲取預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，從不同角度出發(fā)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，最后以圖表等可視化的手段將分析結(jié)果呈現(xiàn).預(yù)算考核模塊負(fù)責(zé)綜合考核預(yù)算的完成情況.預(yù)算查詢子模塊可以為管理層提供實時的預(yù)算數(shù)據(jù),如圖7所示.

3.2.5 系統(tǒng)管理模塊設(shè)計與實現(xiàn)

系統(tǒng)管理模塊實現(xiàn)權(quán)限管理以及數(shù)據(jù)庫管理.權(quán)限管理保證數(shù)據(jù)安全控制.而數(shù)據(jù)管理用于維護(hù)和管理預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù),如圖8所示.

圖6 預(yù)算執(zhí)行與控制子模塊

圖7 預(yù)算分析與考核子模塊

圖8 系統(tǒng)管理子模塊

4 JT公司全面預(yù)算管理中ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效果

4.1 提高預(yù)算編制效率

在應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，JT公司的全面預(yù)算管理系統(tǒng)能夠與公司內(nèi)的其他系統(tǒng)(如OA系統(tǒng))兼容，全面預(yù)算管理系統(tǒng)通過其接口，實現(xiàn)了與其他內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換以及實時數(shù)據(jù)共享等功能.在進(jìn)行預(yù)算編制時，由于信息得到了共享，大大縮短了預(yù)算編制的周期，減少了人力資源的消耗，提高了預(yù)算編制結(jié)果的準(zhǔn)確性，使得企業(yè)全面預(yù)算管理能夠高效地進(jìn)行.

4.2 強(qiáng)化預(yù)算分析與考核

企業(yè)管理層相關(guān)人員可以通過全面預(yù)算管理系統(tǒng)實時掌握預(yù)算執(zhí)行的情況.在分析工具的幫助下，管理層能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行分析，結(jié)合分析結(jié)果，考察預(yù)算的執(zhí)行情況.并同時將結(jié)果反饋到各個部門，有助于及時地進(jìn)行調(diào)整.

4.3 明確預(yù)算責(zé)任，保證數(shù)據(jù)安全

在全面預(yù)算管理中引入了ERP系統(tǒng)之后，系統(tǒng)可以為不同的預(yù)算管理人員分配不同等級的權(quán)限，這樣以來，只有被賦予權(quán)限的人員才能對數(shù)據(jù)進(jìn)行查看、修改等操作.不僅能夠明確相應(yīng)的責(zé)任，還可以保護(hù)數(shù)據(jù)，防止篡改.

5 結(jié)論

全面預(yù)算管理對于企業(yè)經(jīng)營管理有著重要的價值，有效地實行全面預(yù)算管理可以提升企業(yè)的管理水平.傳統(tǒng)環(huán)境下的全面預(yù)算管理已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求，全面預(yù)算管理離不開信息管理系統(tǒng)的支撐，將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在公司全面預(yù)算管理中能彌補傳統(tǒng)環(huán)境預(yù)算管理的不足，有效地發(fā)揮全面預(yù)算管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用.

[1] 楊朝瓊.高校預(yù)算管理存在的問題及對策[J].遵義師范學(xué)院學(xué)報，2012，14(4)：22-24.

[2] 李福祥.全面預(yù)算管理與ERP的有機(jī)結(jié)合[J].會計之友，2009(2)：50-51.

[3] 余昊.ERP環(huán)境下的全面預(yù)算管理探析[J].會計之友，2013(22)：26-29.

[4] 劉麗軍.企業(yè)ERP全面預(yù)算管理系統(tǒng)研究[J].財會通訊，2015(23)：68-70.

[5] 金星.中小型學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計[J].遵義師范學(xué)院學(xué)報，2006，8(2)：68-70.