金雪濤

摘 要：學(xué)籍管理工作本身就是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)循環(huán)的過(guò)程管理工作。藝術(shù)類(lèi)高校的學(xué)籍管理具有自身特點(diǎn)，這也對(duì)學(xué)籍管理工作提出了更高的要求。將過(guò)程管理理論與方法應(yīng)用于藝術(shù)類(lèi)高校學(xué)籍管理工作，并結(jié)合北京地區(qū)藝術(shù)類(lèi)高校近年來(lái)的學(xué)籍管理工作實(shí)踐，從過(guò)程設(shè)計(jì)、過(guò)程實(shí)施、過(guò)程檢查和過(guò)程改進(jìn)四個(gè)循環(huán)階段入手，探索優(yōu)化藝術(shù)類(lèi)高校學(xué)籍管理工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；過(guò)程管理；藝術(shù)類(lèi)高校

學(xué)籍是學(xué)生具有學(xué)習(xí)資格的標(biāo)志，也是學(xué)生合法身份的標(biāo)志，其在高校全部教學(xué)活動(dòng)中的重要地位不言而喻。高校學(xué)籍管理覆蓋高校學(xué)生學(xué)習(xí)生活的方方面面，是對(duì)學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)到學(xué)成畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行階段性和全過(guò)程的考核和管理的總稱(chēng)。做好學(xué)籍管理工作，對(duì)保障高校教學(xué)正常運(yùn)行，促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成具有十分重要的作用。與其他類(lèi)型的高校相比，藝術(shù)類(lèi)高校的學(xué)籍管理具有自身的特點(diǎn)：首先，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)文化生活的快速發(fā)展以及高等教育的改革深化，藝術(shù)院校的專(zhuān)業(yè)設(shè)置向多元化發(fā)展，學(xué)籍管理工作的范疇相應(yīng)擴(kuò)展；其次，藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)的教學(xué)重視實(shí)踐，同時(shí)又要強(qiáng)調(diào)身心全面發(fā)展的博雅教育，在實(shí)踐與理論銜接、通識(shí)與專(zhuān)業(yè)銜接的過(guò)程，如何客觀完成成績(jī)記載和學(xué)分認(rèn)定等對(duì)學(xué)籍管理工作提出了新要求；最后，藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)生個(gè)性化表現(xiàn)突出，創(chuàng)新能力較強(qiáng)，但對(duì)紀(jì)律關(guān)注度弱，這也要求學(xué)籍管理工作應(yīng)有相應(yīng)的適應(yīng)。本文將過(guò)程管理理論與方法應(yīng)用于藝術(shù)類(lèi)高校學(xué)籍管理工作，并結(jié)合北京地區(qū)藝術(shù)類(lèi)高校近年來(lái)學(xué)籍管理工作實(shí)踐，從過(guò)程設(shè)計(jì)、過(guò)程實(shí)施、過(guò)程檢查和過(guò)程改進(jìn)四個(gè)循環(huán)階段入手，探索優(yōu)化藝術(shù)類(lèi)高校學(xué)籍管理工作的具體措施。

學(xué)籍管理與過(guò)程管理

過(guò)程管理是現(xiàn)代管理的基本方法之一。在質(zhì)量管理體系ISO9000：2000中將過(guò)程定義為：“一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)作用的活動(dòng)?！边^(guò)程管理主要對(duì)企業(yè)管理當(dāng)中的每個(gè)工作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制，保證每個(gè)細(xì)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量達(dá)標(biāo)，從而達(dá)到全面質(zhì)量管理目標(biāo)。

之所以在學(xué)籍管理工作中強(qiáng)調(diào)過(guò)程管理，是因?yàn)楦咝W(xué)籍管理是根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，對(duì)新生入學(xué)資格審查，不同學(xué)期的注冊(cè)，學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況進(jìn)行記錄，成績(jī)管理，休學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)處理，以及畢業(yè)資格審核等一系列工作，這本身就是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)循環(huán)的過(guò)程管理工作。

在學(xué)籍管理工作中，引入過(guò)程管理的思想，通過(guò)四個(gè)階段的工作，即過(guò)程設(shè)計(jì)（Planning）、過(guò)程實(shí)施（Do）、過(guò)程檢查（Check）和過(guò)程改進(jìn)（Action）—PDCA循環(huán)四階段，控制和改進(jìn)學(xué)籍管理工作的效果和效率。過(guò)程設(shè)計(jì)是根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計(jì)劃；過(guò)程實(shí)施是實(shí)施計(jì)劃；過(guò)程檢查是判斷計(jì)劃實(shí)施的結(jié)果與目標(biāo)是否一致；過(guò)程改進(jìn)是對(duì)檢查的結(jié)果進(jìn)行反思，對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)加以適當(dāng)推廣并標(biāo)準(zhǔn)化，失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，未解決的問(wèn)題進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)。

過(guò)程設(shè)計(jì)（Planning）涉及學(xué)籍管理各項(xiàng)工作的規(guī)章制度建立與工作程序、工作標(biāo)準(zhǔn)的明晰。過(guò)程實(shí)施（Do）覆蓋每一級(jí)學(xué)生從新生報(bào)到的入學(xué)資格審查，再到每學(xué)期的學(xué)習(xí)及學(xué)習(xí)成果考核，最后到畢業(yè)（學(xué)位）資格審核的全過(guò)程工作，按照既定的制度、程序和標(biāo)準(zhǔn)完成學(xué)籍管理工作，確保質(zhì)與量達(dá)標(biāo)。與此同時(shí)，過(guò)程檢查（Check）是結(jié)合學(xué)籍管理工作者和全校師生力量，完成工作的檢查與監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。過(guò)程改進(jìn)（Action）要求學(xué)籍管理工作的制度和工作方法等要不斷適應(yīng)教育教學(xué)改革的深入和信息化技術(shù)的進(jìn)步，將檢查中發(fā)現(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)不斷推廣，并對(duì)工作不斷改進(jìn)優(yōu)化。

過(guò)程設(shè)計(jì)—建設(shè)契合藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)教學(xué)特點(diǎn)的學(xué)籍管理體系

1.完善制度建設(shè)

第一，學(xué)籍管理具有非常強(qiáng)的規(guī)范特點(diǎn)。這要求我們必須遵守黨的方針、路線(xiàn)、政策和國(guó)家法律法規(guī)，同時(shí)具體以《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》及《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》為依據(jù)，構(gòu)建涵蓋入學(xué)與注冊(cè)、考勤請(qǐng)假制度、成績(jī)管理、學(xué)籍異動(dòng)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、境外交流學(xué)分轉(zhuǎn)換、學(xué)術(shù)違紀(jì)處分、雙培外培學(xué)生學(xué)習(xí)管理，外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍管理等在內(nèi)的體系化的規(guī)章制度。

第二，學(xué)籍管理的服務(wù)指向是整個(gè)教學(xué)過(guò)程。那么伴隨藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)教學(xué)改革的深化，學(xué)籍管理部門(mén)要勇于探索和創(chuàng)新，通過(guò)修訂、新增相關(guān)制度文件完善制度體系，并不斷把新的管理方法和管理手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作之中。

第三，學(xué)籍管理部門(mén)要不斷加強(qiáng)制度實(shí)施過(guò)程中流程標(biāo)準(zhǔn)化和操作規(guī)范化的建設(shè)。對(duì)學(xué)籍管理的全環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，制定出一整套的工作流程圖，界定職責(zé)分工、權(quán)限分級(jí)，充分重視程序的嚴(yán)謹(jǐn)性和潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，保證制度落實(shí)中責(zé)權(quán)明確、操作有據(jù)。

2.不斷適應(yīng)藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)的教學(xué)改革

藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)朝著“通識(shí)厚基礎(chǔ)，專(zhuān)業(yè)強(qiáng)特色”的道路發(fā)展，按學(xué)科類(lèi)別或?qū)I(yè)類(lèi)別大類(lèi)招生后采取“1+3”或“2+2”的模式分專(zhuān)業(yè)教學(xué)方向培養(yǎng)的思路吻合藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)多元化和創(chuàng)新化的發(fā)展趨勢(shì)。鼓勵(lì)學(xué)生跨學(xué)科、跨專(zhuān)業(yè)選修課程，享受豐富而優(yōu)質(zhì)的教學(xué)資源，對(duì)實(shí)踐教學(xué)的安排比重提高及考核務(wù)實(shí)。這要求學(xué)籍管理系統(tǒng)要及時(shí)記載認(rèn)定跨專(zhuān)業(yè)的課程成績(jī)，要及時(shí)完成專(zhuān)業(yè)教學(xué)方向分流后的學(xué)籍調(diào)整，同時(shí)要客觀呈現(xiàn)不同模塊課程修讀情況。針對(duì)藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)生文化基礎(chǔ)相對(duì)較弱的特點(diǎn)，學(xué)籍管理工作的頻度會(huì)增加，原來(lái)以一學(xué)年為周期的管理監(jiān)控程序要縮短為以一學(xué)期、或一個(gè)具體的課程模塊為周期，這也必然要求學(xué)籍管理工作更加細(xì)化。

3.提高學(xué)籍管理隊(duì)伍素質(zhì)

學(xué)籍管理工作政策性強(qiáng)、范圍廣、層次多，面對(duì)自我意識(shí)強(qiáng)又相對(duì)缺乏紀(jì)律約束的藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)生，學(xué)籍管理工作者要在充分了解藝術(shù)類(lèi)學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)和思想特征的基礎(chǔ)上，既要堅(jiān)持制度要求，又要善于應(yīng)用人性化的溝通理念和管理方法，這就要求建設(shè)高素質(zhì)且結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的學(xué)籍管理隊(duì)伍。高校的教學(xué)管理是“學(xué)校主管校領(lǐng)導(dǎo)—教務(wù)管理部門(mén)—學(xué)院/系教學(xué)負(fù)責(zé)人—教學(xué)秘書(shū)”縱向整合的結(jié)構(gòu)。學(xué)校教務(wù)管理部門(mén)應(yīng)組織定期培訓(xùn)、專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)與日常交流活動(dòng)，圍繞現(xiàn)實(shí)案例講解政策，培訓(xùn)信息化系統(tǒng)的使用，推廣與問(wèn)題學(xué)生“一對(duì)一”的溝通方法以及管理留痕的工作理念，逐步推動(dòng)學(xué)籍管理隊(duì)伍向?qū)I(yè)化的方向發(fā)展。

4.提升學(xué)籍管理信息系統(tǒng)

自20世紀(jì)90年代中期開(kāi)始，信息管理技術(shù)被引入高校的教學(xué)管理之中，我國(guó)高校學(xué)籍管理工作也經(jīng)歷了從內(nèi)部信息化管理階段：學(xué)籍管理部門(mén)內(nèi)部使用計(jì)算機(jī)替代大部分手工工作，完成檔案的電子化，但還不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)于廣大師生；到進(jìn)入21世紀(jì)后的網(wǎng)絡(luò)化管理階段：檔案電子化、相關(guān)管理工作網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)于廣大師生。

藝術(shù)類(lèi)高校不斷增加對(duì)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的投入，優(yōu)化升級(jí)的學(xué)籍管理功能主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，是電子化的強(qiáng)大統(tǒng)計(jì)工具提高了學(xué)籍管理部門(mén)的數(shù)據(jù)應(yīng)用能力，可及時(shí)呈現(xiàn)教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行完成度、統(tǒng)計(jì)分析學(xué)生成績(jī)分布、研判影響畢業(yè)及學(xué)位授予的因素、分析學(xué)生學(xué)習(xí)中的問(wèn)題，為各級(jí)教學(xué)管理者提供準(zhǔn)確信息。另一方面，是在線(xiàn)管理的各類(lèi)功能模塊極大豐富，便利師生使用。例如：配合校園一卡通系統(tǒng)，形成“交費(fèi)—注冊(cè)—選課”聯(lián)動(dòng)，提高了學(xué)生對(duì)學(xué)習(xí)過(guò)程和學(xué)習(xí)紀(jì)律的認(rèn)知程度。又如：對(duì)課程開(kāi)發(fā)了成績(jī)錄入及監(jiān)控模塊，實(shí)現(xiàn)了智能化的成績(jī)分析、畢業(yè)資格審查等有效管理功能；對(duì)學(xué)籍異動(dòng)、境內(nèi)外學(xué)分轉(zhuǎn)換開(kāi)發(fā)在線(xiàn)申請(qǐng)審核模塊。有些高校還特別關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)對(duì)學(xué)生獲取信息的影響，把PC端系統(tǒng)與移動(dòng)端銜接，便利學(xué)生查詢(xún)學(xué)籍、成績(jī)、課表等信息。還有一些高校開(kāi)發(fā)了學(xué)業(yè)預(yù)警模塊，當(dāng)學(xué)生成績(jī)及畢業(yè)資格方面出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警通知，通過(guò)教務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和手機(jī)端APP及時(shí)告知學(xué)生。

過(guò)程實(shí)施—“抓兩頭、重過(guò)程”，三級(jí)聯(lián)動(dòng)的學(xué)籍管理鏈條

為提高藝術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)學(xué)生對(duì)制度的關(guān)注度，“抓兩頭，重過(guò)程”是學(xué)籍管理實(shí)踐的重要工作原則之一。一個(gè)良好的開(kāi)始對(duì)于大學(xué)四年的學(xué)習(xí)非常重要，對(duì)大一學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍管理制度的培訓(xùn)和學(xué)業(yè)指導(dǎo)有助于學(xué)生掌握管理規(guī)定、了解教學(xué)培養(yǎng)體系，實(shí)現(xiàn)從高中到大學(xué)的社會(huì)性轉(zhuǎn)變和學(xué)術(shù)性轉(zhuǎn)變。當(dāng)學(xué)生進(jìn)入大四第一學(xué)期就啟動(dòng)畢業(yè)資格審查的自查工作，讓學(xué)生提早關(guān)注畢業(yè)及學(xué)位授予資格情況。

除了“抓兩頭”，還要“重過(guò)程”。學(xué)生在校期間，學(xué)籍管理部門(mén)注重部門(mén)聯(lián)動(dòng)，建立健全信息采集機(jī)制，整合各類(lèi)學(xué)業(yè)數(shù)據(jù)，形成以院系為主體，教務(wù)部門(mén)、學(xué)生管理部門(mén)、心理咨詢(xún)部門(mén)和本科生班主任（導(dǎo)師）等多方聯(lián)動(dòng)的信息快速反饋機(jī)制；加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，按學(xué)期（學(xué)年）綜合研判學(xué)生的學(xué)習(xí)情況；加強(qiáng)主動(dòng)干預(yù)，探索創(chuàng)新學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制（每學(xué)年初的學(xué)業(yè)警示工作，家長(zhǎng)參與的學(xué)業(yè)咨詢(xún)會(huì)議等）。通過(guò)“教務(wù)處—學(xué)院/系教學(xué)管理聯(lián)動(dòng)”“教務(wù)處—學(xué)院/系學(xué)生管理聯(lián)動(dòng)”以及“教務(wù)處—學(xué)生班級(jí)聯(lián)動(dòng)”等機(jī)制，在管理過(guò)程中不僅充分地解讀了學(xué)籍管理政策與制度，而且還能充分聽(tīng)取各教學(xué)單位及學(xué)生的反饋意見(jiàn)，及時(shí)解決問(wèn)題化解矛盾。這種三級(jí)聯(lián)動(dòng)促進(jìn)了學(xué)生管理和教學(xué)管理的協(xié)同，讓學(xué)生參與管理，完善學(xué)校與學(xué)生之間的溝通渠道，保證了學(xué)籍管理工作的有序進(jìn)行。

過(guò)程檢查與過(guò)程改進(jìn)—實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的良性循環(huán)

伴隨學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，學(xué)籍管理工作也不斷循環(huán)進(jìn)行，但這不是簡(jiǎn)單循環(huán)往復(fù)的工作，而是依據(jù)教學(xué)管理規(guī)律不斷優(yōu)化的螺旋式循環(huán)上升的工作進(jìn)程。

實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的良性循環(huán)，首先要做好學(xué)籍管理中的檢查和總結(jié)工作。按時(shí)完成入學(xué)資格審核、學(xué)籍信息上報(bào)并對(duì)照檢查，嚴(yán)格課程考核及成績(jī)登錄時(shí)點(diǎn)，按學(xué)期（學(xué)年）篩查監(jiān)控學(xué)生的學(xué)習(xí)進(jìn)度和效果，定期完成學(xué)籍異動(dòng)及信息上報(bào)，嚴(yán)格畢業(yè)資審環(huán)節(jié)。與此同時(shí)，還要根據(jù)教學(xué)模式改革和培養(yǎng)計(jì)劃修訂，改進(jìn)優(yōu)化學(xué)籍管理的相關(guān)工作和流程，升級(jí)學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，并廣泛利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)宣傳制度。

需要強(qiáng)調(diào)的是，在信息化時(shí)代，高校學(xué)生的認(rèn)知能力和認(rèn)知領(lǐng)域在不斷提升拓展，他們利用互聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)終端獲取資訊和知識(shí)越來(lái)越普遍。所以，為推進(jìn)學(xué)籍管理工作的良性循環(huán)，學(xué)籍管理部門(mén)一定要充分利用互聯(lián)網(wǎng)、微信、公郵等學(xué)生易于接觸的網(wǎng)絡(luò)渠道宣講政策解讀制度，明確學(xué)習(xí)要求，這樣可以提前規(guī)避學(xué)生學(xué)習(xí)生活中的不良問(wèn)題。在工作中，學(xué)籍管理工作人員更要堅(jiān)守制度底線(xiàn)，貫徹規(guī)章制度。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立“以人為本”的管理理念，以創(chuàng)新方式讓學(xué)生自覺(jué)了解并掌握相關(guān)的學(xué)籍管理制度，從而真正實(shí)現(xiàn)人性化管理。

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（作者單位：中國(guó)傳媒大學(xué)教務(wù)處）

[責(zé)任編輯：苑聰雯]