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本文選自ITWeb網(wǎng)站，作者英國流程改進(jìn)公司Triaster的運(yùn)營總監(jiān)艾瑪·哈里斯提出了一個(gè)很有意思的觀點(diǎn)——并非所有改進(jìn)項(xiàng)目都能取得超過成本的效果。流程改善需要通過一定的模式化程序來提高效率。

實(shí)施精益持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目，以努力減少浪費(fèi)并提高企業(yè)效率，對企業(yè)而言并非都是有益的，甚至可能使事情變得更糟。英國流程改進(jìn)公司Triaster運(yùn)營總監(jiān)艾瑪·哈里斯認(rèn)為，改進(jìn)項(xiàng)目失敗的最常見原因之一是對看似浪費(fèi)的流程的削減可能導(dǎo)致組織內(nèi)其他方面的額外成本。她說：“這可能會(huì)超過最初的節(jié)省。”

因此，努力創(chuàng)建精益組織，確保所有事情得到認(rèn)真和正確地處理，并充分利用流程圖和流程管理技術(shù)是至關(guān)重要的。她補(bǔ)充說，每個(gè)組織都應(yīng)遵循10個(gè)關(guān)鍵步驟來改善業(yè)務(wù)流程并減少浪費(fèi)。

1.了解企業(yè)的運(yùn)作方式。識別組織中效率低下問題的唯一方法是采用流程管理方法，包括開發(fā)流程圖，為組織內(nèi)所有流程提供可視化的圖表圖示。但哈里斯認(rèn)為僅僅有流程圖還不夠，她推薦開發(fā)完整的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，以適用于更加復(fù)雜的任務(wù)。

2.聚焦產(chǎn)出。哈里斯將過程定義為投入向產(chǎn)出的轉(zhuǎn)化。我們經(jīng)常會(huì)看到，企業(yè)做了大量沒有產(chǎn)出的事情。她建議在開發(fā)流程圖時(shí)不斷詢問：“究竟產(chǎn)出了什么？”這將使得識別浪費(fèi)的過程變得容易。

3.詢問一線工作人員。只有真正從事某項(xiàng)工作或是身處某個(gè)過程的人才會(huì)對低效率問題有最清楚的認(rèn)識，而且他們知道為了使過程更高效，應(yīng)該做哪些改變。

4.查看接口處。這是大多數(shù)業(yè)務(wù)容易出現(xiàn)浪費(fèi)的地方。例如，一個(gè)部門生產(chǎn)的東西不是接收部門所用的規(guī)格，或者根本就沒有被接收部門使用。

5.尋找瓶頸。任何需要等待處理的事情都不會(huì)產(chǎn)生價(jià)值。識別和處理過程中的瓶頸可以大大快速解決和減少浪費(fèi)。

6.讓能夠決策的人參與進(jìn)來。有權(quán)更改流程的人員應(yīng)該參與到流程的開發(fā)中，以便快速批準(zhǔn)需要進(jìn)行的任何更改。

7.實(shí)施最佳實(shí)踐。很多時(shí)候，相同的過程在不同的業(yè)務(wù)部門以不同的方式開展，必然存在最佳實(shí)踐。組織應(yīng)確定并采用最佳實(shí)踐流程——即那些被證明是最有效的流程——這將改善整個(gè)組織的效率。

8.在過程層面獲取關(guān)鍵數(shù)據(jù)。建議使用BPM系統(tǒng)來完成數(shù)據(jù)采集工作，因?yàn)樗梢宰R別和解決較不明顯的低效率問題。

9.對潛在改進(jìn)的建模。一旦組織對現(xiàn)有工作流程進(jìn)行了建模，這為未來開展持續(xù)的優(yōu)化建立了一個(gè)基點(diǎn)，組織應(yīng)持續(xù)動(dòng)態(tài)地進(jìn)行這方面的工作，挖掘最大的潛力。BPM系統(tǒng)允許對不同的改進(jìn)方案進(jìn)行建模，并能夠在潛在影響發(fā)生之前評估和了解它們的影響，以幫助組織防止未來那些不必要的劇烈變化。

10.不斷尋找更高效的方法。識別組織內(nèi)的無效或低效，不能被視作一次性的練習(xí)，而應(yīng)作為持續(xù)改進(jìn)過程的一部分。