葉志遠

（山東省萊州市婦幼保健院，山東 萊州 261400）

0　引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中的寶貴資料，不僅包含院內(nèi)多種工作活動，如影像資料、圖表、工作記錄等，還有很多經(jīng)典臨床病例資料，可為后期特殊疾病診療提供參考，此外還包含院內(nèi)研究成果記錄等，能為醫(yī)院長遠發(fā)展提供可靠資料，因此各醫(yī)療機構(gòu)領導者應重視檔案管理的重要性，并對其進行科學分析，將其有效利用到后期醫(yī)療工作中去，進而真正發(fā)揮出檔案的應用價值，那么怎樣才能更高效地展開檔案管理活動呢，新時代背景下信息化管理是重要途徑之一，也是必經(jīng)途徑[1]。本文旨在探析現(xiàn)代化信息在醫(yī)院檔案管理工作中的應用效果，特收集信息管理前后檔案各400份進行了質(zhì)量評估分析，現(xiàn)報道如下。

1　對象和方法

1.1　對象

從2013年1月開始我院檔案管理室再次強調(diào)并深入應用現(xiàn)代化信息技術來輔助管理，信息化管理前后分別統(tǒng)計管理檔案各400份，兩組管理檔案類型基本相似，包括影像資料、圖表等。

1.2　方法

管理前采用傳統(tǒng)人為的方式統(tǒng)一整理并管理，管理后凸顯出信息技術的重要作用，對重要紙質(zhì)文件掃描入管理庫；每天定時整理醫(yī)療活動記錄，及時將有效檔案信息進行整理歸總；建立并不斷完善檔案管理系統(tǒng)平臺等。對納入檔案管理質(zhì)量進行分級（由檔案管理上級領導現(xiàn)場觀察評估，管理質(zhì)量判定標準主要為是否排列有序、是否發(fā)生出錯情況，根據(jù)醫(yī)院自制標準公平公正評估為優(yōu)、良、差三個等級），比較兩組對象管理優(yōu)良率及出錯率。

1.3　統(tǒng)計學方法

將數(shù)據(jù)納入卡方中計數(shù)資料比較采用χ2比較，以率（%）表示，結(jié)果如果若P＜0.05則為有統(tǒng)計學意義。

2　結(jié)果

2.1　檔案管理優(yōu)良率對比

統(tǒng)計結(jié)果顯示管理前400份檔案管理優(yōu)良率74.5%（298/400）明顯低于管理后的 95.5%（382/400），P＜0.05，見表 1。

表1　檔案管理優(yōu)良率對比情況[n(%)]

2.2　出錯率對比

管理前400份檔案管理出錯率12.50%（50/400）明顯高于管理后的 1.25%（5/400）（χ2=39.536，P=0.000）。

3　討論

3.1　傳統(tǒng)檔案管理主要表現(xiàn)問題

3.1.1醫(yī)院領導對檔案管理重視度有待提升

從歷史縱向來看，醫(yī)院是救死扶傷的重要場所，沿襲傳統(tǒng)院內(nèi)管理，仍極為重視醫(yī)療救治工作，雖然解救患者是醫(yī)務人員無可厚非的職責，但其他方面管理往往被忽視；或在市場經(jīng)濟環(huán)境的沖擊下，部分私營醫(yī)院則重在盈利，檔案管理容易被邊緣化，寶貴的檔案資料沒能得到妥善管理及利用，對醫(yī)療事業(yè)長遠發(fā)展十分不利[2]。

3.1.2檔案管理相關制度不完善

制度、規(guī)章是管理的重要基礎條件，有了明文規(guī)定，管理日常工作中才能有章可循，使檔案歸檔、整理、利用有了統(tǒng)一標準才更具規(guī)范性，避免隨意性，而傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理雖然投入了較多現(xiàn)代化信息設備，但不少單位使用率仍較低，檔案管理制度不完善，檔案沒及時歸總或整理條理不清晰、內(nèi)容模糊，丟失和管理不善現(xiàn)象嚴重，檔案的安全性自然難以得到保障。

3.1.3檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

由于檔案管理受重視度不高等原因，檔案管理室人員較多都不是專業(yè)人員，可能由部分醫(yī)技、護理或行政人員轉(zhuǎn)崗而來，文化水平程度不一，職位流動性大，因此直接影響檔案管理水平。加上醫(yī)院檔案管理設施設備、環(huán)境條件不足的原因，管理者現(xiàn)代化觀念認知不足，都影響醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進程。

3.1.4重管理輕應用檔案作為醫(yī)院發(fā)展的重要資料，只有在得以利用的狀況下才能充分體現(xiàn)出其價值。而傳統(tǒng)檔案管理的重點基本放置在管理層面，通過定期收集整理后，再次開發(fā)利用資源的機會少，因此則失去了保存寶貴檔案的真實意義，而利用少的原因總結(jié)發(fā)現(xiàn)多和信息不全、內(nèi)容不清晰、查找困難等原因有關[3]。

3.2　現(xiàn)代信息技術在改善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀中的重要作用

3.2.1增強意識，建立健全醫(yī)院檔案管理制度

隨著信息化時代的到來，計算機技術、信息技術應用越發(fā)廣泛，為滿足現(xiàn)代醫(yī)療及人們變化的需求，檔案管理實現(xiàn)信息化是必要趨勢。新時代背景下，在醫(yī)院領導者的帶領下，應更新觀念，重視檔案管理在醫(yī)院乃至整個醫(yī)療行業(yè)發(fā)展中的重要作用，不斷健全檔案管理相關制度，規(guī)范約束及管理的內(nèi)容主要有檔案整理標準、檔案質(zhì)量監(jiān)督、管理考核、相關法律法規(guī)等，以濃厚的氛圍提升檔案室所有工作人員的責任意識，并通過培訓活動全面提高工作者的檔案綜合管理能力，強化管理意識及能力，并鼓勵自學現(xiàn)代化檔案管理技術，為現(xiàn)代化發(fā)展需要打下基礎[4]。

3.2.2現(xiàn)代信息技術在改善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀中的重要作用

檔案管理信息化是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要標志，檔案信息化管理集信息技術、計算機技術、通訊技術于一體，在電腦等系列硬件設備基礎上對檔案資料信息實施保存、管理、應用等多流程處理，多環(huán)節(jié)的優(yōu)化使管理結(jié)果明顯改善，也顯著提升了人員的工作效率?，F(xiàn)代化信息應用于醫(yī)院檔案管理，一次建設、多次產(chǎn)出，還可有效和臨床、科研等信息系統(tǒng)相連接，使未來檔案整理、應用、檢索更方便、智能[5-8]。本次研究結(jié)果顯示，醫(yī)院檔案管理應用信息化手段后檔案管理質(zhì)量明顯提升，出錯率有顯著下降趨勢（P＜0.05）。

綜上，在醫(yī)院檔案管理中應用現(xiàn)代化信息技術可顯著提升管理質(zhì)量及效率，進一步保證了檔案的全面性、完整性和詳細度，為資源充分利用打下了基礎，促進了醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展進程。

[1] 丁紅.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生,2014,52(2):116-118.

[2] 李秀云,李莉,段慧,等.淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫(yī)刊,2014,64(10):101-102,104.

[3] 尉紅.現(xiàn)代化醫(yī)院管理須加快醫(yī)院檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界,2013,28(z4):139.

[4] 柏麗娜.現(xiàn)代化信息手段在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].中國新技術新產(chǎn)品,2011,19(10):243.

[5] 苗藝文.現(xiàn)代化信息手段在醫(yī)院檔案管理中的應用策略探究[J].中國管理信息化,2016,19(4):179.

[6] 張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].科技資訊,2012,10(6):219-219,221.

[7] 張艷軍.醫(yī)院檔案管理的信息化淺析[J].河北醫(yī)學,2011,17(5):706-707.

[8] 和贛紅.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場,2012,19(41):72-73.