劉穎

摘要：隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，人們對(duì)信息的需求也在不斷提高，因此要想滿足人們對(duì)信息的需求，檔案部門(mén)就要不斷提高和用戶之間的互動(dòng)，這樣檔案部門(mén)才能避免出現(xiàn)檔案信息無(wú)法達(dá)到用戶需求的現(xiàn)象，“信息不對(duì)稱(chēng)”的現(xiàn)象才能得到減少，檔案部門(mén)的輸出和輸入才能達(dá)到平衡。本文從檔案利用看用戶和檔案部門(mén)的兩極互動(dòng)進(jìn)行研究。希望能夠在一定程度上提高檔案信息的利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案利用；檔案部門(mén)；用戶；互動(dòng)

一、檔案利用工作中的信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題

信息不對(duì)稱(chēng)是經(jīng)濟(jì)學(xué)和現(xiàn)代契約理論中的核心概念。經(jīng)濟(jì)學(xué)中的非對(duì)稱(chēng)信息是指這樣一種信息：“在一項(xiàng)契約關(guān)系中，締約當(dāng)事人一方知道而另一方不知道，甚至第三方也無(wú)法驗(yàn)證，或者即使能夠驗(yàn)證，也需要花費(fèi)很大人力、物力和財(cái)力，在經(jīng)濟(jì)上是不合算的。在信息不對(duì)稱(chēng)情況下，契約是不完全的，當(dāng)事人的行為也是難以監(jiān)督的?！毙畔⒉粚?duì)稱(chēng)同樣廣泛存在于經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域之外，任何一項(xiàng)交易中，只要涉及到一方以上的參與者，則在這些不同的參與者之間就必然存在著互不知道或不完全知道彼此所擁有信息的狀況，即信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題。從這個(gè)理論可以清楚地知道，交易的成本不僅是價(jià)格、質(zhì)量的對(duì)比結(jié)果，也是信息占有是否對(duì)稱(chēng)的狀態(tài)反映。信息不對(duì)稱(chēng)的概念和分析方法可以運(yùn)用到包括檔案利用工作在內(nèi)的各種領(lǐng)域。

在檔案利用過(guò)程中主要涉及的兩方是檔案部門(mén)和用戶。所謂“交易”的存在，即是檔案部門(mén)擁有內(nèi)容豐富，類(lèi)型繁多的檔案及檔案信息*二者有本質(zhì)的不同，但本文中僅將利用檔案及檔案信息省略為利用檔案+，并以較為穩(wěn)定成熟的利用方式提供給用戶，而用戶則會(huì)持其特有的“信息”身份、職業(yè)、目的等+去利用檔案。這其中必然存在信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題，檔案部門(mén)不了解或不夠了解前來(lái)利用檔案的用戶的身份、目的等，同時(shí)，前來(lái)利用的用戶也存在不知道或不完全知道檔案部門(mén)有沒(méi)有、有多少他所需要的信息。這個(gè)問(wèn)題將會(huì)隨著利用工作的進(jìn)行而逐漸緩解，直至利用工作的結(jié)束而達(dá)到互相明晰。但是，正是這種“事前”信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題的存在，才導(dǎo)致了檔案利用不足的情況發(fā)生。

二、消除信息不對(duì)稱(chēng)，實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)和用戶的兩極互動(dòng)

（一）“不知”———“互知”：一個(gè)互相知道的過(guò)程。從“不知”到“互知”是檔案部門(mén)和用戶之間互相明晰彼此信息的過(guò)程。在這里，檔案部門(mén)應(yīng)走出高墻主動(dòng)宣傳自己，提高在公眾中的影響力和認(rèn)知度。社會(huì)上的每個(gè)人都有可能成為檔案利用的潛在用戶。社會(huì)的檔案意識(shí)、人們對(duì)檔案部門(mén)的認(rèn)知程度是檔案利用發(fā)展的外在動(dòng)力或激勵(lì)因素。主要可從以下三個(gè)角度入手：

1.產(chǎn)品。檔案管理部門(mén)的產(chǎn)品就是信息和所藏的檔案。檔案管理部門(mén)要不斷加大對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)的重視度，不斷加大對(duì)所藏檔案的宣傳力度，開(kāi)發(fā)檔案部門(mén)自身的優(yōu)勢(shì)，不斷對(duì)檔案利用的方式進(jìn)行創(chuàng)新，這樣檔案才能更好的滿足對(duì)信息的需求。檔案部門(mén)要想適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，就要不斷加大對(duì)檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)的重視度，不斷提高檔案信息的多元化，隨檔案信息進(jìn)行組合，這樣檔案信息的價(jià)值才能得到提升，積極的推廣當(dāng)信息相關(guān)的匯編、文集等，采用多種形式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行宣傳，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電視以及報(bào)紙等多種形式來(lái)豐富自己的檔案信息產(chǎn)品，這樣用戶獲取信息的渠道才能得到拓寬，用戶才能及時(shí)的找到自己所需要的信息。

2.形象。檔案部門(mén)要不斷加大對(duì)自身形象的重視度，不斷提高公眾對(duì)檔案部門(mén)的好感度，這樣檔案部門(mén)的信息服務(wù)水平才能得到提升，檔案部門(mén)要不但提高檔案館對(duì)用戶的吸引力，這樣用戶才能主動(dòng)進(jìn)入檔案館之中。檔案館必須要營(yíng)造一種休閑與舒適相互并存的環(huán)境，不但結(jié)合自身的信息文化特色來(lái)增加公眾對(duì)檔案館的了解，這樣檔案館的宣傳效果才能得到提升，，人們才能真正的體會(huì)到檔案館中的文化氛圍，才能了解到檔案本身的價(jià)值，檔案館本身的文化氣息才能得到提高。

3.態(tài)度。態(tài)度一般主要是指檔案服務(wù)人員對(duì)公眾的服務(wù)態(tài)度，檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度將會(huì)在一定程度上影響公眾對(duì)檔案信息服務(wù)的滿意度，這樣檔案的利用價(jià)值才能得到提升。檔案在對(duì)用戶進(jìn)行接待的時(shí)候，必須要做到熱情、真誠(chéng)，這樣檔案部門(mén)才能為人們提供更優(yōu)質(zhì)地服務(wù)。檔案服務(wù)人員要及時(shí)的為用戶提供最新的檔案信息，幫助檔案用戶精準(zhǔn)的找到自己需要的信息，這樣不僅能夠在一定程度上提高檔案信息查詢(xún)的效率，同時(shí)還能提高用戶的經(jīng)濟(jì)性，檔案部門(mén)可以根據(jù)用戶的實(shí)際需求提供高級(jí)咨詢(xún)服務(wù)，在這個(gè)過(guò)程中將會(huì)采用綜合素質(zhì)非常高的檔案服務(wù)人員來(lái)對(duì)用戶進(jìn)行服務(wù)，這樣才能吸引更多用戶，有效的將潛在需求轉(zhuǎn)化為實(shí)際利用行動(dòng)。

（二）“互知”———“互動(dòng)”：一個(gè)互相交流的過(guò)程。實(shí)現(xiàn)了互相明晰信息基本上消除了事前信息不對(duì)稱(chēng)，但是，對(duì)于檔案利用工作來(lái)說(shuō)還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。檔案部門(mén)所要實(shí)現(xiàn)的應(yīng)是在“互知”的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)“互動(dòng)”，即立足社會(huì)實(shí)現(xiàn)和用戶之間的交流，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮所藏檔案的內(nèi)在價(jià)值，滿足利用者的各種需求。

三、相關(guān)工作的開(kāi)展

（一）建立用戶信息庫(kù)。用戶信息庫(kù)應(yīng)包含兩個(gè)部分，用戶的信息和用戶咨詢(xún)信息。用戶的信息應(yīng)該包括所有有過(guò)檔案利用經(jīng)歷的用戶的詳細(xì)資料，如姓名、年齡、職業(yè)、文化程度、利用目的等相關(guān)信息；用戶咨詢(xún)信息是檔案部門(mén)根據(jù)用戶的具體提問(wèn)，所做的檔案信息提供過(guò)程的記錄，包括所利用的檔案名稱(chēng)、所采取的利用方法以及利用后當(dāng)時(shí)的滿意狀況等。經(jīng)過(guò)相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)與分析，檔案部門(mén)可以清楚的了解前來(lái)利用檔案的用戶范圍和需求規(guī)律。只有當(dāng)用戶的需求規(guī)律和檔案發(fā)揮作用的規(guī)律趨于一致時(shí)，才能較好地體現(xiàn)檔案利用工作的效果。

（二）檔案信息反饋系統(tǒng)的建立和完善?！皺n案信息反饋系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)是一個(gè)檔案利用社情民意雙向信息服務(wù)反饋網(wǎng)絡(luò)，把檔案利用工作與整個(gè)社會(huì)緊密地聯(lián)系起來(lái)?！彼怯脩衾脵n案結(jié)束后利用效果的反映，體現(xiàn)了用戶對(duì)利用工作的滿意程度和所利用的檔案信息發(fā)揮出來(lái)的效益成果。

四、總結(jié)

綜上所述，要想提高檔案的利用價(jià)值，就要不斷提高用戶和檔案部門(mén)的兩極互動(dòng)，解決檔案工作中的檔案信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題，這樣檔案的利用價(jià)值才能得到提升。檔案部門(mén)要不斷提高自身的形象和服務(wù)態(tài)度，不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，這樣檔案和用戶之間的溝通才能變得更加明晰，檔案部門(mén)要不斷提高自身在公眾中的認(rèn)知度和影響力，這樣用戶對(duì)檔案部門(mén)的信任度才能得到提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王小娟.從檔案利用的主流方向談高職院校檔案服務(wù)理念——以鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院為例[J].中國(guó)市場(chǎng)，2016（32）：216-216.

[2]崔學(xué)柳.從一部歷史劇看利用檔案維權(quán)[J].檔案天地，2017（11）：55-56.

[3]尹利陵.從上海東海大橋檔案管理看檔案利用價(jià)值[J].地下工程與隧道，2016（3）：33-35.

[4]伍建芬.不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢(xún)利用的問(wèn)題和方法探討[J].管理觀察，2017（19）：60-61.