黃潔玲

[摘 要]配電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案中記錄著電網(wǎng)工程修建和改造基本情況，其不但是配電網(wǎng)工程項(xiàng)目中不可缺少的一部分，也為將來電網(wǎng)生產(chǎn)運(yùn)作與改建完善提供了依據(jù)。基于此，本文闡述了建設(shè)和改造配電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理的重要性，并提出了相應(yīng)的方法，以期更好地發(fā)揮配電網(wǎng)建設(shè)與改造項(xiàng)目檔案管理作用。

[關(guān)鍵詞]配電網(wǎng)工程項(xiàng)目；檔案；管理；責(zé)任

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.081

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）06-0-02

配電網(wǎng)的作用是給城市與鄉(xiāng)村各個(gè)配電站與用戶提供電源。近些年來，我國(guó)電網(wǎng)公司為解決配電網(wǎng)薄弱問題，投入了大量的人力、財(cái)力資源，快速建設(shè)了配電網(wǎng)。隨著配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的增多，如何才能做好管理配電網(wǎng)檔案工作，成為了我國(guó)電網(wǎng)公司以及省電力公司需要重點(diǎn)探討的問題。因此，本文探索了配電網(wǎng)建設(shè)與改造項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐，希望可以相關(guān)行業(yè)提供借鑒。

1 配電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

1 牽涉范圍廣、內(nèi)容多

與主網(wǎng)工程有所不同，配電網(wǎng)工程項(xiàng)目施工工序多、范圍廣。以天津薊縣供電分企業(yè)為例，每一年大約有120多個(gè)配電網(wǎng)工程項(xiàng)目，并且每個(gè)項(xiàng)目都包括4個(gè)階段，即前期、施工、驗(yàn)收工程與運(yùn)行。檔案管理就包括了很多施工程序，例如：工程施工、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目監(jiān)理等。

1.2 不確定因素多

配電網(wǎng)工程項(xiàng)目因?yàn)槭┕と藛T、施工環(huán)境、工期節(jié)點(diǎn)等問題，會(huì)出現(xiàn)很多不確定因素。要避免此類情況，就需要檔案部門聯(lián)系各個(gè)施工部門，做好溝通和交流工作，對(duì)工程項(xiàng)目最新情況及時(shí)把握。

1.3 配電網(wǎng)系統(tǒng)復(fù)雜

配電網(wǎng)絡(luò)因?yàn)檫M(jìn)城入村的特性，與用戶生活生產(chǎn)緊密結(jié)合。電網(wǎng)具備結(jié)構(gòu)復(fù)雜多變的環(huán)網(wǎng)聯(lián)絡(luò)接點(diǎn)，設(shè)備與裝置有很多種型號(hào)，配網(wǎng)自動(dòng)化應(yīng)用十分廣泛。但具體來講，供電企業(yè)想要確保供電的穩(wěn)定性，既需要對(duì)資料規(guī)范分類，也需要控制與分析可靠性指標(biāo)。

2 配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案資料不完備，檔案資源利用率不高

在項(xiàng)目施工中，經(jīng)常出現(xiàn)材質(zhì)試驗(yàn)報(bào)告以及原材料進(jìn)貨狀況等跟蹤記錄不全面的狀況，同時(shí)還有缺乏工程照片、填寫的隱蔽工程技術(shù)記錄內(nèi)容不全等問題。

在工程驗(yàn)收時(shí)，檔案資源整合中經(jīng)常出現(xiàn)問題。另外，還會(huì)出現(xiàn)沒有全面驗(yàn)收資料、字跡材料不符合規(guī)范要求、竣工圖編制不完善以及隨意變動(dòng)設(shè)計(jì)內(nèi)容等問題。

2.2 收集難度高，不確定因素多

配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目與城市規(guī)劃密切相關(guān)，因?yàn)橐?guī)劃時(shí)常變更，配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目會(huì)有很多難以確定的因素，并且工程的批文通常會(huì)聯(lián)合多個(gè)項(xiàng)目，這就造成工程依據(jù)性文件不全問題。當(dāng)前，主要由兼職人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案信息收集工作，這就表明由業(yè)務(wù)部門全權(quán)負(fù)責(zé)收集檔案工作，這就加大了業(yè)務(wù)部門的工作負(fù)擔(dān)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)部門對(duì)項(xiàng)目檔案收集工作并不重視，導(dǎo)致很難以收集全項(xiàng)目檔案。

2.3 檔案意識(shí)落后，檔案交接不及時(shí)

很多項(xiàng)目負(fù)責(zé)人并沒有較高的移交用戶檔案資料信息的意識(shí)，通常都會(huì)將協(xié)議材料、審批材料與許可證等資料原件放入業(yè)務(wù)部門；很多需要按時(shí)移交的材料信息也沒有移交。同時(shí)，在資料管理專職人員新老交替、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人調(diào)整崗位時(shí)，檔案沒有被及時(shí)交接，進(jìn)而造成了工作前后脫節(jié)的現(xiàn)象。

3 加強(qiáng)配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效方法

3.1 落實(shí)權(quán)責(zé)，提高有關(guān)人員檔案意識(shí)

一是加大力度宣傳檔案法制，通過聯(lián)系和溝通專業(yè)人員，構(gòu)建良好的、和諧的工作關(guān)系，增進(jìn)專業(yè)人員對(duì)檔案工作的理解及支持；二是完善崗位職責(zé)，明確權(quán)責(zé)，并將權(quán)責(zé)真正落實(shí)，哪里出現(xiàn)問題都能找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，避免權(quán)責(zé)不清情況出現(xiàn)。三是提高檔案人員超前控制意識(shí)。檔案人員需要積極參與到配電網(wǎng)項(xiàng)目文件建設(shè)中，深入了解單位生產(chǎn)運(yùn)作情況，從根本上加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。

3.2 注重制度建設(shè)，建立完善的檔案制度

一是將交接檔案制度落實(shí)好。在工作流程中納入檔案交接工作，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在正式離崗之前必須做好檔案交接工作。二是要確保檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目歸檔要求與范圍需要以文件形式發(fā)給工作者，確保可以按照規(guī)章制度嚴(yán)格辦事。三是要提高各部門領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)。在結(jié)束自檢配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目后，部門領(lǐng)導(dǎo)就需要布置好各環(huán)節(jié)檔案工作檢查任務(wù)，真正將任務(wù)落實(shí)給有關(guān)人員。在驗(yàn)收工程中，以檔案工作一票否決制執(zhí)行為主，建立完善的檔案管理制度，對(duì)于表現(xiàn)好的項(xiàng)目管理人員及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)形式包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)，以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)為主，進(jìn)而大大提高項(xiàng)目管理人員工作的積極性和主動(dòng)性。

3.3 提高工作的主動(dòng)性，做到手勤、眼勤、口勤

在工作中需要做到手勤、口勤、眼勤。所謂的眼勤指的是第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)需要移交的配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資料，通知有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行移交；口勤指的是經(jīng)常與工程技術(shù)工作者交流，指導(dǎo)和培訓(xùn)工程施工以及建設(shè)單位的檔案工作人員；手勤指的是檔案管理人員要為工程各個(gè)階段有針對(duì)性地提供服務(wù)，并將項(xiàng)目進(jìn)度信息保存好，做好實(shí)時(shí)跟蹤工作。

3.4 提高利用率，充分發(fā)揮檔案的作用

要在良好、合理的配電網(wǎng)下，提供優(yōu)質(zhì)的、最佳的檔案服務(wù)，在企業(yè)內(nèi)形成人人都重視檔案管理的氛圍，并充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢(shì)，有計(jì)劃地編研檔案，確?？梢猿浞职l(fā)揮檔案作用，更好地為有關(guān)部門提供服務(wù)。同時(shí)，無(wú)論對(duì)于任何行業(yè)來講，檔案的作用都是巨大的，因此，應(yīng)積極發(fā)揮檔案作用，切實(shí)促使檔案為有關(guān)部門的決策提供科學(xué)依據(jù)。

3.5 注重培訓(xùn)和提高，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)工作能力

一是提高檔案人員的工作能力。要組織本企業(yè)以及部門負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)我國(guó)的檔案法律法規(guī)，重視基層班組對(duì)工程管理文件信息與資料的歸檔，最大程度上加強(qiáng)這些人員的管理檔案能力；二是檔案人員要熟悉和了解業(yè)務(wù)工作。無(wú)論是專職檔案人員，還是兼職檔案人員，都需要對(duì)轄區(qū)內(nèi)建設(shè)和規(guī)劃配電網(wǎng)的基本知識(shí)和工作流程進(jìn)行了解，并對(duì)檔案資料的內(nèi)容與保存意義深入了解。三是定期或者不定期對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)中使檔案人員真正意識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而在日后工作中可以更加努力，切實(shí)做好自身本職工作，為發(fā)揮檔案作用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 加強(qiáng)配電網(wǎng)建設(shè)與改造項(xiàng)目檔案管理的措施

4.1 注重對(duì)檔案人員的培訓(xùn)

在工程初期，檔案人員就需要與項(xiàng)目參建單位協(xié)調(diào)和交流，做好培訓(xùn)工作，保證電子化工程項(xiàng)目文件的完整與規(guī)范，提高檔案人員的工作質(zhì)量。在培訓(xùn)中，有關(guān)企業(yè)應(yīng)建立完善的培訓(xùn)制度，嚴(yán)格將培訓(xùn)制度落實(shí)，真正從多方面上來加強(qiáng)檔案人員整體工作能力，使其真正意識(shí)到檔案電子文件收集與整理的重要性。

4.2 專人負(fù)責(zé)檔案管理工作

配網(wǎng)工程中的項(xiàng)目，雖然建設(shè)規(guī)模都不是很大，但是分解項(xiàng)目數(shù)量很多，管理工序也十分復(fù)雜，若是不及時(shí)收集和歸檔建設(shè)中的文件資料，就會(huì)給工程建設(shè)帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。檔案管理部門應(yīng)明確意識(shí)到檔案管理工作的重要性，規(guī)范管理項(xiàng)目檔案的各個(gè)細(xì)節(jié)，將項(xiàng)目檔案工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作進(jìn)行，從工程開始到完成，設(shè)置專門的檔案人員負(fù)責(zé)整理和完善檔案。在項(xiàng)目剛進(jìn)行時(shí)，就需要明確檔案管理目標(biāo)，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范分類，并及時(shí)歸檔，確保檔案信息的系統(tǒng)性。另外，檔案管理并不是一項(xiàng)短期的工作，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，需要市區(qū)、縣級(jí)配電網(wǎng)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的高度重視，唯有從思想上真正重視起來，才能夠更加注重提高檔案管理工作的質(zhì)量。

4.3 建章立制，規(guī)范高效管理

對(duì)于配網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目從剛剛開始就需要做好檔案管理工作，盡可能做到提前布置、提前落實(shí)，從配備檔案人員、庫(kù)房建設(shè)以及新設(shè)施添置等方面入手，為同步進(jìn)行檔案管理與工程建設(shè)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了規(guī)范進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理，各項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)需要構(gòu)建完善的檔案管理制度，具體需要從如下幾點(diǎn)入手。一是將平常檢測(cè)施工中是否形成了完整的、規(guī)范的文件材料作為重點(diǎn)工作，要求工程師在檢測(cè)工程質(zhì)量的基礎(chǔ)上，對(duì)各大參建企業(yè)形成的文件資料進(jìn)行檢查，并履行具體的簽證手續(xù)，進(jìn)而確保完工資料的完整和規(guī)范。二是實(shí)施“提前介入”的形式，檔案管理部門結(jié)合檔案形成的特征，在工程立項(xiàng)之前就與相關(guān)部門做好交流，明確目標(biāo)及具體要求，將檔案工作作為日常工程管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容，將前期文件及收集的材料都給予高度重視。三是設(shè)定具體的歸檔范圍，讓工程項(xiàng)目參建單位以此作為具體依據(jù)，確保規(guī)范進(jìn)行檔案歸檔。

5 結(jié) 語(yǔ)

從上文的分析中可見，市區(qū)的配電網(wǎng)面臨著眾多配電項(xiàng)目，其配電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理水平還需要提升。配電網(wǎng)建設(shè)與改造項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化并不是一蹴而就的，這是一項(xiàng)由淺入深、循序漸進(jìn)的工作，需要有關(guān)人員真正意識(shí)到自身的職責(zé)，制訂完善、可行的計(jì)劃來解決建設(shè)和改造配電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理中的問題，進(jìn)而推動(dòng)配電網(wǎng)建設(shè)與改造項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量的整體提升。

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