孫清

【摘 要】 文章分析了高校檔案信息化管理中存在的問題，提出了推進(jìn)和完善高校檔案信息化管理的對(duì)策。要轉(zhuǎn)變管理觀念、重視信息化管理；強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施；加強(qiáng)檔案人員教育管理，提高專業(yè)素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】 高校檔案；信息化管理；問題；對(duì)策

高校檔案是指高校教育管理中或其他活動(dòng)中，形成的相關(guān)的有保存價(jià)值的，對(duì)學(xué)校今后的發(fā)展有借鑒作用和反映學(xué)校發(fā)展軌跡記錄的各種材料。高校檔案存儲(chǔ)極為豐富的各種信息及資源。這些資源對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著非常重要的作用，但是，在信息化發(fā)展特別迅速的今天，很多高校的檔案管理，特別是文書檔案的管理還是采用手工記錄，多多少少為檔案的保存和日后利用與信息時(shí)代管理特性有點(diǎn)脫節(jié)。本文以高校檔案信息化現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化管理檔案重視程度、領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)信息化管理檔案意識(shí)程度、檔案各項(xiàng)內(nèi)容管理體系、檔案信息化管理資源再利用、人員安排、硬件軟件設(shè)備等方面與現(xiàn)代化信息管理有何差距進(jìn)行分析，從而提出高校檔案信息化管理對(duì)策，以推動(dòng)整個(gè)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

1、高校領(lǐng)導(dǎo)重視不足

目前很多高校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員都對(duì)高校檔案信息化管理普遍存在認(rèn)識(shí)不足、不重視的問題。很多高校領(lǐng)導(dǎo)以及中層領(lǐng)導(dǎo)喜歡把工作重心放在提高教師教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生技能大賽成績、學(xué)生第二課堂活動(dòng)、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)以及各種科研成果等方面。高校檔案信息化管理也不會(huì)作為高校評(píng)估、驗(yàn)收等項(xiàng)目進(jìn)行，所以高校領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)把精力用在努力抓教學(xué)、科研、教科研評(píng)比、技能大賽等體現(xiàn)政績的所謂的重點(diǎn)工作中去，這樣就可以通過高校專業(yè)驗(yàn)收評(píng)估、評(píng)比。而檔案管理員因此對(duì)檔案管理信息化也無法主動(dòng)進(jìn)行，做工作積極性不高，久而久之，對(duì)高校檔案管理不利。

2、管理人員結(jié)構(gòu)不合理

據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前很多高校檔案管理員年齡偏大、學(xué)歷結(jié)構(gòu)偏低、檔案專業(yè)畢業(yè)的人才不多。尤其是本專業(yè)的人員專業(yè)技能相對(duì)學(xué)校其他專業(yè)匱乏，相關(guān)技能培訓(xùn)少之又少，有時(shí)遇到機(jī)會(huì)，因費(fèi)用問題，領(lǐng)導(dǎo)不愿意讓檔案人員參加，把更多的機(jī)會(huì)讓給教師。

（1）檔案管理人員年齡偏大。很多年齡大，又是在檔案管理崗位上工作年限較長，不愿意接受新的管理模式，短時(shí)間內(nèi)對(duì)于電子式的檔案管理不能很快轉(zhuǎn)變觀念，也不會(huì)很快的接受這種管理方式，他們一般習(xí)慣了手工作業(yè)，安于現(xiàn)狀，不愿意放棄已有的習(xí)慣，不能在技術(shù)上進(jìn)行重新學(xué)習(xí)，改變?cè)瓉淼姆绞?；老的檔案員的這種管理理念和管理方式，同時(shí)也在不自覺的影響著年輕人，這種理念和習(xí)慣影響著信息化建設(shè)的推進(jìn)。

（2）檔案管理人員學(xué)歷偏低，專業(yè)人才缺乏。高校檔案管理人員學(xué)歷普遍偏低。據(jù)統(tǒng)計(jì)，超過一半的檔案管理員學(xué)歷為大專，部分大學(xué)畢業(yè)生，所學(xué)專業(yè)又與檔案管理無關(guān)，因此，高校檔案管理員多數(shù)不是檔案專業(yè)人才，有的高校甚至于沒有專職檔案管理人員，只有兼職檔案管理員，他們大多數(shù)都是身兼數(shù)職，又沒有經(jīng)過專業(yè)的、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及管理方法的推廣，使得檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，為信息化管理帶來障礙。

（3）檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，專業(yè)技能差。如今，高校的管理越來越規(guī)范，發(fā)展越來越成規(guī)模，形成的各種文字、視頻、音頻等檔案材料也越來越多，如果仍然使用傳統(tǒng)方法管理，檔案管理任務(wù)就會(huì)更加繁重，而且對(duì)管理人員的專業(yè)技能、素質(zhì)、效率等要求也逐漸提高。目前，有相當(dāng)大的一部分高校檔案管理部門只管布置任務(wù)，沒有重視管理員的培訓(xùn)，檔案管理過程的信息化、網(wǎng)絡(luò)化理念和知識(shí)有些管理員很少有機(jī)會(huì)去接觸，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3、檔案信息資源的利用程度低

由于高校檔案的編研工作只有很少部分采用電子文件等用計(jì)算機(jī)來存儲(chǔ)保管，大部分在計(jì)算機(jī)中無法存儲(chǔ)，更不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程閱檔、檔案數(shù)據(jù)管理等共享功能，大大減少了高校檔案的利用程度，不能滿足多方位、大容量的查詢需求，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)今信息化快速發(fā)展的時(shí)代頻率，不能滿足高校管理、發(fā)展等多方位、大容量的查詢需求，對(duì)于檔案資源的開發(fā)與利用起到了嚴(yán)重的阻礙作用。

二、推進(jìn)和完善高校檔案信息化管理的對(duì)策

當(dāng)今社會(huì)是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的全新時(shí)代，檔案信息電子化管理必將成為高校資源信息服務(wù)的重要手段。高校構(gòu)建有效的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理員管理新理念、新技術(shù)，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理的重要組成部分。

1、轉(zhuǎn)變管理觀念、重視信息化管理

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，改變管理手段。學(xué)院檔案信息化管理建設(shè)不光要現(xiàn)代化管理技術(shù)，更為重要的則是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)要求負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)及管理員都要樹立正確的管理理念，循序漸進(jìn)地用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工，讓管理員和校領(lǐng)導(dǎo)真正體驗(yàn)到信息化的優(yōu)勢(shì)，才能徹底改變他們的觀念。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的宣傳，提高全校師生以及檔案管理者的檔案意識(shí)。爭取領(lǐng)導(dǎo)在硬件投放上、政策支持上、人員管理上等方面高度重視，推動(dòng)檔案管理信息化，更好的服務(wù)學(xué)校發(fā)展。

2、強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，很大程度上是因?yàn)閷W(xué)院檔案在管理思想、管理方法、管理手段上存在著一些問題。想要促進(jìn)學(xué)院檔案信息化建設(shè)，就必須提高學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的意識(shí)，這就要求學(xué)校檔案管理部門加強(qiáng)規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，使形成的檔案材料快速歸類、歸檔。因此，學(xué)校檔案信息化管理必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，這樣才能利于學(xué)院檔案的信息化建設(shè)。

3、加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

學(xué)院的檔案管理信息化建設(shè)，物質(zhì)和資金是必要的保障。特別是初期，是一個(gè)高投入的過程，資金投入不足必然會(huì)影響檔案管理硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，必定會(huì)影響和延遲檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)間，因此，學(xué)院需要增加對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)設(shè)備，為建立和完善高校的電子化檔案信息提供基本保障。

4、加強(qiáng)檔案人員教育管理，提高專業(yè)素質(zhì)

提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，一方面，加大對(duì)其檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，充分利用多種教育資源，加強(qiáng)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使管理員盡快掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高他們的管理操作水平和專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)既精通檔案業(yè)務(wù)又能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)技能的復(fù)合型人才。另一方面，引進(jìn)的現(xiàn)成高素質(zhì)檔案管理人才，對(duì)于學(xué)院檔案信息化管理工作有很大的促進(jìn)作用，他們一般專業(yè)素養(yǎng)較高，年輕有活力，有創(chuàng)新精神，干勁足，對(duì)原有的檔案管理人員有一定的帶動(dòng)作用。

總之，檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息為學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展服務(wù)。實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，將已經(jīng)產(chǎn)生的物質(zhì)性檔案通過電子手段把它轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息檔案，提高管理效率和檔案利用率，為領(lǐng)導(dǎo)和閱檔人員提供便利。

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[3] 孫偉娜.高校檔案管理信息化建設(shè).宗卷，2017（12）.

【作者簡介】

孫 清（1985-）女，江蘇徐州人，中共黨員，徐州生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室檔案員.