文/郭 萍

新時代機關(guān)檔案工作應圍繞十九大主題進一步提高管理水平：一要牢固樹立“為黨管檔、為國守史”觀念，增強抓好檔案工作的自覺性和主動性。二要樹牢大局意識、服務意識和創(chuàng)新意識，充分發(fā)揮機關(guān)檔案工作在資政、民生及文化建設和歷史研究領域的獨特服務作用。三要推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)以實體保管為重點向數(shù)字化為主要形式的管理模式轉(zhuǎn)變。

“明鏡所以照形，古事所以知今。”檔案是最真實的歷史，是歷史得以回顧的明鏡。機關(guān)檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。黨的十九大提出“不忘初心、牢記使命”，做出了中國特色社會主義進入新時代的發(fā)展定位，明確了建設社會主義現(xiàn)代化強國、實現(xiàn)中華民族偉大復興中國夢的發(fā)展目標，對我國政治、經(jīng)濟及社會全面發(fā)展具有指導性和標志性意義。新時代該如何加強機關(guān)檔案工作，如何圍繞十九大主題提升機關(guān)檔案工作水平，是當前急需思考的問題。

一、牢固樹立“為黨管檔、為國守史”觀念

機關(guān)檔案工作是黨和國家機關(guān)工作中不可缺少的基礎性工作，真實記錄和還原著機關(guān)人與事的發(fā)展脈絡，沉淀著機關(guān)事業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗與教訓。從某種意義上講，機關(guān)檔案工作是“為黨管檔、為國守史”，對黨和國家事業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。然而從現(xiàn)實情況看，當前不少黨政機關(guān)對檔案工作的重要性的認識還不夠到位。

問題分析：一是有些機關(guān)對檔案工作重視不夠，檔案意識淡薄，工作力度不強。雖然機關(guān)檔案工作被列入工作計劃，但很少被擺進重要議事日程，專門研究部署不夠，這是造成機關(guān)檔案管理水平不高的重要因素。二是檔案系統(tǒng)專業(yè)人才總量不足、結(jié)構(gòu)問題突出、斷檔問題嚴重，從事檔案具體管理工作的人員配備不強、人員流動太大、專業(yè)素養(yǎng)不夠，甚至個別機關(guān)沒有專門的檔案管理人員，檔案干部隊伍的素質(zhì)能力已經(jīng)成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的突出短板。三是檔案管理知識不足，沒有對機關(guān)全體同志進行系統(tǒng)的檔案知識培訓，甚至有的機關(guān)干部不清楚什么材料文件必須歸檔，什么時間歸檔，按什么程序歸檔。四是檔案管理規(guī)范化不強，相關(guān)制度不健全，一些管理漏洞尚未有效填補，容易造成檔案管理底子不清、查檔難，甚至產(chǎn)生檔案篡改造假等問題。

對策及建議：各級機關(guān)必須從“為黨管檔、為國守史”的高度，深刻認識檔案工作的重要性，不斷增強抓好檔案工作的自覺性和主動性。一是加強檔案業(yè)務知識和法律法規(guī)的培訓學習，要把培訓的對象從從事檔案管理人員向全體機關(guān)干部延伸，可納入公務員初任培訓和任職階段培訓，提高全體機關(guān)干部對檔案管理相關(guān)規(guī)定的知曉度，提高對檔案資料收集歸檔的自覺性。二是健全機關(guān)檔案管理制度，制定機關(guān)內(nèi)部檔案收集保管查閱的規(guī)章制度，健全檔案業(yè)務規(guī)范化考核機制，夯實檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的責任。三是健全檔案安全防范體系，定期對檔案管理工作進行檢查，從人防、物防、技防各個方面把檔案安全防范落在實處。四是配強檔案管理工作人員，適時選派參加專門業(yè)務知識培訓，提高檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。

二、充分發(fā)揮機關(guān)檔案工作的獨特服務作用

開發(fā)利用檔案信息資源服務是體現(xiàn)檔案價值的核心。從歷史的角度看，檔案的作用不僅是對當下信息的刻錄，更是對未來的借鑒和啟迪。作為一種回溯性信息，其核心價值在于信息記載和信息服務。但當前機關(guān)檔案工作在發(fā)揮這種獨特性服務作用方面還存在不小差距。

問題分析：一是檔案利用視野還不夠?qū)掗?，深度開發(fā)使用不夠，目前對機關(guān)檔案的使用多停留在核查信息層面，在系統(tǒng)整理運用檔案記載的歷史方法和經(jīng)驗指導未來事業(yè)發(fā)展等方面做得不夠，沒有真正發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的傳承和延續(xù)作用。二是檔案管理未能及時跟進中央要求。黨的十八大以來，中央要求在各級黨政機關(guān)全面建立權(quán)力、責任和公共服務清單，尤其十八屆六中全會提出要公開權(quán)力運行過程和結(jié)果，完善權(quán)力運行制約和監(jiān)督機制。當前，一些機關(guān)的檔案管理工作思路仍未有效轉(zhuǎn)變，在權(quán)力運行中形成的具有保存和利用價值的文件資料未能全部納入歸檔范圍，檔案資料的完整性有待進一步提高。

對策及建議：做好檔案服務工作，必須樹牢大局意識、服務意識和創(chuàng)新意識，全方位為本機關(guān)和社會提供檔案信息服務，切實提升服務能力和水平。一是圍繞服務中心開展工作，把檔案工作與機關(guān)工作大局和工作重心結(jié)合起來，變被動服務為主動融入，加強檔案資政服務。二是圍繞服務民生開展工作，重點收集整理扶貧救助、就業(yè)社保、公共服務等與人民群眾切身利益密切相關(guān)的檔案資料，確保人民群眾依法使用檔案資料和政務信息，推動建立完善的檔案公共服務體系。三是圍繞服務文化建設和歷史研究開展工作，充分整合檔案資源，加強檔案編研工作，形成豐富人民精神文化生活的檔案文化精品，為編修地方志等歷史研究工作提供大量可靠的檔案資料。四是圍繞全面從嚴治黨開展工作，積極跟進中央安排部署，對照各級各部門權(quán)力清單，將權(quán)力運行中產(chǎn)生的相關(guān)文件、會議紀要、會議記錄、各類報表等資料，統(tǒng)籌納入歸檔和管理范疇，為全面從嚴治黨構(gòu)建堅實的信息基礎。

三、著力推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設

信息化時代已經(jīng)到來，機關(guān)檔案數(shù)字化、管理信息化已成大勢所趨，運用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算等手段提升機關(guān)檔案工作水平成為重要課題。當前機關(guān)檔案大多以紙質(zhì)形式為主，收集查閱依然是人工交接模式，這樣的檔案管理模式已經(jīng)難以適應機關(guān)工作需要。

問題分析：一是傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案容易增加管理成本，長期保存的檔案因為紙質(zhì)老化、蟲蛀等問題造成信息缺失，檔案流轉(zhuǎn)不能及時完成。二是多數(shù)機關(guān)歸檔目錄實現(xiàn)信息數(shù)字化，但檔案全文信息數(shù)字化困難重重，電子文檔的收錄與資料歸檔嚴重脫節(jié)，造成檔案搜索、查閱過程不便捷；三是缺少技術(shù)嫻熟的綜合型檔案管理人才，既精通檔案管理專業(yè)技術(shù)，又熟練計算機操作，懂得數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)的檔案工作者寥寥無幾。

對策及建議：推進機關(guān)檔案數(shù)字化建設，必須堅定不移地落實“存量數(shù)字化、增量電子化”要求,打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)以實體保管為重點向數(shù)字化為主要形式的管理模式轉(zhuǎn)變。一是統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化工作進程。明確檔案信息化歸屬機關(guān)的工作理念，將檔案信息化工作納入本機關(guān)信息化建設整體規(guī)劃，確保機關(guān)信息化工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展。二是逐步推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。針對庫存檔案，要按照需求為導向、必要為原則進行分步整理，選定永久保管或者利用率特別高的檔案為對象，優(yōu)先進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)本機關(guān)檔案數(shù)字化工作的橫向啟動。三是積極推進文檔一體化工程。將檔案信息化需求滲透至文件生成過程，依托電子政務網(wǎng)絡，從文件產(chǎn)生源頭出發(fā)，對電子文件實現(xiàn)前端控制、全程監(jiān)管、跟蹤收錄，做到所有新生電子文件集中備份、統(tǒng)一保存，建立檔案檢索匯編體系，實現(xiàn)本機關(guān)檔案信息化工作縱向鋪開。四是提升檔案數(shù)字化建設能力，加強檔案部門對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導，重點突出計算機應用、電子檔案管理等實用技能培訓，鼓勵檔案管理者開展檔案信息數(shù)字化研究，努力打造精通檔案管理、熟悉信息技術(shù)的檔案管理隊伍。