宋哲理　卞孝麗

【摘要】目前我國高?；旧隙加凶约旱霓k公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，但是不少高校的OA系統(tǒng)對(duì)公文審批流程的設(shè)計(jì)較為簡(jiǎn)單，或者根本沒有涉及，導(dǎo)致公文審批在OA系統(tǒng)使用中出現(xiàn)各種問題。如何規(guī)范辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的公文流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計(jì)，建立真正可用的公文審批的自動(dòng)化系統(tǒng)，是當(dāng)前高校辦公自動(dòng)化建設(shè)中面臨的問題。

本文結(jié)合工作流技術(shù)以及工作流管理系統(tǒng)的參考模型，并對(duì)當(dāng)前有關(guān)公文流轉(zhuǎn)的OA系統(tǒng)進(jìn)行深入分析，使高校內(nèi)公務(wù)文件的擬寫、處理、傳遞等各環(huán)節(jié)的工作更加規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了校園文件處理的自動(dòng)化。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；公文流轉(zhuǎn)；工作流；NET架構(gòu)

【中圖分類號(hào)】TP311.52；TP317.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）33-0020-01

一、系統(tǒng)整體需求分析

當(dāng)前高等院校都有較好的網(wǎng)絡(luò)資源，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部的信息化管理的硬件環(huán)境。可經(jīng)過實(shí)際使用情況調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的已有的辦公管理網(wǎng)絡(luò)卻不能實(shí)現(xiàn)高校日常的辦公實(shí)際要求，因此有必要在對(duì)高校辦公工作流程情況充分分析研究的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)一款能夠滿足當(dāng)前需求，又有擴(kuò)展空間的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅能夠滿足各部門、各學(xué)院的要求，還能優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部的運(yùn)作流程，促進(jìn)學(xué)校資源的合理配置，減輕教職工的工作強(qiáng)度，提高其工作效率，實(shí)現(xiàn)校園信息的共享，提高辦公系統(tǒng)對(duì)學(xué)校管理者的決策支持能力，并能夠與其他的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行無縫對(duì)接。

二、系統(tǒng)功能需求分析

作為校園辦公自動(dòng)化的重要內(nèi)容公的文流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)，在校園內(nèi)部各部門之間構(gòu)建公文處理平臺(tái)，建立業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化、圖文傳遞的電子化，提高文件流轉(zhuǎn)的速度以及學(xué)校的管理水平，并且要保證系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行。根據(jù)高校文件處理的實(shí)際需求，本文主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了設(shè)計(jì)：系統(tǒng)使用用戶的管理、文件審批流程的定義、發(fā)文擬寫審批過程的處理、部門收文分發(fā)處理、用戶對(duì)文件審批過程的監(jiān)控、文件處理中相關(guān)參數(shù)的設(shè)置等。

根據(jù)不同的功能，系統(tǒng)用戶可劃分為“發(fā)稿人”、“辦理人”、“收搞人”、“系統(tǒng)管理員”四種不同的角色。系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)的整體運(yùn)行具有管理權(quán)限，而其它三種角色用戶都屬于普通用戶，但是由于其在公文流轉(zhuǎn)過程中所處的節(jié)點(diǎn)不同，其擁有的權(quán)限不同。一般用戶的權(quán)限在其注冊(cè)后，由管理人員核實(shí)其身份合法后對(duì)其權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。通過審核的用戶才可以登錄系統(tǒng)，根據(jù)管理員賦予的權(quán)限參與到公文流轉(zhuǎn)過程中。另外，系統(tǒng)管理員還有設(shè)置公文類型、公文正文模板、印章信息設(shè)置、部門信息設(shè)置的權(quán)限。

擬寫公文的具體內(nèi)容包括填寫公文表單、編輯公文的正文內(nèi)容、添加公文的附件、設(shè)置公文的審批流程。公文只要還未發(fā)出，擬寫人員可以對(duì)公文內(nèi)容以及附件進(jìn)行修改或者刪除操作，文件發(fā)出后，根據(jù)發(fā)文人員設(shè)定的文件審批過程進(jìn)入自動(dòng)傳遞狀態(tài)，發(fā)文人員可以跟蹤該文件的當(dāng)前處理情況。

擁有審批權(quán)限的人員在進(jìn)入系統(tǒng)后，要是有等待其審批的文件，將會(huì)被系統(tǒng)提醒其“待辦公文”下有文件等待其審批，公文的具體審批操作包括查看表單信息、修改正文內(nèi)容、填寫審批意見、加蓋印章、如有需要可以補(bǔ)充或更改后續(xù)的審批流程、對(duì)于不符合要求的公文也可進(jìn)行退回操作。

公文審批流程結(jié)束后形成正式公文，正式公文會(huì)依據(jù)公文表單信息中的主送部門或人員、抄送部門或人員信息，被發(fā)送到相關(guān)收件人的“公文分配”或是“審畢公文”目錄中。正式公文如果是發(fā)送到部門，則會(huì)被發(fā)送到部門領(lǐng)導(dǎo)的“公文分配”，由部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送到部門相關(guān)人員的“審畢公文”進(jìn)行閱覽；如果正式公文發(fā)送到個(gè)人，則直接出現(xiàn)在其“審畢公文”中。

三、系統(tǒng)其它需求分析

任何軟件系統(tǒng)的良好運(yùn)行，不僅需要功能上的滿足，還需要滿足一些用戶需要的非功能性需求，主要有以下幾點(diǎn)：

1.可靠性，系統(tǒng)正常運(yùn)行的能力?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)不同故障的頻率以及能夠被及時(shí)恢復(fù)所消耗的時(shí)間來進(jìn)行判定。

2.可維護(hù)性，需要在設(shè)計(jì)之初提前考慮。為了方便對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)，本系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，模塊之間采用可配置屬性進(jìn)行配置，方便系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與后期維護(hù)，預(yù)留一定的空余編碼方便對(duì)需求的擴(kuò)充。

3.易用性，系統(tǒng)需要采用良好的界面來實(shí)現(xiàn)人機(jī)之間的溝通。盡量保持主流操作習(xí)慣，還要對(duì)用戶的心理要有所把握。易操作、易學(xué)習(xí)、易理解、吸引能力是其衡量的幾個(gè)指標(biāo)。

4.安全性，包括系統(tǒng)的自我防護(hù)能力、數(shù)據(jù)信息的完整度、漏洞檢測(cè)能力、抗毀能力、預(yù)防病毒能力等。通過相應(yīng)的安全技術(shù)防止數(shù)據(jù)被非法篡改，只允許授權(quán)用戶使用，設(shè)置備份機(jī)制、相關(guān)的容錯(cuò)機(jī)制，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)宕機(jī)時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行，制定相應(yīng)的策略防止病毒對(duì)系統(tǒng)的入侵，對(duì)非法的訪問進(jìn)行有效的隔絕。

四、工作流流程分析

一條工作流由多個(gè)工作項(xiàng)以及工作項(xiàng)之間的關(guān)系組成。工作流的執(zhí)行是從起點(diǎn)到終點(diǎn)，在流程中的各個(gè)活動(dòng)可以被辨別，在一個(gè)業(yè)務(wù)過程中可以有很多被執(zhí)行的任務(wù)和活動(dòng)，但是只能執(zhí)行一個(gè)具體的案例。工作流的處理中，主要由三種結(jié)構(gòu)，分別是順序執(zhí)行結(jié)構(gòu)、并行執(zhí)行結(jié)構(gòu)、選擇執(zhí)行結(jié)構(gòu)。順序執(zhí)行結(jié)構(gòu)是指活動(dòng)按照順序執(zhí)行，活動(dòng)A在活動(dòng)B之前，那就先執(zhí)行A，只有A執(zhí)行結(jié)束，才能執(zhí)行B；并行執(zhí)行結(jié)構(gòu)，活動(dòng)A在活動(dòng)B和C之前，先執(zhí)行A，A執(zhí)行結(jié)束后并行執(zhí)行B和C，活動(dòng)B、C的執(zhí)行不分先后；選擇執(zhí)行結(jié)構(gòu)，活動(dòng)A在活動(dòng)B和C之前，先執(zhí)行A，A執(zhí)行結(jié)束后，可執(zhí)行B，或者執(zhí)行C，具體選擇執(zhí)行那個(gè)活動(dòng)可以靠自動(dòng)觸發(fā)、人工觸發(fā)、時(shí)間觸發(fā)等機(jī)制來實(shí)現(xiàn)。

結(jié)合對(duì)具體分析提取的公文流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)相關(guān)工作流簡(jiǎn)圖，如圖1所示：

五、系統(tǒng)設(shè)計(jì)平臺(tái)

本文設(shè)計(jì)的處理系統(tǒng)是通過ASP.NET來實(shí)現(xiàn)的。ASP.NET，是微軟重點(diǎn)推廣的B/S開發(fā)平臺(tái)。選用SQL Server作為數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)開發(fā)的平臺(tái)。選用這樣的技術(shù)搭配，方便系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，開發(fā)相對(duì)節(jié)約時(shí)間，系統(tǒng)擁有夸平臺(tái)性，服務(wù)器維護(hù)更加方便。

在服務(wù)器端，采用Windows提供的IIS服務(wù)架構(gòu)模式。IIS可以使用Windows服務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)置的安全機(jī)制，提供強(qiáng)大的頁面閱讀、文件傳輸和郵件發(fā)送等系統(tǒng)服務(wù)。客戶端，采用普通的PC機(jī)，內(nèi)存2G以上，操作系統(tǒng)使用Windows 98及以上版本，瀏覽器使用IE5.0及以上版本。