摘 要：人事檔案是在管理企、事業(yè)單位所屬人員過(guò)程中形成的、集中保存的一種特殊的專門檔案，是一個(gè)單位檔案管理的重要組成部分[1]。醫(yī)院的人事檔案管理工作，是醫(yī)院深化改革的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于醫(yī)院人才的利用和培養(yǎng)以及未來(lái)發(fā)展具有重要意義。本文分析了醫(yī)院的人事檔案管理存在的問(wèn)題，探討如何將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理，希望對(duì)醫(yī)院人事檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下；醫(yī)院；信息化；人事檔案管理

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、人事檔案資料缺乏真實(shí)性和完整性。人事檔案由醫(yī)院工作人員的各方面信息組合而成，收集信息是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，記載人事檔案過(guò)程中，涉及到很多過(guò)往的信息，信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性無(wú)從考察。目前，大多數(shù)檔案仍以記載經(jīng)歷性的資料為主，因書寫不規(guī)范等原因，造成信息的不準(zhǔn)確、不完整，降低了人事檔案管理的真實(shí)性和可靠性，不能完整、客觀的反映出工作人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、工作量、工作能力、服務(wù)態(tài)度等，體現(xiàn)不出工作人員的整體素質(zhì)，醫(yī)院任賢用能需要長(zhǎng)時(shí)期的考察才能得出結(jié)論。

2、人事檔案管理制度不健全。我國(guó)早在上個(gè)世紀(jì)業(yè)已出臺(tái)人事檔案管理規(guī)范、保管等一系列規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)定了檔案管理的物理環(huán)境和硬件設(shè)施，然而，受傳統(tǒng)觀念的影響，醫(yī)院的人事檔案管理制度較為陳舊，難以適應(yīng)人事制度改革的要求。有些醫(yī)院的檔案管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，沒(méi)有及時(shí)更新和完善人事檔案管理制度，或者制度沒(méi)有落實(shí)到位，甚至存在隨意修改檔案現(xiàn)象，沒(méi)有完善檔案管理的考核激勵(lì)機(jī)制，沒(méi)有把人事檔案管理納入目標(biāo)考核。這些因素制約了人事檔案管理工作的開(kāi)展。

3、人事檔案管理手段落后。人事檔案材料在收集、歸檔、整理、分類、保管等方面手段較為落后，傳統(tǒng)的手工收集與整理信息方式已不適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展，也不適應(yīng)檔案信息的管理要求，但是很多醫(yī)院的檔案管理工作仍采用手工整理，還停留在紙質(zhì)資料的管理水平，信息化水平較低，缺乏完善的管理軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。純?nèi)斯す芾砣耸聶n案，造成人力、物力資源的大量浪費(fèi)，管理中存在歸檔材料遺失、錯(cuò)放、漏放等差錯(cuò)，不利于信息化進(jìn)程，不利于提高檔案管理水平，使檔案失去真實(shí)性。醫(yī)院檔案管理資金投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，有的醫(yī)院降低人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和配置，從業(yè)人員兼職管理或不符合上崗資質(zhì)，保密制度不健全或形同虛設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或未按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)更新。

4、檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不清，弱化對(duì)人事檔案的定位，認(rèn)為檔案管理工作只是歸納整理和存放檔案，沒(méi)有技術(shù)性和理論性要求，沒(méi)有將其與選人用人、人才整合、人才開(kāi)發(fā)和培養(yǎng)等人才應(yīng)用有效結(jié)合起來(lái)，配備檔案管理人員不重視學(xué)歷和技能水平、工作經(jīng)驗(yàn)等，或安排婦女，或安排年級(jí)較大的人員管理檔案，或委派人員兼職管理，造成檔案管理工作質(zhì)量不高。

5、人事檔案數(shù)據(jù)利用不足。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性，真實(shí)、有效的人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的反映，能幫助準(zhǔn)確了解干部成長(zhǎng)經(jīng)歷，為醫(yī)院人力資源管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在培養(yǎng)人才、搭建梯隊(duì)等方面提供詳實(shí)、準(zhǔn)確的信息。目前，醫(yī)院在選人用人等關(guān)鍵環(huán)節(jié)中忽視了人事檔案重要信息，僅在提供親屬證明等事務(wù)性工作中發(fā)揮作用。

2 新形勢(shì)下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略

1、提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。一方面，應(yīng)提高檔案管理對(duì)醫(yī)院人才選拔和醫(yī)院整體管理重要性的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在資金、技術(shù)和人員上予以大力支持。另一方面，將醫(yī)院人事檔案的管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的力量宣傳檔案管理的意義，提升醫(yī)院職工的檔案管理意識(shí)與法律意識(shí)。要讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展，關(guān)系到干部職工的職業(yè)發(fā)展，提高檔案管理工作的主動(dòng)性和自覺(jué)性。

2、完善人事檔案管理制度。人事檔案管理制度包括責(zé)任制、監(jiān)督機(jī)制和激勵(lì)考核制度等。要明確檔案管理信息收集、整理、總結(jié)、存檔等各方面工作的負(fù)責(zé)人，使信息收集者端正工作態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)。健全動(dòng)態(tài)化、更加的管理制度，完善激勵(lì)考核制度，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，使檔案管理工作更加順暢和高效，提升管理質(zhì)量和管理水平。

3、提高檔案管理工作信息化水平。人事檔案管理的信息化包括檔案資源的信息化、檔案信息與其他信息的綜合管理、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用等等，需要檔案管理人員及時(shí)準(zhǔn)確的輸入人事信息，保證人事信息的時(shí)效性。醫(yī)院應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，利用計(jì)算機(jī)的信息處理及時(shí)，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行輸入、記錄、保存，不斷提高人事檔案管理的信息化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化管理水平。還可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，把不保密的資源實(shí)現(xiàn)共享，延長(zhǎng)人事檔案保管的質(zhì)量，提高信息資源的利用效率，提高人才的考核、流動(dòng)方面的管理效率，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。

4、提高人事檔案管理者的綜合素質(zhì)。信息管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科學(xué)化管理的基礎(chǔ)與保障[2]。將傳統(tǒng)的人事檔案管理和現(xiàn)代技術(shù)結(jié)合起來(lái)，強(qiáng)化檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)信息化管理的觀念，培養(yǎng)無(wú)私奉獻(xiàn)精神，利用計(jì)算機(jī)管理人事檔案，轉(zhuǎn)變封閉型管理方式，勇于創(chuàng)新，加快檔案信息化管理的步伐。在人事檔案管理者的選聘上，應(yīng)盡量選聘高校畢業(yè)生，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，使其熟悉工作流程。要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，定期組織外出學(xué)習(xí)，提高其綜合素質(zhì)。要加強(qiáng)人事檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，提高他們的職業(yè)道德素質(zhì)和敬業(yè)精神。

5、提高人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。人事檔案的內(nèi)容主要有個(gè)人的政治面貌、社會(huì)關(guān)系、家庭情況、獎(jiǎng)罰、職稱、職務(wù)以及個(gè)人學(xué)歷等，反映了個(gè)人的成長(zhǎng)情況。新形勢(shì)下，上述信息已經(jīng)不能充分滿足醫(yī)院建設(shè)的新要求，在原有檔案內(nèi)容基礎(chǔ)上要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行更新和調(diào)整，補(bǔ)充能體現(xiàn)時(shí)代發(fā)展以及個(gè)人特色的新內(nèi)容，反映出個(gè)人的工作技能以及工作狀態(tài)，全面而清晰地體現(xiàn)個(gè)人的科研成果、技術(shù)專長(zhǎng)、工作技能、工作態(tài)度以及道德水準(zhǔn)等情況，用數(shù)據(jù)的形式真實(shí)以及客觀地進(jìn)行記載，提高人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

6、重視信息化檔案管理的安全。醫(yī)院在建設(shè)信息化人事檔案管理時(shí)絕不能忽視信息的安全性，以避免丟失檔案資料。在信息化管理工作中，要認(rèn)真研究如何安全使用 信息化技術(shù)，嚴(yán)格界定人事檔案信息資料。使用網(wǎng)絡(luò)加密功能，嚴(yán)防在管理檔案粗枝大葉、潦草從事，防止泄密給管理檔案的工作帶來(lái)?yè)p失。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院人事檔案管理工作直接影響和制約著醫(yī)院人力資源管理質(zhì)量與效益，而隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化的日益完善，人事檔案信息化已成為必然[3]。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與管理層應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案的重視，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，檔案管理工作者也應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，提高自身素質(zhì)和專業(yè)服務(wù)水平，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理整體水平和質(zhì)量，使檔案發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)，適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]黃瑋.醫(yī)院人事檔案在人力資源和經(jīng)營(yíng)管理中的作用與開(kāi)發(fā)[J].醫(yī)院管理，2012，26（4）：392.

[2]姜月仙，譚善梅.醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].醫(yī)學(xué)信息，2010，23（5）：1173.

[3]劉承志，韓瑛，吳蔚.醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)fJ 1.中國(guó)病案，2011，12（9）：38—40.

作者簡(jiǎn)介

李蕾 （1982-10）女 籍貫：山東省東阿 學(xué)歷：本科 職稱：檔案館員 研究方向：檔案管理方向