唐娟

摘 要：高職院校檔案管理工作是比較重要的一個(gè)組成部分，為了更好實(shí)現(xiàn)對(duì)于對(duì)于檔案資料的有序管理，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)于先進(jìn)技術(shù)手段的綜合運(yùn)用是比較重要的發(fā)展方向，比如信息數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展運(yùn)用就需要引起足夠關(guān)注，確保高職院校檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)較為理想的優(yōu)化落實(shí)。本文就重點(diǎn)圍繞著高職院校檔案管理工作中信息數(shù)字化的應(yīng)用影響從積極方面和消極方面進(jìn)行了全方位分析，然后又探討了如何落實(shí)信息數(shù)字化發(fā)展，綜合提升積極作用效益。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化；高職院校；檔案管理；影響；措施

隨著當(dāng)前我國(guó)高職院校的不斷發(fā)展，其學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，相應(yīng)管理難度必然也越來(lái)越大，尤其是從高職院校管理內(nèi)容和目標(biāo)上來(lái)看，其需要處理的內(nèi)容越來(lái)越繁雜，如此也就更加需要重點(diǎn)圍繞著相應(yīng)管理技術(shù)和手段進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化?，F(xiàn)階段信息數(shù)字化的發(fā)展越來(lái)越成熟，也確實(shí)能夠表現(xiàn)出較強(qiáng)的實(shí)際作用價(jià)值，在高職院校相關(guān)管理工作中，檔案管理的落實(shí)同樣也可以借助于信息數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，改變傳統(tǒng)高職院校檔案管理工作中存在的各類問(wèn)題和缺陷，逐步提升其管理水平。

1信息數(shù)字化發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理的積極影響分析

對(duì)于當(dāng)前高職院校檔案管理工作的有效落實(shí)，其存在的積極作用和有利影響是比較突出的，這也是未來(lái)高職院校檔案管理工作中大力發(fā)展信息數(shù)字化的重要原因，具體到實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中來(lái)看，這種信息數(shù)字化發(fā)展的積極影響主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）符合時(shí)代發(fā)展需求。在現(xiàn)階段教育體系發(fā)展中，高職院校越來(lái)越受到重點(diǎn)關(guān)注，尤其是對(duì)著社會(huì)發(fā)展中對(duì)于技術(shù)人員數(shù)量需求的提升，相應(yīng)高職院校更是需要取得較大突破，滿足國(guó)家發(fā)展的相關(guān)需求。結(jié)合這種時(shí)代發(fā)展需求的滿足，相應(yīng)高職院校的發(fā)展必然也就需要從技術(shù)手段層面進(jìn)行不斷創(chuàng)新優(yōu)化，確保高職院校各個(gè)方面的管理運(yùn)行取得較大突破，能夠適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展提出的相關(guān)需求。從高職院校檔案管理層面來(lái)看，其需要管理的檔案資料越來(lái)越繁多，管理難度也正在不斷加大，如此也就必然需要切實(shí)圍繞著先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行引入和運(yùn)用，信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)也就顯得極為必要，成為滿足時(shí)代發(fā)展需求的重要手段。

（2）符合高職院校管理發(fā)展需求。從高職院校自身管理層面來(lái)看，其同樣也在當(dāng)前面臨著較多的困難，相應(yīng)管理壓力正在不斷加大，尤其是隨著當(dāng)前高職院校中學(xué)生數(shù)量的不斷增加，相應(yīng)檔案資料文件越來(lái)越多，如此也就同樣需要檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)較為理想的創(chuàng)新優(yōu)化，解決以往傳統(tǒng)檔案管理模式存在的明顯缺陷和問(wèn)題，逐步提升其整體管理效能。此外，當(dāng)前高職院校發(fā)展中對(duì)于檔案管理工作的關(guān)注力度同樣也越來(lái)越高，這種重視程度的提升同樣也需要切實(shí)圍繞著相應(yīng)高職院校的原有檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，最終為高職院校教學(xué)管理水平的提升做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。比如對(duì)于高職院校教學(xué)評(píng)估方面的落實(shí)，其就需要依托相應(yīng)檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)，確保其能夠?qū)τ诟呗氃盒W(xué)生的動(dòng)態(tài)表現(xiàn)效果進(jìn)行綜合評(píng)估，掌握高職院校學(xué)生的培養(yǎng)需求和具體培養(yǎng)效果，提升自身發(fā)展水平。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中對(duì)于高職院校的評(píng)價(jià)考核也已經(jīng)將信息數(shù)字化的發(fā)展應(yīng)用效果作為了重要的評(píng)價(jià)指標(biāo)，這也是高職院校發(fā)展成為示范性院校的重要組成部分。

（3）有助于提升檔案資料實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。對(duì)于信息數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理工作中的具體表現(xiàn)，其存在的積極作用往往還表現(xiàn)在最終檔案資料應(yīng)用價(jià)值方面，這也是信息數(shù)字化發(fā)展的主要優(yōu)勢(shì)所在。對(duì)于傳統(tǒng)高職院校檔案資料管理工作的落實(shí)，其雖然能夠形成對(duì)于檔案資料的有效搜集和保存，但是在應(yīng)用方面卻存在著較為明顯的限制，紙質(zhì)的檔案資料文件很難取得較為理想的應(yīng)用便捷性效果，如此也就很可能會(huì)造成高職院校大量檔案資料無(wú)法及時(shí)應(yīng)用，產(chǎn)生了較為明顯的浪費(fèi)問(wèn)題，利用率明顯偏低。此外，信息數(shù)字化發(fā)展對(duì)于高職院校檔案管理工作的優(yōu)化還表現(xiàn)在資源共享方面，該技術(shù)的創(chuàng)新運(yùn)用能夠較好實(shí)現(xiàn)不同部門之間的資源共享，如此也就能夠更進(jìn)一步發(fā)揮出信息數(shù)字化作用效能，促使高職院校檔案管理工作更為便捷高效，最終應(yīng)用價(jià)值也能夠得到較好提升。

2信息數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理中存在的問(wèn)題分析

雖然在高職院校檔案管理工作中有效運(yùn)用信息數(shù)字化技術(shù)確實(shí)能夠表現(xiàn)出較為理想的作用價(jià)值，也能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化，但是在引入和推進(jìn)過(guò)程中，同樣也會(huì)面臨著較多的問(wèn)題和障礙，這也是后續(xù)發(fā)展需要關(guān)注的核心要點(diǎn)。當(dāng)前高職院校檔案管理工作在對(duì)于信息數(shù)字化的發(fā)展可能面臨以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

（1）技術(shù)層面存在問(wèn)題。對(duì)于高職院校檔案管理工作的落實(shí)，其在技術(shù)層面存在的問(wèn)題是比較突出的，這也是限制高職院校檔案管理工作引入信息數(shù)字化管理模式的重要因素。為了較好構(gòu)建高職院校檔案信息數(shù)字化管理模式，必然需要大量先進(jìn)設(shè)備和軟件的引入，如此也就必然造成了相應(yīng)技術(shù)層面的壓力，對(duì)于高職院校的經(jīng)濟(jì)也會(huì)形成一定的負(fù)擔(dān)。此外，因?yàn)楫?dāng)前信息數(shù)字化在高職院校檔案管理中的運(yùn)用尚未形成統(tǒng)一的制度體系，對(duì)于相關(guān)設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用也存在著一定的模糊現(xiàn)象，如此也就很容易導(dǎo)致相應(yīng)設(shè)備或者是軟件的引入相對(duì)而言較為混亂，很難形成較強(qiáng)的應(yīng)用流暢性，也容易帶來(lái)設(shè)備和技術(shù)的浪費(fèi)和閑置問(wèn)題。

（2）人員層面存在問(wèn)題。對(duì)于高職院校檔案管理工作的開(kāi)展，其要想實(shí)現(xiàn)較為理想的信息數(shù)字化轉(zhuǎn)變，同樣也對(duì)于具體管理人員提出了更高的要求，現(xiàn)有檔案管理人員如果不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)和指導(dǎo)，直接投入到新型信息數(shù)字化檔案管理模式中，必然也就容易產(chǎn)生較為明顯的混亂威脅，容易導(dǎo)致較多管理失誤和缺陷的產(chǎn)生。由此可見(jiàn)，人員層面存在的問(wèn)題和缺陷同樣也是比較明顯的，其同樣也存在著較多的新要求，需要對(duì)于檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)進(jìn)行重新布置，如此必然也就會(huì)消耗大量的人力物力，并且也并非是短時(shí)間內(nèi)能夠完成的一項(xiàng)工作，同樣也需要在信息數(shù)字化發(fā)展中予以重點(diǎn)關(guān)注。

（3）信息安全層面存在問(wèn)題。當(dāng)前各個(gè)行業(yè)中對(duì)于信息數(shù)字化進(jìn)行有效運(yùn)用還需要重點(diǎn)關(guān)注于信息安全方面的內(nèi)容，這一點(diǎn)在高職院校檔案管理工作中同樣也不例外，一旦在高職院校檔案管理中出現(xiàn)了較為明顯的信息泄露問(wèn)題，其形成的威脅是比較惡劣的。因?yàn)楫?dāng)前高職院校檔案管理的信息數(shù)字化發(fā)展運(yùn)行模式并不是特別成熟，進(jìn)而也就必然可能存在著較為明顯的問(wèn)題隱患，安全方面的漏洞同樣存在，信息泄露問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。此外，很多高職院校檔案管理人員也不具備較為理想的安全控制意識(shí)，在信息數(shù)字化發(fā)展模式應(yīng)用后，不注重對(duì)于檔案資料的有效保護(hù)，進(jìn)而也就同樣極有可能產(chǎn)生較大的安全影響，信息人為泄露問(wèn)題也較為常見(jiàn)，同樣也需要引起足夠重視。

3高職院校檔案管理中信息數(shù)字化發(fā)展措施

為了更好提升未來(lái)高職院校檔案管理中信息數(shù)字化發(fā)展水平，促使其積極作用和有利影響得到最大程度體現(xiàn)，盡量規(guī)避和解決可能面臨的各類問(wèn)題和障礙，必然需要圍繞著如何引入和推廣落實(shí)進(jìn)行探究，其中較為核心的優(yōu)化發(fā)展措施需要把握好以下幾點(diǎn)：

（1）深化信息數(shù)字化管理意識(shí)。對(duì)于未來(lái)高職院校檔案管理工作的發(fā)展，信息數(shù)字化管理模式要想得到較好落實(shí)，必然需要切實(shí)圍繞著相應(yīng)意識(shí)層面進(jìn)行深化改進(jìn)，促使信息數(shù)字化管理意識(shí)能夠在高職院校檔案管理人員方面得到較好體現(xiàn)，逐步完成由傳統(tǒng)檔案管理模式到新型管理模式的過(guò)渡。基于這種信息數(shù)字化管理意識(shí)的深化，其需要切實(shí)圍繞著相關(guān)信息數(shù)字化檔案管理技術(shù)手段進(jìn)行重點(diǎn)解讀，促使各個(gè)相關(guān)檔案管理人員以及高職院校負(fù)責(zé)人員，能夠意識(shí)到檔案資料管理信息數(shù)字化發(fā)展的必要性，領(lǐng)會(huì)其應(yīng)用積極作用價(jià)值，如此也就能夠較好提升自身對(duì)于信息數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)引入和應(yīng)用的重視程度。

（2）完善制度建設(shè)。為了更好促進(jìn)和推動(dòng)高職院校檔案管理工作中信息數(shù)字化發(fā)展落實(shí)效果，從制度建設(shè)層面進(jìn)行優(yōu)化也是比較核心的重要內(nèi)容，其能夠?yàn)楦呗氃盒n案管理工作未來(lái)信息數(shù)字化發(fā)展提供必要引導(dǎo)和約束，降低可能形成的混亂性問(wèn)題。結(jié)合相應(yīng)制度層面的有效建設(shè)，需要首先研究國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，尤其是對(duì)于信息數(shù)字化技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用的具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)解讀，避免可能形成的較大威脅和違規(guī)現(xiàn)象，為后續(xù)具體工作的開(kāi)展指明方向。此外，對(duì)于具體信息數(shù)字化檔案管理制度的完善，還需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)于管理制度的明確，確保相應(yīng)檔案管理人員都能夠具備較為明確合理的責(zé)任，如此也就能夠較好推進(jìn)信息數(shù)字化技術(shù)在高職院校檔案管理中的落實(shí)。

（3）恰當(dāng)引入先進(jìn)設(shè)備和軟件技術(shù)。對(duì)于信息數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理方面的有效推進(jìn)，其注重對(duì)于具體設(shè)備以及相關(guān)軟件技術(shù)的恰當(dāng)引入和運(yùn)用同樣也是比較重要的一個(gè)核心內(nèi)容，直接關(guān)系到信息數(shù)字化檔案管理模式的運(yùn)行效果。相應(yīng)先進(jìn)設(shè)備以及軟件技術(shù)在高職院校檔案管理中的引入和推進(jìn)需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)于自身實(shí)際情況的詳細(xì)分析和解讀，能夠促使引入的技術(shù)和設(shè)備能夠適應(yīng)于自身發(fā)展運(yùn)行需求，匹配性較為突出。此外，先進(jìn)設(shè)備和軟件技術(shù)的引入還需要考慮到經(jīng)濟(jì)層面的要求，避免超出高職院校對(duì)于該方面的投資限制。

（4）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。為了較好適應(yīng)高職院校檔案資料管理的信息數(shù)字化發(fā)展模式，必然還需要從管理隊(duì)伍入手進(jìn)行有效培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保相關(guān)管理人員能夠有效適應(yīng)這一新型管理模式，熟練運(yùn)用相關(guān)先進(jìn)設(shè)備以及軟件技術(shù)參與檔案資料管理，降低后續(xù)操作過(guò)程中可能存在的人為失誤和操作缺陷。這種管理隊(duì)伍建設(shè)不僅僅要關(guān)注到技術(shù)層面的指導(dǎo)，還需要加強(qiáng)對(duì)于信息數(shù)字化管理意識(shí)的培養(yǎng)，促使其各個(gè)人員都能夠適應(yīng)于新型管理模式。

（5）注重檔案資料信息安全。對(duì)于信息數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理工作中的落實(shí)推進(jìn)，較好實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料信息的安全保護(hù)同樣也是比較重要的一個(gè)方面，其需要切實(shí)圍繞著信息安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行合理配置，避免檔案信息資料出現(xiàn)較大泄露隱患威脅。結(jié)合這一檔案資料信息的安全防護(hù)，除了要構(gòu)建更為完善的檔案管理信息化平臺(tái)，確保其系統(tǒng)更為安全可靠之外，還需要注重相關(guān)管理權(quán)限的合理設(shè)置，降低因?yàn)槿藶榇鄹膸?lái)的信息泄露威脅。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于高職院校檔案管理工作的落實(shí)，其在當(dāng)前面臨著越來(lái)越大的難度，為了更好實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)化推進(jìn)，注重對(duì)于信息數(shù)字化模式的發(fā)展應(yīng)用是比較重要的一個(gè)手段，應(yīng)該結(jié)合高職院校檔案管理需求和基本內(nèi)容進(jìn)行逐步過(guò)渡和推廣，促使高職院校檔案管理工作能夠發(fā)揮出更強(qiáng)的作用價(jià)值。

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