摘 要：城建檔案數(shù)字化，電子化建檔是時(shí)代的需要，是為了滿足新形勢(shì)趨勢(shì)的的需求，將管理模式從陳舊的規(guī)整式轉(zhuǎn)型為以信息技術(shù)的數(shù)字化建設(shè)模式。才能滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息在人們生活中發(fā)揮出重要的作用，本文主要分析城建檔案管理中存在的問(wèn)題，闡述了規(guī)范管理的必要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理、歸集整理、加強(qiáng)管理、檔案收集。

城建檔案的收集與整理是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了管理對(duì)象。檔案收集與整理，是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定通過(guò)一定的途徑和方法將各部門(mén)分散產(chǎn)生和形成的具有保存價(jià)值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統(tǒng)一管理的過(guò)程，這是單位檔案部門(mén)獲得和積累檔案的一種重要的手段。檔案收集工作是否科學(xué)，決定了檔案收集數(shù)量多少和質(zhì)量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為今后工作方向、領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

城建檔案是在單位管理實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來(lái)講是反映單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是城建各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質(zhì)量的重要保障，下面就如何做好城建檔案管理與收集談幾點(diǎn)看法。

一、提高建設(shè)單位報(bào)送城建檔案積極性的建議

（1）加大宣傳力度，提高責(zé)任單位的歸檔意識(shí)

許多責(zé)任單位在施工過(guò)程中沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)人進(jìn)行檔案資料的收集、整理和保管，到工程竣工時(shí)，工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確性得不到保證。為此，為加大檔案宣傳力度，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在建筑行業(yè)內(nèi)加強(qiáng)建筑企業(yè)檔案培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)與宣傳，提升建筑企業(yè)檔案意識(shí)，進(jìn)而提升歸檔、報(bào)送檔案的積極性。

（2）充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)城建檔案歸集整理的重要意義

城建檔案是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備，規(guī)劃，勘察、設(shè)計(jì)、施工過(guò)程的真實(shí)記錄，做好歸集整理工作可以為實(shí)施規(guī)劃、組織工程建設(shè)、進(jìn)行維修改造等提供重要依據(jù)，只有認(rèn)識(shí)了歸集、整理的重要意義，才能提高責(zé)任單位報(bào)送檔案的積極性。

（3）從源頭抓起，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確

項(xiàng)目開(kāi)工前與責(zé)任單位簽訂報(bào)送檔案責(zé)任書(shū)，以書(shū)面形式將工程竣工后所需移交的工程檔案內(nèi)容和整理要求告知建設(shè)單位，建設(shè)責(zé)任單位采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)工程資料人員的配備與管理，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，從工程一開(kāi)始立項(xiàng)就注意收集、保管好工程資料，提高檔案歸集意識(shí)，保障資料的原始性、真實(shí)性、完整性，從而提高建設(shè)單位報(bào)送檔案資料的積極性。

二、檔案收集與整理的重要意義

檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，因此，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。如何把檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作中的作用，是目前檔案管理部門(mén)面臨的一個(gè)突出問(wèn)題。目前，有些人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案沒(méi)有效益，可有可無(wú)，導(dǎo)致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進(jìn)展緩慢，這就要求我們對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)收集、整理、歸檔，為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，發(fā)揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上，又可概括為系統(tǒng)化和編目?jī)纱蟛糠?。檔案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內(nèi)文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統(tǒng)化是整理工作的開(kāi)始，編目是整理工作的結(jié)束；系統(tǒng)化是編目的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的反映。在實(shí)際工作中，二者往往交錯(cuò)進(jìn)行。

三、提高檔案信息管理和服務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，在這一過(guò)程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。人類(lèi)推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)與信息利用。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。

四、確保檔案的收集與整理具有真實(shí)性

檔案是歷史及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，這是它的價(jià)值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件?，F(xiàn)代國(guó)外學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對(duì)于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價(jià)值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會(huì)現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。檔案又是新的社會(huì)實(shí)踐最可靠的憑證和依據(jù)，檔案是在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實(shí)地記載著各階段的活動(dòng)，銘刻著歷史上的千秋功過(guò)，保留著真切的歷史標(biāo)記，因此，檔案發(fā)生的效用與日俱增。

完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集、整理檔案，把基礎(chǔ)打牢，不斷豐富館藏，大力加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)。發(fā)揮城建檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)作用，把有保存價(jià)值的檔案集中管理，采取切實(shí)有效的措施，改善工作思路，拓展工作對(duì)象，創(chuàng)新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來(lái)源，確保檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。

作者簡(jiǎn)介

王文燕（1970年11月11日—），女，漢族，江蘇泗陽(yáng)人，大學(xué)本科學(xué)歷。廣州市越秀區(qū)任教師26年，工作任勞任怨，敢于探索創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)。于2017年4月調(diào)到佛山市城建檔案館，從此獻(xiàn)身檔案專(zhuān)業(yè)，探索檔案歷程。