侯婧

摘 要：房產(chǎn)檔案管理在房地產(chǎn)行業(yè)具有重要意義，并且隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房屋買賣交易數(shù)量持續(xù)增加，面對(duì)不斷產(chǎn)生的大量房產(chǎn)檔案，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行加強(qiáng)管理具有很大的必要性。因此，本文就對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息化的含義進(jìn)行概述，并分析其特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，根據(jù)目前房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，提出針對(duì)性的加強(qiáng)策略，促使房產(chǎn)檔案管理更加高效。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)；檔案管理；信息化建設(shè)

1 前言

為了與房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展速度相適應(yīng)，有必要對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作全面加強(qiáng)。傳統(tǒng)方式的房產(chǎn)檔案管理，管理手段相對(duì)落后，管理效率低下，常常出現(xiàn)房產(chǎn)信息遺漏或者丟失的現(xiàn)象，針對(duì)這些問題，有必要利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)房產(chǎn)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)全面有效的進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理。

2 房產(chǎn)檔案管理信息化含義

所謂房產(chǎn)檔案管理信息化，就是說房產(chǎn)檔案相關(guān)管理活動(dòng)當(dāng)中，在處理和管理檔案信息資源的過程中，有效利用數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)、多媒體存儲(chǔ)以及掃描儀等實(shí)現(xiàn)具體的管理操作，由相關(guān)現(xiàn)代化信息技術(shù)提供相應(yīng)的支持，在技術(shù)利用之下實(shí)現(xiàn)全面且高效的房產(chǎn)檔案管理。也就是標(biāo)志著房產(chǎn)檔案管理的具體模式其管理重心出現(xiàn)改變，在檔案保管當(dāng)中由紙質(zhì)的檔案形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息形式，將相關(guān)房產(chǎn)檔案信息通過數(shù)字化信息技術(shù)將其實(shí)現(xiàn)一個(gè)房產(chǎn)檔案針對(duì)性的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫當(dāng)中有序的數(shù)據(jù)和程序向社會(huì)實(shí)現(xiàn)更優(yōu)質(zhì)更高效的服務(wù)。在房產(chǎn)檔案相應(yīng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，所有的房產(chǎn)檔案類資源都轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞣N信息資源，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的保存與存儲(chǔ)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的管理，并在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的全面共享。

3 房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)和信息化建設(shè)意義

3.1 房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案包含的是房地產(chǎn)各種測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)登記、變更以及調(diào)查等相關(guān)活動(dòng)當(dāng)中產(chǎn)生的一系列具有保存意義的相關(guān)文字信息和圖像信息等，對(duì)這些信息進(jìn)行歷史記錄性保存。房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)有：一、具有明顯的政策性和專業(yè)性，房產(chǎn)檔案是根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)對(duì)整個(gè)房地產(chǎn)物權(quán)其綜合過程涉及到的所有相關(guān)信息進(jìn)行有效記錄，其具有強(qiáng)烈的合法性特征；二、在房地產(chǎn)信息登記過程中，對(duì)權(quán)利狀況、房產(chǎn)地址以及具體面積等內(nèi)容都要明確的標(biāo)示出來，要求房產(chǎn)檔案具有嚴(yán)格的專業(yè)性特征；三、房產(chǎn)檔案內(nèi)部的相關(guān)信息在實(shí)現(xiàn)登記之后，還面臨著房屋買賣、產(chǎn)權(quán)人變更、房屋拆除等相關(guān)變化，檔案管理部門要及時(shí)對(duì)相關(guān)變化進(jìn)行及時(shí)的變更，其檔案信息也具有動(dòng)態(tài)性和時(shí)效性的特點(diǎn)；四、房產(chǎn)檔案要對(duì)權(quán)利人以及權(quán)利范圍進(jìn)行明確清楚的記載，確保在相關(guān)審核與糾紛當(dāng)中，檔案能夠具有參考價(jià)值，這要求房產(chǎn)檔案管理具有準(zhǔn)確性和真實(shí)性[1]。

3.2 房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的意義

對(duì)房產(chǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)具有重要意義：一、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理部門相應(yīng)服務(wù)職能得到有效發(fā)揮。對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行有效管理，其目的就在于以后能夠?qū)ο嚓P(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)充分的利用，在利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)房產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理之后，可以利用檢索功能對(duì)房產(chǎn)檔案的信息實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確的查找，針對(duì)需要進(jìn)行利用和查閱房產(chǎn)檔案的人們來說更加方便和快捷，這也將更好的實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的管理部門能夠全面發(fā)揮其服務(wù)職能；二、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)之后，借助計(jì)算機(jī)的大容量信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)更多房產(chǎn)檔案管理資料的全面保存，并且大量的房產(chǎn)檔案資料可以更加方便快捷的保存，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中也能延長其保存時(shí)間，使用壽命也有效延長，并且相關(guān)資料保護(hù)的也更好；三、通過信息化方式來實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的管理，能夠有效實(shí)現(xiàn)管理成本的降低。傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理當(dāng)中，日常管理和維護(hù)工作往往需要投入很多財(cái)力、人力和物力，但是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)滯后，可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的錄入和存儲(chǔ)，有效的實(shí)現(xiàn)管理成本的大幅降低。四、通過網(wǎng)絡(luò)信息來管理房產(chǎn)檔案，可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的有效傳遞與交流，各個(gè)區(qū)域的房產(chǎn)管理職能單位相互之間也能更加高效的進(jìn)行房產(chǎn)檔案信息的共享，促使工作效率有效提升。

4 房產(chǎn)檔案管理信息化目前存在的問題

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，各級(jí)房產(chǎn)檔案管理部門已經(jīng)逐漸開始實(shí)現(xiàn)自身信息化管理的建設(shè)，基本上相關(guān)部門都全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)等相關(guān)硬件和軟件設(shè)備的配備，并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的信息系統(tǒng)全面建立。然而在實(shí)際應(yīng)用過程中，相關(guān)部門的信息系統(tǒng)建立的缺乏完善性，很多房產(chǎn)檔案管理部門對(duì)信息技術(shù)的利用多是利用計(jì)算機(jī)單機(jī)狀態(tài)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的輔助管理，在查閱以及使用方面大多利用的還是紙質(zhì)檔案。有些管理部門雖然把房產(chǎn)檔案的相關(guān)交易產(chǎn)權(quán)信息實(shí)現(xiàn)了歸集與整理，并在互聯(lián)網(wǎng)的利用之下建立了房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但是并沒有全面實(shí)現(xiàn)資源的共享和有效利用。因此，房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，很多方面都不夠完善，并在實(shí)際建設(shè)中受到各方面因素的限制和阻礙，難以實(shí)現(xiàn)理想的建設(shè)，需要采取有效措施予以改進(jìn)和優(yōu)化[2]。

5 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)策略

5.1 要高度重視房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)

要全面實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)，需要相關(guān)部門要從思想方面全面認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要意義。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)不斷增多，且相關(guān)檔案被利用的頻率也越來越高，要跟上這些發(fā)展需求，有必要利用信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的辦公，并實(shí)現(xiàn)工作程序的有效簡化，提高管理效率。在實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，必須重視對(duì)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行配套的建設(shè)，在具備充足全面的軟件與硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上全面支持并符合房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的要求。

5.2 將房產(chǎn)檔案信息的歸集系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)完善的建立

要實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)，其最主要的核心就是完善建立房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)，這也是最基礎(chǔ)的條件。目前房產(chǎn)檔案包括圖片檔案和文本檔案，要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就要對(duì)這兩類檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的歸集整理和處理。首先要在房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)當(dāng)中有效納入房產(chǎn)交易相關(guān)系統(tǒng)當(dāng)中的房屋各類產(chǎn)權(quán)信息，其次要對(duì)圖片資源通過數(shù)碼相機(jī)以及掃描儀等實(shí)現(xiàn)電子信息化的收集和整理，并將其歸納到房產(chǎn)檔案的信息系統(tǒng)當(dāng)中。實(shí)現(xiàn)全面整理之后，得到相對(duì)完整的房產(chǎn)檔案相應(yīng)數(shù)據(jù)庫[3]。

5.3 對(duì)高效房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)予以獎(jiǎng)勵(lì)

由于房屋交易過程中涉及到產(chǎn)權(quán)的多種要素，且在不同的業(yè)務(wù)需求當(dāng)中，查詢者也需要查詢各類房產(chǎn)檔案信息，這就要求對(duì)房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)不斷的創(chuàng)新與完善建設(shè)。在實(shí)際建設(shè)中，相關(guān)部門要重視對(duì)高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)技術(shù)人員不斷加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的全面建設(shè)。

5.4 加強(qiáng)培訓(xùn)房產(chǎn)檔案管理人員，提高其綜合素養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)之后，要對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，促使其及時(shí)調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，并提高工作素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)與系統(tǒng)操作方面的培訓(xùn)，在工作人員的專業(yè)能力加強(qiáng)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)高效的房產(chǎn)檔案管理。

6 結(jié)束語

在房地產(chǎn)行業(yè)快速發(fā)展過程中，有效實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義，并通過實(shí)際建設(shè)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的有效管理，能夠有效滿足房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的檔案管理需求，因此，要針對(duì)目前房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的問題，采取有效策略實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的改善和提高。

參考文獻(xiàn)

[1]高鳳先.淺論房產(chǎn)檔案管理的重要性[J].科研，2016（12）：00250-00250.

[2]高雪.檔案管理的信息化建設(shè)分析[J].數(shù)字化用戶，2017（18）.41-41.

[3]黃玉玲.關(guān)于提升房產(chǎn)檔案管理水平的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：105-105.