胡海燕

【摘要】企業(yè)檔案是指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各項(xiàng)歷史記錄，以文字、圖像等形式保存下來(lái)。檔案工作規(guī)范化管理活動(dòng)，是推動(dòng)一個(gè)企業(yè)檔案工作整體水平的重要手段，也是企業(yè)管理的重要組成方式，開創(chuàng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作新局面。加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，以科學(xué)合理的辦法提升檔案管理部門的職能，不僅可以最大化地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，也可以推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)步和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；規(guī)范化；管理

檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。檔案的規(guī)范化管理是將各種有保存價(jià)值的文字材料按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，其目的是實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。這對(duì)于保證企業(yè)的工作質(zhì)量，提高工作效率，建立檔案信息中心，最大限度地管好用活庫(kù)藏檔案，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)兩個(gè)文明建設(shè)中的作用，都具有重要的意義。

一、多措并舉推進(jìn)檔案規(guī)范化管理

一是要更新觀念，力求創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作魄力。檔案管理部門要進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理的檢查指導(dǎo)，以此帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，真正把檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。要?jiǎng)?chuàng)新企業(yè)檔案工作發(fā)展的新思路、新方法，不斷為企業(yè)檔案工作注入新的生機(jī)和活力。要善于運(yùn)用新思維謀劃新構(gòu)思，扎實(shí)有效推進(jìn)企業(yè)檔案工作穩(wěn)步有序發(fā)展。二是要規(guī)范企業(yè)檔案的收集、整理和歸檔管理程序，確保各項(xiàng)檔案資料收集整理的完整、準(zhǔn)確和安全。要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。另外，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。三是要把檔案管理工作提到重要議事日程，提供檔案管理用房，確立檔案管理專職人員，保障檔案管理經(jīng)費(fèi)，為檔案精細(xì)化、規(guī)范化管理提供硬件保障。要進(jìn)行科學(xué)整理組卷，這有利于檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起，在重新組卷過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定銷毀。無(wú)標(biāo)題或無(wú)卷內(nèi)目錄的案卷要重新填寫以保證案卷更加規(guī)范。四是建立健全檔案管理制度和保密守則。對(duì)各種各樣的資料收集、發(fā)放、登記、分類、回收、存檔、保管、保密等級(jí)、保管期限、銷毀等，做出統(tǒng)一而明確的規(guī)定。這些資料包括文字的、影像的、光碟的等等。

二、推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程

為了更有效、更快捷地開發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)管理工作中的作用，就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化來(lái)逐漸替代和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式。一是將檔案信息化建設(shè)作為提升檔案管理水平的重點(diǎn)工作來(lái)抓，在文書檔案實(shí)行信息數(shù)字化后，積極推進(jìn)各種實(shí)物檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調(diào)閱利用提供便利。在實(shí)行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關(guān)人員錄入到計(jì)算機(jī)之中，而且還可以對(duì)檔案進(jìn)行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。二是搞好硬件建設(shè)，抓基礎(chǔ)工作。按照檔案管理要求購(gòu)置檔案庫(kù)房除濕設(shè)備、掃描設(shè)備、防火設(shè)備等。為保障檔案信息化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全，購(gòu)置專用服務(wù)器用于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整與安全。檔案的整理、檔號(hào)編制的規(guī)范化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，都是建網(wǎng)的條件。只要準(zhǔn)備工作做得充分、細(xì)致、精湛，信息網(wǎng)的建設(shè)才能搞好。三是要對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行全面開發(fā)，如可分類檢索拷貝、按類儲(chǔ)存、試驗(yàn)傳遞，逐步地適應(yīng)。同時(shí)，要通過(guò)現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。按照檔案規(guī)范整理的要求，嚴(yán)格分類文件歸檔，及時(shí)做好數(shù)據(jù)錄入、審核、匯總等檔案整理工作。同時(shí)也為檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。四是電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)，包括檔案工作者必須具備的知識(shí)、技能以及各種素養(yǎng)的總和，主要包括政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、基礎(chǔ)知識(shí)和基本能力等。一是檔案人員要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的變化，尋求更有效的管理檔案新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用。二是檔案管理人員要及時(shí)關(guān)注黨和國(guó)家的工作大局，善于從政治上研判形勢(shì)，善于根據(jù)黨委、政府的中心工作主動(dòng)開展檔案工作。要積極開展職業(yè)道德教育，完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量。要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，在工作中牢固樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性。三是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握基本的檔案管理信息化理論和知識(shí)，知曉信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要求和操作規(guī)程，能夠正確使用本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，在正確使用、熟練掌握的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)具備一定的技術(shù)創(chuàng)新能力。四是要采取各種形式舉辦多次企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之做到應(yīng)知應(yīng)會(huì)，嚴(yán)格把握工作標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，只有創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作才能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，檔案管理為企業(yè)提供著重要的理論依據(jù)。因此，只有切實(shí)提高企業(yè)檔案管理規(guī)范化水平并落到實(shí)處，才能促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，企業(yè)也才會(huì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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