李曉霞

【摘 要】論文深入探討分析了會計(jì)檔案管理工作中存在的問題以及相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望能夠?yàn)闀?jì)檔案管理工作的不斷完善，保證企事業(yè)單位的發(fā)展提供一定的借鑒和參考。

【Abstract】In this paper， we will delve into the problems in accounting file management and the corresponding improvement measures， and hope that the management of accounting files can be continuously improved to ensure the development of enterprises or institutions.

【關(guān)鍵詞】會計(jì)檔案；管理；單位

【Keywords】accounting files； manage； unit

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）04-0035-02

1 引言

會計(jì)檔案管理工作涉及檔案的收集、整理、銷毀、借閱以及利用，其中記錄的各類數(shù)據(jù)對于企業(yè)或者事業(yè)單位都是非常重要的。所以我國對于會計(jì)檔案管理工作也是非常重視的，但是隨著社會的不斷發(fā)展，會計(jì)檔案管理工作中的很多管理辦法已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的會計(jì)檔案管理工作。其中顯現(xiàn)出來的問題就是會計(jì)檔案管理工作與當(dāng)今社會發(fā)展的不適應(yīng)。要保證會計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行，我們必須針對其存在的問題采取針對性措施。

下文將具體探討分析我國會計(jì)檔案管理工作中存在的問題及對應(yīng)的整改措施。

2 會計(jì)檔案管理工作中存在的問題

會計(jì)檔案管理工作的規(guī)范性、高效性對于企業(yè)或者事業(yè)單位做出及時科學(xué)的決策有很大的引導(dǎo)作用。但是因?yàn)闀?jì)檔案管理工作中存在的問題在很大程度上阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行，下文將具體闡述我國會計(jì)檔案管理工作中存在的問題，以便找尋更好的會計(jì)檔案管理工作方法。

2.1 會計(jì)檔案管理制度的缺失

會計(jì)檔案管理工作的高效有序進(jìn)行離不開相關(guān)的會計(jì)檔案管理制度的規(guī)范。但是隨著企業(yè)和事業(yè)單位的不斷發(fā)展，之前很多會計(jì)檔案管理制度與當(dāng)前檔案管理工作的方式在很多地方是不太契合的，也就是會計(jì)檔案管理制度對于當(dāng)前檔案工作的管理存在很多漏洞，會計(jì)檔案管理制度存在一定的缺失，不能對于會計(jì)檔案管理工作的方方面面都進(jìn)行規(guī)范。這種現(xiàn)象的發(fā)生非常容易導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)問題，因?yàn)楹芏鄷?jì)檔案管理工作的人員甚至是一些其他人都有可能利用制度中的缺失怠慢工作，這對于提高會計(jì)檔案管理工作的工作效率是非常不利的，而且制度方面的缺失也會在很大程度上降低每一環(huán)節(jié)的工作效率從而影響整體檔案管理工作的進(jìn)程。

2.2 會計(jì)檔案裝訂規(guī)范性

會計(jì)檔案管理工作中檔案裝訂的規(guī)范性對于日后檔案進(jìn)行調(diào)閱、利用是非常重要的。但是會計(jì)檔案管理工作中，有一部分工作人員工作態(tài)度不認(rèn)真就非常容易在裝訂過程中出現(xiàn)各類問題。比如裝訂線蓋住了檔案內(nèi)容，這樣在后期進(jìn)行檔案調(diào)閱時是非常不方便的。當(dāng)然也有可能發(fā)生裝訂不牢固的現(xiàn)象，相對比較容易出現(xiàn)問題的就是會計(jì)檔案中很多原始的會計(jì)憑據(jù)，這些憑據(jù)是調(diào)查取證中的重要證據(jù)。但是如果裝訂不牢固，儲存管理種非常容易丟失，這也是當(dāng)前會計(jì)檔案管理工作中的一個漏洞。

2.3 會計(jì)檔案借閱的手續(xù)不健全

會計(jì)檔案管理工作中借閱環(huán)節(jié)的規(guī)范性是一直影響會計(jì)檔案管理工作的重要原因。因?yàn)闀?jì)檔案的借閱人有很多對于會計(jì)檔案管理工作認(rèn)識不太足，所以對于很多會計(jì)檔案的借閱手續(xù)不是太了解。而且很多檔案管理工作人員因?yàn)橹T多原因?qū)τ诮栝喪掷m(xù)的辦理不太重視，這就使得現(xiàn)在會計(jì)檔案借閱中出現(xiàn)亂借亂還、有借無還、私借私還，沒有專人負(fù)責(zé)，出借時間、返還時間、借閱人姓名沒有記錄等不良現(xiàn)象。這給檔案管理工作中的檔案整理、調(diào)閱都帶來了很大的不利。所以說會計(jì)檔案管理工作借閱的手續(xù)不全也是影響會計(jì)檔案管理工作工作效率的一個重要原因。

2.4 對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

現(xiàn)在我們已經(jīng)進(jìn)入信息化社會，所以信息對于很多行業(yè)發(fā)展的影響是不容忽略的，尤其是會計(jì)檔案管理工作中涉及很多企業(yè)或者事業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)以及其他方面的報表，但是很多會計(jì)檔案管理工作的工作人員是工作年限比較長的老員工，他們對于會計(jì)檔案管理工作現(xiàn)在在企業(yè)或者事業(yè)單位工作規(guī)劃等方面的作用沒有正確的認(rèn)識。這就使得他們對待工作的態(tài)度存在一定的問題，最終容易導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)很多問題。

3 改進(jìn)會計(jì)檔案管理工作的有效措施

會計(jì)檔案管理中存在的這些問題會在很大程度上影響工作效率和工作質(zhì)量，而會計(jì)檔案對于企業(yè)和事業(yè)單位很多工作的安排和布置都具有很重要的參考價值。如果不能認(rèn)真探討這些問題并找到相對應(yīng)的解決措施，最終企業(yè)和事業(yè)單位很多工作決策都會受到很大的影響。上文中我們已經(jīng)對當(dāng)前會計(jì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，接下來本文將探討如何解決這些問題，以改善我國很多企業(yè)和事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作，促進(jìn)各企業(yè)或者事業(yè)單位的發(fā)展。

3.1 必須建章立制

“沒有規(guī)矩不成方圓”，很多工作的順利開展必須有相應(yīng)的規(guī)章制度來保證。但是因?yàn)闀r代發(fā)展變化，之前的檔案管理制度在實(shí)際實(shí)施過程中在很多方面都存在一些缺失。所以要想改善會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，首要的任務(wù)就是應(yīng)該建章立制。而且規(guī)章制度對于會計(jì)檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)的多個方面都應(yīng)該考慮，這樣規(guī)章制度才會更加全面。所以規(guī)章制度的確立應(yīng)該通過會計(jì)檔案管理工作中領(lǐng)導(dǎo)人員的討論商議進(jìn)行不斷完善。

3.2 會計(jì)檔案裝訂規(guī)范化管理

上文中我們已經(jīng)了解到會計(jì)檔案裝訂規(guī)范化的必要性，但是如果裝訂工作不能實(shí)施規(guī)范化管理，裝訂工作中存在的問題是沒有辦法得到根本性解決的。所以會計(jì)檔案管理工作應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，對于裝訂工作的監(jiān)督也應(yīng)該增強(qiáng)，這樣才能更好地保證檔案裝訂工作的順利進(jìn)行。此外為了避免出現(xiàn)裝訂問題，裝訂完成后的檢查工作也是非常重要的。檢查工作也應(yīng)該不斷細(xì)化，不同人負(fù)責(zé)不同方面的檢查工作，使工作人員各司其職，這樣工作效率和工作質(zhì)量都會有所提升。

3.3 完善會計(jì)檔案借閱手續(xù)

檔案借閱手續(xù)的不完善會使會計(jì)檔案借閱秩序混亂，而且非常容易導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作其他環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，所以完善會計(jì)檔案管理借閱手續(xù)是非常必要的，借閱手續(xù)必須對于借閱人、借閱時間、借閱內(nèi)容以及歸還檔案的時間等多種信息都做一個記錄。此外應(yīng)該實(shí)現(xiàn)專事專人，責(zé)任到人，這樣對于手續(xù)完善工作的有效開展也有很大的促進(jìn)作用。

3.4 開展專項(xiàng)講座，提升會計(jì)檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)

檔案管理工作人員對于會計(jì)檔案管理工作重要性的了解會大大改善他們對于該項(xiàng)工作的工作態(tài)度。但是很多工作人員特別是一些老員工對于當(dāng)今社會會計(jì)檔案管理工作的重要性沒有了解，這可能會在很大程度上影響會計(jì)檔案管理的工作質(zhì)量。所以應(yīng)該定時開展專項(xiàng)講座或者對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的工作素養(yǎng)。這樣他們才能以更加專業(yè)的態(tài)度對待每一份工作，工作的完成質(zhì)量和速率也會有所提升。

4 結(jié)語

當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，會計(jì)檔案管理工作對于各個企業(yè)和事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)管理有著很大的影響，但是當(dāng)前我國會計(jì)檔案管理工作中仍然存在很多問題，如果不進(jìn)行改善對于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展是非常不利的。本文對此進(jìn)行了深入的探討，也針對性提出了解決問題的有效措施，希望對提升會計(jì)檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率有所幫助。

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