黃寶華

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)以及信息化技術(shù)的快速發(fā)展背景下，檔案管理工作也在不斷的產(chǎn)生變革，電子信息化辦公模式已經(jīng)逐漸被手工管理操作模式給代替。國(guó)土檔案管理在該趨勢(shì)下也不能例外，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工以及信息化管理體系在不斷的進(jìn)行建設(shè)，已經(jīng)打算將其進(jìn)行全面的展開(kāi)，而且隨著國(guó)土檔案信息資源庫(kù)構(gòu)建的日趨完善，最終必定會(huì)發(fā)展為集成式的國(guó)土檔案管理信息系統(tǒng)。但是在國(guó)土檔案信息化的過(guò)程中仍然存在諸多難點(diǎn)，本文對(duì)其進(jìn)行分析探討總結(jié)出有效的解決途徑，為推動(dòng)國(guó)土檔案信息化進(jìn)程提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)土檔案 信息化 問(wèn)題思考

1 國(guó)土檔案信息化的發(fā)展概況

21世紀(jì)以來(lái)，房地產(chǎn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的火熱發(fā)展直接增加了國(guó)土業(yè)務(wù)辦理卷宗的頻次，同時(shí)又在全國(guó)土地第二次調(diào)查與土地利用規(guī)劃修編等大型專題項(xiàng)目的落實(shí)，從而使得國(guó)土檔案量急劇增加。因此為了強(qiáng)化管理，各地都已經(jīng)針對(duì)國(guó)土檔案信息工作作出一定的應(yīng)對(duì)。國(guó)土檔案信息化進(jìn)程的起始主要就是構(gòu)建案卷級(jí)的電子條目，也就是常用的Excel表格，從此可以說(shuō)是手工登記向信息化管理的轉(zhuǎn)變，為檔案查詢節(jié)省大量時(shí)間；直到2000年，在電子設(shè)備與數(shù)字化加工軟件的基礎(chǔ)上，國(guó)土部門開(kāi)始運(yùn)用照片式或者是數(shù)字化的加工掃描為主的全文檔案資源庫(kù)建設(shè)，紙質(zhì)檔案的調(diào)閱也就相應(yīng)減少許多；最近幾年，國(guó)土檔案信息化在全國(guó)迅速展開(kāi)之后，主要的省會(huì)城市都在不斷的將檔案數(shù)字化工作進(jìn)行推進(jìn)，該階段的國(guó)土信息化建設(shè)就表現(xiàn)的更加規(guī)范化、制度化。尤其是傳統(tǒng)的C/S架構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)逐漸向B/S架構(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)化；同時(shí)為了運(yùn)用無(wú)紙化辦公提升辦公效率，政府也在電子政務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理系統(tǒng)集成式開(kāi)發(fā)也開(kāi)始逐漸步入正軌。

2 國(guó)土檔案信息化建設(shè)的技術(shù)保障

國(guó)土部門在落實(shí)檔案信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)該與本部門的檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行結(jié)合，要充分考慮檔案信息化的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，有針對(duì)、有計(jì)劃、分步驟的進(jìn)行落實(shí)。筆者依據(jù)所參與的檔案數(shù)字化項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，以及結(jié)合當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的主要技術(shù)，對(duì)國(guó)土檔案信息化建設(shè)的技術(shù)進(jìn)行分析，為其提供參考資料。

2.1 強(qiáng)化國(guó)土檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

國(guó)土檔案信息化要想能夠合理、有序的落實(shí)就需要以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)作為前提。其中最關(guān)鍵的就是兩類標(biāo)準(zhǔn)，第一類就是業(yè)務(wù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，在1991年國(guó)土管理局針對(duì)縣級(jí)土地制定《縣級(jí)土地管理檔案分類方案（試行）》，可以說(shuō)這個(gè)方案是國(guó)土業(yè)務(wù)分類的重要標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)，然而由于該方案的頒布時(shí)間較長(zhǎng)，其所包含的業(yè)務(wù)也是極其有限，基本上都是以用地與地籍類等為主，因此各地在針對(duì)自身的檔案進(jìn)行分類鑒定時(shí)一定要結(jié)合實(shí)際情況，基本上可以增加創(chuàng)設(shè)某些分類。同時(shí)也要注意分類的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)閲?guó)土檔案分類的重要目的就是為了能夠?qū)n案庫(kù)房保管單元進(jìn)行合理的劃分，方便檔案上架與盤點(diǎn)，倘若劃分的太細(xì)反而會(huì)使得檔案分類繁冗復(fù)雜，對(duì)檔案庫(kù)房的整體規(guī)劃不是十分有利。在進(jìn)行分類標(biāo)準(zhǔn)時(shí)可以運(yùn)用物理分類或者是邏輯分類相結(jié)合的方式，能夠直接滿足國(guó)土檔案信息化建設(shè)的需要。

此外就是檔案信息化技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)，其中又涵蓋采集著錄項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與掃描加工標(biāo)準(zhǔn)。采集著錄項(xiàng)是一本檔案重要信息的直接體現(xiàn)，同時(shí)也是落實(shí)檔案迅速、準(zhǔn)確查找的基礎(chǔ)，因此必須要依據(jù)各類業(yè)務(wù)的特征與實(shí)體檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格篩選，從而確定關(guān)鍵字段，而通常所說(shuō)的大而統(tǒng)的著錄標(biāo)準(zhǔn)都是不滿足國(guó)土檔案信息化的基本要求。尤其是針對(duì)掃描加工標(biāo)準(zhǔn)涵蓋掃描的分辨率，在原則上基本上是以打印清晰為主，但并不是分辨率越高越有用。

2.2 加大國(guó)土檔案管理系統(tǒng)集成式開(kāi)發(fā)力度

當(dāng)下市場(chǎng)上已經(jīng)出現(xiàn)較多的成熟的檔案管理系統(tǒng)，但是多數(shù)都是針對(duì)企業(yè)的，國(guó)土檔案信息管理不同于企業(yè)檔案管理，一定不能主張拿來(lái)主義。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)基本上都是針對(duì)純檔案管理進(jìn)行設(shè)計(jì)的，更加適用于批量化的檔案數(shù)字化與單一類型的檔案管理。因此這些系統(tǒng)缺乏靈活定制，在開(kāi)放性與包容性都十分的欠缺。所以國(guó)土檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該與電子政務(wù)辦公的電子化檔案集中管理平臺(tái)進(jìn)行結(jié)合，不僅只是為了解決一般的檔案管理問(wèn)題，同時(shí)也能夠?qū)?guó)土檔案的搜集、整理與加工等各個(gè)流程進(jìn)行信息化管理，從而能夠盡可能的體現(xiàn)出與國(guó)土部門當(dāng)下系統(tǒng)在系統(tǒng)架構(gòu)、功能以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上的無(wú)縫集成。主要體現(xiàn)在以下方面。（1）統(tǒng)一認(rèn)證：當(dāng)國(guó)土檔案管理系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行接洽后，檔案管理系統(tǒng)就能夠運(yùn)用電子政府系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，也就是直接通過(guò)統(tǒng)一訪問(wèn)控制，用戶只需要持有有效的認(rèn)證證書就能夠訪問(wèn)相應(yīng)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)用戶的不同身份或者級(jí)別賦予其不同的權(quán)限。

（2）模塊集成：結(jié)合雙向集成的需要將定制開(kāi)發(fā)進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)將電子政務(wù)系統(tǒng)中某些功能模塊直接嵌入到國(guó)土檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，根據(jù)電子政務(wù)流程式的管理將歸檔待辦案卷等直接歸入到檔案管理系統(tǒng)查詢與管理，此外就是檔案管理系統(tǒng)的掃描收集功能也能夠在電子政務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行體現(xiàn)，直接使得系統(tǒng)切換與數(shù)據(jù)對(duì)接查看變得更加便捷。

2.3 科學(xué)有效的落實(shí)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工

從國(guó)土檔案需要加工內(nèi)容以及傳統(tǒng)檔案管理的主要工作，檔案數(shù)字化加工主要涵蓋收集、整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)嫁接、裝訂歸檔等等整個(gè)環(huán)節(jié)，筆者建議運(yùn)用流程式的工程方法將其實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化加工流的定制不僅需要結(jié)合工作量，同時(shí)也要從人力資源的角度出發(fā)，某些環(huán)節(jié)能夠進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但是某些環(huán)節(jié)應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，諸如檔案質(zhì)檢。而且對(duì)于積壓遺留檔案的批量處理，應(yīng)該交由更加專業(yè)化的數(shù)字加工模式。

3 國(guó)土檔案信息化需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

3.1 數(shù)據(jù)的自動(dòng)嫁接

盡管國(guó)土檔案信息化后為查詢統(tǒng)計(jì)提供了便利，但是同傳統(tǒng)的手工管理模式來(lái)說(shuō)，檔案人員的工作量也會(huì)有所增加。必須要在人力資源可控的范圍內(nèi)使得檔案信息化工作能夠步入常態(tài)，就必須要在數(shù)據(jù)自動(dòng)嫁接上想辦法。數(shù)據(jù)嫁接的方式最好的是運(yùn)用中間庫(kù)，也就是通過(guò)電子政務(wù)系統(tǒng)直接向中間庫(kù)進(jìn)行推送，然后檔案系統(tǒng)再?gòu)闹虚g庫(kù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)抓取，該設(shè)計(jì)主要就是能夠在檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生故障時(shí)能夠更快的查詢其中的原因，為數(shù)據(jù)安全性也提供一定的保障。數(shù)據(jù)嫁接的內(nèi)容主要涵蓋了辦理結(jié)算卷宗的自動(dòng)歸檔，檔案系統(tǒng)其能夠直接從電子政務(wù)系統(tǒng)中獲得歸檔任務(wù)，從而自動(dòng)構(gòu)建出檔案管理的內(nèi)部線化流程；其次就是電子政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)重要審批事項(xiàng)的信息打包進(jìn)入檔案卷級(jí)著錄項(xiàng)，從而能夠降低人工錄入量并且提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；最后就是通過(guò)構(gòu)建電子政務(wù)系統(tǒng)掃描目錄與檔案系統(tǒng)卷內(nèi)目錄一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，從而將無(wú)紙化辦公形成的掃描資料向檔案系統(tǒng)全文庫(kù)進(jìn)行對(duì)接，有效的避免了重復(fù)掃描。

3.2 檔案的歷史回溯

在國(guó)土檔案管理中檔案的歷史回溯是十分關(guān)鍵的問(wèn)題。其中就是要落實(shí)相關(guān)聯(lián)檔案的自由查閱，首先就要改變將宗地號(hào)作為檔案朱關(guān)鍵字甚至是唯一串聯(lián)字段的局限性，梳理與分析檔案查產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程，找到檔案之間真正的承載關(guān)系，運(yùn)用構(gòu)建主關(guān)鍵字加次關(guān)鍵字的形式構(gòu)建出多源關(guān)聯(lián)信息，從而落實(shí)檔案生命周期式的管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，國(guó)土檔案管理信息化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展的必須要經(jīng)歷的，但是在國(guó)土檔案管理信息化建設(shè)中需要不斷的針對(duì)技術(shù)進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)重視其中各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵問(wèn)題，最終才能夠構(gòu)建出高效的國(guó)土檔案信息化管理模式。

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