許琪瑋

摘 要：隨著科技時(shí)代的飛速發(fā)展，高職院校檔案電子信息化建設(shè)成為必然趨勢。作為高職院校綜合建設(shè)體系中的重要組成部分，高職院校檔案對優(yōu)化學(xué)校教學(xué)品質(zhì)、提升學(xué)校綜合素質(zhì)能力具有不可忽視的促進(jìn)作用。本文從高職院校檔案電子信息化建設(shè)的必然性入手，分析了高職院校檔案電子信息化建設(shè)的影響因素和所面臨的問題，簡要的提出了新時(shí)代高職院校檔案信息化的解決方法。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；不利因素；信息化；數(shù)字化

1.前言

隨著信息時(shí)代的到來，數(shù)字化成為新時(shí)期社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)展建設(shè)的主流模式。教育領(lǐng)域作為知識(shí)傳播的主要載體，必然走在時(shí)代發(fā)展的最前沿。近年來，高等職業(yè)技術(shù)教育的迅速發(fā)展，對檔案規(guī)范化管理提出了更高、更新的需求和標(biāo)準(zhǔn)，必須加強(qiáng)和完善檔案信息化建設(shè)，以更好地適應(yīng)新時(shí)代的要求。要充分利用和借助數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化技術(shù)手段，以現(xiàn)代化管理模式取代傳統(tǒng)檔案管理模式，以達(dá)到高效快捷的利用和共享資源的目的。因此，加強(qiáng)檔案電子信息化建設(shè)對提升高職院校整體辦學(xué)管理水平具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.檔案電子信息化建設(shè)是高職檔案管理的必然趨勢

2.1.社會(huì)的發(fā)展離不開信息化建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)、科技的不斷進(jìn)程，高校帶動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)未來的發(fā)展已成為社會(huì)公認(rèn)的事實(shí)。隨著高校地位的提高，高校檔案作為高校發(fā)展的重要一環(huán)，其價(jià)值也越來越受到社會(huì)的重視，其涉及領(lǐng)域也從原來的單一性發(fā)展到多個(gè)領(lǐng)域。因此，為了滿足檔案開放式的網(wǎng)絡(luò)化管理需求，更快地適應(yīng)社會(huì)對自動(dòng)化的強(qiáng)烈需求，必須加快檔案信息化建設(shè)，以更好地和時(shí)代接軌。

2.2.現(xiàn)代高等教育對信息化的需求

新時(shí)代的檔案不僅在數(shù)量上有很大的提升，其內(nèi)容也更為新穎、全面，形式上更為系統(tǒng)化、規(guī)模化，檔案信息資源共享、歸檔材料配套實(shí)現(xiàn)電子信息化、調(diào)取檔案的利用手段等將逐漸成為檔案發(fā)展的必然趨勢。然而，傳統(tǒng)管理模式根深蒂固，給檔案管理帶來很多不便，新型的檔案資源對管理的條件以及技術(shù)都有更高、更新、更細(xì)、更精準(zhǔn)的要求，這就要求創(chuàng)造出一種更科學(xué)、高效的方式來適應(yīng)工作發(fā)展的需要，這種方式就是檔案電子信息化建設(shè)。

2.3.時(shí)代發(fā)展對檔案自身的要求

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的表現(xiàn)形式也不再拘泥于紙質(zhì)文字，紙質(zhì)檔案已無法滿足信息對載體的需求。同時(shí)，檔案的利用方式也同以往有了巨大的差異，檔案的利用不僅體現(xiàn)在紙質(zhì)翻查，其更多地要求能通過檔案資源共享得到更廣泛、更方便和快捷的服務(wù)。為了滿足社會(huì)各領(lǐng)域的不同需求，必須實(shí)現(xiàn)檔案自身的信息化。

3.高職院校檔案電子信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

3.1.重視程度不足

大部分高職院校是通過中專、中職等學(xué)校晉升而成，因此檔案管理的條件和水平相對落后，對檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)沒有清醒的認(rèn)識(shí)且投入甚少。有些學(xué)校甚至純粹為應(yīng)付檢查而設(shè)置了一些基本條件。這嚴(yán)重拖后了檔案建設(shè)的進(jìn)程，不僅違背了高職院校檔案信息化與時(shí)俱進(jìn)的原則，同時(shí)也制約了高校自身的發(fā)展。

3.2.基礎(chǔ)設(shè)施不足

一些高校檔案設(shè)施設(shè)備的配置還相對落后，檔案管理系統(tǒng)軟件不成熟，使得數(shù)據(jù)無法及時(shí)傳遞及共享，從而滯后了檔案信息化的速度。缺乏安全保障措施和技術(shù)支持，一旦檔案管理軟件被病毒或某些不安全因素破壞，后果不堪設(shè)想。

3.3.專業(yè)管理人才不足

檔案專業(yè)管理人員、信息處理人員、系統(tǒng)維護(hù)人員嚴(yán)重缺乏，或者與實(shí)際工作不相匹配。

4.高職院校檔案電子信息化建設(shè)的制約因素

4.1思想認(rèn)識(shí)不到位，缺乏大檔案建設(shè)意識(shí)

主要是領(lǐng)導(dǎo)基層思想認(rèn)識(shí)不到位，尤其是認(rèn)識(shí)不到檔案信息化建設(shè)的技術(shù)含量，認(rèn)識(shí)不到檔案管理職能的辦學(xué)功效，有意識(shí)的削弱檔案管理職務(wù)的功能與地位，使相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)存在的價(jià)值大打折扣，所以在人員配置方面隨意性、散漫性比較強(qiáng)，有些專業(yè)技術(shù)崗位高職低配，甚至有些檔案管理人員身兼數(shù)職，致使檔案信息化建設(shè)成為紙上談兵，無法實(shí)現(xiàn)資源共享和利用。

4.2專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)偏低，跟不上現(xiàn)代化發(fā)展步伐

檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)素質(zhì)低、專業(yè)專職人員少的問題普遍存在。檔案管理工作十分繁重，枯燥單調(diào)，一些高學(xué)歷的專業(yè)人員不愿意從事檔案管理工作，因此，檔案管理工作團(tuán)隊(duì)大多由非專業(yè)、學(xué)歷低、年齡大的人員組成。這些人對數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、聲像技術(shù)、安全技術(shù)幾乎一竅不通，對專業(yè)知識(shí)也是一知半解，缺少專業(yè)技能，很難滿足高職院校對檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需要，嚴(yán)重影響了高職院校檔案信息化的進(jìn)程。

檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)和學(xué)歷，或者只有專業(yè)知識(shí)而缺乏相關(guān)的信息技術(shù)知識(shí)。直接導(dǎo)致專業(yè)合作工作能力嚴(yán)重不足，無法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，使檔案訊息的獲取渠道受阻，無法搜集到相關(guān)檔案資料資源。甚至有的工作人員缺乏電腦、數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施、多媒體等電子設(shè)備的操作能力，導(dǎo)致檔案管理信息化的變革更新很難實(shí)施和進(jìn)行。

4.3基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對薄弱，滿足不了數(shù)字化建設(shè)的需要

新時(shí)期社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智能化辦公，很多高職院校的檔案信息化建設(shè)還處在開發(fā)和利用的初級(jí)起步階段，總體狀況相對落后。一些高職檔案管理機(jī)構(gòu)仍然存在使用初級(jí)計(jì)算機(jī)辦公的情況，無紙、數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)電子化得不到基本實(shí)現(xiàn)。甚至有部分高職檔案管理機(jī)構(gòu)還在用已經(jīng)淘汰或棄用的計(jì)算機(jī)，難以配置現(xiàn)代化的管理軟件系統(tǒng)。硬件建設(shè)環(huán)境設(shè)施不全，對檔案信息化建設(shè)投入不足，不能實(shí)現(xiàn)檔案目錄網(wǎng)絡(luò)管理與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理共享信息資源的要求。

4.4管理體制機(jī)制滯后，不能適應(yīng)信息化建設(shè)進(jìn)程。

部分高職院校檔案管理制度不完善、不健全，形同虛設(shè)，工作人員不能嚴(yán)格按照操作規(guī)程執(zhí)行操作程序，甚至不能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案，造成檔案資源管理混亂。目前一些高職院校檔案管理內(nèi)容，依然是一些傳統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)為主，缺乏圖片、語音、錄像、實(shí)體物檔案，從而大大降低和減少檔案的利用率。

5 結(jié)語

高職院校檔案工作者應(yīng)從增強(qiáng)檔案意識(shí)、加強(qiáng)建章立制、豐富檔案信息、實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理、做好畢業(yè)追蹤、加大開發(fā)利用等相應(yīng)措施入手，積極轉(zhuǎn)變觀念，提高思想認(rèn)識(shí)，樹立大檔案的服務(wù)性意識(shí)，不斷優(yōu)化和完善檔案管理制度，通過建立數(shù)據(jù)庫、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等信息化基礎(chǔ)工作建設(shè)，并建立安全保障系統(tǒng)，提升檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平和工作品質(zhì)。

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