摘 要：從最近幾年我國社保制度管理的情況來看，其制度在很大程度上得到了優(yōu)化，而隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，這讓社保檔案管理已經(jīng)成為了新時期社保管理工作中不可或缺的一部分，無論是每位成員的社會參保記錄，亦或者是社會保險的數(shù)據(jù)，社保檔案都可以進(jìn)行詳細(xì)地記錄和統(tǒng)計。隨著不斷深入發(fā)展的信息技術(shù)水平，讓社保檔案信息實(shí)現(xiàn)了全球內(nèi)共享，這不僅可以對自身的投保情況進(jìn)行全面的了解，還能夠顯著提高社會保障制度?；诖耍头浅Ｓ斜匾o予社保檔案管理工作充分的重視，發(fā)現(xiàn)其中所存在的問題并且找出對管理進(jìn)行優(yōu)化的有效策略。

關(guān)鍵詞：社會保障；社保檔案；全國統(tǒng)籌；社保檔案建設(shè)

德國在19世紀(jì)80年代，建立起了世界上第一個完整的社會保障制度[1]。而我國真正建立起社會保障制度的時間，可以追溯到20世紀(jì)50年代。1951年2月26日關(guān)于勞動保險，政務(wù)院（國務(wù)院前身）公布了《中華人民共和國勞動保險條例》，對職工的各種待遇都作了最低標(biāo)準(zhǔn)的固定，如生育、養(yǎng)老、病假等，進(jìn)而讓職工因?yàn)樯?、殘等方面因素?dǎo)致的特殊困難，得到了有效的解除或者減輕，讓職工的基本生活得到了充分的保障，由此社會保險雛形正式得到了建立。自從我國改革開放以來，再加上社會的發(fā)展，這讓社會保障事業(yè)，已經(jīng)成為對社會會主義市場經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)行構(gòu)筑的一個重要基礎(chǔ)，普遍得到了社會各界的認(rèn)可和贊許。與此同時，要想讓社會保障體系得到更好的發(fā)展，就需要加強(qiáng)對社保檔案管理中基礎(chǔ)工作的重視，并且重視建設(shè)社保檔案管理的力度。基于此，應(yīng)該采取哪些新思路和新方法，對社保檔案管理進(jìn)行優(yōu)化？這成為了民生檔案建設(shè)過程中，急需解決的一個重要問題，同時也是檔案學(xué)中應(yīng)該積極進(jìn)行研究的課題。

1 分析我國社保檔案管理現(xiàn)狀

我國社會保障體系由四個部分組成，所組成部分主要以“社會福利”、“社會優(yōu)撫”、“社會救濟(jì)”、“社會保險”為主，其中在社會保障制度中，社會保險是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，它所包括的內(nèi)容有養(yǎng)老、醫(yī)療保險等。社保檔案詳細(xì)來講就是社會保障檔案，主要是指社會保障工作部門，在對社會保障工作工作進(jìn)行實(shí)踐活動的過程中，緊密和社會保障工作的具體過程聯(lián)系在一起形成的，同時對我國和社會存在一定保存價值的各種圖表等歷史記錄。

現(xiàn)階段，從我國社保檔案管理的現(xiàn)狀上來看，已經(jīng)取得了一定的成績。檔案部門通過和社會保障部門之間進(jìn)行緊密的合作，然后對社保檔案工作進(jìn)行積極的探索和開展，最終形成了六項(xiàng)檔案管理體系，這六項(xiàng)檔案管理體系主要以工傷保險、失業(yè)保險等構(gòu)成，是一個結(jié)構(gòu)具有合理性和門類具有齊全性的檔案管理體系。隨著日益信息化的社保，還有不斷加快的現(xiàn)代化建設(shè)，這讓大部分經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的社保檔案管理等都開始步入了信息化時代，信息化的出現(xiàn)開始逐漸取代了傳統(tǒng)的管理模式，在對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)充分利用的基礎(chǔ)上，開始進(jìn)行免費(fèi)查詢等，借助網(wǎng)絡(luò)就可以輕而易舉地將以前冗雜的事情得到切實(shí)的解決，但是，也有較多的問題存在。具體表現(xiàn)體現(xiàn)在如下幾個方面：

1.1公民個人社保檔案在不同的管理部門中分散

我國現(xiàn)階段所實(shí)行的社會保障管理體制，不管是從所建設(shè)的組織管理結(jié)構(gòu)，亦或者是從立法規(guī)定層面上來講，都是屬于分散型管理模式的，分散到政府中的各個部門當(dāng)中[2-3]。詳細(xì)情況是：對于工傷等法定的基本保障檔案，社保中心具有管理的權(quán)利；社會救助等，則是有民政局進(jìn)行管理；而對于公民個人補(bǔ)充保障的各種保險金，則是由商業(yè)保險公司負(fù)責(zé)管理。在這樣的一個現(xiàn)狀背后，就極易導(dǎo)致多頭經(jīng)辦，資源無法合理利用等情況的出現(xiàn)。因?yàn)楣芾頇C(jī)構(gòu)未有較高的集中性，這讓人們在對公民個人社保檔案進(jìn)行利用的時候，存在著諸多的不便之處。比如，我們?nèi)绻枰獙癖ｋU金等交納的情況進(jìn)行了解，就需要分別到不同的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行了解，而這對于公民個人，還有組織在查詢工作中都有著非常大的不利；而且此種分散的管理模式，極易導(dǎo)致整個社會保障體系有漏洞情況的發(fā)生，于是就開始有了部分奇怪現(xiàn)象的發(fā)生：比如在“涉?！比藛T死亡之后，其所涉及的個人保險賬戶，并沒有因?yàn)椤吧姹！比藛T的死亡而結(jié)束，依舊還是有人代替“涉?！比藛T領(lǐng)取保險金。又比如，在職工下崗之后，政府為了讓其基本生活得到保障，每日對下崗職工進(jìn)行最低生活保障金的發(fā)放，下崗者通過自身的努力再次找到工作后，因?yàn)楣芾肀O(jiān)督機(jī)構(gòu)并沒有統(tǒng)一，依舊是每日對最低生活保障金進(jìn)行領(lǐng)取。像這樣的現(xiàn)象還有很多，如果制止的不及時，就會損害到國家的利益，甚至對國家的安定和社會的進(jìn)一步發(fā)展產(chǎn)生不良的影響。

1.2行業(yè)主管部門社保檔案意識不夠強(qiáng)，未引起充分的重視

對于我國部分地區(qū)而言，特別是城鄉(xiāng)居保最重要的工作，還是以對社會保障項(xiàng)目健全為主，并且對覆蓋的面積進(jìn)行不斷的擴(kuò)大，但是并沒有意識到檔案工作的重要性。除此之外，因?yàn)樯鐣n案有著非常大的數(shù)量，工作過程中有著較為復(fù)雜的環(huán)節(jié)，對比社會保障工作而言，并沒有硬指標(biāo)來對社保檔案進(jìn)行考核，而且管理辦法還有標(biāo)準(zhǔn)在全國也沒有得到統(tǒng)一，因此在實(shí)際工作的過程中，就非常容易導(dǎo)致一些檔案工作者放松對自身的要求；另外一方面，因?yàn)槲从休^強(qiáng)的社保檔案意義，部分社會保障經(jīng)辦單位，將更多的精力都放在了社會保障業(yè)務(wù)上，而沒有意識到社保檔案資料管理的重要性；這些因素的出現(xiàn)，都在一定程度上導(dǎo)致了社保檔案工作秩序的混亂，無法在真正意義上，將社保檔案的作用發(fā)揮出來；還有部分社會保障部門并沒有較為健全的檔案機(jī)構(gòu)，無專兼職人員對檔案進(jìn)行管理，即使檔案有專兼人員進(jìn)行管理，也只是臨時進(jìn)行抽調(diào)的。對于此方面的業(yè)務(wù)并沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對于社保檔案的質(zhì)量有著非常嚴(yán)重的影響[4]。而作為一個行業(yè)主管部門，因?yàn)闄n案行政管理部門長時間形成的習(xí)慣，這讓其僅僅只將“‘紅頭”文件認(rèn)為是檔案，對這些在“業(yè)務(wù)”部門中所產(chǎn)生的一些“涉?！睓n案，并沒有引起充分的重視。在進(jìn)行管理的過程中，大部分是由形成社保檔案的業(yè)務(wù)部門自行保管的方式，不管是從這些檔案管理的形式上，亦或者是制度上，統(tǒng)統(tǒng)和專業(yè)化管理的要求不相符合。此種現(xiàn)狀產(chǎn)生的因素主要有如下幾個方面：第一，所產(chǎn)生這些檔案的業(yè)務(wù)部門，為了在使用時候更加的便利，就不愿意移交給檔案部門進(jìn)行記錄；第二，針對此種現(xiàn)象，上級主管部門并沒有進(jìn)行明確的要求；第三，個別檔案人員大部分以兼職人員居多，有著比較大的工作量，因此不愿意花費(fèi)時間“多管閑事”。

1.3社保檔案管理還未達(dá)到信息資源共享要求

隨著現(xiàn)階段日漸成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這讓資料在保存的過程中，可以采取多種方式，不但如此，查閱速度和傳輸速度也較之前有了很大的進(jìn)步[5]。事實(shí)上對于社保檔案而言，逐漸普及的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，都為其的信息共享提供了充分的技術(shù)保障。對于社會保險的五個險種檔案，因?yàn)椴⒉皇且粋€部門進(jìn)行管理的，從而造成系統(tǒng)建設(shè)的過程中，有著不同開發(fā)商參與的情況發(fā)生，彼此之間缺乏信任，或者是同一家系統(tǒng)開發(fā)商，采取的技術(shù)架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)不同，只有很少部分地區(qū)才將基本信息共享得到了真正意義的實(shí)現(xiàn)。很多地區(qū)和部門所存在著的各自為政的局面，對于社保檔案聯(lián)網(wǎng)工作的實(shí)施起到了嚴(yán)重的阻礙影響；各個部門之間數(shù)據(jù)入口不統(tǒng)一等問題仍然非常嚴(yán)重。比如因?yàn)樾畔⒊钟姓呖粗辛诵畔⒌膬r值，因此其封閉了本來可以公開的信息。因?yàn)椴糠中畔⒋_實(shí)是非常重要的信息，共享的時候直接會對利益的分割有所牽涉。還有就是未有準(zhǔn)確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，害怕暴露出所統(tǒng)計數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的矛盾，這對于全面開展并且協(xié)調(diào)社會保障工作是非常不利的，并且對于建設(shè)社保檔案信息資源共享也是非常沒有幫助的。

1.4社保檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理存在著缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)狀，在執(zhí)行職工檔案管理的過程中，仍然按照國家檔案局和勞動部，在1992年一同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，但是在此項(xiàng)制度中的適用范圍等規(guī)范，已經(jīng)和現(xiàn)階段工作的實(shí)際需要不相適應(yīng)，因此迫切的需要修改。在沒有國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的背景下，部分地區(qū)制訂了一些和地方相適應(yīng)的社保檔案標(biāo)準(zhǔn)，如有的地市對低保檔案管理辦法等進(jìn)行了制訂，但是在全國很多地市，并沒有將有關(guān)社保檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)真正的建立起來，由此導(dǎo)致各個地區(qū)社保檔案管理方式存在著不統(tǒng)一的現(xiàn)象。

2 優(yōu)化我國社保檔案管理的新思路、新方法

2.1建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系

對社保檔案管理體系進(jìn)行進(jìn)一步的完善，并且采取集中管理的方式對社保檔案進(jìn)行管理，加強(qiáng)五個險種合一的管理機(jī)制，防止各個部門之間有交叉重復(fù)的情況發(fā)生，采取社保檔案信息資源共同享用的方式，并且為實(shí)現(xiàn)社保檔案管理電子化，從而更好實(shí)現(xiàn)全國范圍聯(lián)網(wǎng)奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。本文認(rèn)為，在指導(dǎo)方法上可以以社會保障和電子政府標(biāo)準(zhǔn)體系為主，將運(yùn)營模式等作為依托，根據(jù)多層次架構(gòu)的方式，將系統(tǒng)自上而下架構(gòu)成為三個層次（業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺、組件、IT基礎(chǔ)設(shè)施），將以信息安全等為主的，并且和三大層次的兩大體系相貫穿的模式真正意義上的樹立起來。為了能夠勞動者出現(xiàn)的流動，以及工資收入發(fā)生的變動情況進(jìn)行更好的適應(yīng)，根據(jù)號碼對每個勞動者的檔案卡進(jìn)行設(shè)立，并且通過對計算機(jī)儲存的利用，然后對公民個人歷年來所有收入的工資情況，進(jìn)行詳細(xì)的記錄。在全國將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)真正的設(shè)立起來，跟蹤記錄每個勞動者的情況；并且在全國范圍內(nèi)，將網(wǎng)絡(luò)查詢接口建立起來[6]。允許公民可以在一定時間內(nèi)進(jìn)行查詢，同時也可以替他們進(jìn)行預(yù)測，比如說到在退休的時候，一共可以拿到多少養(yǎng)老金，從而將工作的透明度得到切實(shí)的提高。作為社會保障事業(yè)當(dāng)中不可或缺的一部分，社保檔案在其中吧發(fā)揮著非常重要的作用，基于此，要想讓社會保障事業(yè)得到深入的發(fā)展，并且進(jìn)一步的完善，就非常有必要將全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系建立起來。

2.2統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理全國社保檔案

第一，在國家管理部門領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)調(diào)下，將一個具有全國統(tǒng)籌性質(zhì)的社保檔案管理中心成立起來，對社保檔案管理過程中存在的分散問題進(jìn)行管理，讓現(xiàn)階段存在著的決策過于分散等局面得到有效的解決，讓其成為對全國社保檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的決策和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，負(fù)責(zé)對社保檔案的改革計劃等進(jìn)行擬訂。第二，作為全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，還可以在全國各個地區(qū)進(jìn)行分支機(jī)構(gòu)的設(shè)置。負(fù)責(zé)定期增加和更新公民社保檔案的內(nèi)容，并且統(tǒng)一送交國家勞動和社會保障一并進(jìn)行保存和管理，圖1是社保檔案信息化管理的服務(wù)流程。

圖1社保檔案信息化管理服務(wù)流程

2.3建立終生一致、全國統(tǒng)一的社會保障號碼

對于每個公民，采取發(fā)放社會保障號碼的制度，真正意義上的統(tǒng)一起公民勞動保險、個人檔案盒身份證號碼，而對于公民個人社保檔案內(nèi)容，則是由社會保障部的分支機(jī)構(gòu)和國家勞動部定期進(jìn)行增加和更新，并且送交到社會保障部和國家勞動部，一并進(jìn)行統(tǒng)一和管理。從號碼發(fā)放上就可以將號碼發(fā)放的時間和地點(diǎn)反映出來，這樣對于公民工資收入等情況的記錄是非常方便的，同時也方便投保者本人需要時的查詢。

2.4加強(qiáng)宣傳社保檔案知識

在社會保障事業(yè)當(dāng)中，可以說社保檔案是一個非常重要的分支，但是社保檔案所具有的作用，經(jīng)常未得到社會大眾充分的重視。但是隨著日益完善的社保體系，這就越來越突出了社保檔案的重要是，它主要是對社保工作進(jìn)行記錄的重要載體，對社會保障事業(yè)當(dāng)前亦或者是未來發(fā)展，都有著非常重要的引領(lǐng)作用，對其的收集、整理等是一項(xiàng)具有現(xiàn)實(shí)意義的工作。基于此，要進(jìn)一步的發(fā)展社保檔案工作，要將其所具有的社會價值得到充分的發(fā)揮，第一，要從思想上，讓社會大眾認(rèn)識到社保檔案所具有的重要性，而這對檔案部門提出了一定的要求，要求其實(shí)施各種各樣的方式加強(qiáng)宣傳，讓社會大眾可以對社保檔案有一個更深層次的認(rèn)識。如可以通過對社保檔案編寫的方式，通過對實(shí)例匯編成冊利用的方式，向社會大眾進(jìn)行分發(fā)，宣傳對社保檔案的作用。

2.5建立起社保檔案管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)

雖然在社會保險領(lǐng)域上，我國已經(jīng)頒布了與其相關(guān)的很多行政法規(guī)等，但是并沒有讓基礎(chǔ)性立法得到真正的統(tǒng)一?；痉纱嬖诘娜蔽磺闆r等，造成我國社會保險制度無法真正的定型，不具有權(quán)威性，而且各個地區(qū)的制度在全國也沒有得到統(tǒng)一。但直至到2007年底，社會保險法草案在社會各界的期盼下，歷經(jīng)了長達(dá)十三年時間的醞釀之后，終于向全國人大常務(wù)會會議提議，并且最終讓社會保險制度基本法律框架得到了確立，進(jìn)而讓公民的社保權(quán)益得到了有效的保障。

除了需要相關(guān)的法律保障之外，還非常有必要將和社保檔案管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，得到進(jìn)一步的建立和健全，同時對社保檔案的格式進(jìn)行統(tǒng)一，然后讓社保檔案所記載的內(nèi)容可以得到有效的規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化社保檔案工作的目的；要對保管、交接檔案等制訂出相應(yīng)的規(guī)定，讓社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，可以在社保檔案收集等全過程中，可以得到有效的貫穿，從而實(shí)現(xiàn)社保檔案從形成直至到銷毀等工作，都可以按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行。

2.6加強(qiáng)社會保障檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

因?yàn)樯绫n案有著非常豐富的內(nèi)容，而且動態(tài)性也非常的強(qiáng)，基于此就非常有必要對其進(jìn)行詳細(xì)的分析和評估，并且采取信息化管理的方式，在這樣的一個情況下，對于社保檔案管理人員的素質(zhì)，就提出了非常高的要求。因此，就非常有必要加強(qiáng)社會保證工作職能部門和檔案行政管理部門之間的有效合作，只有這樣才可以一起肩負(fù)起，對社保檔案工作人員參加培訓(xùn)的組織任務(wù)，不但如此，還需要給予建設(shè)專業(yè)社保檔案管理隊(duì)伍充分的重視，爭取培養(yǎng)出一批精英隊(duì)伍，即不但對檔案管理業(yè)務(wù)非常的精通，而且又可以熟練運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)的高科技人才，為發(fā)展社保檔案事業(yè)提供充分的人才保障。要想讓人才機(jī)制得到有效的建立和健全，可以借助各種各樣的渠道，加強(qiáng)對已有檔案管理人員，在教育方面的相關(guān)培訓(xùn)，讓其可以和有關(guān)的資質(zhì)相符合，并且充分的激發(fā)出來他們對業(yè)務(wù)鉆研的積極性，從而和不斷發(fā)展和變化的社保檔案工作進(jìn)行更好的適應(yīng)。

3 結(jié)束語

在現(xiàn)階段信息化時代下，要想將社保檔案管理工作真正的做好，勢必離不開創(chuàng)新。學(xué)會分析我國社保檔案管理現(xiàn)狀，找出優(yōu)化社保檔案管理的新思路和新方法，并且要對管理思想進(jìn)行積極的轉(zhuǎn)變，勇敢進(jìn)行創(chuàng)新，對于他人的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，要學(xué)會吸收和引進(jìn)，同時也要對信息管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，將有關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)得到真正的提高，與此同時對于軟件和硬件方面，也需要不斷的加大投入力度，只有這樣做，才可以充分的保障社保檔案管理工作緊跟時代的步伐，將最好的檔案服務(wù)提供給人們。

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作者簡介

羅仁紅（1981-），女，四川樂至，本科，目前職稱 檔案館員。