邢月霞

摘 要：高校檔案管理系統(tǒng)的更新?lián)Q代推動(dòng)了高校電子校務(wù)的快速發(fā)展與升級(jí)，高校電子校務(wù)的使用能夠提高檔案管理效率，讓有關(guān)流程規(guī)范化。文章從電子校務(wù)發(fā)展的分析開始入手講述電子校務(wù)普及以及推廣對(duì)高校檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并以此為基礎(chǔ)陳述檔案管理和電子校務(wù)之間協(xié)調(diào)發(fā)展的策略，希望可以給有關(guān)工作人員帶來一定的啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：電子校務(wù)；檔案管理；規(guī)范化

現(xiàn)在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在各方面領(lǐng)域中都得到了廣泛的應(yīng)用。而當(dāng)前的高等院校也應(yīng)用了這一高新技術(shù)，很多高校將電子校務(wù)作為學(xué)?，F(xiàn)代化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)或者戰(zhàn)略，高校之間的信息化建設(shè)已經(jīng)是不可避免的趨勢(shì)。

1 電子校務(wù)的提出與發(fā)展

電子校務(wù)在短短幾年里就發(fā)展了起來，這和社會(huì)中對(duì)其的需求脫不開關(guān)系。

1.1電子校務(wù)的提出

電子校務(wù)，其正規(guī)名稱是教育電子政務(wù)，作為新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展背景下結(jié)合了信息技術(shù)和通訊技術(shù)尖利起來的一個(gè)體系，可以通過資源共享等方式提高各部門的工作效率，進(jìn)行民意收集改善決策進(jìn)而服務(wù)師生。電子校務(wù)是現(xiàn)在高校教育信息化建設(shè)的重點(diǎn)所在，同時(shí)要實(shí)現(xiàn)教育管理現(xiàn)代化也必須采用電子校務(wù)的方式。電子校務(wù)的發(fā)展可以有效的提高高校教育管理信息的水平，在提高匯集相關(guān)信息能力的同時(shí)減少工作所需流程，提高效率，同時(shí)增加校園信息透明度，在從根本上提高管理水平的同時(shí)推動(dòng)學(xué)校的現(xiàn)代化建設(shè)。

1.2電子校務(wù)的發(fā)展

自從這世紀(jì)以來快速推進(jìn)教育系統(tǒng)政務(wù)信息化建設(shè)通知的發(fā)布以來，電子校務(wù)的發(fā)展就進(jìn)入蓬勃階段。接下來出臺(tái)的一系列政策進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了電子校務(wù)的重要性，在有關(guān)政策的大力支持下，高校信息化建設(shè)的發(fā)展日新月異。電子校務(wù)的發(fā)展通過將傳統(tǒng)的辦公流程和工作方式加以信息處理化，從源頭上改善了很多辦公過程中存在的弊端和漏洞。隨著電子校務(wù)的不斷發(fā)展，辦公的自動(dòng)化電子化已經(jīng)成為了必然的趨勢(shì)，因而在這一過程中高校的檔案也一定會(huì)受到新技術(shù)的沖擊，作為有關(guān)管理工作人員則要看清檔案工作的前景，看清電子校務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)以及將可能給檔案工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，進(jìn)而完善自己的工作過程。

2 電子校務(wù)時(shí)代下高校檔案管理的挑戰(zhàn)

電子校務(wù)的發(fā)展在給高校檔案管理工作帶來新的機(jī)遇的同時(shí)也會(huì)給檔案工作提出更高要求，帶來更多挑戰(zhàn)。根據(jù)目前高校電子校務(wù)的發(fā)展情況，檔案工作可以看出還有著很多有待提升的環(huán)節(jié)。

2.1檔案信息化和電子校務(wù)的發(fā)展脫節(jié)

自從上世紀(jì)中后期計(jì)算機(jī)正式在我國(guó)開始推廣使用之后，高校紛紛結(jié)合自己的需求引入并開發(fā)了有關(guān)的信息系統(tǒng)。而因?yàn)闃I(yè)務(wù)的職能具有極大差異，各部門的工作重點(diǎn)也不盡相同，每個(gè)部門的信息系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)庫以及具體技術(shù)通常差異很大。因而多職能部門并行且信息復(fù)雜的情況就顯得十分混亂。有學(xué)校在2002年建設(shè)成網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)之后因?yàn)橄到y(tǒng)的靈活性太強(qiáng)，缺乏與其他部門的溝通工作，因而造成了各部門之間信息不能充分共享和溝通的現(xiàn)象。這就導(dǎo)致大量人力物力得到浪費(fèi)，而且電子校務(wù)的統(tǒng)一化發(fā)展遲遲不能進(jìn)行。如何把檔案管理的系統(tǒng)融入到校園整體信息化建設(shè)中去、如何實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間的對(duì)接、如何實(shí)現(xiàn)信息共享等多個(gè)難題都急需得到妥善解決。

2.2檔案管理水平不足

電子校務(wù)的發(fā)展必然伴隨著校務(wù)的公開，讓師生可以快捷而方便的自行查詢，這就對(duì)于檔案的信息化提出了更高的要求。通常檔案信息化可以分為兩大層次，首先是對(duì)于檔案目錄的數(shù)據(jù)化，然后是對(duì)于檔案全文的數(shù)據(jù)化。一般檔案的信息化管理僅僅是停留在檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，即把檔案目錄的信息錄入到網(wǎng)絡(luò)中，讓師生可以享受到目錄檢索的便利，但是一直是處于檔案信息和檔案具體內(nèi)容分離開的情況中。這一狀態(tài)并不能達(dá)到電子校務(wù)服務(wù)的目標(biāo)，反而會(huì)拖學(xué)校信息化進(jìn)程。

2.3檔案安全問題

電子校務(wù)的發(fā)展過程可以有效加強(qiáng)檔案部門和其他部門以及與校外只見的聯(lián)系，這一過程可以有效提高檔案有關(guān)部門的工作效率，但是同時(shí)也帶來了大量的檔案安全問題。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)與外界連通的情況下，就很容易出現(xiàn)硬件問題、黑客攻擊和操作系統(tǒng)等多種安全問題。檔案部門是匯集信息并加以保管的機(jī)構(gòu)，必需在利用好檔案的同時(shí)重視安全問題，保證在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通的情況下檔案也不會(huì)有失竊的情況，同時(shí)保證檔案原件和數(shù)字化檔案吻合，不會(huì)泄密，否則會(huì)給檔案工作帶來巨大的損失。

2.4電子檔案文件管理的不成熟性

高校檔案對(duì)于高校來說意義重大，他不僅反映了學(xué)校工作的歷史進(jìn)程，同時(shí)也是教職工的勞動(dòng)精華。電子小屋系統(tǒng)中雖然實(shí)現(xiàn)了文檔的電子化，但是同時(shí)也帶來了諸如電子文件歸檔和保管之類的問題?，F(xiàn)在檔案室保存的電子檔案通常樹木非常少，和實(shí)際產(chǎn)生的電子文件數(shù)量有巨大差異，因而大量電子文件保存在各個(gè)職能部門當(dāng)中，這就違背了電子校務(wù)發(fā)展的理念，對(duì)于學(xué)校信息的整合過程來說起著嚴(yán)重的負(fù)面影響。因而高校檔案部門需要加強(qiáng)對(duì)于電子文件的歸檔，提高高校信息化進(jìn)度。

3 電子校務(wù)時(shí)代里高校檔案管理的發(fā)展策略

電子校務(wù)的發(fā)展在給檔案管理工作帶來基于的同時(shí)也帶來了巨大的挑戰(zhàn)，要借助發(fā)展的機(jī)會(huì)來實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)而提高高校檔案的使用價(jià)值，這時(shí)檔案工作現(xiàn)在的職責(zé)所在。

3.1信息資源共享

檔案系統(tǒng)的信息來源是來源于各方各面的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包含了教學(xué)科研學(xué)生等多個(gè)方面，多個(gè)系統(tǒng)共享同一套資源。校園網(wǎng)電子公務(wù)和檔案系統(tǒng)如何對(duì)接就是信息資源發(fā)展的重點(diǎn)所在，所以要盡快研發(fā)出一套和電子校務(wù)相契合的體系，讓有關(guān)過程實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化辦公?，F(xiàn)在應(yīng)當(dāng)盡量實(shí)現(xiàn)高校檔案管理和文件管理之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和信息共享，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的重點(diǎn)：信息資源共享?，F(xiàn)在在信息化辦公室和檔案管理有關(guān)部門的辛苦工作下檔案管理系統(tǒng)和公文系統(tǒng)已經(jīng)逐漸開始了對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了一定程度上的文檔一體化管理，減少了投入，對(duì)于開展檔案管理等進(jìn)一步工作來說具有重要意義。

3.2加強(qiáng)檔案管理水平

現(xiàn)階段采用的檔案大多數(shù)還依然是紙質(zhì)檔案，開展檔案信息化就要開始將檔案的內(nèi)容和檔案實(shí)體進(jìn)行福祉奮力，進(jìn)而加速數(shù)字化的檔案構(gòu)建，完善檔案資源，進(jìn)而更好的為師生服務(wù)。這也是館藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化的需要，同時(shí)電子校務(wù)進(jìn)行建設(shè)其關(guān)鍵也在與這里。檔案信息的數(shù)量往往很多，但是其中不同的檔案價(jià)值量不同，因而也要設(shè)置不同的開放時(shí)限，對(duì)于一些十分需要保密的檔案也要做到盡少公開甚至不公開。現(xiàn)在將檔案進(jìn)行數(shù)字化的成本已然很高，因而檔案信息短時(shí)間內(nèi)全部數(shù)字化也是不符合實(shí)際的，檔案管理的部門需要做好篩選工作，將人們真正需要的、價(jià)值高的信息優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，建立一個(gè)真正為人們所需要的高校信息數(shù)據(jù)庫。

3.3增強(qiáng)電子檔案安全和防御水平

電子小五運(yùn)行的過程主要是通過網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)和展開的，在這一過程中高校檔案管理系統(tǒng)能否在電子校務(wù)時(shí)代中正常運(yùn)行主要就在于信息能否在網(wǎng)絡(luò)上安全進(jìn)行傳輸。要確保信息的安全性則主要要通過加強(qiáng)電子技術(shù)的保障，提高信息技術(shù)的掌握能力，加強(qiáng)有關(guān)人員對(duì)于保密技術(shù)的掌握，在技術(shù)層面上消滅安全隱患。同時(shí)建立一系列諸如身份鑒定、防火墻、數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)等技術(shù)措施來確保信息系統(tǒng)的安全性。然后建立一套完整嚴(yán)格的管理制度。技術(shù)只是保護(hù)安全的手段之一，管理才是安全的核心所在。高校檔案的業(yè)務(wù)十分繁多，必需對(duì)各類有關(guān)工作人員對(duì)于檔案工作中的內(nèi)容加以嚴(yán)格管理，所以可以建立起一套可以適應(yīng)于多用戶同時(shí)進(jìn)行操作的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，來對(duì)檔案信息的歸檔進(jìn)行管理。

3.4增加電子文件的前端管理

文件形成之后要進(jìn)行永久保存或者是刪除時(shí)需要經(jīng)歷一個(gè)完整的過程的。在電子文檔生成并永久保存的國(guó)策糊弄觀眾，工作人員需要堅(jiān)持有關(guān)原則，介入文件前期管理，從一開始酒確保文件的狀態(tài)和功能，把可能在文件形成階段中存在的管理功能都盡量實(shí)現(xiàn)。這樣可以真實(shí)可靠的控制文檔，同時(shí)可以一定程度上優(yōu)化檔案的管理功能。

4 結(jié)束語

從文章中可以得出電子校務(wù)的引入對(duì)于高校檔案管理工作來說即是重大的機(jī)遇，但也意味著前所未有的挑戰(zhàn)，所以高校檔案應(yīng)當(dāng)抓住電子校務(wù)發(fā)展的機(jī)會(huì)，籍此良機(jī)加強(qiáng)文檔管理的信息化建設(shè)，與此同時(shí)檔案工作者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身修養(yǎng)，在思想技術(shù)和有關(guān)知識(shí)上提高自己，做好準(zhǔn)備，迎接電子檔案的發(fā)展升級(jí)。

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