姜立新

摘 要：目前我國處于知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代當(dāng)中，計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用的速度得到了大幅度提升，水利工程管理單位在實(shí)際工作的過程當(dāng)中也積攢下來很多電子文件資料，電子文件資料逐漸演變?yōu)闄n案領(lǐng)域中的重要構(gòu)成成分，為了可以讓水利工程管理單位的電子文件資料完整性及安全性得到保證，在水利建設(shè)領(lǐng)域中將自身的作用充分發(fā)揮出來，是水管單位檔案工作者面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：基層；水利單位；電子檔案管理；途徑；特征

1.電子文件的特征

電子文件和傳統(tǒng)型紙質(zhì)文件相比有十分明顯的優(yōu)點(diǎn)，第一是電子文件復(fù)制十分簡單，傳輸效率也比較高。紙質(zhì)文件復(fù)制難度比較高，電子文件則不一樣，只需要使用鼠標(biāo)輕輕的點(diǎn)擊一下，那么就可以復(fù)制出來一份或者很多份文件，也可以憑借互聯(lián)網(wǎng)將文件傳輸?shù)讲煌牡貐^(qū)不同對象的手中，可以節(jié)省下來一定的工作量，并讓工作效率得到大幅度提升。

電子文件當(dāng)中錯(cuò)誤的數(shù)量比較少，修改的難度較為低下。因?yàn)殡娮游募图堎|(zhì)文件的生成流程不一樣，因此電子文件當(dāng)中的錯(cuò)誤要比紙質(zhì)文件少，因?yàn)榧堎|(zhì)文件是交由工作人員草擬出來，并經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)審核之后再打印，最終完成校對工作，假如校對人存在工作失誤，那么出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率就比較高。因?yàn)殡娮游募谝婚_始就錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，而后在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審核，領(lǐng)導(dǎo)在審核的過程當(dāng)中可以發(fā)揮出來一定校對作用，校對人數(shù)量在無形當(dāng)中增加，從而也就可以讓錯(cuò)誤幾率得到有效地控制，除去上文中所說的這些優(yōu)點(diǎn)之外，電子文件的增添、刪除以及修改都比較容易，并且在執(zhí)行各項(xiàng)操作的過程中，不會遺留下來任何痕跡，可以對文件的整潔性做出一定保證。

電子文件實(shí)際應(yīng)用的過程當(dāng)中，可以為資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，因?yàn)榧堎|(zhì)文件的數(shù)量是有限的，傳輸模式也比較落后，因此難以讓更多人簡單的使用紙質(zhì)文件，電子文件是保存在計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施當(dāng)中，一份文件并不會受到時(shí)空和數(shù)量的限制，可以同時(shí)被多人使用，因此可以讓紙質(zhì)文件使用上的缺陷得到彌補(bǔ)，也可以讓檔案的使用價(jià)值得到大幅度提升。

電子文件實(shí)際應(yīng)用的過程當(dāng)中可以節(jié)省下來一定數(shù)量的資源，有利于環(huán)保工作的順利開展，電子文件會被儲存在虛擬的空間當(dāng)中，不會占用任何紙張，從而也可以在我國環(huán)境保護(hù)工作進(jìn)行的過程中，起到一定促進(jìn)性作用。

但是電子文件實(shí)際應(yīng)用的過程當(dāng)中，也逐漸發(fā)現(xiàn)了一些缺點(diǎn)。

首先是對辦公設(shè)施的依賴性比較強(qiáng)，電子文件生成的過程當(dāng)中，一般都需要使用計(jì)算機(jī)，在離開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)之后，電子文件不單單沒有辦法生成，其本身的優(yōu)勢也沒有辦法展現(xiàn)出來。

其次是長期保存的難度比較大，存儲電子文件的U盤等設(shè)備，會對儲存環(huán)境的溫度、濕度以及防磁等性能提出比較高的要求，因?yàn)榻?jīng)常使用，所以儲存設(shè)備損壞和資料丟失問題發(fā)生的幾率比較高，在這個(gè)方面上是比不上紙質(zhì)檔案的。

電子文件的安全性比較弱，電子文件實(shí)際應(yīng)用的過程當(dāng)中以來的是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)上黑客會造成很多破壞，網(wǎng)絡(luò)病毒的數(shù)量和種類也非常多，因此境外敵對勢力和不法分子都會使用網(wǎng)絡(luò)程序漏洞開展各項(xiàng)侵入活動。上文中所說的這些因素都會對電子文件的安全性及穩(wěn)定性造成一定影響，與此同時(shí)也會對檔案管理工作提出更高一些的要求。

2.影響基層水利單位推廣電子文件管理模式的因素

2.1水利檔案管理由傳統(tǒng)向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

首先是法律層面上的保證，我國是一個(gè)法制化國家，在水利檔案管理模式由創(chuàng)痛向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變的過程中，需要使用一些法律保護(hù)措施，針對各種類型現(xiàn)代化管理方法進(jìn)行立法，因?yàn)閭鹘y(tǒng)型檔案管理模式依據(jù)的法律難以滿足現(xiàn)代化管理模式提出的嶄新要求，因此需要將各項(xiàng)法律法規(guī)逐漸完善起來，在水利檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中予以一定法律保護(hù)措施。

其次，需要有一定技術(shù)措施，在轉(zhuǎn)變管理模式的過程當(dāng)中，不單單需要逐漸扭轉(zhuǎn)外部環(huán)境，也需要提升各項(xiàng)技術(shù)措施的力度，只有專業(yè)技術(shù)水平較高的情況下，才可以讓現(xiàn)代化管理模式的應(yīng)用效果得到保證，促使水利事業(yè)單位逐漸走上一條可持續(xù)發(fā)展道路上。

2.2限制基層水利單位轉(zhuǎn)換檔案管理模式的因素

某些水利檔案管理人員并沒有對檔案管理的重要性形成深入的認(rèn)識，片面的認(rèn)為檔案管理在水利建設(shè)領(lǐng)域中發(fā)揮出來的作用不是十分重要，也不會造成過于嚴(yán)重的影響，所以水利檔案管理模式的轉(zhuǎn)換也不會得到充分地重視。

水利檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜，并且在施工周期長等因素的影響下，具體信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為檔案的時(shí)間也比較長，因此也會對管理模式改革工作提出比較高的要求。

除此之外，某些基層水利檔案從業(yè)者習(xí)慣于應(yīng)用傳統(tǒng)型管理模式，并不會主動使用計(jì)算機(jī)完成檔案管理工作，并且在電子存檔技術(shù)領(lǐng)域當(dāng)中有一定缺陷，因此原數(shù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性及精準(zhǔn)性沒有辦法得到保證，從而也就會在轉(zhuǎn)變管理模式的過程當(dāng)中，造成一定負(fù)面影響。

3.基層水利單位檔案管理模式轉(zhuǎn)變方法

3.1構(gòu)建十分堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)

在經(jīng)濟(jì)政治體制改革深化水平逐漸提升的背景下，水利檔案管理人員的工作也會隨之發(fā)生一定變化。在我國水利檔案管理工作進(jìn)行的過程中，應(yīng)當(dāng)積極的探尋相應(yīng)理論知識，構(gòu)建出來一套比較完善的水利檔案管理理論體系，以便于可以促使管理工作順利開展。詳細(xì)的歸納以往一段時(shí)間當(dāng)中的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，并從中吸取教訓(xùn)，以便于可以讓電子檔案管理工作得以順利開展。將以往一段時(shí)間當(dāng)中的工作經(jīng)驗(yàn)提升到理性認(rèn)知角度上，并開展系統(tǒng)化的處理工作，以便于可以在實(shí)踐的過程當(dāng)中起到一定引導(dǎo)性作用。

水利檔案管理學(xué)是國家檔案當(dāng)中的重要構(gòu)成成分，隸屬于檔案學(xué)包含的范圍內(nèi)，一次你積極探尋水利檔案管理理論知識，是轉(zhuǎn)變管理模式的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)使用到的一項(xiàng)重要措施，也可以促使我國檔案管理工作水平得到大幅度提升，堅(jiān)實(shí)的理論可以促使水利檔案管理模式迅速向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，也可以保證管理工作得以順利開展。

3.2管理模式標(biāo)準(zhǔn)化

應(yīng)當(dāng)站在國家的角度上設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，是對某一項(xiàng)重要工作做出的概念化規(guī)定，統(tǒng)一頒布操作標(biāo)準(zhǔn)，有利于各項(xiàng)活動的順利開展，在水利檔案向著標(biāo)準(zhǔn)化的方向轉(zhuǎn)變的過程當(dāng)中，可以提前將管理過程中需要使用到的技術(shù)措施及管理提綱提煉出來，并逐漸將操作規(guī)范中的缺陷彌補(bǔ)，構(gòu)成一套比較標(biāo)準(zhǔn)的工作方法，從而也就可以讓檔案管理工作局面得到改善，促使檔案管理水平及效率得到大幅度提升，編制標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，促使水利檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)向著現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變。

4 結(jié)語

電子文件的管理及儲存，對于基層水利單位來說，是一項(xiàng)全新的工作，所以基層水利單位實(shí)際工作的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)地分析電子文件管理及應(yīng)用過程當(dāng)中存在的問題，在對問題形成原因形成深入的認(rèn)識之后，使用適應(yīng)性比較強(qiáng)的措施解決電子文件管理領(lǐng)域中存在的問題，從而也就可以讓電子文件管理工作的效率及安全性得到大幅度提升。

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