賴淑華

[摘 要]基于檔案管理工作來講，檔案的保存管理相對較為容易，但是在檔案管理利用中則存在一定難度，因此在企業(yè)檔案管理中，除了要實現(xiàn)檔案的信息化管理外，企業(yè)還應當重視培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息管理人才，以及加強檔案管理工作中的細節(jié)管理。本文基于信息化社會的發(fā)展背景，首先分析企業(yè)檔案管理中存在的問題，進而提出了針對性的應對策略。

[關鍵詞]企業(yè)；檔案管理；檔案信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.076

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)各項業(yè)務的種類及數(shù)量也在不斷增多，規(guī)模也在不斷擴大。我國在社會發(fā)展的進程中，經(jīng)濟體制已經(jīng)由原本的計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟體制。企業(yè)在市場經(jīng)濟體制下也加快了變革步伐，使運營和生產(chǎn)也開始進入新的發(fā)展階段。檔案管理工作是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，在信息技術的帶動下也進行了一定程度的創(chuàng)新改革，但在發(fā)展的過程中仍然存在諸多問題。由此本文針對企業(yè)檔案管理中存在的問題，進一步探索了檔案管理工作的改進策略，以期能夠為企業(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。

1 企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1 企業(yè)檔案信息化管理基礎建設問題

近年來，我國企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，傳統(tǒng)檔案管理工作主要采用人工管理方法，但在企業(yè)對檔案信息需求逐步提升的背景下，檔案管理工作也出現(xiàn)了諸多問題，引發(fā)了實際工作中的諸多矛盾。企業(yè)檔案信息化管理基礎建設問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，在企業(yè)開展檔案信息化管理的過程中，對于基礎性檔案信息的管理方面，數(shù)字化管理水平亟待加強，且在信息系統(tǒng)中存在大量的存量類數(shù)據(jù)，并沒有實施統(tǒng)一化信息管理。第二，在檔案管理工作的開展中，管理層對于企業(yè)檔案管理標準也存在諸多的不統(tǒng)一，經(jīng)常出現(xiàn)朝令夕改的情況，最終導致信息化管理工作的重復性建設，在管理過程中也沒有制定統(tǒng)一的標準，導致無法有效利用相關信息，從而會影響檔案信息管理質(zhì)量。第三，檔案信息管理系統(tǒng)存在重復性建設問題，在管理工作開展中經(jīng)常更換，在管理工作人員還沒有適應一個數(shù)字化管理系統(tǒng)時，又采用了另一個信息化管理系統(tǒng)，導致基礎管理資源的嚴重浪費。

1.2 檔案信息無法有效利用，過于被動

在企業(yè)檔案信息化管理的過程中，檔案信息資源需求較大，在應用中仍然過于被動，無法有效融合利用，也無法滿足企業(yè)發(fā)展中對于信息的需求。在檔案信息的應用中，只是被動地完成信息利用，以及被動地接受信息化變革，并沒有根據(jù)企業(yè)的實際開展相應工作。部分開展檔案管理工作的工作人員，雖然對當前的檔案管理工作有一定的認知，但是在實際工作往往力不從心，過于被動。檔案管理工作的開展相對較為封閉，且管理工作人員的服務管理認知也較為薄弱，無法有效利用整體的檔案信息，同時在檔案信息管理中查詢信息及相關信息的利用方式過于單一，在很大程度制約了檔案管理工作的開展，影響信息的有效利用率。再加上基層的檔案信息管理人員缺乏專業(yè)化的管理技術，無法有效利用檔案管理系統(tǒng)完成信息實時錄入以及共享相關信息資源，導致企業(yè)檔案工作者每天都在利用計算機信息系統(tǒng)，被動地接收相關信息，但是仍無法有效滿足企業(yè)的信息需求，也無法改變企業(yè)檔案管理的困窘局面。

2 解決企業(yè)檔案管理問題的策略

2.1 實施檔案管理變革

企業(yè)檔案管理工作是一項系統(tǒng)化的工程，需要不斷提升自身的工作能力，同時還要加強檔案管理工作與其他工作之間的相互協(xié)調(diào)，綜合考慮工作服務對象的基本特點，依照企業(yè)實際工作的開展情況，不斷實施業(yè)務升級，并積極進行相關業(yè)務流程重組。同時，企業(yè)要重新梳理檔案管理相關流程，及時變革相關工作模式，明確檔案管理工作的局限性，掃除企業(yè)實施檔案信息化管理過程中的制度性障礙。企業(yè)檔案管理變革應該從以下幾方面著手。

第一，構建同步的檔案信息化管理系統(tǒng)，順應企業(yè)的信息化發(fā)展目標，將檔案信息化系統(tǒng)與其他信息業(yè)務系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)信息管理一致。第二，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，將存入檔案管理信息系統(tǒng)中的相關信息進行數(shù)字化處理，將其生成新的圖案、文本等多種格式的文件，從而長期存儲在檔案工作服務管理磁盤上。第三，對檔案進行標準化、規(guī)范性、科學化管理，形成較為統(tǒng)一化的信息管理標準，確保信息管理制度的規(guī)范性。第四，借助網(wǎng)絡信息化系統(tǒng)平臺，為企業(yè)開展工作和數(shù)據(jù)挖掘，構建相應的資源信息數(shù)據(jù)資源庫，并借助現(xiàn)代化的信息技術，提升整體的信息有效率。第五，借助信息化管理系統(tǒng)開展檔案管理工作，減少不必要的人員、精力、時間以及資金投入，通過培訓提高檔案工作管理者的整體能力。第六，在開展企業(yè)檔案管理工作的過程中，實現(xiàn)檔案信息化、智能化管理、遠程化服務以及普遍化利用，從而有效突破檔案信息管理工作中的諸多問題，借助多方面信息服務途徑，提高整體信息的利用成效。第七，加強電子檔案的安全性。在信息環(huán)境中創(chuàng)建信息檔案管理系統(tǒng)，首先就要加強安全性，這是最基礎也是最重要的。其一，加強計算機檔案管理系統(tǒng)的安全性，保障檔案數(shù)據(jù)庫是安全的；其二，對檔案數(shù)據(jù)庫中的信息內(nèi)容進行加密，并且對其進行監(jiān)管，保障信息數(shù)據(jù)的真實性和安全性；其三，對檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進行備份，保障檔案是完善且安全的，另外還要對檔案的調(diào)取全過程進行實時監(jiān)控，并且對其進行跟蹤記錄，便于日后檢查；其四，增強檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員了解檔案的重要性，保障檔案數(shù)據(jù)庫中的信息不被盜用及泄露，完善檔案數(shù)據(jù)庫的安全體系。

2.2 重新定位檔案管理工作

在企業(yè)開展檔案管理工作中，在長期發(fā)展進程中都是采用封閉性檔案庫房，從而導致檔案管理工作較為被動，無法有效地與信息利用者進行溝通。信息化管理使當前的企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了明顯變化，在開展檔案管理工作的過程中，管理工作人員應當重新定位檔案管理工作，不斷學習相關網(wǎng)絡信息技術，積極轉(zhuǎn)變自身的思維方式，實時、多角度、全方位、系統(tǒng)化地開展檔案管理工作。

2.3 統(tǒng)一檔案管理工作標準

創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)榫W(wǎng)絡管理，使檔案管理變?yōu)橐粋€信息傳輸中心，對每一份檔案的管理不再是傳統(tǒng)的以案卷為單位進行管理，而是以每份為單位進行管理。所以企業(yè)有必要利用信息技術創(chuàng)建科學、合理的電子檔案管理制度，并且統(tǒng)一檔案管理工作標準，使檔案保管的價值最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。第一，統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式結構、檔案著錄格式。創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)，使所有檔案的運作都根據(jù)此系統(tǒng)進行運作，每一份檔案都要經(jīng)過檔案管理信息系統(tǒng)進行控制、查閱、傳遞和歸檔，對檔案進行全程跟蹤。第二，運用信息技術創(chuàng)建統(tǒng)一的計算機管理系統(tǒng)。檔案管理工作人員可以利用信息技術將檔案信息輸入系統(tǒng)中，每產(chǎn)生一份文件，都要經(jīng)過一系列的過程對其進行著錄，使每個環(huán)節(jié)都可以根據(jù)流程正常開展，從而創(chuàng)建一個統(tǒng)一的計算機管理系統(tǒng)。

2.4 重視檔案管理工作人才培養(yǎng)

在開展檔案管理工作的過程中，企業(yè)應當重視培養(yǎng)檔案管理人才，重視工作人員的技能培養(yǎng)。首先，企業(yè)要對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，也可以聘請專業(yè)人士開展講座，使他們了解檔案管理的具體流程和需要注意的問題，從而能夠有效減少工作中的失誤。其次，企業(yè)要將優(yōu)秀的工作人員送出去進行培訓，使他們學到最新的檔案管理技能，從而不斷提高檔案管理水平。最后，企業(yè)在招聘時要注重招聘那些擁有計算機知識和檔案管理知識的復合型人才，從而有利于開展檔案信息化管理工作。

2.5 構建人才激勵機制

企業(yè)還應該針對檔案人員構建相應的人才激勵機制，完善工作管理人員的獎勵機制，適當引進針對性的競爭機制，不斷激發(fā)工作人員在開展工作過程中的創(chuàng)造力。同時，企業(yè)在構建人才激勵機制的過程中，要不斷將相關管理指標納入企業(yè)檔案管理人才測評的考核指標中。

3 結 語

隨著市場競爭的日益激烈，越來越多的企業(yè)開始認識到檔案管理工作的重要性，在發(fā)展中開始重視檔案管理工作，并將檔案管理信息化提上日程。由此本文針對企業(yè)檔案管理工作中存在的問題展開分析，并提出了針對性的應對策略，希望能夠為企業(yè)開展檔案管理工作提供借鑒。

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