田媛媛

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化技術(shù)在我國的各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都被廣泛的運(yùn)用，經(jīng)濟(jì)體制改革所帶來的挑戰(zhàn)也催化了信息化管理模式的構(gòu)建進(jìn)程。尤其是對(duì)于信息含量大、涉及內(nèi)容廣泛、細(xì)節(jié)復(fù)雜的檔案管理工作，更是為其工作工作效率的提高帶來了便利。在此，文章就從管理現(xiàn)狀、必要性、影響及對(duì)策入手，來探討和論述這個(gè)話題。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；現(xiàn)狀；必要性；影響與對(duì)策

1 引言

隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，能源企業(yè)均加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的重視，它作為企業(yè)資源管理中的一部分，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供真實(shí)可靠的資源信息，確保企業(yè)的內(nèi)部穩(wěn)定發(fā)展。只有從思想上轉(zhuǎn)變檔案管理理念，從模式上創(chuàng)新管理內(nèi)容和方式，才能發(fā)揮主觀能動(dòng)性，將檔案管理工作全面的融入到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)當(dāng)中，與時(shí)代接軌。因此新時(shí)期，面對(duì)復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境，企業(yè)應(yīng)當(dāng)直面現(xiàn)狀，針對(duì)出現(xiàn)的問題和變化，發(fā)散思維，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，全面的推進(jìn)制度、模式等方面的創(chuàng)新和發(fā)展，形成完善的檔案收集、整理、記錄、保存、留檔、查閱等有機(jī)的整體體系。如此不僅確保了檔案信息的真實(shí)、完整和安全性，也實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)的高質(zhì)、高值，加強(qiáng)了管理人員的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任心，真正落實(shí)了為人民服務(wù)的原則，便于企業(yè)、社會(huì)、公眾進(jìn)行必要的查閱，同時(shí)也成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的穩(wěn)定后盾。

2 企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1 管理意識(shí)淡薄

首先企業(yè)都是將創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)利益作為重點(diǎn)內(nèi)容，忽視了檔案信息化管理工作的全面性和整體性，普遍的認(rèn)為檔案信息化管理工作只是一項(xiàng)基礎(chǔ)的簡單的文職類的工作，或是單純的對(duì)人力資源信息、企業(yè)發(fā)展信息等進(jìn)行保存即可，從而缺乏了一定的重視程度，致使企業(yè)內(nèi)部也沒有專門的檔案工作部門、專職人員來開展工作，造成人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象；其次目前對(duì)于各企業(yè)來講，還未從思想上進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)，沒有將編制、審閱、獲取等內(nèi)容進(jìn)行有效的整合，組成統(tǒng)一的整體，沒有從真正意義上理解和運(yùn)用檔案信息化管理的內(nèi)涵，致使檔案信息化管理工作的目光短淺，沒有長期的科學(xué)規(guī)劃。

2.2 重保管，輕利用，資源閑置

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)將文書檔案以及聲像檔案集中收集整理，部分企業(yè)只重視文書而忽視了聲像以及實(shí)物檔案的收集，導(dǎo)致部分資源流失，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性域完整性；另外，由于檔案管理人員缺乏正確的管理意識(shí)，對(duì)一些重要的信息資源自行保管，沒有上交企業(yè)集中管理，造成資源的損毀與丟失；部分企業(yè)只重視信息資源的收集保管，但是缺乏后期對(duì)檔案的整理以及分析工作，導(dǎo)致大量信息資源閑置，無法有效地服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。

2.3 工作體系不完善

由于缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在檔案管理的各各環(huán)節(jié)上沒有相關(guān)的管理體系和工作考核制度進(jìn)行管制和約束，從而使企業(yè)的檔案信息無法完整的進(jìn)行收集，加之現(xiàn)階段的管理人員隊(duì)伍整體的綜合水平呈現(xiàn)出不平衡性，不僅技藝不精，思想覺悟也不高，不管是基于員工本身的能力問題還是外部環(huán)境的影響，都容易造成檔案資料的不完整、泄漏和丟失。

2.4 檔案的安全難以得到保障，缺少充足的基礎(chǔ)設(shè)施，當(dāng)前大部分管理人員都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行管理，計(jì)算機(jī)硬件軟件配置較低，計(jì)算機(jī)使用過程中常常出現(xiàn)存儲(chǔ)受限、系統(tǒng)崩潰，防火墻等軟件的安全性較弱，易感染病毒，加大了人事檔案信息資料的泄露風(fēng)險(xiǎn)。

3 強(qiáng)化企業(yè)檔案信息管理的必要性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)發(fā)展對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及專業(yè)性要求更高，檔案管理只有提供更加直觀，完整和詳實(shí)的數(shù)據(jù)分析企業(yè)才能有效加以利用，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

3.1 服務(wù)企業(yè)管理。檔案管理作為其信息的采集中心，直接決定著企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理融入了現(xiàn)代科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效的銜接起了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門，確保企業(yè)所有資源、信息的管理和儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整和真實(shí)性，使工作程序更加規(guī)范、有序，信息化管理也更加完善和科學(xué)，不僅節(jié)省了工作時(shí)間，緩解了工作壓力，也避免了因往來信息繁多而出現(xiàn)的錯(cuò)亂、混淆等情況的發(fā)生，增加了對(duì)外業(yè)務(wù)發(fā)展的時(shí)效性，真正實(shí)現(xiàn)綜合檔案信息化管理，提高了檔案管理質(zhì)量和工作效率，更好的服務(wù)企業(yè)。

3.2 為企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)。信息化時(shí)代的來臨為傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，正在從實(shí)體管理向信息資源管理邁進(jìn)，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)信息的全面、快捷和高效性，可以直接反映出該企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和發(fā)展?fàn)顩r，既能有效的整合和鉆研資料，也能夠拓寬信息資源渠道，儲(chǔ)存更為完善的信息資源，同時(shí)企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)予以宣傳，舉辦企業(yè)檔案信息的展覽，為未來企業(yè)的發(fā)展前景、經(jīng)營模式、財(cái)務(wù)管理工作等提供參考和借鑒，便于企業(yè)正確預(yù)測(cè)和評(píng)估市場(chǎng)，從而引導(dǎo)企業(yè)做出正確的決策和部署。因此檔案的管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供了指導(dǎo)。

4 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案的影響與對(duì)策

4.1 影響

（1）是對(duì)傳統(tǒng)管理理念的沖擊?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，突出了科學(xué)技術(shù)的重要性。信息技術(shù)的滲透打破了傳統(tǒng)人工管理的模式，而是通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、終端設(shè)備以及相應(yīng)的理論知識(shí)和技術(shù)予以支持，管理者也從大量繁瑣的工作中脫離了出來而擁有了更多的工作主動(dòng)權(quán)，從而提高工作效率，節(jié)省企業(yè)成本。這是一種理念上的革新、技術(shù)上的突破，也是工作模式的創(chuàng)新，更是時(shí)代的發(fā)展需求。（2）是對(duì)管理隊(duì)伍素質(zhì)的新要求。信息技術(shù)包含的內(nèi)容極為廣泛，管理人不僅要具備管理知識(shí)，也要在原基礎(chǔ)上進(jìn)行更新和吸取，確保管理知識(shí)的與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)還要具備信息技術(shù)知識(shí)，懂得技術(shù)設(shè)備的操作和維護(hù)。（3）是對(duì)管理方式和技術(shù)的融合。信息技術(shù)在檔案管理中的滲透從本質(zhì)上看是將檔案管理工作予以數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化，既能夠拓寬管理平臺(tái)、提高工作效率，也能以其便捷和高效性實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

4.2 對(duì)策

（1）合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立信息開放服務(wù)中心，對(duì)資源信息開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的安全共享。通過各類媒體終端、手機(jī)、平板等，利用各類聊天和應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，企業(yè)也要及時(shí)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現(xiàn)象，不僅可以針對(duì)客戶的實(shí)際需要快捷的查詢所需信息，也利于企業(yè)的遠(yuǎn)程掌控和服務(wù)；其次企業(yè)以全局出發(fā)，結(jié)合競爭和服務(wù)并存意識(shí)，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務(wù)行為和思想，將服務(wù)模式納入到績效考核中，以便綜合評(píng)價(jià)，從而為服務(wù)人員提供了一定的激勵(lì)和約束。（2）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)檔案工作的支持力，加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)，擴(kuò)大員工的對(duì)外交流和學(xué)習(xí)平臺(tái)，轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想。另外對(duì)人員的培訓(xùn)也要從不同角度來進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)該在選拔和任用人才初期，對(duì)其的思想覺悟和專業(yè)知識(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的考核和審查，擇優(yōu)錄取。后期也要定期的進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高從業(yè)人員對(duì)分析、判斷、實(shí)踐和應(yīng)急能力。同時(shí)培養(yǎng)一批科技人員，設(shè)置安全保密系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)管計(jì)算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效的避免計(jì)算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性從整體上提升檔案隊(duì)伍的管理水平。

5 結(jié)語

信息技術(shù)的融入為檔案管理工作提供了便利的條件，企業(yè)也應(yīng)將此資源合理的利用起來，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)自身建設(shè)，樹立正確的管理意識(shí)，在科學(xué)、規(guī)范的體制下推動(dòng)檔案管理工作水平的提升，為企業(yè)的發(fā)展?fàn)I造堅(jiān)固的后盾。

參考文獻(xiàn)

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[3]馬旭紅《探究現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案的影響和對(duì)策》