張英

摘 要：在當前信息化高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的人事檔案管理完全不適合時代的發(fā)展，信息化的人事檔案的管理是必經(jīng)之路。近些年我國的事業(yè)單位的人事制度發(fā)生了很多的改變，在當下的事業(yè)單位的人事管理中依然需要投入很大的精力，從而浪費了相應(yīng)的人力、財力，對于人事檔案的信息化建設(shè)需要加強，對于存在的各種各樣的問題，我們基于這些問題的存在對于事業(yè)單位的人事檔案的建設(shè)進行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化

1引言

近些年來我國的事業(yè)單位在工資待遇、工作聘任上的制度都有很大的改變。人事檔案管理作為人才信息的一種載體，里面詳細的記錄人才的學歷、工作經(jīng)驗、個人背景、獎懲等各方面的信息，這樣有利于對人才的發(fā)掘和合理的運用。在我國經(jīng)濟高速發(fā)展的道路上，對人才資源進行有效的管理和利用，是為了提高事業(yè)單位人事檔案的管理水平，大都采用信息化的管理模式，提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率和質(zhì)量，當然現(xiàn)在人事檔案的管理還存在一系列的問題，阻礙著人事檔案管理信息化建設(shè)的水平。從而需要對信息化人事檔案管理的存在的問題進行查找，對相應(yīng)的問題采取有效的解決措施，進而改善現(xiàn)在信息化管理人事檔案的存在的問題，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

2 加強人事檔案管理的信息化建設(shè)的重要意義

人事檔案記錄了人才的信息，通過個人的人事檔案可以了解到背景、履歷、工作經(jīng)歷以及獎懲績效等信息?？茖W的人事檔案的管理可以有利于信息的及時獲取和人才的應(yīng)用，提高人才的開發(fā)和使用。無論是對于個人還是各組織單位個人的人事檔案都是十分重要的，事業(yè)單位也一樣，對提高事業(yè)單位的工作效率明顯同時對事業(yè)單位的發(fā)展有著起著很重要的作用。然而，傳統(tǒng)的人事檔案的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的信息化的要求。傳統(tǒng)的人事檔案的管理只是記錄，計算機只是用來輔助記憶的功能。但是在數(shù)字信息化的高速發(fā)展的今天，人事檔案的數(shù)字信息化的管理是未來必然的。人事檔案信息管理之后對人事檔案的管理會更加的簡單便捷，通過利用計算機、掃描儀等一系列的現(xiàn)代化設(shè)備對現(xiàn)在檔案信息、圖片進行虛擬的轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，有利于對檔案信息的提取、篩選、分析等運用。電子數(shù)據(jù)便于保存長，連接互聯(lián)網(wǎng)后查詢個人信息更加快捷方便。又可以降低事業(yè)單位檔案管理的成本。當事業(yè)單位想了解某個人的人事檔案信息可以在電腦上屬于相關(guān)信息檢索就出來了。利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可將單一的脫機、聯(lián)機檢索變成智能網(wǎng)絡(luò)搜索，進一步提高人事檔案管理的工作效率。

3 人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析

3.1 事業(yè)單位人事檔案管理的軟、硬件差異

不同企業(yè)間對人事檔案管理的要求不一，從而導致各個單位開發(fā)的檔案管理軟件功能各不相同，差異也很多，這樣以來軟件之間的互通就是一件很難的事情。目前來說各單位的硬件設(shè)施都配備的相差無幾但是在管理的模式依然是以人輸入為主，計算機輔助，在一定程度上影響到了事業(yè)單位的人事檔案信息的啟動。

3.2 檔案管理人員的素質(zhì)不一

人事檔案的管理人員很大一部分都沒有受過專業(yè)培訓也缺乏一定的專業(yè)知識或者對專業(yè)知識了解的不夠多。盡管事業(yè)單位也有一些專業(yè)的檔案管理人員對于檔案的管理也有深厚的工作經(jīng)驗，但是他們一直都用傳統(tǒng)的管理的模式，長期的使用傳統(tǒng)的管理模式對他們來說一時半會改過來很難。從而使他們對于新興事物的接受有一定的難度，還有在一定程度上不愿意去接受新事物同時也缺乏一定的認識。事業(yè)單位的人事檔案的從事人員更換頻繁，新到人員對于業(yè)務(wù)不熟悉造成工作上的困難。

3.3 人事檔案的利用率低

有些事業(yè)單位的人事檔案的管理工作處于被動的狀態(tài)，主要目的是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導的檢查。人事檔案能夠提供的信息很少，除了基本信息幾乎也沒什么重要的信息，在人才選拔和培養(yǎng)方面的就很少，甚至有些人事檔案中涵蓋虛假信息，利用率比較低。

3.4 資金投入有限現(xiàn)有設(shè)備無法滿足需求

事業(yè)單位要建設(shè)信息化的檔案人事管理系統(tǒng)，就需要一定的軟件和硬件設(shè)施，在這個信息化的建設(shè)上需要很大一筆資金的投入。人事檔案的信息化管理不是幾臺電腦外加幾臺掃瞄儀等幾臺設(shè)備就可以搞定的，它是需要全面系統(tǒng)的信息化設(shè)備。這些設(shè)備的配置和系統(tǒng)的完善都需要大量的資金投入，后期也是需要專業(yè)的人員來維護的。同時也需要培訓一批使用這些設(shè)備的人員，這一系列的經(jīng)費都需要從單位的經(jīng)費中支出，而檔案的管理在整個單位中一直處于從屬的機構(gòu)沒有太大的分量，所以有些單位不愿意拿出大量的資金用來投入檔案管理的信息化，以至于檔案管理的信息化建設(shè)在各事業(yè)單位中的進程緩慢。

4 推動人事檔案管理信息化發(fā)展的創(chuàng)新思路

4.1 引入先進理念，提高管理人員素質(zhì)

在檔案管理的過程中一切都是圍繞著人來進行的，檔案管理人員的素質(zhì)很大程度上影響檔案管理信息化的建設(shè)，因而對于管理人員對管理檔案信息化的意識要加強培養(yǎng)。雖然現(xiàn)在信息化在飛速的發(fā)展但是人們觀念守舊依然需要引進一些先進的理念，只有從思想上提高認識、重視、明確信息化建設(shè)的重要性，才可以從根本上提升檔案管理的信息化建設(shè)以及信息化程度，同時也需要培養(yǎng)出一批專業(yè)、具備高素質(zhì)的檔案管理人員。隨著時代的變革，信息化的不斷發(fā)展對于檔案管理人員的要求也會不斷地提高。要求管理人員不僅僅只會管理檔案同時也要具備專業(yè)的技術(shù)知識，由于檔案管理工作的特殊性也要有對個人檔案信息保密的職業(yè)素養(yǎng)。所以檔案管理人員要具備良好的道德素質(zhì)也不斷的對其進行綜合能力的培養(yǎng)、職業(yè)道德教育和良好的思想覺悟，這樣的管理人員才可以讓檔案的信息管理工作做的更好。

4.2 人事檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫的建立和安全防護

管理人員要嚴格遵守有關(guān)檔案管理部門關(guān)于建立檔案數(shù)據(jù)庫的各項規(guī)定條律，認真負責建立起科學、規(guī)范的事業(yè)單位人事檔案的數(shù)據(jù)庫。同時需要強調(diào)的是信息技術(shù)為檔案的提取提供了快速、高效的方法與手段，但也給檔案的管理帶來一定的安全問題，確保人事檔案的安全是每一個事業(yè)單位不得不考慮的問題，要建立起檔案管理的機制以及不斷完善的信息保障體系，來保證檔案信息的保存安全同時也要規(guī)范檔案借閱的管理機制來保證檔案借閱的信息安全，加強對檔案管理人員的職業(yè)操守教育和安全技能的培訓。

4.3 解決資金問題，健全管理機制

檔案的管理大多是是由基層單位和上級主管來負責的，但是基層單位較少的人事檔案，這樣投入較多的資金和社員來建立信息化的管理幾乎是不可能的，也不會引起上級領(lǐng)導的重視，畢竟檔案的管理沒有利潤可以創(chuàng)收入，眾多的基層單位都去改善管理模式建立檔案管理信息化是不可能的，但是集中起來管理這樣的話不僅可以引起上級領(lǐng)導的重視也對檔案管理資金的缺口迎刃而解。這樣可以投入較少的人管理眾多基層單位的人事檔案工作。這樣也易于形成管理的統(tǒng)一標準也解決了一系列的問題。對于記錄在檔的人事檔案應(yīng)從人事管理入手查漏補缺，完善各個流程的機制，切實建立人事檔案管理的制度，在人事檔案的管理上遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度的原則，隨著技術(shù)的發(fā)展檔案管理部門也要與時俱進，確保檔案的信息化管理實用有效。

5 結(jié)語

事業(yè)單位的人事檔案管理信息化的建設(shè)對于事業(yè)單位的體制改革創(chuàng)新和實現(xiàn)對人事檔案的信息化管理意義深遠。對于當前我國事業(yè)單位要利用現(xiàn)代化技術(shù)不斷地加強事業(yè)單位對人事檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻

[1]曲健.事業(yè)單位人事檔案管理的新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（10）.