蘇健

摘 要：勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)法是勞動(dòng)保障機(jī)關(guān)依法對(duì)用人單位遵守勞動(dòng)保障法律法規(guī)的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)和糾正違法行為，并對(duì)違法行為依法進(jìn)行行政處理或行政處罰的行政執(zhí)法活動(dòng)。本文詳細(xì)地論述了基層勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)法過程中產(chǎn)生的案卷檔案管理存在的問題，并針對(duì)問題提出相關(guān)的對(duì)策和改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：基層；勞動(dòng)保障監(jiān)察；檔案管理

勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案是每一次勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)法工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。它能用各種有保存價(jià)值的文字、圖表，影像、物證等不同的形式留存，能反映案件的真實(shí)情況，并能最大程度的還原執(zhí)法過程。勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案能充分體現(xiàn)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)保障監(jiān)察工作的業(yè)務(wù)技術(shù)水平和企業(yè)用工情況。同時(shí)，也能作為勞動(dòng)違法案件申請(qǐng)法院強(qiáng)制執(zhí)行或涉嫌犯罪移送公安機(jī)關(guān)查處的原始憑據(jù)。因此，建立并健全執(zhí)法檔案是勞動(dòng)保障監(jiān)察工作的重中之重，尤為關(guān)鍵。

為更好地開展勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)法檔案的管理工作，現(xiàn)就本人平時(shí)從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)談一談工作中存在的問題和針對(duì)問題提出改進(jìn)措施，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1 勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理中存在的問題

1）勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理制度不健全。我國(guó)目前尚未頒布關(guān)于勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理方面的法律法規(guī)，檔案工作的唯一依據(jù)只有《關(guān)于實(shí)施《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》若干規(guī)定》中第四十條，“勞動(dòng)保障監(jiān)察案件結(jié)案后應(yīng)建立檔案，檔案資料應(yīng)當(dāng)至少保存3年”，對(duì)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案的管理工作的重要性進(jìn)行了明確的定義，但是對(duì)具體操作沒有做相關(guān)的明確規(guī)范。

2）執(zhí)法機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作不夠重視，覺得檔案管理這個(gè)工作很輕松也很簡(jiǎn)單，沒有必要派專人負(fù)責(zé)檔案整理，人力物力投資不到位，工作人員職責(zé)不明確，而且對(duì)檔案管理工作的的長(zhǎng)期錯(cuò)誤認(rèn)知，導(dǎo)致了錯(cuò)誤思想的產(chǎn)生和工作的偏差。對(duì)檔案的查閱、抄錄，復(fù)制、借出工作的重要性認(rèn)識(shí)不到，也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒有任何手續(xù)，很隨意，對(duì)機(jī)密檔案的保密工作做的非常不好，容易造成檔案的泄密。

2 勞動(dòng)保障監(jiān)察執(zhí)法文書檔案中存在的問題

2.1 執(zhí)法文書制作不夠標(biāo)準(zhǔn)

1）執(zhí)法文書制作內(nèi)容過于簡(jiǎn)單，引用法律法規(guī)不準(zhǔn)確，不完整，似是而非；隨意使用方言，口語，簡(jiǎn)略用語；敘述邏輯混亂；涂改現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案失去了可靠性，降低了參考價(jià)值。

2）填寫勞動(dòng)保障監(jiān)察文書時(shí)空項(xiàng)嚴(yán)重，如文書的編號(hào)、簽發(fā)日期、負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人簽字、行政機(jī)關(guān)名稱等空項(xiàng)嚴(yán)重或填寫不全對(duì)文書的真實(shí)性和后期的檔案整理都造成了影響。

3）卷宗內(nèi)執(zhí)法文書不全。如無投訴登記表、立案登記表、送達(dá)回執(zhí)或結(jié)案報(bào)告等，究其原因是因?yàn)槎鄶?shù)執(zhí)法思想松懈，疏忽對(duì)案件文書的完善，甚至出現(xiàn)結(jié)案了連結(jié)案報(bào)告都沒有的現(xiàn)象。

2.2 案卷收集、歸檔不規(guī)范

1）勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷歸檔范圍不明確，入檔歸檔不及時(shí)。在執(zhí)法過程中，所有材料都由承辦人掌握，不可能做到及時(shí)歸檔。等案件處理完畢后，因?yàn)闆]有專職的檔案整理人員，職責(zé)劃分不明確，經(jīng)常出現(xiàn)部分材料漏報(bào)，甚至丟失，造成檔案材料不全，不能充分表達(dá)執(zhí)法力度的可靠性。

2）證物材料收集不全，提取不規(guī)范。對(duì)依法取得的證物，沒有按要求注明來源，沒有提供者的簽名，單位蓋章，也沒有注明日期，降低了物證的可信度。

3）案卷檔案管理者不能與時(shí)俱進(jìn)，缺乏先進(jìn)的檔案管理技能，大多是傳統(tǒng)的檔案的存儲(chǔ)管理方法，多使用紙張存放，極易損壞、流失，絕大部分工作都通過手錄完成，工作效率低。特別對(duì)執(zhí)法過程中收集的大量影像資料，電子材料等缺乏專業(yè)的整理、保管方法，極易丟失，泄密。

3 針對(duì)上述問題，我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析原因，從根源上解決問題，盡早地解決問題

1）建立健全勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理體系，結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定適合本單位的切實(shí)可行的檔案管理制度，對(duì)檔案的編寫、收集、整理、編目、裝訂、查閱等一系列問題做出詳盡的規(guī)定，做到檔案管理有章可循，并根據(jù)實(shí)際工作要求不斷的規(guī)范和完善，更好的保護(hù)和利用好執(zhí)法文書檔案，為后續(xù)開展各項(xiàng)工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

2）充分認(rèn)識(shí)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作的重要性，責(zé)成專人負(fù)責(zé)執(zhí)法檔案的管理工作，分工明確，責(zé)任到位。并定期培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)，使之熟練的掌握檔案管理工作的技能。同時(shí)要對(duì)執(zhí)法人員和檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高職業(yè)素質(zhì)，使執(zhí)法人員和檔案管理員都能熟練地掌握文書制作、材料收集的技能和方法，做到及時(shí)收集、定時(shí)移交，無縫銜接，不斷提高業(yè)務(wù)水平。做好檔案管理人員思想教育工作，使其深刻認(rèn)識(shí)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案保密工作的重要性，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，杜絕在檔案管理工作中涂改、偽造、泄漏他人信息等嚴(yán)重問題的發(fā)生。

3）加大對(duì)檔案管理工作的人力物力的投入，盡早實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作的數(shù)字信息化。積極引進(jìn)勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理計(jì)算機(jī)軟件，加大計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等專用設(shè)備的投入，對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理工作環(huán)境進(jìn)行數(shù)字化、信息化改革，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)執(zhí)法檔案進(jìn)行記錄和管理。盡早實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)錄入，查詢，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理到數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變，盡早實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

4 小結(jié)

綜上所述，勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，雖然繁瑣但又不可或缺，也是一種必然趨勢(shì)，是提高勞動(dòng)保障監(jiān)察工作質(zhì)量的重要手段。它需要有全新的管理理念、過硬的基礎(chǔ)設(shè)施，專業(yè)的檔案管理人才起發(fā)揮作用，才能保證勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理有條不紊的進(jìn)行，促進(jìn)勞動(dòng)保障事業(yè)健康快速穩(wěn)步的發(fā)展。

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