徐龍

摘 要：本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理工作的重要性；其次闡述了事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題；加強(qiáng)了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析總結(jié)；意在旨保證我國(guó)事業(yè)單位順利發(fā)展，做好社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理；創(chuàng)新；分析研究

隨著時(shí)代不斷進(jìn)步，我國(guó)行政管理體制改革逐漸深化，事業(yè)單位在新的時(shí)代背景下面臨著新的機(jī)遇，要想進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)服務(wù)，保證改革順利進(jìn)行，就要提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量。檔案管理是事業(yè)單位的重要工作之一，那么檔案管理是否合理高效會(huì)直接影響到事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量和效率。我國(guó)在事業(yè)單位檔案管理方面存在的弊端日益顯現(xiàn)，阻礙了改革的進(jìn)一步深化，不能滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)事業(yè)單位更高的要求。那么事業(yè)單位檔案管理有必要進(jìn)行理念與方法上的創(chuàng)新，解決檔案管理中的問(wèn)題以保證事業(yè)單位工作的順利開(kāi)展。

1.事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，做好檔案管理對(duì)于維護(hù)事業(yè)單位與職工權(quán)益有著重大意義。檔案管理還能為事業(yè)單位管理人員提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息以幫助其進(jìn)行合理的決策。檔案管理工作對(duì)管理人員的能力有很高的要求，由于其工作涉及信息范圍較大，管理人員必須具備合格的崗位能力和嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度。同時(shí)檔案管理人員要對(duì)自己的作用和目標(biāo)清晰定位，處理好自身與社會(huì)之間的關(guān)系，保證檔案管理工作穩(wěn)定開(kāi)展，服務(wù)于事業(yè)單位，促進(jìn)事業(yè)單位在為社會(huì)服務(wù)中發(fā)揮積極作用。

2.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，管理理念落后

我國(guó)許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是眾多資料的匯總和堆砌，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的價(jià)值。只需要一般的整理和分類，并不用對(duì)這份工作投入太大精力。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，那么檔案管理人員就難以提起熱情，影響員工的工作效率。由于長(zhǎng)時(shí)間對(duì)檔案管理不管不問(wèn)，沒(méi)有投入人力、物理和財(cái)力保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，會(huì)導(dǎo)致檔案堆砌雜亂，當(dāng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要某份資料時(shí)管理人員很難及時(shí)準(zhǔn)確的提供，大大降低了上級(jí)工作效率。

2.2檔案管理手段落后，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理硬件設(shè)備落后，無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。管理手段長(zhǎng)時(shí)間不更新，雖然現(xiàn)代社會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)十分發(fā)達(dá)，但部分事業(yè)單位的管理方式陳舊，檔案管理人員采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案整理，業(yè)務(wù)水平低下，嚴(yán)重滯后事業(yè)單位的工作進(jìn)度。并且事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案實(shí)施有效的鑒定管理，在檔案保存和保密上存在一定程度上的的不安全隱患。

2.3檔案管理制度不完善

檔案管理制度的完善非常必要，健全的制度能夠?yàn)楣芾砣藛T提供工作依據(jù)。我國(guó)許多事業(yè)單位的制度不完善甚至混亂，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)規(guī)章制度視而不見(jiàn)隨意更改，員工在檔案管理工作中會(huì)陷入困境。部分事業(yè)單位的管理制度并沒(méi)有得到員工的有效落實(shí)，比如員工對(duì)資料流動(dòng)過(guò)程信息記錄不完整，容易遺忘部分資料的去向，造成檔案丟失，對(duì)事業(yè)單位的工作造成負(fù)面影響，同時(shí)也會(huì)增加檔案重新收集的成本。因此要建立合理的工作激勵(lì)機(jī)制，對(duì)員工的工作進(jìn)行考核評(píng)估，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，在出現(xiàn)問(wèn)題與紕漏時(shí)能夠及時(shí)問(wèn)責(zé)。檔案管理制度要注重與時(shí)俱進(jìn)，市場(chǎng)的需求不斷變化，檔案管理的信息量和工作量逐漸增加，就要建立動(dòng)態(tài)性的管理制度，否則管理人員無(wú)法快速適應(yīng)外部環(huán)境的變化，工作效率容易受其影響。

2.4檔案管理人員水平和素質(zhì)缺乏

事業(yè)單位在雇傭員工時(shí)沒(méi)有設(shè)置嚴(yán)格的選拔機(jī)制，對(duì)學(xué)歷和經(jīng)驗(yàn)沒(méi)有要求，會(huì)降低檔案管理人員整體的水平和質(zhì)量。并且事業(yè)單位中存在很多“走后門”的現(xiàn)象，人們通過(guò)親戚朋友的關(guān)系進(jìn)入事業(yè)單位工作，缺乏崗位競(jìng)爭(zhēng)的公平性，造成行業(yè)紀(jì)律紊亂。并且管理人員難以保證具備合格的素質(zhì)和能力勝任檔案管理工作，在檔案管理上缺乏耐心和責(zé)任心，以及高效收集整理檔案的能力。事業(yè)單位沒(méi)有為員工提供崗位培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使得員工的管理意識(shí)和手段長(zhǎng)時(shí)間得不到更新，無(wú)法滿足社會(huì)服務(wù)對(duì)事業(yè)單位逐漸提高的要求。

3.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析

3.1創(chuàng)新管理理念，提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視度

在當(dāng)前新形勢(shì)下，事業(yè)單位需要重視檔案管理的重要性，不斷創(chuàng)新管理理念，保證檔案管理更加高效的運(yùn)行。從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始強(qiáng)調(diào)檔案管理的作用，自上而下，滲透檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要意義。鼓勵(lì)員工積極做好管理工作，并且對(duì)工作出色的員工進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，營(yíng)造良好的工作氛圍，使每一位員工人盡其用，為事業(yè)單位的發(fā)展投入全部熱情做出貢獻(xiàn)。

3.2加大資金投入，創(chuàng)新管理手段

隨著市場(chǎng)結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，檔案管理工作量也逐漸加大，政府應(yīng)該加大資金投入，為檔案管理引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，方便管理人員進(jìn)行資料的統(tǒng)計(jì)和整理，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。尤其對(duì)于復(fù)雜的資料，在整理和保存上有較大的困難和風(fēng)險(xiǎn)，可以在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行電子備份，就能有效避免檔案丟失，大大降低人力成本，提升檔案管理的完整性。并且我國(guó)事業(yè)單位要不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，并且加強(qiáng)崗位經(jīng)驗(yàn)交流，充分利用現(xiàn)代化管理手段，保證信息的真實(shí)性。

3.3完善和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理制度

為了保障檔案管理工作高效的進(jìn)行，必須根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度。保證檔案管理工作在合法、合規(guī)的條件下開(kāi)展，約束員工和領(lǐng)導(dǎo)的工作行為和權(quán)限。事業(yè)單位的管理制度要盡量滿足員工的利益需求，并且要具有良好的靈活性和動(dòng)態(tài)性，便于制度的創(chuàng)新和改善。制度中要明確規(guī)定員工的崗位職責(zé)、權(quán)利義務(wù)、管理要求和績(jī)效考核等，用制度保持員工的嚴(yán)謹(jǐn)性以及有利于檔案的保密和處理，規(guī)范檔案管理的流程，盡可能防止檔案管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

3.4加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提升員工綜合能力

事業(yè)單位在招聘時(shí)嚴(yán)格按照人才選拔機(jī)制，引進(jìn)高文化水準(zhǔn)有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，才能勝任檔案管理的職務(wù)。建立完善的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)積極員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和提拔，消極怠工的員工給予責(zé)罰、警告和淘汰。保證檔案管理積極的工作氛圍。事業(yè)單位要對(duì)員工進(jìn)行必要的培訓(xùn)，提升其職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，培養(yǎng)員工服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)人才的持續(xù)成長(zhǎng)。

4.結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，對(duì)服務(wù)社會(huì)能發(fā)揮極大的作用。政府和事業(yè)單位要重視檔案管理，更新管理意識(shí)和管理手段，加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備保證良好的工作條件，輔助管理人員順利開(kāi)展工作，建立健全的管理制度，提升檔案管理工作效率，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。事業(yè)單位要堅(jiān)持為社會(huì)服務(wù)的目標(biāo)，做好本職工作，為社會(huì)穩(wěn)定和諧的發(fā)展不斷發(fā)揮積極作用。

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