楊晶晶 胡詩琴

摘 要：文書檔案年度整理歸檔工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，可有效幫助管理人員及時發(fā)現(xiàn)單位日常運營過程中的問題并采取措施加以解決，為實現(xiàn)單位的有效管理與發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)與支持。本文將針對目前文書檔案年度整理歸檔過程中存在的問題展開探討，并相應(yīng)提出提高整理歸檔質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室業(yè)務(wù)；文書檔案；年度整理歸檔；檔案管理

文書檔案年度整理歸檔工作是事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的重要組成部分，是單位工作水平的主要體現(xiàn)，對提升單位管理質(zhì)量具有重要意義。近年來國家對事業(yè)單位文書檔案年度整理歸檔工作的開展日趨重視，并出臺了相關(guān)規(guī)章與要求，推進(jìn)年度整理歸檔工作的有效進(jìn)行，而這同樣需要單位自身與管理人員的共同努力。

1 目前文書檔案年度整理歸檔過程中存在的問題

目前文書檔案年度整理歸檔工作中存在的問題主要包括事業(yè)單位對文書檔案整理歸檔工作缺乏重視、文書檔案管理人員綜合素質(zhì)及工作水平有限，以及文書檔案整理歸檔工作現(xiàn)代化程度較低等方面，具體將在下文詳述。

1.1 事業(yè)單位對文書檔案整理歸檔工作缺乏重視

目前部分事業(yè)單位對文書檔案年度整理歸檔工作依舊缺乏有效重視，表現(xiàn)在“重運營、輕檔案”，對文書檔案整理歸檔方面的資金與技術(shù)等投入不到位，從而影響了文書檔案年度整理歸檔工作的有效開展。

1.2 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)及工作水平有限

由于事業(yè)單位對文書檔案管理工作缺乏重視等原因，檔案管理人員綜合素質(zhì)及工作水平相對有限、且工作積極性較低，態(tài)度消極，對業(yè)內(nèi)相關(guān)的新技術(shù)缺乏了解，實際采用的管理技術(shù)與方法難以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展與事業(yè)單位管理技術(shù)發(fā)展的需要；且因相關(guān)培訓(xùn)較少、培訓(xùn)質(zhì)量難以保證等問題，進(jìn)一步制約了管理人員綜合素質(zhì)和工作水平的提升。

1.3 文書檔案整理歸檔工作現(xiàn)代化程度較低

目前事業(yè)單位的文書檔案整理歸檔工作現(xiàn)代化程度普遍偏低，工作效率與工作質(zhì)量低下，在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等不斷充實當(dāng)代事業(yè)單位管理技術(shù)體系的現(xiàn)今，已難以適應(yīng)事業(yè)單位管理工作的需要，不利于事業(yè)單位管理水平的進(jìn)一步提升[1]。

2 新時期提高文書檔案整理歸檔質(zhì)量的策略

為在事業(yè)單位管理技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以迅速發(fā)展的現(xiàn)今，切實提高文書檔案整理歸檔質(zhì)量，要求事業(yè)單位相關(guān)部門積極重視文書檔案整理歸檔工作、提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作水平，并積極采用先進(jìn)技術(shù)，提升文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，具體將在下文詳述。

2.1 積極重視文書檔案整理歸檔工作

為提高文書檔案整理歸檔工作的整體質(zhì)量，要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層首先對該工作的重要性和意義加以重視，并將提高檔案管理歸檔工作水平作為提高公司整體管理水平的重要方法和途徑，通過積極進(jìn)行宣傳教育，使事業(yè)單位員工切實意識到文書檔案的重要作用，并及時提交相關(guān)文件檔案、進(jìn)行歸檔工作。

同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)進(jìn)一步加強針對文書檔案整理歸檔工作方面的資金投入與技術(shù)投入，積極組織相關(guān)人員素質(zhì)培訓(xùn)，并積極制定、完善相應(yīng)的事業(yè)單位管理規(guī)章制度，加強對文書檔案整理歸檔工作的審核與監(jiān)督。通過完善事業(yè)單位相關(guān)管理制度與體系，可切實為文書檔案整理歸檔工作提供資金經(jīng)費、技術(shù)設(shè)備和制度規(guī)定上的支持與引導(dǎo)，積極幫助文書檔案管理人員解決工作過程中遇到的問題，從而從管理層面有效促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案整理歸檔工作的進(jìn)一步開展，為事業(yè)單位在新時期的積極發(fā)展提供助力。

2.2 提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作水平

為促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案整理歸檔工作整體質(zhì)量的有效提升，事業(yè)單位管理部門與檔案管理部門應(yīng)積極采取措施，通過積極組織人員培訓(xùn)，進(jìn)一步提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作水平。具體包括轉(zhuǎn)變檔案管理人員的消極工作態(tài)度，加強文書檔案管理人員對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云端存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲與管理技術(shù)等文件數(shù)據(jù)管理技術(shù)的認(rèn)知與整體接受能力，有效將網(wǎng)絡(luò)信息化相關(guān)技術(shù)引入事業(yè)單位文書檔案整理歸檔工作之中。

對此，事業(yè)單位應(yīng)積極組織、鼓勵文書檔案管理人員參與相關(guān)專業(yè)知識和具體操作技能的培訓(xùn)與強化訓(xùn)練，并通過制定、實行相應(yīng)的激勵制度，鼓勵事業(yè)單位檔案管理人員積極參與，使文書檔案管理人員熟悉計算機(jī)基本操作，并可熟練運用計算機(jī)進(jìn)行文書檔案整理歸檔工作，從而使文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)與技術(shù)水平能夠及時適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展新時期的實際需要。

在加強文書檔案管理人員相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)的同時，事業(yè)單位也應(yīng)致力于引進(jìn)文書檔案管理方面的人才，積極與業(yè)內(nèi)相關(guān)人士和專家進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)、汲取文書檔案管理相關(guān)的先進(jìn)經(jīng)驗，并結(jié)合單位的實際需要加以靈活應(yīng)用；通過使事業(yè)單位的文書檔案管理總體水平與社會需要和新時期的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效接軌，可有效實現(xiàn)檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化，幫助事業(yè)單位提高文書檔案整理歸檔工作的效率與質(zhì)量[2]。

在致力于加強對檔案管理人員工作能力的培訓(xùn)、積極做好相關(guān)優(yōu)秀人才的引進(jìn)工作過程中，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強對文書檔案管理人員職業(yè)道德、工作責(zé)任感和對國家相關(guān)法律法規(guī)認(rèn)識程度的培養(yǎng)，促使檔案管理人員擺正對文書檔案整理歸檔工作的認(rèn)識，及時對文書檔案整理歸檔工作的重要性、必要性和意義加以正確認(rèn)識，并嚴(yán)格遵守國家出臺的相關(guān)規(guī)章要求，認(rèn)真對待文書檔案整理與歸檔的工作內(nèi)容與流程，從而在事業(yè)單位發(fā)展的新時期進(jìn)一步提高文書檔案整理歸檔工作的效率與質(zhì)量，推動事業(yè)單位管理整體水平的進(jìn)一步提升。

2.3 積極采用先進(jìn)技術(shù)，提升文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度

為有效提升文書檔案整理歸檔工作的效率與質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)積極引入并采用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，有效提升文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。

目前，基于網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云端技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的信息數(shù)據(jù)管理技術(shù)可使文書檔案信息隨時與網(wǎng)絡(luò)云端數(shù)據(jù)庫信息的寫入與修改保持同步更新，為進(jìn)行系統(tǒng)化的檔案管理工作提供了便利，已經(jīng)在事業(yè)單位的實際文書檔案管理工作過程中發(fā)揮出顯著的優(yōu)越性，并依舊具備了充足的發(fā)展?jié)摿?。通過將文書檔案轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)文件形式、在數(shù)據(jù)庫內(nèi)進(jìn)行即時保存，可有效防范紙質(zhì)文書檔案遺失、損毀等問題，進(jìn)一步提升了文書檔案管理的安全性；同時，采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的工作方式，也為文書檔案管理人員開展整理與歸檔工作提供了便利。此類技術(shù)在節(jié)約了保存、整理文書檔案所需的時間成本、人員精力和資金投入的同時，可有效縮短文書檔案管理人員的工作耗時，降低具體操作的難度，從而有效提升了文書檔案管理工作的整體工作效率與質(zhì)量，進(jìn)一步提升了文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，使得該工作的發(fā)展趨勢能夠更好地適應(yīng)新時期事業(yè)單位管理發(fā)展的需要[3]。

3 結(jié)語

為使檔案年度整理歸檔工作水平的發(fā)展與提高積極適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展需要和新時期事業(yè)單位管理的具體要求，單位管理層和檔案管理人員應(yīng)對文書檔案整理歸檔工作給予足夠重視，提升人員綜合素質(zhì)及工作水平、扭轉(zhuǎn)人員工作態(tài)度，積極采用信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以促進(jìn)文書檔案年度整理歸檔工作質(zhì)量的有效提升。

參考文獻(xiàn)

[1]郭鵬俐.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].現(xiàn)代國企研究，2017（12）：79.

[2]張曉.辦公自動化時代文書檔案歸檔整理問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：183.

[3]徐莉.新時期提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（04）：59.