陽靜

【摘要】本文基于信息化視角對我國事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題進行了深入分析，并就我國事業(yè)人事檔案信息化運用時間中存在的問題及不足進行了分析，還就完善我國事業(yè)單位人事檔案信息化建設提出了一些對策和建議，為我國事業(yè)檔案信息化建設的進一步完善及推動我國事業(yè)檔案信息化管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位人事檔案；信息化；人力資源管理；數(shù)字化

在我國目前的人事檔案信息化管理過程中，盡管出現(xiàn)了不少單位與軟件開發(fā)商合作研究的現(xiàn)象，然而卻缺乏國家統(tǒng)一的規(guī)范標準，人事信息化資源尚未得到充分運用。所以，本論文試圖通過研究國內(nèi)外的相關(guān)成果，以我國目前的人事檔案管理工作現(xiàn)狀為切入點，進一步披露人事檔案管理中存在的不足之中，分析其中的內(nèi)因，以提出科學化的管理建議，不斷推進我國人事檔案信息化管理工作。

一、人事檔案信息化管理中存在的問題

（一）人事檔案信息化建設缺乏總體規(guī)劃。總體規(guī)劃的缺失，導致其信息化建設進入瓶頸。根據(jù)我國整體人事管理需要來看，總體規(guī)劃應注重兩個方面的綜合發(fā)展：一是微觀規(guī)劃，將任務落實到最基層，要求企事單位履行信息化建設責任。二是宏觀規(guī)劃，以中央政府為主導，將任務逐步向下分配，形成巨大的人事管理網(wǎng)絡，將其覆蓋到全國，實現(xiàn)真正的信息化管理。但是，我國經(jīng)濟發(fā)展和科學技術(shù)力量，不足以快速實現(xiàn)覆蓋全國的管理網(wǎng)絡。

（二）標準化、規(guī)范化工作有待提高。我國人事管理方式，隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展不斷革新，但是國家性政策文件，卻已有20余年未曾頒布新規(guī)。目前各地所遵照的管理政策，是在上世紀90年代初出臺的《干部檔案工作條例》。該《條例》與我國當前國情以及人事檔案管理方式已存有代溝，信息化鋪天蓋地的改革浪潮中，要求各行各業(yè)都能夠以此為方向，逐漸優(yōu)化自身產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，并實現(xiàn)高效、合理、科學的管理。而一些省市在人事信息化的建設過程中，由于缺乏國家性文件的支撐，即中央統(tǒng)籌管理措施的缺失，導致至今無法在該領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)信息化管理。因此，應加快出臺相應要求，使人事信息化能夠建立在統(tǒng)一標準之上。

（三）信息化程度不高，資源共享程度不夠。在信息化建設的過程中，并非所有地區(qū)均無法投入足夠的資本，一些發(fā)達城市，早已將系統(tǒng)開發(fā)出來，并投入到事業(yè)單位進行使用?？茖W技術(shù)在資金的支持下，滿足了目前的信息化管理需要，但是，使用者技術(shù)能力薄弱，信息化認識度較低，最終造成了系統(tǒng)的浪費。單以經(jīng)濟發(fā)展來看，若采用逐步發(fā)展的方式，以各大城市為核心，成擴散狀發(fā)展，雖然會受到資金短缺的制約，但是仍舊能夠予以實現(xiàn)。技術(shù)應用的落后，對信息化管理人事檔案造成了一定的阻礙：比如信息的錄入方式匱乏，我國當前僅有光學識別和鍵盤來進行各種可行的錄入方式，前者使用成本頗高，且對原資料要求過高，進而降低錄入效率，而后者需要效率極低，同時需要增加大量的人力成本，同時速度過慢。在錄入方式上，我國缺乏有效的方式予以支持，并未對方式進行統(tǒng)一，技術(shù)標準的差異性，形成了快速大范圍覆蓋使用信息化管理人事檔案的最大阻礙因素。

二、提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理的途徑

（一）做好檔案數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)的同步優(yōu)化工作。隨著我國經(jīng)濟體制由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變的不斷深入，要求人事檔案管理工作由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的人力資源管理，這是時代進步的必然要求，同時也是實現(xiàn)事業(yè)單位管理轉(zhuǎn)型的重要途徑。我國多年來的事業(yè)單位人事管理制度，大多參照黨政機關(guān)干部管理制度。建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是檔案信息化建設的技術(shù)支撐。在建設和開發(fā)數(shù)據(jù)庫的過程中，檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)，在實現(xiàn)文件處理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變過程中，有著至關(guān)重要的作用。而建立數(shù)據(jù)庫是一個漫長而又復雜的過程，它需要長時間的積累，是一個由低到高、由單個到群體的發(fā)展過程。在這個過程中，需要檔案業(yè)務人員和電腦技術(shù)人員的緊密配合，并結(jié)合實際情況的變化，靈活開發(fā)、建設。一個具有“活性”的數(shù)據(jù)庫，必然有著較高的利用頻率和實用效率，不再是單一的庫而是一個系統(tǒng)性的庫。

（二）樹立科學的事業(yè)單位檔案管理人才觀。在信息化檔案的建設中，樹立科學的人才觀是重要的前提條件?？茖W人才觀的樹立，有利于在檔案信息化的建設中，不斷培養(yǎng)各種優(yōu)秀人才，更好地推動檔案信息化建設工作的發(fā)展。只有樹立檔案信息化建設中的“人才是第一資源”的意識觀念，才能更好地健全、完善人才隊伍的建設工作；只有不斷強化人力資源管理部門的人才意識，才能更好地重視、研究人才的管理及培育規(guī)律。為了實現(xiàn)人盡其才的用人目標，應不斷改善職工的工作環(huán)境，創(chuàng)造各種條件激發(fā)人才的創(chuàng)造性思維及工作熱情。調(diào)動人才工作的積極性，首先需要在工作中做到賞罰分明。其次是強化宣傳工作，鼓勵那些工作表現(xiàn)突出的職工。再次是及時總結(jié)服務效益經(jīng)驗。最后是建立健全績效機制。

（三）開展多途徑的檔案信息化人才培養(yǎng)模式。充分發(fā)揮教育資源優(yōu)勢，在高等院校中設立檔案信息化專業(yè)人才的培訓基地，為事業(yè)單位培育一支具有高研發(fā)、管理能力的人才隊伍。我國目前擁有29所設置檔案管理專業(yè)課程的高等院校，這些都是開展檔案信息化建設工作的重要人才來源。事業(yè)單位在檔案信息化建設的過程中，強化與高等院校之間的合作，學校運用既有的教學設施、科研以及師資優(yōu)勢，為事業(yè)單位源源不斷地提供高質(zhì)的專業(yè)型人才。此外，事業(yè)單位還可以運用高校完備的教學設施，引導在職人員參與高校及科研院的相關(guān)培訓，或聽取有關(guān)專家的座談會等，這些都是在職檔案人員學習、掌握新知識、新技術(shù)、新技能的重要渠道。

（四）狠抓事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡安全建設。我國的檔案信息化建設，迫切需要解決安全隱患問題。多年來，我國的信息技術(shù)安全的發(fā)展存在著一定的滯后性，而有不少信息化設備和信息技術(shù)是通過進口引進的，這些都大大降低了信息化的安全性。主要有以下措施防范檔案信息化系統(tǒng)受到損害：

1.不定期的掃描、檢測服務器和客戶機中的文件，為檔案文件設置權(quán)限，積極主動采取措施防御病毒的入侵；

2.建立以網(wǎng)絡管理為平臺的再現(xiàn)報警軟件，當病毒入侵網(wǎng)絡中的任何一臺機器時，網(wǎng)絡管理人員便能夠比較及時、準確地開展巡查工作，并采取相應的措施；

3.實行嚴格的物力隔離。網(wǎng)絡有內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之分，外網(wǎng)具有國際性和開放性的特點；而內(nèi)網(wǎng)又稱局域網(wǎng)，是封閉式的網(wǎng)絡，為內(nèi)部工作人員所用。嚴格實施內(nèi)網(wǎng)和接入外網(wǎng)的計算機之間的物理隔離，能夠有效防止內(nèi)網(wǎng)因病毒或黑客入侵外網(wǎng)而遭受損害。

三、結(jié)束語

隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步健全，事業(yè)單位的人事檔案信息化管理是一種必然趨勢。信息化時代背景下，社會生活的各個領(lǐng)域都發(fā)生了不小的變化，人們的信息需求也發(fā)生了重大的變化，尤其是對信息獲取的時效性需求。這種新的需求將促使著人事檔案管理部門，重新定位檔案管理的地位及管理方式方法等。

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