楊西南 何濤 邱均成 楊后超

[摘 要] 為解決高校財務傳統(tǒng)報賬模式效率低與日益增長的報銷需求的矛盾，XY大學的財務部門自2014年全面開展財務信息化建設，啟動網(wǎng)絡報銷模式。該模式運行后，取得了顯著的成果，但也面臨不少現(xiàn)實問題。文章結合XY大學財務信息化建設過程中發(fā)現(xiàn)的主要問題，從實際出發(fā)，分析其產(chǎn)生的原因，并在此基礎上提出對策建議。

[關鍵詞] 網(wǎng)絡報銷；信息化；人員配置；業(yè)務培訓

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 020

[中圖分類號] F232；G475 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0046- 02

0 前 言

高校財務以前都是實行傳統(tǒng)的現(xiàn)場報銷模式，很多高校由于經(jīng)費總量偏高，經(jīng)濟業(yè)務數(shù)量多、金額大，財務人員超負荷工作。而報銷人一直被“等候時間長”、“報銷難”、“服務態(tài)度差”等體驗所困擾，既浪費了報銷人的大量時間和精力，又讓財務人員苦不堪言。再加上財務部門由于種種原因的確存在“人員配置不足”、“報銷規(guī)則不統(tǒng)一”等問題，高校財務的報賬效率總是徘徊在低水平狀態(tài)。

為了徹底改變這種報銷困難的局面，提高財務工作效率，2014年，XY大學開始嘗試建立高校網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，使報銷人在財務實現(xiàn)無等候預約報銷。該模式實施后，一改報銷人在現(xiàn)場長久等候報銷的方式，讓報銷人先在網(wǎng)上填制報銷單并簽字蓋章后，再連同附件一并交到財務接單處，報銷人即完成報銷過程。然后接單人員轉(zhuǎn)交給財務后臺制單人員填制會計憑證，最后交給復核人員審核后再傳送給出納人員轉(zhuǎn)賬付款。盡管在建立過程中遇到種種困難，但財務處竭力克服，使高校網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)順利運行了三年，成功改變了昔日財務報銷“人潮攢動”的現(xiàn)象，加強了財務管理，提高了財務的工作效率，給科研人員提供了更多的自主時間，贏得了絕大多數(shù)報銷人的贊許。

本文從高校網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)在實際操作和運行中還存在的諸多問題入手，提出若干解決對策及建議。

1 網(wǎng)絡預約報銷中存在的問題

1.1 部分報銷人不能迅速適應新的財務報銷系統(tǒng)

在新的報銷系統(tǒng)開始運行的一段時間，報銷人的咨詢電話此起彼伏，接連不斷。一部分報銷人因不能理解、不能運用新的財務網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，反而心生怨尤。由于年齡的原因，報銷人對現(xiàn)代信息技術的了解和掌握存在參差不齊的狀況，大部分中青年老師對網(wǎng)絡技術比較精通，對新的財務報銷系統(tǒng)掌握較快，但一些年齡大的報銷人對新的財務報銷系統(tǒng)“如墜云霧”，相當不適應，覺得反而在網(wǎng)上預約時浪費了時間，從而產(chǎn)生了抵觸情緒。

1.2 報銷人在預約時產(chǎn)生的大量技術問題得不到及時解決

由于網(wǎng)絡預約報銷是一個全新的報銷模式，它本身就要求財務有較強的網(wǎng)絡技術支持，在實際運行中又會產(chǎn)生大量復雜的問題，大部分涉及網(wǎng)絡技術及系統(tǒng)本身的設計缺陷，這就需要財務專門有人來解決這些難題。但財務部門受編制所限信息人員本來就少，隨著各種問題紛至沓來，僅有的信息人員就會感到力不從心。比如報銷人生成的預約單中預約人的姓名被“？”等怪字符代替、報銷人填報的預約單內(nèi)容不能完全顯示、報銷人需要更改銀行卡號等等問題都需要信息人員及時解決，而這些問題有的能及時處理，有的由于是網(wǎng)絡或程序缺陷，財務信息技術人要與財務軟件開發(fā)方交流、溝通后聯(lián)合解決，這就需要一定的時間，從而大大增加了財務信息人員的工作量，而且財務信息人員還承擔著系統(tǒng)升級更新等任務，工作就更加繁重。因此現(xiàn)有的財務信息技術人員配置已經(jīng)不能滿足財務信息化建設的需求。

1.3 由于實現(xiàn)無現(xiàn)金支付，銀行出納的工作量大增

傳統(tǒng)的財務報銷方式由于習慣于支付現(xiàn)金，往往是現(xiàn)金出納工作量大。但網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)運行后，一切支出都通過“銀校直聯(lián)”直接打入報銷人的銀行卡上，現(xiàn)金業(yè)務僅限于交納水電費、退還借款等，銀行出納的工作量驟然大增。特別是酬金發(fā)放方式的改變，由以前專人定期批量輸出后再拷盤給銀行批量發(fā)放方式轉(zhuǎn)為逐筆憑證批量發(fā)放，這種新的酬金發(fā)放方式的優(yōu)點是讓報銷人能及時獲得報銷資金，但由于銀行退回款增多，大大增加了銀行出納對賬等工作量。而銀行退回款增多原因在于高校的學生多，容易因銀行卡丟失、銀行（或卡號）誤報等因素而沒有及時更正數(shù)據(jù)庫信息。而酬金系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫信息只能由財務信息員更改，否則即使報銷人在填報預約單時更正了信息系統(tǒng)還是會默認數(shù)據(jù)庫原來的錯誤信息，于是因銀行卡號錯誤而支付失敗產(chǎn)生了大量銀行退款回單，銀行出納需要逐筆查找報銷人信息并通知報銷人提供正確銀行卡號，再將更改銀行卡信息后的回單交給會計人員逐筆填制憑證后重新支付，因此加重了銀行出納和制單會計的負擔。而以前拷盤給銀行發(fā)放的方式如果有支付失敗的情況，只需將正確的銀行卡信息重新拷盤給銀行即可，不需要再填制憑證。再者隨著銀行單筆支付的數(shù)量增多，也加大了銀行出納對賬的難度。

1.4 財務人員崗位設置增多，信息溝通不及時

由以前的面對面的報銷模式轉(zhuǎn)為網(wǎng)絡報銷模式后，財務人員面臨如何重新配置的新問題。以前財務報銷全部是“面對面”現(xiàn)場制單或?qū)徍巳藛T，實行網(wǎng)絡報銷模式后，財務現(xiàn)在需要配置現(xiàn)場接單、現(xiàn)場制單、后臺制單和審核人員，實際上減少了制單人員。而且由于現(xiàn)場接單人員和后臺制單人員缺少信息交流，分單后往往后臺制單人還要再與報銷人進行電話溝通，浪費了大量時間。

1.5 財政國庫集中支付制度對財務網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的制約

由于財政資金需要審批后再由國庫集中支付，財務“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金支付系統(tǒng)現(xiàn)在不能直接對接國庫支付系統(tǒng)，財務人員只能通過逐筆甄別每筆支出性質(zhì)后再進行清算來實現(xiàn)國庫的支付，過程相當煩瑣，而且還容易出錯。

1.6 高校某些相關部門信息化建設落后

高校財務進行信息化建設后，某些相關部門由于尚未進行信息化建設，不能與財務系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，共享網(wǎng)絡資源，使報銷人的部分業(yè)務（如認領科研經(jīng)費并上賬、設備入庫等）的辦事效率還是得不到顯著提高。

2 解決網(wǎng)絡預約報銷中存在問題的對策

2.1 前期對報銷人進行有針對性的培訓，大力宣傳網(wǎng)絡報銷

建議在建立新的財務報銷系統(tǒng)前先對報銷人進行多種方式的業(yè)務培訓，同時在網(wǎng)上預約時提供在線相關技術咨詢和服務，讓報銷人及早適應新的報銷方式，并加大宣傳力度，通過編制《報銷操作手冊》、模擬報銷軟件、現(xiàn)場演示等多種方式，輔導報銷人迅速學會使用財務網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，為順利運行該系統(tǒng)鋪平道路。事實上，在運行一段時間后，絕大部分報銷人都能認同新系統(tǒng)，因為新系統(tǒng)在網(wǎng)上不僅能即時查看報銷狀況，還能查閱項目使用的財務明細賬以及個人的薪酬發(fā)放情況等信息，感覺比以往傳統(tǒng)的現(xiàn)場報賬方式節(jié)省了不少時間和精力，報銷人花很多時間排隊等候的場面已成為過去。

2.2 增加信息技術人員的配置

由于網(wǎng)絡報銷模式產(chǎn)生了大量網(wǎng)絡技術問題，必須增加信息技術人員的配置，同時加大對信息技術人員的業(yè)務培訓，使他們的業(yè)務技能大幅提升。加強和財務軟件開發(fā)方的聯(lián)系和溝通，修正新系統(tǒng)的缺陷，升級或完善新系統(tǒng)的相關功能，讓報銷人在網(wǎng)絡預約時更順暢。同時財務應積極與學校網(wǎng)絡信息中心溝通，獲得他們的支持，讓學校網(wǎng)絡與財務網(wǎng)絡預約報銷系統(tǒng)能“無縫”對接，使報銷人能順利通過學校網(wǎng)絡進入財務系統(tǒng)預約報銷，減少錯誤信息的出現(xiàn)。并通過建立QQ或微信等多種在線平臺回答報銷人的疑問，讓各種問題都能及時解決。

2.3 升級銀行無現(xiàn)金支付系統(tǒng) ，讓師生員工主動更正銀行信息

建議財務人員要提醒報銷人申報時要仔細核對銀行卡信息，避免錯誤。利用短信或QQ群等平臺的宣傳讓學生或教職工建立信息糾錯意識，要讓丟失或誤報卡號的學生或教職工主動、及時通過“財務綜合信息門戶”更正數(shù)據(jù)庫里錯誤的銀行卡號等信息，將銀行卡號錯誤率降至最低。同時財務應與銀行聯(lián)合研發(fā)或升級無現(xiàn)金支付相關模塊，譬如可以讓銀行退款回單增加憑證號、報銷人姓名、電話等信息，或讓系統(tǒng)有自動短信通知報銷人、讓不成功資金能通過批量發(fā)放的方式重新支付等功能。還應擴大現(xiàn)有的部分銀行無現(xiàn)金支付、自動對賬功能運用范圍，使財務與各開戶銀行都能實現(xiàn)無現(xiàn)金支付并自動對賬，從而提高財務的工作效率。

2.4 加強財務后臺信息交流，使用投遞箱接（退）單

接單人應與后臺制單人切實交流信息，可以將特殊事項說明附在預約單上，便于后臺制單人了解報銷人的相關信息。還可以實行投遞箱接（退）單方式，讓報銷人先在網(wǎng)上生成預約報銷單后通過視頻或電話聯(lián)絡的方式讓財務人員進行初審（熟悉的報銷人也可以不走這個程序），然后直接將預約單交在投遞箱中，財務人員定期從投遞箱中取出分配給后臺制單人，從而優(yōu)化財務人員配置。但這種方式的前提是報銷人較熟悉財務報銷程序，否則報銷人也要浪費時間來回跑財務。

2.5 實現(xiàn)“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金支付系統(tǒng)與國庫支付系統(tǒng)對接

高校財務應積極與上級財政部門進行溝通，得到上級財政部門的理解和支持，并協(xié)同軟件開發(fā)公司和開戶銀行制定可靠、完善的“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金支付系統(tǒng)與國庫支付系統(tǒng)對接方案，在獲得財政部門的同意后實行方案，從而提高財務工作效率。

2.6 高校其他各部門應同步進行信息化建設，實現(xiàn)業(yè)務銜接與資源共享

信息化建設不僅是高校財務部門的迫切需要，也是高校其他各部門的現(xiàn)實任務。高校其他各部門應加強與財務的溝通，同步進行信息化建設，實現(xiàn)與財務有關的業(yè)務銜接與資源共享，這樣不僅財務工作效率能得到成倍提高，其他部門的工作效率也會大大提升。

主要參考文獻

[1]王涵，張永冀，朱曼亞.BL高校網(wǎng)絡報銷模式的建立與改進[J].財務與會計，2015（11）：43-45.

[2]周其鋒.“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金支付系統(tǒng)在高校財務工作中的應用分析[J].商業(yè)會計，2013（12）：117-118.