余玲

檢察檔案作為檢察工作中最真實的記錄，反映了檢察事業(yè)改革發(fā)展和現(xiàn)代化進程，是檢察事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和見證。常州市新北區(qū)人民檢察院自2003年成立綜合檔案室以來，對各門類檔案實行統(tǒng)一管理。2006年，成為常州市檢察系統(tǒng)中首批被認(rèn)定為檔案工作江蘇省五星級的單位，2011年及2017年兩次通過檔案工作江蘇省五星級復(fù)查。近年來，常州市新北區(qū)人民檢察院始終堅持“高點定位嚴(yán)要求，注重運用創(chuàng)一流”的工作思路，積極加強各項檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷豐富檔案室藏、開發(fā)檔案資源，扎實推進檔案數(shù)字化工作，努力實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化。

一、統(tǒng)籌多方資源，不斷完善軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是加快檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，而檔案工作自身的保密特性，也對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出了較高的要求。為此，2016年，新北區(qū)檢察院以大樓改造及檢察系統(tǒng)檔案軟件更換為契機，積極謀劃，對檔案基礎(chǔ)設(shè)施進行了全面升級。

1.全面升級檔案用房。新北區(qū)檢察院始終從全局出發(fā)，實行人、財、物傾斜，盡可能保證檔案工作各項關(guān)鍵措施落實到位。2017年，新北區(qū)檢察院更是借大樓改造之機，在總體辦公用房緊張的情況下，優(yōu)先保障檔案室的布局和安排，科學(xué)合理配置檔案庫房、辦公室、閱檔室等檔案用房，實現(xiàn)了辦公、閱檔、庫房三分開。檔案庫房從原有的62平方米擴大到185平方米，并購買了全新的自動化檔案密集架，確保將來檔案存放10年的余量，極大地滿足了檔案數(shù)量日益增長的存放需求。

2.高標(biāo)準(zhǔn)配置檔案軟硬件設(shè)備。根據(jù)江蘇省檢察院的統(tǒng)一安排，2016年，新北區(qū)檢察院更新了檢察系統(tǒng)檔案管理軟件，全面實現(xiàn)檔案在線管理。此外，還投入專門經(jīng)費，配備了軟件服務(wù)器，存儲檔案數(shù)據(jù)的光盤、磁盤陣列等備份設(shè)備，高速彩色掃描儀及電腦、打印機、復(fù)印機、碎紙機等設(shè)施設(shè)備，滿足檔案管理使用需求。檔案室現(xiàn)已成為裝備配套、設(shè)備先進、檢索齊全、編研材料廣泛，且室藏豐富、現(xiàn)代化程度較高的檔案管理機構(gòu)，確保了檢察檔案工作實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

3.科學(xué)統(tǒng)籌、合理規(guī)劃，建成高標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)代化的院史陳列室。考慮到原有的院史陳列室已不能同步反映現(xiàn)有的沿革及檢察業(yè)務(wù)活動的成果，2017年新北區(qū)檢察院抽調(diào)專人成立工作小組，克服緊張的辦公用房條件，專門辟出240平方米建立新的院史陳列室，面積是原來的4倍，并投入60余萬元，采用“彩色展板+多媒體”的形式，生動、準(zhǔn)確、及時反映新時代檢察工作風(fēng)貌。

二、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善規(guī)章制度，健全檔案管理體系

1.提高工作要求。新北區(qū)檢察院每年都會由院黨組牽頭召開檔案工作專題會議，就過去一年內(nèi)檔案工作存在的問題，與各部門負(fù)責(zé)人探討改進。結(jié)合每年區(qū)檔案局及市檢察院檔案主管部門年度考核提出的問題制定整改意見。并召開全院大會，組織全院干警認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及各項檔案規(guī)章制度，通過學(xué)習(xí)、討論，全體干警的檔案意識、法制觀念得到進一步增強。

2.明晰管理層級。新北區(qū)檢察院始終將檔案工作納入單位年度重點工作。建立由一名黨組成員分管、辦公室主任主管、專職檔案員具體管、兼職檔案員協(xié)助管的檔案管理體制，形成了“主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、專職人員全力抓、兼職人員配合抓”的齊抓共管的良好格局。

3.完善檔案規(guī)章制度。建立健全各項規(guī)章制度是做好依法治檔的重要保證。新北區(qū)檢察院結(jié)合檔案管理的需要，堅持認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《江蘇省機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》和《人民檢察院訴訟文書材料立卷歸檔細(xì)則》，聯(lián)系本單位實際情況，不斷建立和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，使檔案工作有章可循、有規(guī)可依，有效保證了各類檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。為適應(yīng)新的歸檔要求和分類方案，又相繼對原有的歸檔范圍、分類方案和保管期限等制度進行了重新修訂，強化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用，以便更簡便、高效、科學(xué)地開展歸檔工作。

4.不斷加強檔案能力建設(shè)。新北區(qū)檢察院非常重視干警檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一是加強檔案隊伍建設(shè)。多年以來，持續(xù)推進檔案隊伍建設(shè)，不斷提升人員素質(zhì)，根據(jù)人員變動及時調(diào)整檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)、小組成員，目前專職檔案管理員已取得中級職稱資格，兼職檔案員也都具有本科學(xué)歷，在全院形成了以檔案室為中心，各條線、各科室為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，大大加強了檔案隊伍的基礎(chǔ)力量。二是定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。請市院檔案專家來院講授訴訟檔案的立卷、歸檔業(yè)務(wù)知識，組織人員去市檔案局、市檢察院，以及武進、天目湖檢察院等單位參觀學(xué)習(xí)，派專職檔案員參加市、區(qū)檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力。三是加強檔案業(yè)務(wù)交流。依托網(wǎng)絡(luò)平臺，通過微信、騰訊通等工具，組織全院專兼職檔案員圍繞檔案工作的新要求、新課題，相互交流、答疑解惑，提高了全院檔案隊伍的整體素質(zhì)，保證了檔案工作的順利開展。

5.強化考核獎懲機制。新北區(qū)檢察院把檔案管理工作作為加強檢察院內(nèi)部管理的一項重要內(nèi)容。認(rèn)真制定和完善了檔案歸檔工作制度，把檔案工作納入年度目標(biāo)管理考核的內(nèi)容，常抓不懈，責(zé)任到人。并結(jié)合司法改革，將訴訟檔案歸檔考核納入員額檢察官績效考核“負(fù)面清單”，從制度上制約檢察官對檔案移交工作的不作為，保障檔案歸檔按時、高效。同時，建立檔案保密和責(zé)任追究制度，切實做好檔案的保密工作。

三、積極開發(fā)電子檔案，實現(xiàn)檔案信息傳輸從傳統(tǒng)手工型向現(xiàn)代智能型的根本轉(zhuǎn)變

檔案的開發(fā)利用是檔案工作的目的之所在。檢察事業(yè)的發(fā)展，對檢察檔案的服務(wù)和利用提出了新要求。為此，新北區(qū)檢察院不斷探索，始終把服務(wù)檢察職能，做好檔案的開發(fā)利用作為檔案工作重中之重。

1.全面推進檔案數(shù)字化。2016年底，由江蘇省檢察院牽頭，推出了可與檢察業(yè)務(wù)軟件對接的全新檢察系統(tǒng)檔案管理軟件。新北區(qū)檢察院緊跟步伐，第一時間對檔案管理軟件進行更替及數(shù)據(jù)遷移，有計劃、有重點地對各類檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換?，F(xiàn)有室藏檔案已全部數(shù)字化，實現(xiàn)了實體檔案、卷內(nèi)目錄與電子檔案一一對應(yīng)。

2.努力提升檔案服務(wù)能力。檔案服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點，也是檔案價值的體現(xiàn)。一是建立了較為完整的檢索工具體系。編制了多種檢索工具及各類案卷目錄、歸檔文件目錄，且將室藏檔案目錄全部錄入檔案管理系統(tǒng)中。二是依托新的檔案管理軟件，全面實行檔案網(wǎng)上預(yù)歸檔及網(wǎng)上查閱。根據(jù)部門、職務(wù)的不同，授予干警相應(yīng)權(quán)限，兼職檔案員可在網(wǎng)上進行預(yù)歸檔，而普通干警則通過借閱申請，在權(quán)限范圍內(nèi)查詢所需檔案，網(wǎng)上輕松完成檔案借閱，既降低了因頻繁翻閱造成的紙質(zhì)檔案磨損，又大大提高了檔案利用的效率。

四、繼續(xù)狠抓工作創(chuàng)新，檔案利用從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變

1.發(fā)揮智庫作用。新北區(qū)檢察院緊緊圍繞檢察工作重點，針對上級檢察機關(guān)和院領(lǐng)導(dǎo)對信息資料的需求，編寫《組織機構(gòu)沿革》《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》等匯編材料，濃縮各項檢察業(yè)務(wù)的重要指標(biāo)，客觀真實地反映檢察工作開展情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。

2.在法制宣傳中彰顯優(yōu)勢。普法宣傳教育不是簡單的法律條文和法學(xué)理論的說教，更需要大量形象生動的案例加以詮釋。為滿足普法教育的需要，新北區(qū)檢察院辦公室聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門，通過對保存檢察檔案資料的挖掘、提煉，編寫了一批宣傳材料，在普法過程中加以推廣，增強了普法教育的生動性和直觀性，取得了良好效果。

3.擴大檔案服務(wù)范圍。近年來，新北區(qū)檢察院檔案室積極延伸服務(wù)范圍，接待法院、公安機關(guān)、紀(jì)委、審計局等相關(guān)部門查閱檔案材料，檔案工作和服務(wù)質(zhì)量獲得相關(guān)部門的充分肯定。

檔案工作只有起點，沒有終點。新北區(qū)檢察院將始終扎實工作，高點定位，穩(wěn)步推進檔案管理工作，不斷提高檔案服務(wù)水平，推動檔案工作邁上新臺階。