桂若棣

[摘要]論文基于江蘇省培訓(xùn)團(tuán)赴美培訓(xùn)考察的見聞，對中美檔案工作作出一定思考，分別就美國在電子文件真實(shí)性保障、檔案工作源流、文件與檔案概念、檔案法規(guī)遵從及檔案工作創(chuàng)新策略五個方面進(jìn)行具體論述，并結(jié)合中國國情，提出了相關(guān)的改進(jìn)建議與觀點(diǎn)。

[關(guān)鍵詞]美國中國電子文件真實(shí)性文件檔案檔案工作

[分類號]G279

Study on the Archival Work of the United States

Gui Ruodi

（Jiangsu Province Archives， Nanjing， Jiangsu， 210000）

Abstract： Based on the experience of the Jiangsu training mission to the United States， the paper makes a certain reflection on the archival work of the United States and China， and discusses the five aspects of the United States in the authenticity of electronic documents， the source and stream of archives， the concept of documents and archives， the compliance of the archives regulations and the innovation strategies of the archives work， then combining with the national conditions of China，puts some suggestions.

Keywords： The United State； China； The Authenticity of Electronic Documents； Record； Achives； Archival Work

2017年12月10日至24日，以副局長陳萬田為團(tuán)長的江蘇檔案培訓(xùn)團(tuán)一行19人，赴美國紐約和洛杉磯進(jìn)行為期兩周的“電子文件真實(shí)性保障策略”專題培訓(xùn)。邀請方加州波莫納理工大學(xué)（CAL POLY POMONA）圍繞培訓(xùn)主題開設(shè)了多場跨學(xué)科講座，內(nèi)容包括云計算研究與應(yīng)用、數(shù)字記憶與信息安全、全球視野與創(chuàng)新，以及互聯(lián)網(wǎng)檔案館、美國檔案工作歷史與源流和專業(yè)認(rèn)同等；參觀考察了美國國家檔案館紐約分館、羅斯福（FDR）總統(tǒng)圖書館、紐約州立檔案館、紐約大都會博物館、紐約公共圖書館、美國自然歷史博物館、洛杉磯市檔案館、波莫納理工大學(xué)圖書館特藏部；與聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)官員、檔案專家、歷史學(xué)者、大學(xué)教授及相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行了交流和探討。

在美期間，培訓(xùn)團(tuán)全體成員表現(xiàn)了良好的精神風(fēng)貌和求知熱情，學(xué)習(xí)參觀興致盎然、交流活躍。校方接待也十分嚴(yán)謹(jǐn)周到，雖然臨近圣誕假期，但師資課程、公務(wù)活動等各項安排妥帖緊湊。通過短暫的培訓(xùn)考察，我們對美國同行的工作有了切身的體驗，從檔案這個觸角，還領(lǐng)略到萬花筒般的美國文化，不僅增長了見識，開闊了視野，也啟發(fā)我們思考。林立樹在《美國通史》里說過：美國是個“依文獻(xiàn)而立，循法律而治”的國家。這個文化大熔爐兩百多年的滄桑變化，檔案的倫理、檔案的價值無所不在。

1電子文件的真實(shí)性保障：共同面對的挑戰(zhàn)

電子文件的急劇增長，是信息時代的重要特征；它與生俱來的脆弱性，又給人類歷史帶來潛在威脅。

對于檔案工作者來說，電子介質(zhì)和虛擬世界似乎永遠(yuǎn)活在當(dāng)下，它飄渺、短暫、易變，讓人無法輕易信任。至今，雙套制歸檔仍是國內(nèi)外通常采用的權(quán)宜之計：毋庸置疑，電子文件的異質(zhì)備份，終將是不能承受之重。隨著互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)與數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)程的快速發(fā)展，電子文件真實(shí)性、安全性、長期可讀性均面臨挑戰(zhàn)，信息資源的開發(fā)利用能力和國家控制能力同樣面臨嚴(yán)峻的考驗。這正是江蘇檔案培訓(xùn)團(tuán)以此作為培訓(xùn)主題的背景。

美國是互聯(lián)網(wǎng)時代的開創(chuàng)者和引領(lǐng)者，也是電子記錄管理策略和應(yīng)用開發(fā)的先行者；美國社會文化對檔案的認(rèn)同和信任根植于立法、司法的基因之中，在長期的治理實(shí)踐中形成了“法規(guī)遵從”理念和整套證據(jù)規(guī)則。所有這些因素建立起信息技術(shù)條件下的檔案治理機(jī)制，為我們選擇適合自身情況的電子文件管理策略提供了多維度的參考。

整個行程中所有關(guān)于電子文件管理的提問，美國同行都反應(yīng)淡然，要么沉吟片刻，要么答非所問。而此時，第八屆中國電子文件論壇暨第三屆檔案社交媒體圓桌會議正在北京召開，會上報告連場、人頭攢動，各種新理念、新概念、新探索層出不窮。相比國內(nèi)熱火朝天的討論，美國同行眼里似乎這僅僅是一項日常工作。這到底是追趕者的雄心勃勃，還是先行者的漫不經(jīng)心？答案恐怕還是在別處。

2從觀感到認(rèn)知：美國檔案工作的歷史源流

波莫納的專題講座中，王作躍老師作為歷史學(xué)家對美國檔案系統(tǒng)的觀察給人留下較深印象。王的學(xué)術(shù)出身與其導(dǎo)師、著名的北大教授許良英先生一樣，從理論物理轉(zhuǎn)攻科技史、人文史，而導(dǎo)師的導(dǎo)師則是中國第一代理論物理學(xué)家束星北和王淦昌。在他看來，“體制、體系、管理”等只是政府運(yùn)作下的工作模式，梳理美國檔案工作的歷史源流，這一點(diǎn)恰恰是不具備的。

美國國家檔案館建立之前，包括殖民地時期大約有300年歷史。今天在聯(lián)邦或州、縣很多檔案機(jī)構(gòu)，都能看到大量十七八世紀(jì)殖民地時期的檔案，其豐富性與珍貴性令人驚嘆。成就這一事實(shí)的關(guān)鍵是人對檔案的認(rèn)知，機(jī)構(gòu)和場所并不重要。確實(shí)，美國社會、公眾對檔案的認(rèn)知早在英屬殖民地時期就已生根。英國是最早脫離羅馬教廷，率先進(jìn)入近現(xiàn)代社會的國家。英屬殖民地有著世俗理性的傳統(tǒng)，肯定個人的權(quán)利和財產(chǎn)，凡事通過立約產(chǎn)生，立字為據(jù)，來達(dá)到其合法性合理性，這就孕育出對檔案——證據(jù)文件的認(rèn)同和信任。

1783年獨(dú)立戰(zhàn)爭結(jié)束后，《美英和約》中特別規(guī)定，凡屬任何一州和其公民所有的在戰(zhàn)爭中落入英軍手中的一切檔案，應(yīng)立即歸還給它們原屬的機(jī)構(gòu)或個人。南北戰(zhàn)爭之后，美國人越來越熱衷于書寫他們從荒野中站立并捍衛(wèi)自由的歷史，圖書館和歷史協(xié)會競相跨過大西洋去歐洲的檔案館搜尋殖民時期的檔案。一些歷史學(xué)家意識到：必須阻止國會圖書館那樣隨意處置檔案的做法，他們開始不斷地呼吁建立像歐洲那樣的國家檔案館。直到富蘭克林·羅斯?？偨y(tǒng)為擺脫大蕭條、推行積極政府政策的1934年，國會才批準(zhǔn)總統(tǒng)簽署的《關(guān)于建立國家檔案館的法令》，確立了它在美國聯(lián)邦政府系統(tǒng)中的獨(dú)立地位，從法律上肯定了來源原則、尊重全宗原則等歐洲先進(jìn)的檔案學(xué)思想。按文件組合、案卷序列歸類整理的方法終于取代了圖書館的《杜威十進(jìn)分類法》。1938年，羅斯福建立總統(tǒng)圖書館的建議得到國會批準(zhǔn)?？偨y(tǒng)任內(nèi)各種文獻(xiàn)、手稿、檔案從私人物品轉(zhuǎn)為國家記憶。

在相當(dāng)長時間里，美國人自行其是，特立獨(dú)行的檔案管理實(shí)踐在他們看來天經(jīng)地義，與他們早已習(xí)慣、并成為國家政治哲學(xué)傳統(tǒng)的立約、分權(quán)和自治的理念一脈相承。他們關(guān)于檔案對個人和社會的價值有深刻的理解，他們同樣篤信自己能用與眾不同的方法解決有關(guān)檔案的問題，直到專業(yè)認(rèn)同出現(xiàn)危機(jī)，才再次接過歐洲檔案思想的火種，回歸主流。

3文件與檔案：數(shù)字時代仍需辨析的概念

鑒于檔案實(shí)務(wù)中“文件管理”與“檔案管理”的分隔狀態(tài)，檔案界一個普遍的訴求是對電子文件實(shí)行全過程管理和前端控制以保證其真實(shí)性、可靠性、完整性，甚至想當(dāng)然地認(rèn)為應(yīng)將國家檔案局改為國家文件與檔案局，把對美國檔案管理實(shí)踐的片面理解拿來作為支撐的依據(jù)。于是，本就不甚了了的電子文件和電子檔案更是不加區(qū)分，文件管理及元數(shù)據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)也直接采取“拿來主義”，當(dāng)作國家檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。這對當(dāng)前正在推進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是不利的，因為概念越寬泛、越模糊，就越難以界定專業(yè)價值。

National Archives and Records Administration（NARA）通常翻譯為美國國家檔案和文件局。事實(shí)上，Records在絕大多數(shù)情況下就是指“檔案”而非“文件”。上述正確的翻譯應(yīng)該是：美國國家檔案館與檔案管理局，機(jī)構(gòu)設(shè)置相當(dāng)于中國的中央檔案館、國家檔案局。1950年《聯(lián)邦檔案法》頒布后開始建立的聯(lián)邦檔案中心——Federal Records Center，也稱中間檔案館。長期以來，由于對Records含義的誤解，人們至今還習(xí)慣上叫做聯(lián)邦文件中心。

關(guān)于Document、Records、Archives關(guān)系，國內(nèi)外已有很多文章進(jìn)行闡述。信息時代下IT界也加入這一討論。概括而言，Records是具有證據(jù)作用的檔案，不是文件（Documents）；而Archives首先是指檔案機(jī)構(gòu)、檔案庫、檔案界，或特指永久檔案，也有長久保存的意思。在信息化條件下，文件是基本的、非結(jié)構(gòu)化形式的行政、業(yè)務(wù)及交流工具。文件管理系統(tǒng)（DM）提供文件存儲庫，以加強(qiáng)分享知識與協(xié)作能力；而檔案管理系統(tǒng)（RM）更側(cè)重于維護(hù)證據(jù)，記載與法規(guī)、財務(wù)、運(yùn)營有關(guān)或歷史性活動的事件。DM保存更多是為參考；RM卻要考慮不同檔案的合理期限，并有嚴(yán)格的歸檔許可及基于角色的用戶安全模式。所以，區(qū)別電子檔案與電子文件的基本視角還是立足于法定效力，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是含有管理信息、追蹤溯源信息、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)信息的元數(shù)據(jù)。

在美國這樣比較成熟的治理體制中，任何一種專業(yè)認(rèn)知必定包含它的價值理念，這是界定其社會角色的基礎(chǔ)。處在快速進(jìn)步和轉(zhuǎn)型中的中國，數(shù)據(jù)、信息、文件、檔案這些概念之間共識的邊界已經(jīng)模糊。對此，馮惠玲教授在第八屆“中國電子文件管理論壇”上有一段中肯的描述：我們在辨析概念的同時，必須承認(rèn)當(dāng)下這幾個概念混合交叉的存在，我們應(yīng)當(dāng)將其中原生的具有保存價值的部分都納入我們管理的視線范圍，而不糾結(jié)于它叫什么。

4法規(guī)遵從：檔案的原則與使命

近代美國的崛起得益于它不斷健全的法治文明。在整個法律框架中，檔案一個重要的價值使命就是維系司法證據(jù)的獲取。

《聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則》“最佳證據(jù)”的核心要義是：以文件內(nèi)容而不是以文件本身作為證據(jù)的一方當(dāng)事人，必須提出文件內(nèi)容的原始證據(jù)。檔案即是文件原始性的最佳證明。在法律技術(shù)上，對文件內(nèi)容原始性的證明，可以轉(zhuǎn)化為以提交檔案來佐證，或者用檔案的檔案來證明的過程（意即元數(shù)據(jù)，可以證明電子檔案的真實(shí)性和原始性）。

2001年美國的安然、安達(dá)信事件促使美國國會通過了多項針對公司業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)的強(qiáng)制性法規(guī)，對企業(yè)的業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)設(shè)定了嚴(yán)格的存儲保存期限。其中電子數(shù)據(jù)的保護(hù)與管理成為法規(guī)制約的焦點(diǎn)所在。這一事件還直接導(dǎo)致《薩班斯法》SOX（上市公司責(zé)任法案）及“法規(guī)遵從”理念的誕生，引起人們對企業(yè)經(jīng)營過程中檔案誠信與依法管理問題的重視。SOX法案的相關(guān)內(nèi)容還被補(bǔ)充進(jìn)美國法典?！胺ㄒ?guī)遵從”要求企業(yè)每一個流程都經(jīng)得起法律檢驗和追溯，并且能提供最佳證據(jù)——檔案?！胺ㄒ?guī)遵從”今天不僅被全球企業(yè)所奉行，而且成為一種更為普適的、日常的理念和原則。

新世紀(jì)以來，美國在電子檔案管理上取得重要進(jìn)展。國家電子文件檔案館（ERA，Electronic Records Archives）項目建成運(yùn)行推進(jìn)了所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)電子檔案管理進(jìn)步。奧巴馬任期內(nèi)簽署的“聯(lián)邦政府檔案管理”總統(tǒng)備忘錄和《政府檔案管理指令》，對電子檔案、電子郵件檔案替代紙質(zhì)檔案的最后期限作出了明確規(guī)定。2014年9月，國會通過《聯(lián)邦檔案責(zé)任法案》，這是信息技術(shù)背景下美國聯(lián)邦機(jī)構(gòu)檔案管理轉(zhuǎn)型的一項重要法案。

5彰顯檔案的意義：檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的策略選擇

美國作為一個創(chuàng)建出來的國家，從出生起就是個世俗的、草根的、現(xiàn)代的國家。在經(jīng)歷“進(jìn)步時代”一系列深刻的社會變革之后，美國真正成為20世紀(jì)世界的新巨人，美國檔案工作也在完善法治環(huán)境、推進(jìn)專業(yè)化進(jìn)程以及公共服務(wù)等方面成為現(xiàn)代檔案工作的模板。

中國從悠久的歷史中走來，盡管與美國相比，文化背景不同，現(xiàn)實(shí)路徑相異，但中美檔案工作在價值取向、社會功能、檔案理論與實(shí)踐方面并無本質(zhì)區(qū)別。早在20世紀(jì)30年代，民國政府文書改革運(yùn)動，就是基于美國進(jìn)步時代掀起的行政效率研究熱潮，提出了文書檔案連鎖法等一系列改革措施，成為中國現(xiàn)代檔案工作源流之一。文書改革運(yùn)動與小羅斯福新政成立美國國家檔案館在背景和訴求上幾乎一致，這是中美開啟現(xiàn)代文件與檔案管理工作之時的第一次交集。

改革開放以來，檔案工作領(lǐng)域?qū)W習(xí)借鑒美國的治理經(jīng)驗并取得豐碩成果，從完善資源體系到面向社會服務(wù)，從建立信息公開制度到引入法規(guī)遵從原則，并全面推廣。信息時代，是中國現(xiàn)代檔案治理實(shí)現(xiàn)跨越式進(jìn)步的巨大機(jī)遇，我們需要更深入地分析研究和學(xué)習(xí)借鑒美國檔案信息化管理的成效、過程和特點(diǎn)?！敖梃b”不是簡單地照搬拼湊，而是認(rèn)清難點(diǎn)與優(yōu)勢，揚(yáng)長避短。世界永遠(yuǎn)充滿差異，卻可以獲得異曲同工、殊途同歸的效果。

第一，在戰(zhàn)略層面需要科學(xué)務(wù)實(shí)的頂層設(shè)計，深刻理解檔案與檔案工作的價值使命。

美國檔案機(jī)構(gòu)的角色設(shè)計，在其法律中有明確的界定。美國檔案工作的價值使命，概括起來國家社會層面是記憶留存，治權(quán)運(yùn)行層面是證據(jù)固定，社會大眾方面是滿足訴求。從克林頓“重塑政府”運(yùn)動到布什發(fā)布《電子政府法案》，再到奧巴馬以“信息公開”與“透明政府”為關(guān)注點(diǎn)，歷屆總統(tǒng)推進(jìn)、實(shí)施電子文件管理的立法與政策均立足于聯(lián)邦政府的治理理念之上。

中國有著覆蓋全國、網(wǎng)狀分布的檔案工作體系。作為各級檔案行政管理部門，我們的價值使命也可以理解為三點(diǎn)：歷史責(zé)任、文化擔(dān)當(dāng)、滿足需求。目前我國電子文件管理的現(xiàn)狀需要科學(xué)務(wù)實(shí)的頂層設(shè)計：明確國家對于電子文件管理的原則性方針，以及一定歷史時期內(nèi)應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)、遵循的行動規(guī)則等；理順體制機(jī)制，為電子文件的真實(shí)、完整、可靠和可用提供制度保證；同時積極開展社會宣傳，提供社會服務(wù)，把“陽光政府”完善管理與公眾切身利益聯(lián)系起來。

第二，在技術(shù)層面加大研發(fā)和資金投入，建設(shè)一個具有完整覆蓋性、包容性的集成系統(tǒng)。

美國聯(lián)邦政府的電子檔案管理采用立法引導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)先行、技術(shù)驅(qū)動相輔相成的滾動發(fā)展策略。利用強(qiáng)大的高技術(shù)支撐能力建設(shè)ERA（電子文件檔案館）項目，從1998年由NARA投入啟動資金進(jìn)行研究， 2005年與洛克希德·馬丁公司簽訂建設(shè)合同，到2012年花費(fèi)近10億美元基本建成運(yùn)行，在系統(tǒng)功能、技術(shù)規(guī)范等方面發(fā)揮了帶動整體的作用。NARA研究結(jié)論：完備的ERA并非僅是通常意義上的一個系統(tǒng)，它是一個綜合的、系統(tǒng)的、動態(tài)的手段和方法集成體，能夠跨越時間持續(xù)提供真實(shí)的電子檔案利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的功能。因而，那種認(rèn)為僅靠建立一個系統(tǒng)就能滿足保存電子檔案挑戰(zhàn)的觀點(diǎn)是短視的。

中國討論電子文件管理已有20年，但是，面對中央、地方、各專業(yè)系統(tǒng)電子文件管理的特點(diǎn)和信息化發(fā)展水平等龐雜的情況，至今檔案管理系統(tǒng)技術(shù)研發(fā)處于零散和局部狀態(tài)。不僅造成巨大浪費(fèi)，而且不利于電子文件管理大范圍啟動并快速推進(jìn)。

第三，在管理層面加快立法進(jìn)程，規(guī)范管理流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時整合電子檔案資源。

2010年由中央辦公廳牽頭，成立了電子文件部際聯(lián)席會議，國家檔案局也是14個成員之一。近年出臺了一系列規(guī)范性文件和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但缺少限制紙質(zhì)文件或引導(dǎo)數(shù)字轉(zhuǎn)型的政策法規(guī)，這就造成了“立法落后于技術(shù)”的尷尬局面，無法確立電子檔案管理的法定路徑。

從資源建設(shè)看，美國國家檔案館的歷史不足100年，但收藏了海量的珍貴檔案，其中大量的手稿、地圖、影片照片來源于圖書館、民間歷史協(xié)會或私人機(jī)構(gòu)。群眾同樣也發(fā)揮了巨大作用。比如馬修·布雷迪，南北戰(zhàn)爭時期著名的攝影師，第一個把紀(jì)實(shí)攝影帶進(jìn)檔案家族的人。此后一戰(zhàn)、二戰(zhàn)時期美軍每個連隊都配備攝影兵。

中國古老的檔案傳統(tǒng)，肩負(fù)著教化與法權(quán)的重任。這把雙刃劍的另一面，就是奪人之志先奪其史，在歷史的興亡更替中檔案遭遇了無數(shù)次毀滅。在傳統(tǒng)向現(xiàn)代過渡之時，我們?nèi)绾巫龊脷v史的守夜人？如何更好地發(fā)揮集中統(tǒng)一管理原則的優(yōu)勢、突破行業(yè)條塊壁壘森嚴(yán)的檔案資源分布現(xiàn)狀？借鑒美國公共檔案資源高度集中的經(jīng)驗，嘗試建立公共檔案專題資源庫。其邏輯的合理性體現(xiàn)在：只要從現(xiàn)行的文件變成非現(xiàn)行的檔案，即轉(zhuǎn)變?yōu)閲宜械墓操Y源，應(yīng)移交國家綜合檔案館。