孫大東 袁麗娜

[摘要]論文基于SWOT分析法對(duì)電子檔案“單套制”的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅因素進(jìn)行分析，并根據(jù)“發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)、克服自身劣勢(shì)、利用外部機(jī)遇、應(yīng)對(duì)外部威脅”的原則提出政策支持、經(jīng)驗(yàn)推廣、優(yōu)化體系、轉(zhuǎn)換思維、發(fā)展科技、風(fēng)險(xiǎn)管理、人才建設(shè)、調(diào)整心態(tài)等具體策略，以期為電子檔案“單套制”管理的研究與實(shí)踐提供有益的借鑒。

[關(guān)鍵詞]電子檔案單套制SWOT分析法

[分類號(hào)]G270

Research on "Single Set" Management of Electronic Records Based on SWOT Analysis

Sun Dadong，Yuan Lina

（Information Management College of Zhengzhou University，Zhengzhou，Henan，450001）

Abstract： This paper analyzes the strengths，weaknesses，opportunities and threats of "single set" of electronic records based on SWOT analysis，and with the principle of "exerting ones own advantages，overcoming ones own inferiority，utilizing external opportunities and coping with external threats"，puts forward specific strategies such as policy support，experience promotion，system reconstruction，change of thinking，development of science and technology，risk management，talent building and adjustment of mentality，so as to provide useful references for the research and practice of "single set" of electronic records.

Keywords： Electronic Records；Single Set；SWOT Analysis

1引言

電子檔案取代紙質(zhì)檔案已成為一種社會(huì)趨勢(shì)。2017年11月29日，筆者在中國(guó)知網(wǎng)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中以“篇名”為檢索項(xiàng)、以“單套制”為檢索詞進(jìn)行精確檢索，共獲得8篇文獻(xiàn)。通過刪查去重僅獲得5篇有效文獻(xiàn)，均為期刊論文且發(fā)表于2017年。其中，錢毅提出了單套制的應(yīng)用場(chǎng)景和核心約束要素并建議通過“型式+要素”的方法組合表達(dá)電子文件管理模式[1]；陳海平探討了高校實(shí)施電子文件“單套制”歸檔與電子檔案“單套制”管理的可行性；[2]楊安榮等人對(duì)政府采購(gòu)文件的“單套制”歸檔管理進(jìn)行了研究[3]；廖倩文對(duì)推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)電子文件單套制管理需要攻堅(jiān)的難題進(jìn)行了研究并提出了破解問題的基本對(duì)策[4]；蘇莉?qū)ζ嚠a(chǎn)品檔案“單套制”的應(yīng)用進(jìn)行了研究[5]。錢毅準(zhǔn)確分析了“單套制”的內(nèi)涵，但未對(duì)“單套制”管理的具體問題展開探討；陳海平、楊安榮、蘇莉等人針對(duì)具體領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案就實(shí)行“單套制”管理的合理性與發(fā)展策略進(jìn)行了研究，缺乏普適性；廖倩文的研究從宏觀角度出發(fā)提出了相應(yīng)策略，但其分析尚不深入。整體來看，我國(guó)對(duì)電子檔案“單套制”管理的研究尚處于初級(jí)階段，研究成果的豐富性、研究?jī)?nèi)容的深入性尚顯不足。

SWOT分析法是由海因茨·韋里克（Heinz Weihrich）提出的一種分析方法，其旨在通過具體的情景分析，將與研究對(duì)象密切關(guān)聯(lián)的主要的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)和外部機(jī)會(huì)、威脅分別識(shí)別和評(píng)估出來，依據(jù)矩陣形態(tài)進(jìn)行科學(xué)的排列組合，然后運(yùn)用系統(tǒng)分析的方法將各種主要因素相互匹配進(jìn)行研究，最后提出相應(yīng)對(duì)策[6]。SWOT分析法建立起了一套系統(tǒng)的分析體系，具有較強(qiáng)的可操作性，可應(yīng)用范圍十分廣泛。筆者擬采用SWOT分析法，在全面分析電子檔案“單套制”管理的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)及其面臨的機(jī)會(huì)和威脅的基礎(chǔ)上提出科學(xué)的發(fā)展策略。

2電子檔案“單套制”管理的SWOT因素分析

2.1優(yōu)勢(shì)因素（Strengths）

（1）節(jié)約資源

第一，從本體形態(tài)來講，電子檔案是以數(shù)字代碼形式存在的，其賴以生存的介質(zhì)是電子計(jì)算機(jī)軟硬件及相關(guān)的存儲(chǔ)設(shè)備，由于其信息容量大、存儲(chǔ)密度高，承載同等信息量的檔案，電子介質(zhì)比紙質(zhì)介質(zhì)的生產(chǎn)所消耗的資源要少很多，對(duì)環(huán)境的污染也輕許多。第二，從存儲(chǔ)空間來講，電子檔案是存儲(chǔ)于電子檔案管理系統(tǒng)的磁盤及大容量外存儲(chǔ)設(shè)備中的。同時(shí)，超大容量的磁盤陣列等存儲(chǔ)擴(kuò)容技術(shù)也已廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中，電子檔案虛擬存儲(chǔ)空間的問題在現(xiàn)有的技術(shù)條件下已得到很好解決，而且外存儲(chǔ)設(shè)備和技術(shù)還不斷有新的突破出現(xiàn)。因此與紙質(zhì)檔案相比，尖銳的館藏矛盾可消減至忽略不計(jì)的地步，由修建檔案庫(kù)房、購(gòu)買庫(kù)房設(shè)備以及日常管理庫(kù)房等所帶來的能耗將極大減少。第三，從提供利用來講，電子檔案具有復(fù)用性特點(diǎn)，反復(fù)使用并不會(huì)引起老化，而紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)保管和提供利用的過程中還時(shí)刻面臨著老化受損的威脅，用于其保護(hù)修復(fù)的能耗大大超過電子檔案。

（2）便于管理

首先，從移交歸檔的角度看，電子檔案在移交歸檔時(shí)可通過外存儲(chǔ)設(shè)備直接導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)信息的歸檔亦是通過網(wǎng)絡(luò)爬蟲等技術(shù)手段直接搜集歸檔。與“雙套制”相比，電子檔案“單套制”歸檔可免去沉重的實(shí)體檔案搬運(yùn)、清點(diǎn)、上架等工作，簡(jiǎn)化移交程序。其次，從日常管理的角度看，電子檔案的管理主要是通過對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)等工作實(shí)現(xiàn)的，用以備份電子檔案的外存儲(chǔ)設(shè)備雖然對(duì)保管條件的要求較高，但是由于其存儲(chǔ)密度高，所需的庫(kù)房空間較小，而且隨著外存儲(chǔ)設(shè)備技術(shù)和性能的提高，對(duì)保管條件的要求將逐漸降低，因此相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的日常管理工作將更為簡(jiǎn)化、工作量更小，且減少了人為原因、庫(kù)房環(huán)境等因素對(duì)檔案造成的二次損害。最后，從提供利用的角度看，檔案工作人員可通過電子檔案管理系統(tǒng)方便快捷地完成電子檔案的檢索、打印等提供利用工作，而紙質(zhì)檔案的提供利用則不然，檔案工作人員需要人工查閱目錄、調(diào)卷、復(fù)印、還卷等，服務(wù)效率較低。而且，電子檔案具有共享性、開放性等特點(diǎn)，可同時(shí)為多個(gè)用戶提供檔案利用服務(wù)，異地用戶還可以通過檔案網(wǎng)站提供的檢索工具自主查閱可開放利用的檔案，更加便捷高效。

2.2劣勢(shì)因素（Weaknesses）

（1）風(fēng)險(xiǎn)性高

第一，電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)和外存儲(chǔ)等設(shè)備的依賴性高，與紙質(zhì)檔案相比，依靠保護(hù)原始載體來保護(hù)檔案信息的方法在電子環(huán)境中將會(huì)退居次要地位，在實(shí)際工作中業(yè)已出現(xiàn)過由于軟硬件系統(tǒng)環(huán)境的不同而造成歸檔后的電子檔案信息的可讀性與可用性受限的情況。此外，高度的系統(tǒng)依賴性也會(huì)導(dǎo)致電子檔案由于脫離原有業(yè)務(wù)單位，其原始文件中的附加鏈接信息無法讀取。第二，電子檔案管理系統(tǒng)面臨黑客攻擊、木馬病毒等安全挑戰(zhàn)，而且其一旦崩潰，數(shù)據(jù)將難以恢復(fù)，對(duì)電子檔案的損害將是海量的、整體性的。此外，用于保存電子檔案的外存儲(chǔ)設(shè)備也較易因更新?lián)Q代、載體破損等情況造成無法挽回的損失。而對(duì)于紙質(zhì)檔案，除非發(fā)生災(zāi)難性事件，一般不會(huì)造成整體性損害。

（2）技術(shù)匱乏

一方面，在“單套制”模式下，對(duì)海量的、不同格式的電子檔案的管理需要設(shè)計(jì)專門的電子檔案管理系統(tǒng)，技術(shù)要求更高。當(dāng)前使用的檔案管理系統(tǒng)大部分是“雙套制”管理模式的產(chǎn)物，其主要管理對(duì)象的設(shè)定是紙質(zhì)檔案。再者，許多先進(jìn)的技術(shù)尚未在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中普及應(yīng)用，導(dǎo)致已有的檔案管理系統(tǒng)并不能完全解決電子檔案的安全問題和管理問題。另一方面，電子檔案管理環(huán)節(jié)所需的工作流技術(shù)、分布式存取技術(shù)、遷移技術(shù)、仿真技術(shù)、虛擬終端技術(shù)、API技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)與利用環(huán)節(jié)所需的檢索技術(shù)、RSS技術(shù)等[7]發(fā)展水平參差不齊，亟待改進(jìn)與升級(jí)。

2.3機(jī)會(huì)因素（Opportunities）

（1）政策導(dǎo)向

第一，近年來，國(guó)家大力推行電子政務(wù)建設(shè)與政府無紙化辦公，電子檔案將會(huì)海量增長(zhǎng)，這在一定程度上也會(huì)抑制紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生，加速檔案從“雙套制”管理向“單套制”管理的轉(zhuǎn)變。第二，國(guó)家檔案局于2016年4月印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》以及中共中央辦公廳與國(guó)務(wù)院辦公廳于2016年11月聯(lián)合發(fā)布的《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》均明確提出了開展電子檔案“單套制”管理試點(diǎn)建設(shè)的要求，為電子檔案“單套制”管理的發(fā)展提供了政策保障。

（2）經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)備

一方面，管理試點(diǎn)的成功推進(jìn)為電子檔案“單套制”管理儲(chǔ)備了經(jīng)驗(yàn)。2015年4月，上海自貿(mào)區(qū)開始積極建設(shè)電子文件“單套制”管理的試點(diǎn)，上海、浦東兩級(jí)檔案部門和自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)管委會(huì)保稅區(qū)管理局成功建成了一套電子文件“單套制”管理的工作機(jī)制和管理流程并研發(fā)出了相應(yīng)的管理系統(tǒng)。2016年11月17日，上海市自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)召開復(fù)制推廣會(huì)，電子文件“單套制”正式在整個(gè)上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)范圍內(nèi)推廣實(shí)施。[8]另一方面，已有的電子檔案管理工作也為電子檔案“單套制”管理提供了經(jīng)驗(yàn)積累。表1列舉了我國(guó)現(xiàn)有關(guān)于電子檔案管理的規(guī)范性文件及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不僅是長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的凝練，也是電子檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的依據(jù)。

2.4威脅因素（Threats）

（1）機(jī)制屏障

目前，在“雙套制”模式下我國(guó)已形成了一套較為完善的檔案管理體系。特里·庫(kù)克早在1996年就曾說過：“檔案工作者（以及其他信息領(lǐng)域的同仁們）應(yīng)認(rèn)識(shí)到，在信息世界里正發(fā)生著一次徹底性的革命，相應(yīng)地，我們需要擁有全新的工作模式（或知識(shí)體系），以適應(yīng)后保管理論與實(shí)踐的要求?！盵9]電子檔案“單套制”管理發(fā)展到一定程度必須建立“全新的工作模式”。例如，在“單套制”環(huán)境下，電子檔案的價(jià)值鑒定是否必要或者如何開展都是值得思考的問題，因?yàn)椋S著檔案數(shù)量的劇增，鑒定工作量與鑒定難度都將成倍增加，而且在館藏矛盾得以基本解決的前提下，電子檔案的存儲(chǔ)空間已不再是需要重點(diǎn)考慮的問題，如此一來，抱守原有檔案鑒定模式反而會(huì)降低工作效率。

（2）思維禁錮

“雙套制”管理模式下制定的法律法規(guī)對(duì)電子檔案法律證據(jù)效力的認(rèn)可度遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案，加之人們對(duì)紙張的長(zhǎng)期依賴性，使社會(huì)公眾和檔案工作者對(duì)電子檔案與電子檔案“單套制”管理存在懷疑態(tài)度。同時(shí)，部分檔案工作者習(xí)慣于“雙套制”管理方式，對(duì)其處理流程輕車熟路，不愿意學(xué)習(xí)和使用一套新的、技術(shù)性要求更高的管理系統(tǒng)和流程，這種守舊思維與保守心態(tài)對(duì)電子檔案的“單套制”管理產(chǎn)生消極影響。當(dāng)前，國(guó)家即使已經(jīng)積極鼓勵(lì)倡導(dǎo)去探索“單套制”管理模式，但大部分檔案管理部門仍未有相應(yīng)的舉動(dòng)，處在觀望狀態(tài)。

3電子檔案“單套制”管理的SWOT策略分析

3.1優(yōu)勢(shì)——機(jī)會(huì)（SO）策略

（1）政策支持

第一，大力推進(jìn)無紙化辦公進(jìn)程。當(dāng)前，國(guó)家正在大力倡導(dǎo)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，而無紙化辦公無疑是切合五大發(fā)展理念的重要舉措。各級(jí)政府部門應(yīng)充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，減少紙張的使用，提高通過OA系統(tǒng)歸檔的電子檔案的比重。第二，把電子檔案“單套制”管理工作納入政府工作計(jì)劃。各級(jí)政府部門應(yīng)積極推動(dòng)電子檔案“單套制”管理的推廣工作，加強(qiáng)歸檔單位與檔案部門的協(xié)作力度與執(zhí)行力度，不應(yīng)袖手旁觀。同時(shí)有計(jì)劃地推動(dòng)相關(guān)工作的開展，并為其提供必要的財(cái)力、物力等保障。第三，完善與制定電子檔案“單套制”管理的法律法規(guī)，可在新修訂的《檔案法》中對(duì)電子檔案進(jìn)行明確界定，確保電子檔案作為證據(jù)使用時(shí)具有與紙質(zhì)檔案或其他介質(zhì)檔案同等的法律地位，從而為電子檔案“單套制”管理的實(shí)際運(yùn)行減少阻力。

（2）經(jīng)驗(yàn)推廣

首先，繼續(xù)推進(jìn)電子檔案“單套制”管理試點(diǎn)工作，有計(jì)劃地在全國(guó)各個(gè)地區(qū)設(shè)置試點(diǎn)單位，待經(jīng)驗(yàn)成熟時(shí)由點(diǎn)及面地予以推行。其次，積極推廣已有試點(diǎn)的成功經(jīng)驗(yàn)，可通過技術(shù)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、參觀學(xué)習(xí)等方式發(fā)揮成功試點(diǎn)的示范效應(yīng)，并通過復(fù)制推廣會(huì)正式推廣。最后，總結(jié)和梳理我國(guó)電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，在此基礎(chǔ)上探索符合國(guó)情的電子檔案“單套制”管理模式。

3.2優(yōu)勢(shì)——威脅（ST）策略

（1）優(yōu)化體系

第一，電子檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該擺脫紙質(zhì)檔案的烙印，根據(jù)電子檔案的特性制定相應(yīng)的管理辦法與管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理行為。第二，應(yīng)對(duì)“單套制”背景下歸檔時(shí)間、范圍、存儲(chǔ)格式、管理平臺(tái)、元數(shù)據(jù)收集標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)等具體事項(xiàng)，根據(jù)電子檔案的特性重新設(shè)計(jì)，如可考慮降低電子檔案入館鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、擴(kuò)大收集范圍、縮短電子檔案從檔案室向檔案館的移交時(shí)間、延長(zhǎng)電子檔案的保管期限等。第三，將電子檔案工作的側(cè)重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理與內(nèi)容的深度挖掘等方面。檔案工作者不應(yīng)僅僅局限于管理工作，同時(shí)也應(yīng)該利用電子檔案得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富。

（2）轉(zhuǎn)換思維

一方面，檔案工作者以及檔案學(xué)者應(yīng)轉(zhuǎn)換思維，跳出原有的“雙套制”管理思維模式，尤其不能完全將紙質(zhì)檔案的管理理念和經(jīng)驗(yàn)套用于電子檔案的“單套制”管理中，需要用全新的思維模式開拓電子檔案“單套制”管理的研究與實(shí)踐思路，對(duì)電子檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用工作等進(jìn)行全新思考。另一方面，在新的政策與技術(shù)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)下，檔案工作者應(yīng)盡快做到思維轉(zhuǎn)換，對(duì)檔案工作進(jìn)行重新定位與定向，主動(dòng)學(xué)習(xí)和接受新的工作方法，從檔案保管員轉(zhuǎn)換為信息管理者，借助快捷高效的電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行深度挖掘，以提升檔案行業(yè)對(duì)全社會(huì)的貢獻(xiàn)值。

3.3劣勢(shì)——機(jī)會(huì)（WO）策略

（1）發(fā)展科技

第一，開發(fā)穩(wěn)定、高效的電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)。一個(gè)好的電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)至少應(yīng)為電子檔案的流轉(zhuǎn)與日常管理提供一個(gè)安全可靠的電子環(huán)境。開發(fā)電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)應(yīng)綜合全面地提高各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)水平，如電子檔案管理系統(tǒng)的安全技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)以及電子檔案的存儲(chǔ)技術(shù)與備份技術(shù)。檔案部門也可積極與專業(yè)技術(shù)公司合作聯(lián)合開發(fā)管理系統(tǒng)，推動(dòng)電子檔案“單套制”管理系統(tǒng)的不斷革新。第二，密切關(guān)注當(dāng)前國(guó)內(nèi)外信息技術(shù)領(lǐng)域的科技前沿，積極引進(jìn)新技術(shù)，如將AI技術(shù)運(yùn)用于電子檔案“單套制”管理中，開展智能歸檔與智能鑒定等，以提升管理系統(tǒng)的智能化程度。

（2）風(fēng)險(xiǎn)管理

一方面，將風(fēng)險(xiǎn)管理納入電子檔案“單套制”管理的體系之中，構(gòu)建電子檔案風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)體系，制定切實(shí)可行的電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略目標(biāo)，努力做到預(yù)見、防范、控制與化解風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)章制度，對(duì)電子檔案館際共享的安全問題、電子檔案加工與開發(fā)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題、技術(shù)外包問題等各類可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)予以規(guī)定。同時(shí)，規(guī)范檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)管理行為，明確權(quán)責(zé)分配。

3.4劣勢(shì)——威脅（WT）策略

（1）人才建設(shè)

第一，檔案管理部門應(yīng)改善檔案人才結(jié)構(gòu)體系，合理配備人才，提高技術(shù)人員的比例。第二，建立科學(xué)的人才培養(yǎng)機(jī)制，高校檔案學(xué)專業(yè)應(yīng)開設(shè)關(guān)于信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與分析等相關(guān)課程，倡導(dǎo)與信息技術(shù)相關(guān)學(xué)科的交叉學(xué)習(xí)。第三，解決電子檔案“單套制”管理所存在的技術(shù)匱乏問題，更應(yīng)從提高維護(hù)與使用管理系統(tǒng)人員的素質(zhì)入手。因此，檔案管理部門應(yīng)注意加強(qiáng)檔案管理人員的在職教育，定期開展職業(yè)技能培訓(xùn)，以不斷適應(yīng)迅速發(fā)展的工作需要。

（2）調(diào)整心態(tài)

從檔案管理者的角度看，檔案部門應(yīng)主動(dòng)嘗試與探索電子檔案“單套制”管理，同時(shí)檔案工作人員應(yīng)摒棄保守心態(tài)，主動(dòng)出擊，不斷提高電子檔案管理與利用水平。從社會(huì)公眾的角度看，有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案以及電子檔案“單套制”的宣傳，轉(zhuǎn)變社會(huì)公眾的傳統(tǒng)觀念，使各界正視電子檔案的價(jià)值與法律證據(jù)力，從而營(yíng)造全社會(huì)尊重、信任、依賴電子檔案及“單套制”管理模式的良好氛圍。

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[作者簡(jiǎn)介]

孫大東，鄭州大學(xué)直聘副教授，博士，碩士生導(dǎo)師，研究方向?yàn)闄n案學(xué)基礎(chǔ)理論。

袁麗娜，鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院2015級(jí)檔案學(xué)本科生，研究方向?yàn)闄n案學(xué)基礎(chǔ)理論。