劉敏

摘 要 我國改革開放后，計算機行業(yè)發(fā)展步伐加快，電子信息技術應用到各行各業(yè)，隨著電子計算機的發(fā)展，我國逐漸實現(xiàn)辦公自動化，電子政務也逐漸興起，辦公自動化的發(fā)展，產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件和紙質文件同時發(fā)展，在當前局勢下，我們不只是要收集整理紙質文件，還要收集電子文件，整理電子文件時要根據(jù)電子文件的特點，整理好電子檔案也為檔案數(shù)字化奠定基礎，根據(jù)基層檔案的要求，分析紙質文件和電子文件的共存狀態(tài)，通過電子文件的收集整理，分析紙質文件和電子文件之間的關系。

關鍵詞 紙質文件 電子文件 收集整理 狀態(tài) 關系

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息化進程的加快，逐漸形成了自動化辦公，辦公自動化的發(fā)展延伸出電子商務和科技研究等相關產(chǎn)業(yè)。在這些產(chǎn)業(yè)的自動化辦公種形成的是電子文件，但是，電子文件最終也要轉化為紙質文件，并進行文件歸檔，因此，基層檔案工作者要結合實際，在紙質、電子文件共存狀態(tài)下進行基層檔案管理，做好文件歸檔工作，為檔案管理工作做好準備。

1紙質文件與電子文件共存狀態(tài)的新要求

在我國，紙質文件與電子文件的狀態(tài)是共存狀態(tài)，紙質文件與電子文件的共存狀態(tài)，對我國的檔案工作提出新要求，和紙質檔案相比，電子文件歸檔的工作難度加大，電子文件歸檔工作要更加細致。電子文件歸檔難度加大的原因是，工作人員對電子文件了解不夠，還保持著傳統(tǒng)觀念，認為電子文件不是文件，從而忽視電子文件歸檔。電子文件歸檔的工作量大，很多人不愿意承擔此項工作，還有一部分是不熟悉計算機技術的操作，電子文件依靠計算機產(chǎn)生，對計算機依賴性大，電子文件歸檔，必須依靠計算機編目進行歸檔，這對于歸檔工作者來說，電子文件歸檔工作不容易操作，因此產(chǎn)生畏難情緒，歸檔工作難以展開。

2新要求的解決措施

紙質文件與電子文件的狀態(tài)是共存狀態(tài)，這對檔案工作者提出新要求，可以采取以下措施解決問題：

2.1轉變觀念

電子文件與紙質文件之間轉化采取"雙軌制"，而歸檔內(nèi)容采取"兩套制"，就是紙質、磁介質、光介質等文件一起歸檔，傳統(tǒng)的檔案是以紙質文件為工作對象，文件的歸檔起點是立卷，在文件形成后，交由相關部門保管，歸檔次數(shù)是一年歸檔一次，但是電子檔案不同，電子文件是伴隨著辦公自動化產(chǎn)生，自動化系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，檔案容易丟失，因此，要轉變觀念，加強電子文件監(jiān)控，隨時進行文件歸檔。

2.2加強學習

文件歸檔管理中要有高素質的骨干隊伍，有了穩(wěn)定的隊伍也有了較好的工作基礎，可以順利開展電子文件的歸檔工作，電子文件來源廣泛，因此，檔案人員要對電子文件進行全方位監(jiān)控，這就需要工作人員掌握相關的計算機等知識，當前形勢是，部分檔案管理人員不懂計算機技術，這就要求工作者要加強學習，提高電子文件的管理能力。

2.3加強管理

電子文件從形成到生成電子檔案，中間有很多環(huán)節(jié)，一旦某一環(huán)節(jié)出錯就會影響電子文件歸檔，因此，要建立健全電子文件管理制度，明確各部門職責，避免出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象，隨著計算機技術的廣泛應用，辦公自動化逐漸普及，一個基層單位的電子文件很有可能分布在多個部門，這就需要一個制度來規(guī)范各有關部門的電子文件管理工作，各部門要全力配合電子文件的收集整理工作。

3紙質文件與電子文件共存狀態(tài)下的收集方式

電子檔案是無形的，電子檔案的收集與整理也基本屬于無紙形式，是在特殊的環(huán)境下進行的整理，電子文件的收集整理方法和要求也不同于紙質文件，紙質文件整理的方法已經(jīng)成熟有效，因此，在紙質文件與電子文件共存狀態(tài)下，基層檔案工作者在收集整理紙質檔案工作的同時也要注意收集電子文件，在實際工作中，可以從下三個方面開展收集電子文件工作：

3.1在收集電子文件時要做好登記

加強對電子文件的控制，避免電子文件丟失?，F(xiàn)在，在辦公期間接收的文件或者下發(fā)的文件，都是先發(fā)一份電子文件，然后再按有關程序下發(fā)正式的紙質文件。而網(wǎng)上傳送的電子文件如果不做好登記收集就很容易丟失。

3.2要時常收集，登記，備份電子文件

部分電子文件有很強的時間性，錯過時間電子文件就有丟失甚至是損毀。例如，我國在組織統(tǒng)一考試期間，是先通過網(wǎng)絡通知考試情況，并且也是在通過網(wǎng)絡指導各地解決突發(fā)情況。但是，考試期間的電子文件如果不及時收集整理，電子文件在考試結束后就會消失。

3.3定期收集會計，人事和各類業(yè)務方面的電子文件

對于會計，人事等方面的電子文件，可視單位具體情況定期向有關部門收集；對于各類業(yè)務方面的電子文件，可按項目或工作階段進行收集。對于我們辦公室的各類考試所產(chǎn)生的電子文件和數(shù)據(jù)文件，我們分別在每項考試完成一個階段性任務后，及時收集該階段的電子文件和數(shù)據(jù)文件，從而保證了各項考務工作電子文件的完整性。

3.4注意將電子文件的專用軟件一并收集保存，保證電子文件正常讀取

在電子文件收集過程中，廣泛收集各類電子文件，堅持先收集后整理，邊收集邊整理的原則。然后才對收集到的電子文件進行鑒定，對那些沒有保存價值的電子文件直接刪除，對那些有保存價值，應歸檔的電子文件進行整理歸檔。電子文件的整理主要是對電子文件的分類和排序，將磁性載體傳遞的零散的，雜亂的電子文件通過分類，標引，組合，使電子文件易于查找和提供使用，電子文件歸檔目錄的備注欄中注明相應的紙質文件的檔案號及存放地址，以便利用時相互參照。

4結束語

總之，紙質文件和電子文件共存的狀態(tài)是長期的，動態(tài)的，要在堅持做好紙質文件管理工作的同時，努力適應電子文件給檔案管理工作帶來的新變化，積極主動地開展電子文件的收集，整理，歸檔工作，為檔案數(shù)字化做好基礎性的準備工作。

參考文獻

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