余玉璇

摘 要 隨著社會的不斷進(jìn)步，隨著各項(xiàng)工作的改革發(fā)展，檔案越來越多地在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的愈來愈重要的作用，而目前傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的需要。交通行業(yè)在科研、黨政管理等項(xiàng)工作中形成的大量具有保存價值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全交通行業(yè)的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于交通是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。

關(guān)鍵詞 交通行業(yè) 文書檔案管理

1存在的問題

1.1文件資料收集不完整

據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，檔案室雖然是一個單位檔案管理的最高機(jī)構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，因?yàn)榻煌ㄐ袠I(yè)的主要工作任務(wù)大多承擔(dān)了國家、省、市重點(diǎn)項(xiàng)目，科研人員對科研檔案建檔意識較強(qiáng)，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。

1.2文件資料歸檔過程中存在漏洞

目前，大多數(shù)單位都存在兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。

1.3人員管理和文件印制中造成浪費(fèi)

大部門起草后的機(jī)關(guān)文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機(jī)關(guān)各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調(diào)，這不僅是人員資源上的浪費(fèi)，而且反映了機(jī)關(guān)工作雜亂無章。

許多機(jī)關(guān)文件起草、打印、下發(fā)、整理、歸檔的前期工作都由各職能部門自己進(jìn)行。單位每年都要撥付相當(dāng)一部分辦公經(jīng)費(fèi)給各職能部門用于文件的印制。因?yàn)闆]有一個統(tǒng)一的制度和管理辦法，所以每年各個單位在文件的印制過程中花了多少錢，誰也不知道，浪費(fèi)了多少經(jīng)費(fèi)，誰也不關(guān)心。文件在印制過程中印重、印廢、印多的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。因此在文件印制過程中出現(xiàn)的浪費(fèi)現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

2改革設(shè)想

2.1健全檔案管理制度，提高檔案管理意識

歸檔文件整理前需要制定文件材料整理與歸檔辦法、歸檔范圍與保管期限表、不歸檔文件處理辦法等相關(guān)制度，其中還包括收發(fā)文登記制度、傳閱紀(jì)錄制度、打印留存制度等文書處理制度。通過制度規(guī)定，將文件材料的收集列入文書人員的崗位職責(zé)。傳閱文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，保證辦結(jié)文件的歸檔，保證公文載體材料的壽命，保證公文格式、用筆、簽章的規(guī)范化。檔案人員要定期對收集來的文件進(jìn)行篩選，按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保材料的內(nèi)在質(zhì)量。

文書檔案的管理工作與領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是分不開的，尤其是秘書直接參與文書處理各環(huán)節(jié)，直接參與大部分文件材料的形成過程，得到他們對檔案工作的支持，就保證了一批重要文檔材料的質(zhì)量和來源。因此，作為一名檔案工作者，除了了解自身工作對象和職責(zé)外，還應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員進(jìn)行宣傳，提高他們的檔案意識，讓他們更加重視和支持檔案工作，發(fā)展檔案事業(yè)。

2.2及時收集文件資料，確保文書檔案的完整性

收集資料是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，在檔案管理工作中處于基礎(chǔ)地位，只有認(rèn)真做好檔案資料的收集整理工作，才能保證檔案管理后續(xù)工作的開展。收集的材料應(yīng)該突出本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的特色，應(yīng)是本單位活動中產(chǎn)生的有價值的文件材料。如單位重要的行業(yè)發(fā)展規(guī)劃和政策調(diào)研活動、外事活動、經(jīng)濟(jì)活動形成的材料。檔案員要做收集這方面材料的有心人，千方百計拓寬收集渠道，掌握收集主動權(quán)，還要有主要超前意識，了解有關(guān)部門需要什么，從而提供超前有效的服務(wù)并及時收集文件。在整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點(diǎn)，并按10年、30年、永久三大保管期限準(zhǔn)確把握立卷歸檔的時效性，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。

2.3加強(qiáng)檔案知識學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)

從事檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。隨著當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展，對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應(yīng)新形勢，把學(xué)習(xí)作為工作生活中的第一需要，做到努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜綜合素養(yǎng)。不僅要熟悉本部門新形勢下檔案工作的新要求，還要深入了解各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解交通行業(yè)發(fā)展的需求及動態(tài)，努力去思考、研究，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，特別是電子文檔的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型的轉(zhuǎn)變。

文書檔案作為一個單位歷史的記錄，是單位的寶貴材料，必須實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，確保單位文書檔案的完整性和系統(tǒng)性，以充分發(fā)揮它在交通行業(yè)中的作用。