曾珠

摘 要 目前，檔案管理存在著工作量繁重、效率低等問題，人工智能新技術(shù)的興起能有效解決檔案管理的諸多難題。但是，人工智能的應用具有一定風險性，需要加以完善，以更好地為檔案事業(yè)服務。

關(guān)鍵詞 人工智能 檔案管理 專家系統(tǒng) 倫理規(guī)范

1問題的產(chǎn)生

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。但是隨著時代的發(fā)展，檔案管理的工作量愈加繁重，也面臨著知識過載、傳統(tǒng)檢索效率低、檔案丟失等新問題，因此，需要“采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。

人工智能技術(shù)是一種信息知識處理系統(tǒng)，包括對數(shù)據(jù)或信息資源的收集、確認、顯示、整理、解釋、驗證及交流傳播等等處理。技術(shù)的進步和人文社會科學是相互促進的，因此，筆者思考人工智能技術(shù)是否能應用到檔案管理事業(yè)中，為檔案管理注入新力量。

2人工智能技術(shù)在檔案管理上的應用構(gòu)想

人工智能的代表技術(shù)主要有自然語言處理、模式識別、專家系統(tǒng)、機器學習以及分布式人工智能。與檔案管理相關(guān)的主要有自然語言處理、模式識別和專家系統(tǒng)。

2.1檔案信息的收集與檢索

自然語言處理的應用包括機器翻譯、信息檢索和社會計算等。檔案工作人員通過自然語言處理能對檔案進行智能分類，可以方便地檢索出最具接近性的結(jié)果，縮短所花費的時間。

模式識別研究的是使一個計算機系統(tǒng)具有模擬人類通過感官接受外界信息、識別和理解周圍環(huán)境的感知能力。它的主要形式有語音、文字、人臉識別等等。比如在檔案館系統(tǒng)中建立語言庫，預先設定關(guān)鍵詞的算法，在檔案工作人員需要某些資料時，直接用語音識別就能搜索到對應的信息，大大提高檢索的效率和準確度。

2.2檔案安全管理工作

安全管理工作包括實體的安全與虛擬網(wǎng)絡安全。在實體安全方面，傳統(tǒng)的保安巡視、攝像頭裝置已不足以防范安全風險，運用模式識別中的人臉識別、指紋識別等技術(shù)，可以清楚地分辨工作人員與外來人員；在虛擬安全方面——主要是指對數(shù)字檔案的保護，由于信息量的爆炸式增長，海量檔案如何存儲成為難題。而新一代的檔案云將采用分布式存儲，這種存儲方式要求更為安全更為高效的數(shù)據(jù)管理手段，而人工智能是首選。

2.3檔案的處理、分析

專家系統(tǒng)是一個智能計算機程序系統(tǒng)，其內(nèi)部含有大量的某個領(lǐng)域?qū)＜宜降闹R和經(jīng)驗，能夠利用人類專家的知識和解決問題的方法來處理該領(lǐng)域問題。

該系統(tǒng)在檔案管理有廣闊的發(fā)展空間，累積的檔案數(shù)據(jù)可以幫助機構(gòu)和單位作評估，對具有共性的檔案問題進行計算和分析，是對傳統(tǒng)方法的彌補。

并且，該系統(tǒng)可以用于解決檔案的疑難問題。專家系統(tǒng)是一種將檔案中隱性信息、數(shù)據(jù)和知識挖掘出來，并轉(zhuǎn)化組織和個人知識的理想方式，同時也是信息、數(shù)據(jù)和知識管理中的關(guān)鍵過程。當檔案工作人員遇到無法解決的疑難問題時，可借助該系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)已有的專家論述及典型案例、解決方法，并得到專家的建議，從而直接適用到自己的問題中來。

3可能產(chǎn)生的風險和建議

倫理體系與法理體系的欠缺、對社會分工的巨大影響是實踐中人工智能面臨的主要挑戰(zhàn)。

3.1倫理體系與法理體系的欠缺

檔案處理的專家系統(tǒng)是多位專家的智慧結(jié)合在一起的成果，但它不僅僅是專家智慧的簡單相加，在一定的算法基礎上，專家系統(tǒng)通過信息的組合抽象，能夠形成對新問題的建議，這是專家智慧的升華，有利于檔案問題的解決。但是從另一方面看，這可能帶來人類與系統(tǒng)界限不清的問題，專家系統(tǒng)會具有人的屬性嗎？這符合倫理嗎？是不是相應地也要在法律上對人工智能系統(tǒng)進行規(guī)制呢？進一步來看，科技進步有可能改變塑造人類社會的生活法則，而這種改變的確是一把雙刃劍，需要對風險進行預防。同時，如果大多數(shù)檔案工作人員都接受專家系統(tǒng)的建議，代表自由的決策權(quán)逐漸由人類讓渡到系統(tǒng)手里，這算不算自由被綁架呢？一般來說，人，是數(shù)據(jù)的輸出和擁有者，但人工智能技術(shù)使系統(tǒng)掌握更加全面的數(shù)據(jù)，既然它能夠根據(jù)已有經(jīng)驗創(chuàng)造出解決新問題的建議，這是不是“思想”的產(chǎn)生和類人的自我意識？

所以，增強風險意識，進行風險預判，是我們應當重視的應對措施。

3.2影響社會就業(yè)的雙刃劍

許多檔案管理任務可能會由人工智能完成，導致部分職位的消失，當然也會創(chuàng)造一大批新的工作崗位，人們需要學習和掌握新的技能來適應就業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整。但可以肯定的是，人工智能替代人工，將對低端產(chǎn)業(yè)勞動者的生活來源和社會安定造成負面影響。

3.3建議

應建立倫理準則、人工智能開發(fā)人員的道德規(guī)范。其次，應當加強公眾參與，鼓勵甚至要求更多的技術(shù)人員、普通公眾參與到一些人工智能宏觀標準的制定中，例如透明度標準、數(shù)據(jù)隱私標準、算法開發(fā)標準、個人數(shù)據(jù)AI代理標準等等，以解決人工智能在檔案管理中可能產(chǎn)生的倫理沖突、隱私侵犯、技術(shù)障礙等問題。鑒于人工智能技術(shù)在檔案管理中有許多應用場景，對其的管制應謹慎，應給予人工智能技術(shù)充分的發(fā)展空間。

4總結(jié)

2017年，國務院發(fā)布《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，正式將人工智能產(chǎn)業(yè)提升到國家戰(zhàn)略發(fā)展的高度。在檔案管理事業(yè)中應用此技術(shù)，不僅大大提高信息收集、檢索的效率和準確率，還將為檔案的安全保管、檔案所有人隱私權(quán)的保障、檔案的信息處理工作作出巨大貢獻。但是，我們也不能忽視這其中可能產(chǎn)生的諸多風險。問題與發(fā)展是并存的，人工智能能否應用于檔案管理，需要在立法、行政管理、技術(shù)建設和專業(yè)人員培訓等方面做出回應。目前，人工智能技術(shù)已有部分應用于智慧檔案館的建設，例如太倉市檔案館的智能Agent技術(shù)。

參考文獻

[1] 張江華.人工智能技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應用[J].檔案時空，2014（06）：32.

[2] 沙洲.人工智能在檔案工作中的應用研究[J].檔案建設，2018（02）：36.

[3] 陳亮.人工智能技術(shù)在智慧檔案館建設中的應用初探——以太倉市檔案館為例[J].蘭臺經(jīng)緯，2016（07）.