趙艷安

【摘 要】目前在我國(guó)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化，文化現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，如何做好檔案儲(chǔ)存工作，以及實(shí)現(xiàn)對(duì)重要檔案的有效管理，已經(jīng)成為重中之重的事情。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；思考

眾所周知，在檔案行業(yè)中，檔案管理任務(wù)繁瑣，不僅需要收集好、整理好、檢索好檔案，還需要管理好檔案。多虧有了大數(shù)據(jù)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理才有了省時(shí)省力的模式。雖然大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理電子化彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的諸多缺陷，但因?yàn)檠芯可疃炔粔?，電子檔案也在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中逐漸出現(xiàn)了一些問(wèn)題。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，每一行每一業(yè)都面臨著全新的挑戰(zhàn)，如何充分利用大數(shù)據(jù)的潮流來(lái)解決問(wèn)題，提高檔案管理水平，這意義重大。

1 檔案網(wǎng)絡(luò)化的意義

1.1 擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象，充分利用資源

打破了時(shí)間與空間上的限制，有效地解決了檔案信息利用率低的問(wèn)題。互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)加強(qiáng)了國(guó)家和地區(qū)之間的聯(lián)系。讓信息資源能夠方便快件地走遍全世界，實(shí)現(xiàn)資源共享。應(yīng)用于電子模式的檔案管理，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的檔案存取方式的不足，在無(wú)形之中擴(kuò)大了檔案信息服務(wù)對(duì)象的范圍，使檔案資源越來(lái)越多的人使用起來(lái)，讓檔案資源重新煥發(fā)生機(jī)。

1.2 升級(jí)全國(guó)檔案系統(tǒng)的組合及布局

由于我國(guó)各檔案館地域以及政策差異，有可能有大量相同的庫(kù)存文件。這些檔案最初是復(fù)雜的，中央政府機(jī)關(guān)的許多文件不僅在中央檔案館，而且在省、市、自治區(qū)甚至縣（區(qū)、旗）的檔案中也有。這樣就浪費(fèi)了大量的存儲(chǔ)空間。同一個(gè)學(xué)校的學(xué)生檔案，不僅教務(wù)處有，教育局也有，一個(gè)校長(zhǎng)擁有它，一個(gè)教師也必須擁有它。因此，信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)有利于全面規(guī)劃和明確分工。做到各司其職，避免在工作過(guò)程中做無(wú)用功。

2 檔案管理工作的應(yīng)用局限

2.1 缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

盡管目前十有八九的機(jī)關(guān)事業(yè)單位用電子檔案管理方式替代了傳統(tǒng)管理方式，但是，各單位之間、各部門(mén)之間仍然缺乏規(guī)范的管理。具體地說(shuō)，在某些情況下，不同的單位使用不同的文件管理系統(tǒng)，或者在文件管理系統(tǒng)內(nèi)的一個(gè)單位，有一個(gè)漏洞或電子文件格式不統(tǒng)一的部門(mén)之間，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)等等。其中許多操作不夠嚴(yán)格，不夠規(guī)范，無(wú)法有效實(shí)時(shí)共享文件信息，也給文件的傳輸和傳輸帶來(lái)了諸多不便。最重要的是，一些單位的文件是電子管理的。但它們的方式缺少正確的管理規(guī)范和操作流程。除此之外，電子檔案管理領(lǐng)域的法律法規(guī)也有待完善。

2.2 電子檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

目前從事檔案管理工作的人員，大多是傳統(tǒng)的檔案管理人員，他們具有傳統(tǒng)的檔案工作相關(guān)概念，并具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，可以輕松控制傳統(tǒng)的檔案管理。然而，與紙質(zhì)文件相比，電子文件需要更高的技術(shù)水平，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)。許多單位對(duì)電子文件管理專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)不夠重視，對(duì)電子文件管理崗位的匹配不夠及時(shí)。有些員工在工作中沒(méi)有積累扎實(shí)的理論知識(shí)和技術(shù)知識(shí)，在工作中經(jīng)常犯錯(cuò)誤。領(lǐng)域的員工缺乏相關(guān)的技能培訓(xùn)，使管理人員技術(shù)水平不能滿足要求，無(wú)法準(zhǔn)確的識(shí)別和選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)，是閱讀的電子檔案，惡意攻擊和其他緊急情況，也不能發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的故障診斷，從而降低工作效率。

2.3 電子檔案信息依賴(lài)性和安全性堪憂

電子文件信息對(duì)紙質(zhì)文件和計(jì)算機(jī)等其他媒體有很強(qiáng)的依賴(lài)性。這一特點(diǎn)對(duì)其安全性提出了較大的挑戰(zhàn)。在電子檔案信息轉(zhuǎn)化過(guò)程中，很難避免人工或機(jī)器出現(xiàn)的誤差，以至于最終形成的電子檔案信息并沒(méi)有原先檔案那么完整。此外，很有可能出現(xiàn)同一檔案資料的多次收集，做無(wú)用功，使工作人員的工作量不知不覺(jué)的增加，大勞動(dòng)強(qiáng)度也大大增加。儲(chǔ)存電子檔案的磁盤(pán)、硬盤(pán)、光盤(pán)等特殊介質(zhì)，因其制作材料較為特殊，具有不耐摔，不喜觸摸，容易損壞等特點(diǎn)，一旦受到外部環(huán)境的影響而損壞，就會(huì)造成檔案信息丟失甚至無(wú)法找回等嚴(yán)重后果。在病毒木馬肆意橫行的大數(shù)據(jù)時(shí)代，如果保護(hù)措施不得當(dāng)，電子檔案資料可能被惡意篡改，甚至被竊取。

3 大數(shù)據(jù)檔案管理的戰(zhàn)略思維

3.1 推動(dòng)電子檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化管理是電子檔案管理的長(zhǎng)期解決方案。相關(guān)管理單位建立統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，所有的檔案管理工作都在統(tǒng)一的系統(tǒng)里開(kāi)展，使各部門(mén)接受到相同的指令，避免各部門(mén)間信息溝通不順暢問(wèn)題的出現(xiàn)。在輸入文件數(shù)據(jù)時(shí)，最好采用一般的文件格式，這樣可以保證文件的兼容性，并且可以有效的讀取和使用信息。資源共享是當(dāng)今時(shí)代的一種潮流，可以使檔案資料跨單位共享，性質(zhì)相似的單位必要時(shí)可以使用同一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，是檔案資源得到最大化的利用。此外，在各環(huán)節(jié)需要制定好分配好工作任務(wù)，使電子檔案管理人員在工作時(shí)有章法可循。

3.2 提高管理工作人員專(zhuān)業(yè)水平

我國(guó)電子文檔管理還處于不成熟階段。各機(jī)關(guān)和單位要積極學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀的管理方案和技術(shù)。培養(yǎng)電子檔案管理優(yōu)秀人才充分跟上電子檔案信息化潮流，管理人員也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，提高自身素質(zhì)。依法治國(guó)是根本，依法管理電子檔案也是這個(gè)時(shí)代的必然要求。為了響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，有必要電子檔案管理人員進(jìn)行法律培訓(xùn)，樹(shù)立檔案管理法律觀念，切實(shí)保障電子檔案嚴(yán)格、規(guī)范管理。年輕人是這個(gè)時(shí)代的支柱與希望，檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)也對(duì)檔案管理工作有著一定的影響，鼓勵(lì)和吸引更多的年輕人才參與到檔案管理工作中，檔案管理工作才會(huì)蒸蒸日上，朝氣蓬勃。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案管理方式

檔案具有重要的歷史文化意義，里面包含著豐富的知識(shí)。而如果把它當(dāng)作公共服務(wù)，檔案可以共享的資源向公眾開(kāi)放，可以最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案的作用，任何人都可以訪問(wèn)數(shù)據(jù)，它不再是在貨架上，那就是，一些知識(shí)分子文學(xué)。這樣可以促使人們更加關(guān)注和重視檔案的管理工作。此外，檔案管理理念上革新是轉(zhuǎn)變檔案管理方式首要任務(wù)。在全面依法治國(guó)的今天，像鐵鎖一樣的法律是很有必要的，在檔案管理工作中要積極響應(yīng)國(guó)家依法治國(guó)的號(hào)召，充分發(fā)揮法律的震懾作用。特別是在保密級(jí)別很高的行業(yè)部門(mén)，許多文件都是企業(yè)機(jī)密，甚至是政府國(guó)家機(jī)密，除了加強(qiáng)保密和安保措施是最基本措施以外，還需要充分運(yùn)用法律來(lái)守護(hù)檔案，只有這樣才能夠真正地維護(hù)自身的利益。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案高效、快捷、便利的特點(diǎn)使其在現(xiàn)代化辦公中很受歡迎，盡管在實(shí)際實(shí)施中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，也阻擋不了其越來(lái)越受重視的地位。面對(duì)檔案管理工作過(guò)程中的問(wèn)題，相關(guān)人員需要樂(lè)觀地尋找解決方法。讓電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)為檔案管理提供更好的服務(wù)。只有充分利用大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)，進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，才能進(jìn)一步發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理的作用，為國(guó)家的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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的重大戰(zhàn)略領(lǐng)域——大數(shù)據(jù)的研究現(xiàn)狀與科學(xué)思考[J].中

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