趙德海

【摘 要】電子信息技術(shù)行業(yè)的發(fā)展為我們各行各業(yè)的發(fā)展展現(xiàn)出了一種全新的可能性。通過(guò)將之運(yùn)用到我們的傳統(tǒng)行業(yè)中，我們能夠使僵化的各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)重新煥發(fā)出活力。本研究簡(jiǎn)要闡述了新形勢(shì)下檔案管理工作的具體方式，并就現(xiàn)有的檔案管理工作中出現(xiàn)的一些常見問(wèn)題進(jìn)行了分析，提出了一些針對(duì)性解決措施。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；檔案管理；重要性

當(dāng)前，電子信息技術(shù)已在我們的生活和工作當(dāng)中得到了廣泛的應(yīng)用，而在我們的檔案管理工作過(guò)程中也是如此。通過(guò)應(yīng)用這些全新的技術(shù)，我們能夠大幅度地提升我們?cè)谶M(jìn)行信息調(diào)用、信息上傳、信息管理等一系列有關(guān)檔案信息管理的工作時(shí)的效率。因此，將這些全新的技術(shù)應(yīng)用于我們的檔案管理工作中對(duì)我們提升檔案管理工作的效率有著極大的重要性。

1 新形勢(shì)檔案管理工作概述

1.1 應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理

在信息化大潮來(lái)臨之際，應(yīng)用電子信息方面相關(guān)的一些新技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作已逐漸成為了一種全新的潮流。這一檔案管理方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為了如今最為常用的電子檔案文件。通過(guò)對(duì)這些文件進(jìn)行讀取、寫入、修改、查詢等操作，我們能夠十分方便地對(duì)我們的電子檔案進(jìn)行管理。這種方式大幅顛覆了我們傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程，極大的提升了我們進(jìn)行檔案管理的效率，是一種全新的檔案管理方式。且通過(guò)這種方式，在同樣的單位空間內(nèi)我們能夠存儲(chǔ)更為大量的檔案數(shù)據(jù)，一塊小巧的硬盤便可存儲(chǔ)我們使用傳統(tǒng)方式需要使用一整個(gè)房間放置的檔案數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間占用率上有著極大的提升。此外，通過(guò)這種方式，我們還能夠在文件的編輯、管理等各個(gè)方面獲得極大的便利，對(duì)我們提升我們的檔案管理工作效率有著很大的幫助。

1.2 真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)即時(shí)上傳

過(guò)去，如何及時(shí)地對(duì)檔案數(shù)據(jù)的更動(dòng)進(jìn)行及時(shí)的處理一直是困擾我們的一大難題。我們需要首先找到對(duì)應(yīng)的檔案位置，前往該位置對(duì)檔案內(nèi)的文件進(jìn)行修改，將檔案放置到正確的位置……整個(gè)過(guò)程非常繁瑣，需要辦理諸多手續(xù)方可實(shí)現(xiàn)我們所要達(dá)成的目的，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而如今，通過(guò)結(jié)合我們現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)方面的一些技術(shù)，我們能夠十分輕松地對(duì)我們的檔案內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和查詢，真正意義上地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更動(dòng)即時(shí)上傳。應(yīng)用這些全新的技術(shù)，我們能夠大幅度地降低我們檔案管理工作環(huán)節(jié)的繁瑣程度，并提高我們所存儲(chǔ)的檔案信息的準(zhǔn)確程度，保證我們所存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，從而幫助我們更好地運(yùn)用、管理這些檔案信息。

1.3 結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云端數(shù)據(jù)調(diào)用

通過(guò)應(yīng)用我們的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，我們不僅能夠?qū)崿F(xiàn)上文所述的即時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的更動(dòng)進(jìn)行更新，還能夠十分方便地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的調(diào)用。過(guò)去，我們需要通過(guò)層層手續(xù)，花費(fèi)數(shù)周甚至數(shù)月的時(shí)間實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的調(diào)用。但如今，通過(guò)對(duì)服務(wù)器技術(shù)、云技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用，我們能夠檔案管理系統(tǒng)所連接的任意一臺(tái)終端上對(duì)我們?cè)贫怂鎯?chǔ)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用。通過(guò)采用這種方式，我們能夠更為方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)我們所存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用，并盡我們最大可能地在用戶需要調(diào)用檔案數(shù)據(jù)時(shí)高效地達(dá)成用戶所需的目的，極大程度上提升了我們所存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率。不僅如此，通過(guò)這種方式，我們也能方便地對(duì)檔案數(shù)據(jù)的調(diào)用等過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)地查詢，從而方便我們更好地保證我們檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)程的安全性。

2 新形勢(shì)檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題分析

2.1 缺乏一套對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的操作系統(tǒng)

雖然應(yīng)用全新的電子信息相關(guān)技術(shù)對(duì)我們的檔案文件進(jìn)行管理有著諸多的優(yōu)勢(shì)，但當(dāng)前我國(guó)在應(yīng)用這些技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中仍舊存在著諸多的問(wèn)題。而缺乏一套高效地對(duì)我們的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的操作系統(tǒng)便是其中的一大主要部分。當(dāng)前，在我國(guó)不同的檔案管理機(jī)構(gòu)當(dāng)中，有時(shí)會(huì)存在著所使用的操作系統(tǒng)完全不同的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象會(huì)在一定程度上導(dǎo)致這些檔案管理機(jī)構(gòu)之間難以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享、檔案數(shù)據(jù)同步等操作，對(duì)我們的檔案管理工作有著很大的不利影響。正如上文所述，只有實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)云端同步和共享，我們才能夠真正意義上地實(shí)現(xiàn)應(yīng)用電子信息技術(shù)提升檔案管理效率。若是不能做到這一點(diǎn)，我們很多在檔案管理過(guò)程當(dāng)中需要執(zhí)行的操作將會(huì)變得異常繁瑣。因此，如何建立一套統(tǒng)一的對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的操作系統(tǒng)已成為了我們目前工作的一大重點(diǎn)。雖然如今我們的這一工作已在一些事業(yè)單位當(dāng)中取得了一定成果，但距離真正意義上統(tǒng)一檔案信息管理操作系統(tǒng)還差很遠(yuǎn)，需要我們有關(guān)從業(yè)人士的進(jìn)一步重視。

2.2 專業(yè)性人才培養(yǎng)過(guò)程存在缺失

在如今的全新形勢(shì)下，我們傳統(tǒng)的檔案管理工作已產(chǎn)生了較大程度的變化。然而，在我們的檔案管理人才培養(yǎng)過(guò)程當(dāng)中，我們卻沒(méi)有將這一點(diǎn)完善地體現(xiàn)在整個(gè)培訓(xùn)過(guò)程當(dāng)中。當(dāng)前我國(guó)的檔案管理人才培養(yǎng)過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于信息化檔案管理工作流程的培訓(xùn)尚處于萌芽階段，其并不足以滿足我們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的對(duì)于檔案信息化管理的工作需求。而這種現(xiàn)象便最終導(dǎo)致了我們的檔案管理方面專業(yè)性人才不足，缺乏真正具有足夠程度專業(yè)素養(yǎng)人才的問(wèn)題。這一問(wèn)題不僅對(duì)于我們當(dāng)前的檔案管理工作不利，還對(duì)未來(lái)我們檔案管理行業(yè)進(jìn)一步的發(fā)展有著很大程度的影響。

2.3 現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

除了上述兩點(diǎn)以外，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)還存在著一些安全方面的隱患。在如今應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，我們勢(shì)必要應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而這便為我們的檔案數(shù)據(jù)的安全造成了一定的新隱患。雖然如上文所述，我們能夠在一定程度上對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)記錄進(jìn)行調(diào)查，但這種調(diào)查的精確程度畢竟有限，一些水平較高的黑客仍舊可以掩蓋自己的訪問(wèn)記錄對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)。一些互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)由于常年需要防備互聯(lián)網(wǎng)上一些對(duì)于企業(yè)服務(wù)器的攻擊，其擁有著一套完善的在各種情況下應(yīng)對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)攻擊的防范預(yù)案。而我們也可以將這種經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到我們的檔案數(shù)據(jù)管理過(guò)程當(dāng)中，從而提高我們的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性，幫助我們更好地完成檔案數(shù)據(jù)管理的工作。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著當(dāng)前我國(guó)信息化相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，我們的檔案信息管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化。在應(yīng)用這些技術(shù)提高我們現(xiàn)有的檔案管理工作效率的同時(shí)，我們也應(yīng)注意到在應(yīng)用這些新技術(shù)過(guò)程當(dāng)中所產(chǎn)生的一些全新的問(wèn)題。只有將這些在技術(shù)過(guò)渡過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題予以足夠高程度的重視并將之解決，我們才能真正意義上做好我們新形勢(shì)下檔案管理的工作。相信未來(lái)我們定能將這些全新的技術(shù)完美地應(yīng)用在我們的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，為提升我們檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量做出一份貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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考[J].檔案與建設(shè)，2007，（8）：55-56.