陳燕

摘 要：檔案管理是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分，隨著新醫(yī)改工作的深入進(jìn)行，醫(yī)院的檔案管理工作暴露出一些問(wèn)題，如檔案管理效率較低、檢索繁瑣等問(wèn)題，嚴(yán)重影響著醫(yī)院檔案管理工作的改革與發(fā)展，不利于醫(yī)院新醫(yī)改工作的積極開(kāi)展。因此在新醫(yī)改的背景之下，要改進(jìn)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作，使檔案管理工作助力于醫(yī)院的改革事業(yè)。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院改革；檔案管理；

在新醫(yī)改的推動(dòng)下，醫(yī)藥衛(wèi)生體制不斷深化改革，醫(yī)院的管理體制不斷完善，醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平不斷提高，基本醫(yī)療衛(wèi)生制度得到不斷優(yōu)化。在新醫(yī)改落實(shí)的過(guò)程中，醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮著巨大的作用。醫(yī)院檔案管理工作為新醫(yī)改提供了重要的信息支持，保障了新醫(yī)改的順利進(jìn)行。此外醫(yī)院的檔案管理工作記錄了醫(yī)院的日常工作信息，為醫(yī)療糾紛的解決提供了重要的參考依據(jù)。檔案信息關(guān)系到每一名醫(yī)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)與升遷，在新醫(yī)改進(jìn)行的過(guò)程中，更是受到廣大醫(yī)務(wù)工作者的重視。因此對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展起著重要的推進(jìn)作用。

一、提升醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平

（一）構(gòu)建良好的軟硬件設(shè)施

在新醫(yī)改的過(guò)程中，醫(yī)院的檔案管理工作步入信息化階段，檔案無(wú)紙化成為醫(yī)院個(gè)檔案管理的新目標(biāo)。借助信息化設(shè)備，醫(yī)院的檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，檔案信息的安全性也得到極大的提升。但是也要看到各地因經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不同，醫(yī)院的檔案管理信息化水平不一，為進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化水平的提高，應(yīng)從構(gòu)建良好的軟硬件設(shè)施做起。醫(yī)院的管理層要重視檔案管理工作，并在資金方面予以傾斜，為醫(yī)院的檔案管理部門(mén)購(gòu)置和更新現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。在醫(yī)院檔案信息化的硬件上，醫(yī)院要購(gòu)進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、錄入筆、服務(wù)器等硬件設(shè)備，由專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行硬件設(shè)備的安裝和調(diào)試。在醫(yī)院檔案信息化的軟件上，醫(yī)院要根據(jù)自身的實(shí)際情況購(gòu)置檔案管理系統(tǒng)，或是向軟件商訂制檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門(mén)類(lèi)和遞進(jìn)檢索的功能，并能夠支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能，以提高醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全性。通過(guò)購(gòu)檔案管理的軟硬件設(shè)備，構(gòu)建檔案管理辦公網(wǎng)絡(luò)，由此可以使檔案管理工作方式得到改進(jìn)。如在檔案信息的錄入上，不需要寫(xiě)在檔案紙上，只需要錄入計(jì)算機(jī)上，便可以存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)服務(wù)器，并進(jìn)行加密處理，提高了檔案信息的安全性。

（二）醫(yī)院檔案信息化工作機(jī)制

在醫(yī)院的檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)完成以后，便需要建立與之相配套的檔案信息化工作機(jī)制，以發(fā)揮出檔案信息化設(shè)備的強(qiáng)大工作能力。首先在檔案信息化工作機(jī)制中要規(guī)定檔案室的管理制度，對(duì)檔案室內(nèi)的信息化設(shè)備的操作作出明確的規(guī)定，要求檔案室工作人員必須按照規(guī)定進(jìn)行操作。如在計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)后，應(yīng)通過(guò)賬戶驗(yàn)證系統(tǒng)才能夠進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)。通過(guò)強(qiáng)化檔案室內(nèi)的操作規(guī)定，既是對(duì)檔案室內(nèi)設(shè)備的一種保護(hù)，也是對(duì)檔案信息的一種保護(hù)。其次要明確電子檔案的制作標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理信息化以后，要根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，如國(guó)家檔案局辦公室所印發(fā)的《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，以《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定符合醫(yī)院需要的電子檔案。并以此為模板通用于本醫(yī)院各部門(mén)，使檔案管理工作逐步正規(guī)化。最后在檔案管理的日常工作中，要對(duì)日常管理內(nèi)容作出具體的規(guī)定，使檔案管理人員在辦公時(shí)，能夠明確各項(xiàng)辦公標(biāo)準(zhǔn)，并自覺(jué)提高檔案管理工作的質(zhì)量。如對(duì)檔案信息的收集工作，便要求所收集的檔案信息真實(shí)可靠，不弄虛作假。對(duì)于輸入到檔案信息管理系統(tǒng)的檔案信息，要檢查其是否存在錯(cuò)誤，如身份證號(hào)、姓名等方面的錯(cuò)誤，提高錄入信息的準(zhǔn)確性。

二、培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案工作人員素質(zhì)較低，其檔案管理業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)性較差，僅僅是做一些檔案信息的收集和整理工作，且計(jì)算機(jī)操作能力較弱，無(wú)法適應(yīng)逐漸現(xiàn)代化的檔案管理工作。而新醫(yī)改提高了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，檔案管理現(xiàn)代化則需要由現(xiàn)代化的檔案管理人員來(lái)?yè)?dān)任，才能夠使醫(yī)院的檔案管理工作真正的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。因此在醫(yī)院的檔案管理工作上，要積極引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才。首先是要優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，通常而言，醫(yī)院的檔案管理工作人員往往身兼數(shù)職，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效率較低，且分工不明確引發(fā)工作責(zé)任不明確。因此在優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)改變這一不合理的人員任用狀況。在醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)上要做到專(zhuān)人專(zhuān)崗，杜絕一人身兼數(shù)職現(xiàn)象，明確每一個(gè)管理崗位的具體職責(zé)，告知每一名管理人員其具體管理內(nèi)容及管理責(zé)任。其次要提高醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。主要是通過(guò)兩項(xiàng)工作來(lái)完成：一是積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，將他們充實(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的骨干崗位上，引進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作向現(xiàn)代化、正規(guī)化發(fā)展。在引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員時(shí)，首先要選擇專(zhuān)業(yè)對(duì)口的人才，其次要考慮愿意投身于檔案管理工作的人員。二是要做好醫(yī)院檔案管理的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)十分重要，可以說(shuō)是提升檔案管理人員素質(zhì)的主要方式。對(duì)剛?cè)肼毜臋n案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其明確醫(yī)院檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度，在心中樹(shù)立認(rèn)真工作的意識(shí)。對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)技能、計(jì)算機(jī)操作能力均能得到提升。在培訓(xùn)的過(guò)程中，要注意對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，只有通過(guò)考核的檔案管理人員，才允許其上崗，否則將要繼續(xù)培新，直到考核合格。

三、完善醫(yī)院檔案管理制度

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院原有的檔案管理制度已不再適用于新形勢(shì)下的檔案管理工作，應(yīng)針對(duì)當(dāng)下檔案管理工作所出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理制度。在醫(yī)院的檔案管理制度上，主要完善檔案信息的收集、整理、分類(lèi)、錄入、保存、安全等方面的管理制度。對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作作出具體而明確的質(zhì)量要求，如檔案的分類(lèi)，就必須要按照檔案的類(lèi)別、用途、性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，杜絕檔案管理人員的隨意分類(lèi)行為，做到分類(lèi)工作科學(xué)合理。其次檔案管理部門(mén)要積極聯(lián)系和配合醫(yī)院其他部門(mén)的工作，如醫(yī)院各科室、后勤等部門(mén)，要與各部門(mén)及時(shí)聯(lián)系，密切關(guān)注各科室的人員調(diào)動(dòng)情況，及時(shí)的跟進(jìn)和補(bǔ)償檔案信息，使檔案信息的真實(shí)可靠性得到保障。對(duì)于檔案的歸檔工作，要詳細(xì)記錄檔案的歸檔時(shí)間及借閱人，防止檔案信息的泄露所帶來(lái)的不必要麻煩。最后要完善檔案管理的反饋機(jī)制，可設(shè)置意見(jiàn)箱，接受廣大人民群眾及醫(yī)院各部門(mén)人員的監(jiān)督，及時(shí)吸取他們的意見(jiàn)，才能夠找出檔案管理工作的不足，才能夠有針對(duì)性的改正。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作，檔案管理部門(mén)要找準(zhǔn)自己的定位，緊跟新課改的方向，提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)行為，使檔案管理工作的信息化水平不斷提高，為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)：

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