陳伯

摘 要：高職院校行政管理工作的水平直接影響學(xué)校的教學(xué)水平和發(fā)展方向，而行政管理工作又體現(xiàn)在管理職能的發(fā)揮上。文章從管理職能的角度研究高職院校行政管理工作存在的問(wèn)題及原因，探討提高行政管理工作水平的有效路徑。要注重拓寬信息獲取渠道，加強(qiáng)信息化建設(shè)水平；鼓勵(lì)教職員工齊參與，提高決策的科學(xué)性；編制明晰的計(jì)劃，注重頂層設(shè)計(jì)，層層落實(shí)；推動(dòng)組織變革，優(yōu)化組織資源；分清輕重緩急，建立有效的控制系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：高職院校；行政管理；管理職能；工作水平

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1008-3561（2018）25-0006-02

高職院校擔(dān)負(fù)著為生產(chǎn)、管理、服務(wù)第一線培養(yǎng)應(yīng)用型專門(mén)人才的重任，而行政管理工作在高職院校的教育教學(xué)、科學(xué)研究和學(xué)生管理等工作中發(fā)揮著基礎(chǔ)性的保障作用。高職院校行政管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的概念，通常認(rèn)為是指高職院校行政教輔部門(mén)對(duì)學(xué)校日常行政事務(wù)的管理。結(jié)合國(guó)內(nèi)學(xué)者周三多對(duì)管理的解釋，本文給出一個(gè)定義：高職院校行政管理是指高職院校管理人員通過(guò)信息獲取、決策、計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和創(chuàng)新等職能的發(fā)揮，分配、協(xié)調(diào)院校包括人力資源在內(nèi)的一切可以調(diào)用的資源，從而實(shí)現(xiàn)以職業(yè)需求為導(dǎo)向的職業(yè)教育目的。管理職能若未充分、科學(xué)、合理地行使，會(huì)導(dǎo)致管理效果出現(xiàn)偏差。本文主要從管理職能的角度研究高職院校行政管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策。

一、高職院校行政管理工作存在的問(wèn)題及原因

1.信息獲取技術(shù)水平低

在信息化時(shí)代，信息獲取渠道更寬、數(shù)量也更多，擁有在繁雜的海量信息中獲取有效信息的能力顯得尤為重要。相比本科院校，多數(shù)高職院校并未充分利用機(jī)會(huì)收集數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行分析，從而提取高質(zhì)量的有效信息，因而在管理工作中經(jīng)常依經(jīng)驗(yàn)而為。日常辦公仍依賴電話、紙質(zhì)報(bào)告或面對(duì)面交流等傳統(tǒng)方式，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基本沒(méi)有或利用率極其有限。信息獲取技術(shù)水平低，極大地制約高職院校行政管理水平的提高。

2.決策的合理性和科學(xué)性不足

由于歷史原因，高職院校的決策自主權(quán)較弱。而在有限的自主決策權(quán)方面，受傳統(tǒng)組織管理模式、信息的數(shù)量與質(zhì)量以及領(lǐng)導(dǎo)能力、風(fēng)格等主客觀因素的影響，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)也難以形成科學(xué)、合理的決策，難以為創(chuàng)辦有特色、有競(jìng)爭(zhēng)力的高職院校提供決策支持。

3.計(jì)劃能力不足，規(guī)范有序的工作難以為繼

哈羅德·孔茨（Harold Koontz）說(shuō)：“計(jì)劃工作是一座橋梁，它把我們所處的這岸和我們要去的彼岸連接起來(lái)，以克服這一天塹?！庇?jì)劃工作為管理工作指出了明確的道路，為組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等一系列管理工作提供了基礎(chǔ)。但在實(shí)際工作中，高職院校往往計(jì)劃能力不足，尤其是一些中層領(lǐng)導(dǎo)干部很少制訂完整且可行的計(jì)劃，未能明確做什么、為什么做、何時(shí)做、何地做、誰(shuí)去做、怎樣做這六大計(jì)劃要素，使得很多工作靠上面催辦，難以形成規(guī)范有序的工作常態(tài)。

4.組織設(shè)計(jì)意識(shí)薄弱

首先，高職院校行政組織結(jié)構(gòu)不太合理。傳統(tǒng)的科層制組織結(jié)構(gòu)易產(chǎn)生官僚主義現(xiàn)象，影響無(wú)行政職務(wù)的科研及技能型人才的積極性。在職能部門(mén)及部門(mén)內(nèi)崗位職責(zé)的設(shè)置上，有時(shí)界限不清，職責(zé)不明，常常導(dǎo)致師生員工為一件事跑多個(gè)部門(mén)，浪費(fèi)大量的時(shí)間在煩瑣的程序上。其次，高職院校行政管理部門(mén)在配備、整合、利用人力資源方面不盡如人意。在招聘方面，方式方法過(guò)于傳統(tǒng)守舊，短時(shí)間的考察也只是注重學(xué)歷、基本表達(dá)等表層信息，忽視道德、工作態(tài)度、責(zé)任心等內(nèi)在品質(zhì)。在培訓(xùn)方面，沒(méi)有做好“傳、幫、帶”，過(guò)于形式化，難以指導(dǎo)工作有序開(kāi)展。在績(jī)效考評(píng)方面，仍流行吃“大鍋飯”，未能體現(xiàn)多勞多得的分配原則。最后，高職院校行政管理的組織文化有時(shí)存在“不求有功，但求無(wú)過(guò)”“做多錯(cuò)多”的消極工作態(tài)度，互助合作的氛圍不濃。

5.領(lǐng)導(dǎo)職能發(fā)揮不充分

領(lǐng)導(dǎo)是指揮、協(xié)調(diào)和激勵(lì)部下為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而努力的過(guò)程，這三方面作用的發(fā)揮有賴于領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)水平。由于歷史原因，部分高職院校的行政管理人員入職門(mén)檻較低，專業(yè)化水平有限。領(lǐng)導(dǎo)職能發(fā)揮不充分，是高職院校行政領(lǐng)導(dǎo)方面出現(xiàn)指揮不明確、協(xié)調(diào)不充分、激勵(lì)不明顯問(wèn)題的主要原因。

6.缺乏有效的控制系統(tǒng)

控制工作的主要內(nèi)容，包括確立標(biāo)準(zhǔn)、衡量績(jī)效和糾正偏差。應(yīng)該說(shuō)，高職院校行政管理已經(jīng)具備相對(duì)完善的控制體系，體現(xiàn)在高職院校行政管理工作擁有比較全面細(xì)致的各種制度、規(guī)定、規(guī)范、流程及指標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)。但是，高職院校在控制執(zhí)行力即衡量績(jī)效和糾正偏差方面存在不足。在衡量績(jī)效方面，受主觀影響較大，流于形式；在糾正偏差方面，由于行政管理工作大多難以量化且不直觀，除了直屬領(lǐng)導(dǎo)對(duì)具體事務(wù)型工作進(jìn)行指導(dǎo)與控制之外，其他服務(wù)工作難以在事前進(jìn)行識(shí)別并糾偏，只能在事后進(jìn)行被動(dòng)控制。

7.創(chuàng)新職能缺失

“唯一不變的就是變化”，只有在履行創(chuàng)新職能的基礎(chǔ)上，組織才有可能順應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，與時(shí)俱進(jìn)，可持續(xù)發(fā)展。然而，在高職院校行政管理工作中最缺乏的莫過(guò)于創(chuàng)新職能的發(fā)揮。部分工作人員在“經(jīng)驗(yàn)主義”的指導(dǎo)下日復(fù)一日地從事單調(diào)、機(jī)械的工作，當(dāng)遇到新環(huán)境、新課題的挑戰(zhàn)時(shí)，往往與其產(chǎn)生摩擦，精力和時(shí)間浪費(fèi)在內(nèi)耗之中。創(chuàng)新職能的缺失，使高職院校行政管理工作的靈活性和應(yīng)變力遭遇巨大的瓶頸。

二、提高高職院校行政管理工作水平的路徑

1.拓寬信息獲取渠道，加強(qiáng)信息化建設(shè)水平

一是高職院校行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)數(shù)據(jù)的收集、整理，以形成有效的信息供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。例如可以建立專業(yè)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，如人事系統(tǒng)建立師資、培訓(xùn)、薪資等基本數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)工系統(tǒng)建立學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、學(xué)生活動(dòng)、社團(tuán)數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)庫(kù)，教務(wù)系統(tǒng)建立課程信息、教室信息、成績(jī)錄入系統(tǒng)等數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)相互獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)，形成統(tǒng)一的信息平臺(tái)，通過(guò)授權(quán)的方式實(shí)現(xiàn)信息共享，有利于解決信息不暢通導(dǎo)致的重復(fù)統(tǒng)計(jì)徒增工作量的問(wèn)題。二是利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段改革行政管理的方式方法。以推進(jìn)辦公自動(dòng)化為例，高職院校推行辦公自動(dòng)化對(duì)提高行政管理工作的效率和質(zhì)量，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)和節(jié)約辦公費(fèi)用具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，高職院校在提高工作效率的基礎(chǔ)上，可以強(qiáng)化決策的一致性，達(dá)到提高決策效能的目的。

2.教職員工齊參與，提高決策的科學(xué)性

在高?！叭バ姓钡谋尘跋?，高職院校的自主決策權(quán)將得到更多的釋放。要做出相對(duì)滿意的決策，除了拓寬信息獲取渠道之外，高職院校領(lǐng)導(dǎo)還要鼓勵(lì)教職員工齊參與，提高決策的科學(xué)性。要充分利用教職工代表大會(huì)、基層調(diào)研等機(jī)會(huì)，讓基層教職員工充分表達(dá)意見(jiàn)、建議，實(shí)現(xiàn)參與決策的意愿，由下而上的決策參與方式也有利于今后由上而下的決策推行。在決策的技術(shù)方面，高職院校也可以采用“德?tīng)柗萍夹g(shù)”集體決策方法，充分利用專家?guī)熨Y源。

3.編制明晰的計(jì)劃，頂層設(shè)計(jì)，層層落實(shí)

高職院校領(lǐng)導(dǎo)層要編制明晰的計(jì)劃，明確5W1H，即what做什么（目標(biāo)與內(nèi)容）、why為什么（原因）、who誰(shuí)去做（人員）、where何地做（地點(diǎn)）、when何時(shí)做（時(shí)間）、how怎樣做（方式、手段）。確定這六大要素并告知執(zhí)行人，才能將決策落地，層層分解，層層落實(shí)?；鶎有姓藛T若只接收到領(lǐng)導(dǎo)“做什么”的指示，對(duì)其余五要素并不了解或只了解一部分，就容易造成信息不足，導(dǎo)致行為與領(lǐng)導(dǎo)意愿產(chǎn)生偏差。當(dāng)然，計(jì)劃也不僅限于領(lǐng)導(dǎo)層，所有層次的管理者和工作者都應(yīng)當(dāng)制訂自己層面的計(jì)劃，以保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4.推動(dòng)組織變革，優(yōu)化組織資源

首先，樹(shù)立為師生服務(wù)的理念，以此為思想導(dǎo)向指引組織設(shè)計(jì)的變革。要加強(qiáng)校務(wù)信息公開(kāi)工作，讓權(quán)力運(yùn)行在陽(yáng)光下，公平、公開(kāi)、公正，讓更多從事教學(xué)、科研的教師享有支配資源的權(quán)利，逐步提高學(xué)術(shù)權(quán)力，弱化行政權(quán)力。要根據(jù)高職院校的發(fā)展情況合理調(diào)整部門(mén)設(shè)置、崗位設(shè)置，設(shè)定明確的部門(mén)、崗位職責(zé)，因崗設(shè)人，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，使高職院校行政機(jī)構(gòu)朝精簡(jiǎn)高效方向發(fā)展。其次，提高人力資源管理水平。以招聘為例，應(yīng)打破傳統(tǒng)考評(píng)方式，借鑒企業(yè)招聘方式，除了專業(yè)知識(shí)的考察之外，還要引入無(wú)領(lǐng)導(dǎo)小組討論、情境模擬等方法，深入考察被聘人員的師風(fēng)師德等內(nèi)在品質(zhì)。對(duì)于行政管理人員培訓(xùn)，除了學(xué)校層面統(tǒng)一的整體性培訓(xùn)之外，各部門(mén)還應(yīng)根據(jù)本部門(mén)職責(zé)、特點(diǎn)對(duì)部門(mén)工作人員進(jìn)行更有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提升行政人員的綜合素質(zhì)。要確立真實(shí)可行的績(jī)效管理機(jī)制，將師生滿意納入考評(píng)指標(biāo)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，多勞多得，切實(shí)扭轉(zhuǎn)“多一事不如少一事”“有利爭(zhēng)著管、無(wú)利無(wú)人管”的工作之風(fēng)。

5.提高領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)，充分實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能

領(lǐng)導(dǎo)者具有指揮、協(xié)調(diào)和激勵(lì)三方面的作用，需要頭腦清醒，胸懷大局，能夠高瞻遠(yuǎn)矚，運(yùn)籌帷幄，幫助組織成員認(rèn)清形勢(shì)，指明目標(biāo)和道路。首先，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者要通過(guò)各種學(xué)習(xí)、進(jìn)修等方式提升自身綜合素養(yǎng)，根據(jù)院校的實(shí)際情況和外部環(huán)境因時(shí)因地制宜，采用合理的領(lǐng)導(dǎo)方式進(jìn)行指揮和協(xié)調(diào)。其次，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)構(gòu)建多重激勵(lì)模式，對(duì)不同層次的行政管理人員采取不同方式的有效激勵(lì)措施。例如，青年教職工對(duì)工作富有熱情和追求，領(lǐng)導(dǎo)者可以通過(guò)尊重人才、參與式管理等方式激發(fā)其工作熱情，通過(guò)培訓(xùn)、深造等方式幫助他們實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。年輕骨干是高職院校行政工作的主力軍，領(lǐng)導(dǎo)者可以采取物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的方式，創(chuàng)造升職空間，以維持他們工作的激情。

6.分清輕重緩急，建立有效的控制系統(tǒng)

高職行政管理工作按其緊急性與重要性，可以分為不緊急且不重要的事項(xiàng)、緊急但不重要的事項(xiàng)、不緊急但重要的事項(xiàng)、緊急且重要的事項(xiàng)四種情況，對(duì)四種情況的控制方法自然也不盡相同。對(duì)于不緊急且不重要的事項(xiàng)，可考慮將其剔除，以免占用人力和精力；對(duì)于緊急但不重要的事項(xiàng)，要按照相關(guān)流程快速處理，無(wú)須浪費(fèi)過(guò)多時(shí)間；對(duì)于不緊急但重要的事項(xiàng)，要制訂詳盡的計(jì)劃，且進(jìn)行適時(shí)、長(zhǎng)期的控制，循序漸進(jìn)，逐步落實(shí)，避免將其轉(zhuǎn)化為緊急且重要的事項(xiàng)；對(duì)于緊急且重要的事項(xiàng)，要集中精力處理，并進(jìn)行重點(diǎn)控制。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高職院校行政管理工作的水平，直接影響學(xué)校的教學(xué)水平和發(fā)展方向。高職院校行政管理工作主要包括信息獲取、決策、計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制工作，做好這些環(huán)節(jié)的工作離不開(kāi)創(chuàng)新職能的發(fā)揮。要強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，在行政管理工作中切勿滋生“經(jīng)驗(yàn)主義”“教條主義”。從頂層的制度、機(jī)制設(shè)計(jì)到中層的管理工作乃至基層的做事方式方法都有賴于創(chuàng)新，以提高高職院校對(duì)內(nèi)部、外部環(huán)境的應(yīng)變能力，提高行政管理效率和服務(wù)質(zhì)量。高職院校行政管理工作是一個(gè)具有綜合性、復(fù)雜性的課題，在實(shí)際工作中，不同院?？梢愿鶕?jù)上述思路對(duì)具體問(wèn)題進(jìn)行具體分析。

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