龔莉燕

【摘要】文件檔案部門作為核電設(shè)計(jì)行業(yè)單位的核心業(yè)務(wù)支撐部門，通過對(duì)智慧檔案的理論和技術(shù)的研究，借助檔案服務(wù)平臺(tái)進(jìn)一步提升文檔服務(wù)水平，提高核電工程檔案的歸檔、利用和管理效率，從而更好地服務(wù)于工程項(xiàng)目。當(dāng)前，在保障檔案管理質(zhì)量和安全的雙重前提下，以先進(jìn)的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過數(shù)字檔案資源利用、智慧檔案館管理等多維度的服務(wù)手段，進(jìn)一步完善工程文檔管理的業(yè)務(wù)支持特性，提升專業(yè)設(shè)計(jì)人員的使用體驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】智慧檔案；檔案信息化；文檔服務(wù)；數(shù)字檔案利用；文檔智能搜索引擎

一、智慧檔案的目的和意義

（一）智慧檔案的概念。在當(dāng)今云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了一定的沖擊，智慧檔案概念應(yīng)運(yùn)而生，通常認(rèn)為，智慧檔案是檔案信息化發(fā)展的高級(jí)形式，它基于“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的信息技術(shù)，通過對(duì)檔案的智能化管理，信息提取和整合，從而對(duì)業(yè)務(wù)部門提供立體化的共享服務(wù)和智慧支持。

（二）核電文檔管理領(lǐng)域運(yùn)用智慧檔案服務(wù)的意義。當(dāng)前核電設(shè)計(jì)行業(yè)文檔系統(tǒng)種類繁多，檔案信息化走在國(guó)內(nèi)電力行業(yè)前列，大量的電子檔案取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著核電項(xiàng)目建設(shè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生的電子文檔越來越多。面對(duì)浩瀚的工程文檔數(shù)據(jù)，如何有效獲取有用信息成為一個(gè)非常重要的問題。另一方面，核電工程文檔是重要的核心資產(chǎn)，文檔部門正是這些資產(chǎn)的管理者。在內(nèi)部，如何建立高效、可靠的文檔服務(wù)平臺(tái)，提升文檔信息的檢索利用效率成為當(dāng)前研究的熱點(diǎn)。如何通過智慧檔案技術(shù)，提升核電文檔服務(wù)體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)查找更輕松、使用更方便、管理更安全的目標(biāo)成為值得研究的課題。另一方面，通過智慧檔案技術(shù)方法和管理手段，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案實(shí)體與其內(nèi)容信息聯(lián)系起來，以智能化技術(shù)識(shí)別、抽取、整合和應(yīng)用檔案信息，能夠在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)智慧化提升。對(duì)于核電設(shè)計(jì)行業(yè)，結(jié)合智慧檔案具備的互聯(lián)、泛在、深度感知和人性化服務(wù)等特征，助力提升設(shè)計(jì)人員的生產(chǎn)效率，改善文檔部門的被動(dòng)管理形象，轉(zhuǎn)而提升到主動(dòng)服務(wù)、全面助力核心業(yè)務(wù)的階段，有助于提升核電文檔服務(wù)整體水平。

二、智慧檔案的主要研究?jī)?nèi)容

核電文檔管理部門經(jīng)過長(zhǎng)年的積累，掌握了公司最龐大的信息資源庫(kù)，這個(gè)優(yōu)勢(shì)是其他部門所無法比擬的。文檔管理部門需要完成是對(duì)這些資源的管理和深加工，使它們發(fā)揮更大的作用。面對(duì)用戶新的需求，必須要從用戶的角度看問題，以用戶為中心，個(gè)性化、特色化的主動(dòng)信息服務(wù)方式勢(shì)在必行。一方面，核電文檔部門為用戶提供的信息服務(wù)工作是利用平臺(tái)開展的，要想構(gòu)建智慧檔案服務(wù)模式，必須搭建一個(gè)先進(jìn)的全方位檔案信息服務(wù)平臺(tái)，使用戶能夠跨越各個(gè)分散的地域、利用網(wǎng)絡(luò)無阻礙、便捷地使用文檔信息資源，滿足用戶持續(xù)的信息資源需求。

搭建智慧檔案信息服務(wù)平臺(tái)，需要通過以移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)為核心的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新一代信息技術(shù)的應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏設(shè)計(jì)文檔資源的全面感知以及應(yīng)用。智慧檔案具備高度的技術(shù)開放特點(diǎn)，只要是可以使檔案館智慧化的技術(shù)手段，都能為之所用，現(xiàn)階段的主要技術(shù)如下：

（一）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。秉承萬物皆可聯(lián)網(wǎng)的思想，按約定的協(xié)議，添加檔案館的實(shí)體檔案的電子標(biāo)簽，與網(wǎng)絡(luò)相連接，利用網(wǎng)絡(luò)通信實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、追蹤、監(jiān)控和管理。數(shù)字版權(quán)保護(hù)技術(shù)可以使在文檔離線后同樣具備反侵權(quán)能力，方便直接移交上下游單位。智慧檔案館可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)館藏實(shí)體檔案管理、建立與數(shù)字檔案連接、實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的無人值守和管理，實(shí)現(xiàn)檔案館的高效管理和利用。

（二）云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)。云計(jì)算技術(shù)是通過網(wǎng)絡(luò)把多個(gè)性能相對(duì)較低的計(jì)算實(shí)體整合成一個(gè)具有強(qiáng)大計(jì)算能力的系統(tǒng)。分布式存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展使核電海量的文檔資源能夠被高效地存儲(chǔ)、檢索和利用，大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案管理系統(tǒng)具備智慧的特征，能夠結(jié)合用戶需求提供更貼切的服務(wù)。云備份技術(shù)使電子檔案具備極高的安全性，不會(huì)因?yàn)橛布收?、系統(tǒng)故障而丟失，對(duì)于平臺(tái)運(yùn)行故障也能快速恢復(fù)。

（三）人工智能技術(shù)。作為近兩年的熱門新興技術(shù)，人工智能技術(shù)構(gòu)造具有一定智能的人工系統(tǒng)，研究如何讓計(jì)算機(jī)去完成以往需要人的智力才能勝任的工作。自動(dòng)文摘技術(shù)讓用戶輸入關(guān)鍵字之后，返回的結(jié)果不僅僅是符合關(guān)鍵字的文檔列表，還能自動(dòng)提取摘要。語(yǔ)義搜索技術(shù)以自然語(yǔ)言理解技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)知識(shí)有一定的理解與處理能力，提升查全率。機(jī)器翻譯技術(shù)能夠理解語(yǔ)義并翻譯成多種語(yǔ)言，全面提升文檔利用能力。智慧檔案本身是新技術(shù)、新理念與傳統(tǒng)檔案館的結(jié)合，一方面需要注重新技術(shù)引進(jìn)，一方面在理念上也要不忘初心，繼續(xù)保持檔案館的管理和服務(wù)定位。在智慧檔案的服務(wù)體系中，管理好現(xiàn)有信息的同時(shí)，還需要不斷處理產(chǎn)生的新信息，供檔案管理人員和檔案利用者所用，是一種可持續(xù)發(fā)展的，不斷完善的檔案管理體系，建設(shè)這樣的檔案管理體系，需要從以下方面入手：一是公司層面要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館的總體設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃和戰(zhàn)略部署，與公司的整體發(fā)展目標(biāo)必須高度契合，智慧檔案的發(fā)展也要充分結(jié)合核心業(yè)務(wù)的開展，明確清晰的定位，堅(jiān)決防止出現(xiàn)檔案領(lǐng)域的信息孤島。二是不宜過分強(qiáng)調(diào)技術(shù)，盲目引進(jìn)新概念新技術(shù)，過分追求平臺(tái)的高精尖，要遵守循序漸進(jìn)的原則，在傳統(tǒng)檔案價(jià)值管理與新興技術(shù)之間找到一個(gè)合理的切入點(diǎn)，兩者和諧發(fā)展。在技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，管理也要開展適應(yīng)性的改進(jìn)和變化，不能因?yàn)榱鞒毯椭贫鹊娜笔в绊懙綑n案館的服務(wù)功能。三是重視檔案管理的人文屬性，強(qiáng)調(diào)以人為本，充分重視用戶的需求，明確智慧檔案需要適用的技術(shù)理念結(jié)合檔案館功能來實(shí)現(xiàn)，注重檔案服務(wù)內(nèi)容的深化和本質(zhì)的挖掘，切忌一哄而上，急于求成。

三、智慧檔案在核電文檔領(lǐng)域的實(shí)際應(yīng)用

中廣核工程有限公司設(shè)計(jì)院將智慧檔案相關(guān)的技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，結(jié)合公司信息化發(fā)展頂層規(guī)劃，積極整合相關(guān)軟硬件資源建設(shè)數(shù)字化智慧檔案管理和應(yīng)用平臺(tái)，同時(shí)也積極開展檔案管理體系化建設(shè)，提供多層次、多渠道的檔案信息資源建設(shè)、保障和利用服務(wù)，取得了顯著成效，設(shè)計(jì)效率和文檔服務(wù)水平得到了有效提升。

當(dāng)前，中廣核工程有限公司設(shè)計(jì)院作為核電行業(yè)快速發(fā)展壯大的企業(yè)，運(yùn)用技術(shù)引領(lǐng)，成功消除檔案信息孤島，將文檔人員、設(shè)計(jì)人員、管理人員等個(gè)體互聯(lián)，建立全面的智能連接，并從全局角度分析數(shù)據(jù)，解決問題，改變內(nèi)部的檔案運(yùn)作方式，做到從檔案資料、核心設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)到其生命狀態(tài)，再到用戶需求等信息，都可以迅速獲取并采取解決措施，當(dāng)前開展的主要應(yīng)用如“圖1”所示。

（一）全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化設(shè)計(jì)生產(chǎn)。建立一站式設(shè)計(jì)流程管理系統(tǒng)和文檔管理系統(tǒng)，結(jié)合數(shù)字簽名系統(tǒng)，經(jīng)編校審批產(chǎn)生的各類電子文件、圖紙，以及內(nèi)外部函件經(jīng)文檔管理員歸檔確認(rèn)后，即可自動(dòng)同步至文檔管理系統(tǒng)歸檔，工程設(shè)計(jì)文檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字歸檔，減少了大量?jī)?nèi)部紙質(zhì)檔案產(chǎn)生，并據(jù)此建立了數(shù)字化檔案的一整套管理體系。

（二）建立了高效、快捷的核電設(shè)計(jì)文檔搜索引擎。實(shí)現(xiàn)了文本收集、文本分析和索引功能，運(yùn)用了分詞、緩存和索引技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)成品文檔全文的成品索引和檢索功能，對(duì)于大部分文檔的檢索時(shí)間不到1秒。另一方面，也在基于自然語(yǔ)言處理的語(yǔ)義搜索和智能翻譯方面積極開展研究和嘗試。

（三）利用信息化實(shí)物檔案庫(kù)房管理技術(shù)。通過二維碼和RFID技術(shù)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，將實(shí)物紙質(zhì)檔案與文檔系統(tǒng)中的電子文檔建立有效關(guān)聯(lián)，通過電子工作流管理檔案的利用、退還和銷毀等全過程。建設(shè)檔案庫(kù)房管理信息化平臺(tái)，通過圖形化、可視化庫(kù)房系統(tǒng)全面管理實(shí)物檔案的出入庫(kù)、盤庫(kù)和變更等，通過庫(kù)房監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)庫(kù)房日常運(yùn)行的環(huán)境和視頻監(jiān)控全面實(shí)現(xiàn)手機(jī)APP智能監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房的無人值守管理。

四、總結(jié)

隨著我國(guó)核電技術(shù)的發(fā)展、海外市場(chǎng)的逐步拓展，檔案管理服務(wù)工作的重要性日益提升。對(duì)核電行業(yè)的高度熟悉、深厚的資源積累、快速的需求反饋，是做好下一步智慧檔案工作的必要條件。

智慧檔案是數(shù)字檔案發(fā)展的高級(jí)形態(tài)，也是檔案行業(yè)未來發(fā)展的新趨勢(shì)。核電設(shè)計(jì)行業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有的檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，進(jìn)一步與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)相融合，使文檔管理的建設(shè)越來越“智慧化”，包括檔案信息資源管理的智慧化、檔案服務(wù)提供的智慧化等，在提升檔案管理部門自身業(yè)務(wù)效率、降低管理成本的同時(shí)，還能打破數(shù)據(jù)孤島形成信息資源共享平臺(tái)，并可充分借助信息化手段對(duì)用戶需求進(jìn)行挖掘，建立基于用戶的全方位數(shù)據(jù)中心，為三代核電項(xiàng)目設(shè)計(jì)開展提供支撐服務(wù)。

然而，智慧檔案的建設(shè)絕非一蹴而就，也不是信息技術(shù)的簡(jiǎn)單引進(jìn)和使用，是一個(gè)由點(diǎn)到面，化繁為簡(jiǎn)的過程，核電設(shè)計(jì)行業(yè)單位必須結(jié)合工程設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)，以用戶需求為根本，充分結(jié)合生產(chǎn)需求，自上而下形成整體規(guī)劃，在現(xiàn)有檔案利用管理的基礎(chǔ)上，逐步涵蓋設(shè)計(jì)過程、數(shù)字化成品移交、圖書情報(bào)管理等領(lǐng)域，最終實(shí)現(xiàn)涵蓋工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域全生命周期的檔案管理，以內(nèi)容管理為依托，以檔案數(shù)字化、智能搜索等為輔助手段，充分結(jié)合大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)以服務(wù)設(shè)計(jì)為目標(biāo)的檔案服務(wù)體系。

【參考文獻(xiàn)】

[1]肖應(yīng)東.煙臺(tái)銀行智慧電子檔案建設(shè)研究與實(shí)踐[J].金融科技時(shí)代，2017（08）：40-44.

[2]羅琳娜.智慧檔案館服務(wù)功能實(shí)現(xiàn)研究[J].檔案管理，2017 （04）：10-13.

[3]王學(xué)娟.智慧檔案館研究之"智慧"缺失[J].檔案建設(shè)，2017 （02）：9-12.

[4]繆雨紅.基于智慧檔案館建設(shè)構(gòu)想的思考[J].山東檔案，2017（05）：19-20+24.

[5]王秀芳."互聯(lián)網(wǎng)+"背景下智慧檔案建設(shè)策略初探[J].城建檔案，2017（08）：22-23.