聶海龍

摘要：在現(xiàn)今信息時代快速發(fā)展的背景下使得計算機技術(shù)已經(jīng)涉及到了多個工作領(lǐng)域，而通過計算機技術(shù)的應用也可以有效的實現(xiàn)辦公自動化的要求，從而達到提高辦公效率、辦公水平的目的，以此來優(yōu)化辦公活動中的各項流程及內(nèi)容，此種在計算機技術(shù)支持下的辦公自動化也符合現(xiàn)今單位發(fā)展的需求。因此在實際中需要對計算機技術(shù)在辦公自動化中應用所具備的價值進行了解，并結(jié)合計算機技術(shù)特點來對其進行合理的應用，使其在辦公自動化中的應用效果可以進一步的提高。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；計算機技術(shù)；應用

辦公自動化以計算機媒體與計算機技術(shù)等作為媒介來推動辦公機構(gòu)的工作向著現(xiàn)代化辦公的方向發(fā)展，其在實際中可以根據(jù)辦公需求來引入相應的計算機技術(shù)，通過現(xiàn)代化的辦公手段來使辦公效率得到進一步的提升，而這也可以體現(xiàn)出計算機技術(shù)在辦公自動化中應用所具備的功能。本文通過對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用作用進行分析來探討其在實際中所需要注意的要點內(nèi)容，并結(jié)合辦公需求提出了如何有效的加強計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用措施，以此來提高辦公自動化水平。

一、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用作用分析

1、對辦公環(huán)境進行改善

相較于以往的辦公形式通過計算機技術(shù)的應用可以有效的拓寬其工作領(lǐng)域、改善其工作環(huán)境，在計算機技術(shù)的支持下可以使辦公人員在實際的工作中通過計算機網(wǎng)絡來進行溝通聯(lián)系，并且利用計算機還可以構(gòu)建起完整的辦公系統(tǒng)，這樣可以實現(xiàn)構(gòu)建人機信息系統(tǒng)的要求，從而實現(xiàn)在辦公中的自動化管理要求。并且在現(xiàn)今計算機技術(shù)的支持下還可以推動單位之間跨領(lǐng)域的聯(lián)系，因此也可以有效的提高辦公機構(gòu)在實際中的工作效率，而這也可以進一步的推動辦公自動化的發(fā)展。

2、提高辦公效率

辦公自動化及最為明顯的作用就是可以有效的提高辦公機構(gòu)在實際中的辦公效率，通過計算機技術(shù)的應用可以計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)等來對以往的辦公方式進行改進及革新，從而減少人工辦公的流程及工序，有效促使其辦公質(zhì)量及效率得到提升。根據(jù)計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用來看，其不僅能夠有效縮減單位辦公所需的材料，還能夠省去辦公活動中繁瑣的流程步驟，降低單位管理成本投入。在應用計算機技術(shù)開展辦公自動化時還能夠減少人力資源支出，提升辦公效率及辦公收益。例如惠普（中國）公司，借助計算機技術(shù)開展辦公自動化管理，相較于過去辦公經(jīng)費，如今降低了1/3；美國微軟公司應用計算機技術(shù)開展辦公自動化管理，每年能節(jié)省約4000萬美元的經(jīng)費，同時還能夠降低人際事務處理時間。從中可以看出在現(xiàn)今辦公自動化中通過計算機技術(shù)的應用可以有效的減少其在實際中所產(chǎn)生的成本支出，還可以改善單位工作效率，促進單位獲取良好的運營效益。

二、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用

1、構(gòu)建信息發(fā)布平臺

單位在進行辦公自動化工作時，可以利用計算機技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡信息交流平臺，發(fā)布單位的綜合信息，使信息的流通快速準確，同時需要工作人員積極配合，對單位信息及時采集和處理。比如，在單位的內(nèi)部網(wǎng)站上開發(fā)單位內(nèi)部員工論壇，將員工的工作狀況和工作內(nèi)容等發(fā)布在論壇中，相互交流，吸取工作經(jīng)驗并要求員工在論壇中發(fā)布工作心得和對工作的建議，提高員工的整體工作效率，有利于單位的正常運營；單位還可以開發(fā)信息對外流通平臺，使客戶或同單位能出初步了解本單位的經(jīng)營特點，掌握本單位的基本信息。另外，單位還可以利用計算機技術(shù)構(gòu)建單位內(nèi)部員工的資料信息平臺，將員工的通訊率和基本信息發(fā)布到單位內(nèi)部網(wǎng)站，從而提高辦公自動化的工作水平。

2、強化文檔管理

在進行文檔管理時，單位可以利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)深度完成文檔的批復工作。其操作過程由工作人員結(jié)合實際工作要求合理完成。對文檔操作的過程、時間、修改和審閱痕跡及操作人的姓民進行保存，方便日后查閱。文檔操作完成后，對文檔進行管理，管理方可分為擬辦方和承辦方，可以根據(jù)文件的重要程度進行安置，然后制定查閱權(quán)限，防止員工對文檔信息的更改。在文檔管理中應用計算機技術(shù)，能夠方便文檔檢查，保證信息的共享。另外，計算機技術(shù)運用在在文檔使用的軟件上，數(shù)據(jù)、文字、表格的處理是辦公自動化工作的重要組成部分，既能快速的對文檔進行更改和編輯，還能為文檔提供大量的信息，保證文檔的制作的專業(yè)性。計算機技術(shù)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，具有保密且不易丟失的效果，通過對單位的文檔建立安全的文檔管理數(shù)據(jù)庫，加強自動化文檔管理的水平，提升工作人員的工作效率。

3、優(yōu)化工作流程

單位的工作流程離不開計算機技術(shù)。單位在辦公自動化工作過程中，可以協(xié)調(diào)部門和崗位之間的工作內(nèi)容，促進單位人才的綜合利用率，部門間的工作內(nèi)容且具有固定的操作特點，應嚴格按照工作流程辦事，對工作流程進行實時的監(jiān)控，保證工作的真實性。比如，單位運營過程中公告的擬定、請示、審批及發(fā)放等，工作內(nèi)容相對固定，為了降低工作人員的操作失誤，可以利用計算機技術(shù)制定自動化的工作流程，合理安排資源的配置，將公告上報領(lǐng)導且同意后，直接在網(wǎng)上發(fā)布到各個員工的賬號中，使其他員工及時的查閱公告，掌握情況。還可以利用計算機技術(shù)實現(xiàn)自動化固定的工作管理，如在網(wǎng)絡平臺上設(shè)置會議管理、工作內(nèi)容管理、用餐管理及公共物品管理等機制，既能增加員工對工作的認識，又能提高整體員工的工作效率。

4、深化資源設(shè)備

辦公自動化的主要工作是對單位信息進行收集、傳送并配上文字或圖像等業(yè)務進行處理。辦公自動化的開展離不開計算機技術(shù)的應用。因此計算機的設(shè)備室配合工作的關(guān)鍵。辦公自動化工作所用的軟件資源主要體現(xiàn)在通用軟件和專用軟件上，專用軟件包括計算機系統(tǒng)軟件、支持性軟件及財務管理等軟件；通用軟件包括WORD、EXCEL、PPT、PS等圖像處理軟件和文字數(shù)據(jù)處理軟件。軟件的操作需要計算機技術(shù)的多方配合，計算機技術(shù)在辦公自動化的應用為工作帶來便利，具有廣泛的運用效果。

結(jié)語：

辦公自動化是計算機技術(shù)持續(xù)發(fā)展的前提，也是信息時代的重要產(chǎn)物，具有強化管理組織和提高辦公效率的功能。單位需要不斷培養(yǎng)員工的辦公自動化工作效率，實現(xiàn)計算機技術(shù)的全面發(fā)展，從而提高單位的經(jīng)濟和社會效益。

參考文獻：

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