呂津

摘 要：針對當(dāng)前庫存積壓、需求計劃準(zhǔn)確性、庫存責(zé)任主體不明晰、賬外物資等方面存在的不足，中韓石化從信息化集成管理等方面在原有ERP功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善，新建立一套以ERP為基礎(chǔ)的信息化系統(tǒng)來輔助增強(qiáng)對物資整體的完善性管理，在原有信息化基礎(chǔ)上新增出庫后續(xù)管理線上集成，跟蹤物資到最終消耗環(huán)節(jié)，從而優(yōu)化物資管理業(yè)務(wù)流程，提高物資利用率。

關(guān)鍵詞：物資輔助；管理延伸；跟蹤物資；流程再造

1 物資輔助管理系統(tǒng)建設(shè)背景

由于物資供應(yīng)管理是全流程的管理，采購過程中的進(jìn)度控制、物資領(lǐng)用后的后續(xù)使用跟蹤等都是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，但現(xiàn)有ERP物資供應(yīng)系統(tǒng)存在系統(tǒng)間存在數(shù)據(jù)孤島等問題，物資領(lǐng)用后的實際使用情況無法跟蹤，庫存積壓的責(zé)任主體無法確認(rèn)等突出問題。針對此問題需要通過外圍的輔助系統(tǒng)在以ERP數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的情況下進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，實現(xiàn)物資的全過程跟蹤，將物資管理延伸到物資最終消耗環(huán)節(jié)，實現(xiàn)物資管理的信息化和透明化。

2 物資管理延伸與優(yōu)化需求分析

2.1 出庫物資后續(xù)使用跟蹤管理

中韓石化目前按照總部要求運用ERP系統(tǒng)的MRO模塊進(jìn)行物資的收發(fā)貨管理，利用ERP發(fā)貨功能實現(xiàn)了需求物資出庫發(fā)貨的操作。然而物資出庫之后是否按照需求計劃提報的要求進(jìn)行實際使用，使用之后是否還存在問題等等對于物資采購部門并未掌握這類信息，未形成后續(xù)物資的跟蹤管理?；诖诵枨螅许n石化在物資供應(yīng)部門建設(shè)物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)，針對ERP出庫后物資的后續(xù)跟蹤做一個有效的管理來提高物資使用效率及物資出庫后在實際使用中的準(zhǔn)確率，以物資輔助管理系統(tǒng)作為操作頁面通過總部大集中PI接口進(jìn)行ERP物資出庫過賬管理以及物資使用確認(rèn)管理。

2.2 需求計劃全過程受控及分析

針對需求計劃達(dá)標(biāo)率的各項關(guān)鍵指標(biāo)在物資輔助系統(tǒng)中開發(fā)了一個全新的采購過程跟蹤報表，對計劃的整體采購進(jìn)度狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計跟蹤，用于精確定位檢索需求單位下面的需求計劃，隨時對不符合的物資需求計劃進(jìn)行調(diào)整和修改，及時發(fā)現(xiàn)不符合要求的需求計劃，并進(jìn)行處理。提高查詢的效率及準(zhǔn)確率。詳細(xì)設(shè)計圖如下。

2.3 物資庫存責(zé)任主體智能化管理

積壓庫存按一定的規(guī)則建立一個責(zé)任分配，形成一個庫存責(zé)任主體報表。通過報表將庫存指標(biāo)分解至需求計劃提報單位和設(shè)備、工程等需求計劃審核部門，明確庫存資金占用的責(zé)任主體。該系統(tǒng)針對物資采購過程的狀態(tài)開發(fā)了郵件提醒功能，減少了人工統(tǒng)計的麻煩，并且定時發(fā)送郵件提醒也能夠提高工作效率，讓需求計劃提報單位第一時間進(jìn)行銷賬，并及時領(lǐng)用，進(jìn)一步加強(qiáng)物資庫存智能化管理。

3 物資輔助管理系統(tǒng)效益分析

3.1 物資采購全過程跟蹤

采購過程跟蹤報表對計劃、采購、出入庫一條線實現(xiàn)了數(shù)據(jù)跟蹤，對計劃當(dāng)前采購進(jìn)度狀態(tài)查詢。根據(jù)計劃整個審批流程，采購流程及出入庫流程的漸進(jìn)跟蹤統(tǒng)計從而獲取當(dāng)前需求計劃的采購進(jìn)度，為計劃需求單位提供查詢參考，使得需求部門及時的了解自己需求物資當(dāng)前的采購進(jìn)度實際情況，同時將物資管理進(jìn)一步延伸到使用環(huán)節(jié)，直到使用單位確認(rèn)該物資整個流程才算完結(jié)。

3.2 需求計劃管理達(dá)標(biāo)率得到提升

通過加強(qiáng)需求計劃的管理，提高需求計劃的準(zhǔn)確度和及時性，在保證安全生產(chǎn)的前提下，中韓石化需求計劃達(dá)標(biāo)率提高了近5個百分點。

根據(jù)總達(dá)標(biāo)率統(tǒng)計的基礎(chǔ)對不達(dá)標(biāo)的計劃進(jìn)行分類進(jìn)行劃分統(tǒng)計，準(zhǔn)確定位不達(dá)標(biāo)的計劃責(zé)任單位。提報單位達(dá)標(biāo)率根據(jù)提報單位及統(tǒng)計期間進(jìn)行統(tǒng)計?？呻S時查看每月的需求計劃達(dá)標(biāo)率情況，并實時提醒需求計劃提報單位，每月定期對達(dá)標(biāo)率進(jìn)行排名，并實時通報，與績效考核相掛鉤，提高了整體需求計劃達(dá)標(biāo)率，提升了企業(yè)考核排名。

3.3 避免賬外物資的產(chǎn)生

賬外物資是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分，指截止某一時點上已進(jìn)人成本或其他費用而在賬面上沒有反映，尚未消耗的這部分財產(chǎn)。賬外物資形成的原因是多方面的，有管理的，也有人為的。通過物資輔助系統(tǒng)的實施，物資領(lǐng)用后并不意味著已經(jīng)過賬，直到領(lǐng)用人員在系統(tǒng)確認(rèn)使用后，才能夠過賬，這也意味著使用單位必須明確使用方向后，才可以領(lǐng)料，才可以點擊確認(rèn)，物資管理進(jìn)一步延伸到使用環(huán)節(jié)，從而避免了賬外物資的產(chǎn)生。

4 結(jié)論

通過物資輔助管理系統(tǒng)的實施，在現(xiàn)階段的物資供應(yīng)管理方面，可以優(yōu)化流程的同時，提高管理精細(xì)化程度，減少相關(guān)業(yè)務(wù)人員的操作難度，物資管理進(jìn)一步延伸到使用環(huán)節(jié)，避免賬外物資產(chǎn)生，提高了整體的工作效率。從長遠(yuǎn)來看，利用先進(jìn)技術(shù)和優(yōu)秀的管理模式對物資管理業(yè)務(wù)進(jìn)行改進(jìn)，不僅能夠為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，同時為公司物資管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化提供了強(qiáng)有力的信息支撐。