楊陽

[摘 要] 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的行業(yè)已經(jīng)開始將本行業(yè)與信息技術(shù)融合到一起，提高工作效率。人事檔案管理的數(shù)字化對人事檔案管理效率有著重要影響。文章先對人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后提出人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的建議，旨在對人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供幫助。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；管理現(xiàn)狀；數(shù)字化管理；建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 058

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0146- 02

0 前 言

人事檔案中所包含的內(nèi)容非常廣泛，不僅包括個人經(jīng)歷，同時也是組織對個人進(jìn)行全面評估的參考。目前，我國人事檔案信息管理還存在著一定的滯后性，需要對這些影響人事檔案管理效率的因素進(jìn)行總結(jié)，并對人事檔案數(shù)字化管理和建設(shè)進(jìn)行探討，以促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

1 人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的必要性

1.1 人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)是社會發(fā)展的需求

隨著人事制度的改革，單位人員的流動性也逐漸增加，這就在無形中為人事檔案管理工作增加了工作內(nèi)容。且我國人事檔案管理工作多數(shù)還要依靠人工的方式來進(jìn)行查檔和利用，不僅耗費(fèi)人力和物力，同時也難以滿足大規(guī)模變動所帶來的工作需求。此外，在當(dāng)今的社會，數(shù)字化辦公已經(jīng)成為每個單位發(fā)展的必然趨勢，且在無紙化的發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的電子文件，使得人事檔案管理工作面臨著更大的改變。由此可見，人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)是各個單位發(fā)展的必然，是社會發(fā)展的基本需求。

1.2 人事檔案數(shù)字化管理是單位自身發(fā)展的需求

第一，表現(xiàn)在人事檔案的收集方面。我國《人事檔案管理制度》中規(guī)定，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在人事檔案材料形成的一個月之內(nèi)將其主動移交到檔案館歸檔。但是很多時候都存在漏交、慢交等現(xiàn)象，使得人事檔案的完整性受到威脅。而使用數(shù)字化管理方式來進(jìn)行材料的收集能夠?qū)崿F(xiàn)部門之間的無縫對接，讓人事檔案相關(guān)資料自動上傳到數(shù)據(jù)庫中，增強(qiáng)檔案收集的時效性。

第二，表現(xiàn)在人事檔案的存儲和使用方面。紙質(zhì)檔案的管理通常會有這樣一種情況——資料存儲的目的是為了使用方便，而資料的使用又會反過來影響存儲的“壽命”，二者之間存在一定的矛盾性。而通過數(shù)字化管理形式，上述情況被有效解決，無論是存儲還是使用，二者都互不影響，在使用的時候只需要在數(shù)據(jù)庫中提取所需要的檔案資料即可，不需要查閱原檔文件，并且可以滿足多人使用，在很大程度上提高了檔案的使用效率。

第三，表現(xiàn)在人事檔案的安全性方面。紙質(zhì)檔案在使用和保存的過程中存在著一定的安全威脅，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的缺失。而人事檔案數(shù)字化管理能夠更好地保留原檔文件，只需要通過借閱錄入到數(shù)據(jù)庫中的備份文件即可，杜絕篡改檔案、數(shù)據(jù)遺失等情況的發(fā)生，保證檔案的安全性。

2 人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

人事檔案數(shù)字化管理為人事檔案管理工作帶來了極大方便，但與此同時，也存在著較多問題。

2.1 技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案的數(shù)字化管理對計算機(jī)系統(tǒng)、技術(shù)以及軟件的依賴性是較大的。在實際情況中，計算機(jī)系統(tǒng)升級速度非常快、計算機(jī)技術(shù)的更新?lián)Q代也較快，使得計算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)之間很可能會出現(xiàn)不匹配的情況，使得部分文件無法有效讀取，當(dāng)人們需要調(diào)取相關(guān)資料的時候，則會導(dǎo)致資料不全，無法獲得精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，影響了人事檔案管理的效率。

2.2 檔案信息管理安全問題

在信息化時代，數(shù)字化管理方式為管理工作帶來很大方便，但是其中也存在著一定的檔案信息管理安全問題。在網(wǎng)絡(luò)背景下，大量的電腦病毒已經(jīng)對數(shù)據(jù)安全造成威脅。雖然電腦中都會安裝殺毒軟件，但是并不能夠完全阻止計算機(jī)病毒的入侵和傳播。此外，電腦黑客惡意攻擊也會導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的缺失和丟失，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)的安全性受到了非常大的考驗。

2.3 信息數(shù)據(jù)的維護(hù)

人事檔案管理所涉及的信息數(shù)據(jù)較多，通常都會有紙質(zhì)+電子版共同管理。兩種方式共同管理所產(chǎn)生的效果較好，但是其中也存在著一定的問題。比如：傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案信息中，若是有改動，則改動的痕跡會很明顯，很容易查找到修改的地方。但電子版管理中的數(shù)據(jù)若是進(jìn)行修改，則不會留下改動痕跡，很難保證數(shù)據(jù)的可靠性，若是有心故意改動，則很難查看出來，這對數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度來說是一個非常大的威脅。

2.4 管理人員的綜合素質(zhì)和能力

管理人員的綜合素質(zhì)和能力對人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)有著直接的影響。從事檔案管理的人員應(yīng)當(dāng)要具備較高的計算機(jī)操作能力和技術(shù)、現(xiàn)代化管理觀念、完善的管理體系等。但是在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，一些管理人員的管理觀念較為落后，認(rèn)為數(shù)字化管理方式使用起來不方便，技術(shù)難學(xué)，同時也不具備先進(jìn)的管理能力和計算機(jī)操作能力，使得人事檔案數(shù)字化管理效率低下。此外，由于人事檔案管理人員的計算機(jī)操作能力有限，當(dāng)病毒入侵計算機(jī)的時候，無法正確應(yīng)對，導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)的缺失，影響管理效率。

3 人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的策略

面對人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)中存在的不足之處，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)要采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣砑訌?qiáng)人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)。

3.1 建立完善的數(shù)據(jù)庫

為了促進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理和建設(shè)，需要有完善的數(shù)據(jù)庫來“承載”和存儲人事檔案數(shù)據(jù)，一方面能夠為信息數(shù)據(jù)的錄入和儲存提供良好的硬件配置，另一方面也能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象和情況發(fā)生。在實際情況中，單位可以通過以下方式來建立完善的數(shù)據(jù)庫：第一，不同單位的人事檔案建立需要根據(jù)單位的整體規(guī)模來制定，在計算機(jī)技術(shù)的支持下，將人事檔案及時錄入到系統(tǒng)中，并完善各個模塊的功能，如：存儲功能、查找功能、同步功能、備份功能等。第二，逐步實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，單位人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要派遣專員嚴(yán)格審核紙質(zhì)版檔案數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行綜合編輯，將其以更加簡潔的形式錄入到數(shù)據(jù)庫中。在此過程中，需要有專門的人員對紙質(zhì)版材料和電子版材料進(jìn)行對比，避免相關(guān)數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯誤、遺漏等現(xiàn)象，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第三，數(shù)據(jù)庫的建立可以分為兩方面，一方面是前臺操作系統(tǒng)，另一方面是后臺操作系統(tǒng)。前臺操作系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)崟r對計算機(jī)內(nèi)的人事檔案資料進(jìn)行檢索、整理、查詢等，以簡單、快速為主要特點，提高人事檔案數(shù)字化管理的效率。后臺操作系統(tǒng)的主要功能是能夠方便專門的管理人員對人事檔案進(jìn)行修改和完善的，保證數(shù)據(jù)的科學(xué)和完整。

3.2 加強(qiáng)信息安全管理

為了提高人事檔案數(shù)字化管理的效率，需要通過適當(dāng)?shù)姆绞絹砑訌?qiáng)信息安全管理，保證數(shù)據(jù)信息的安全。第一，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要高度重視數(shù)字化管理與建設(shè)，將人事檔案管理逐漸向著多元化、服務(wù)化方向轉(zhuǎn)變。第二，加強(qiáng)管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的安全管理。雖然病毒會入侵電腦，但是只要管理人員不隨意下載無關(guān)軟件、不隨意打開陌生網(wǎng)頁、注重日常的殺毒和管理，那么就可以在最大程度上避免病毒的侵入，保證人事檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全。條件允許的情況下，可以加強(qiáng)局域網(wǎng)的安全管理，降低黑客入侵的概率。第三，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。單位內(nèi)部人事檔案信息是不對外開放的，因此，在企業(yè)內(nèi)部，人事檔案信息數(shù)據(jù)可以與相關(guān)部門共享，一方面能夠加大信息管理的效率，另一方面也能夠加強(qiáng)部門之間的交流，促進(jìn)單位信息的全面管理。

3.3 系統(tǒng)的設(shè)定和維護(hù)

受到系統(tǒng)更新?lián)Q代速度以及計算機(jī)病毒的影響，若是單位沒有定期對設(shè)備及系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，那么就很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，甚至整個計算機(jī)系統(tǒng)崩潰的現(xiàn)象產(chǎn)生。為了保證信息的真實性，需要定期對系統(tǒng)升級、硬件配置等方面進(jìn)行維護(hù)。第一，選取合適的操作系統(tǒng)和軟件，將人事檔案的信息數(shù)據(jù)錄入到其中，避免不合適的系統(tǒng)和軟件影響管理效果。第二，單位人事檔案相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)要派遣專員對計算機(jī)系統(tǒng)、相關(guān)管理軟件以及計算機(jī)硬件進(jìn)行全面檢查，包括環(huán)境方面、軟硬件的質(zhì)量方面、計算機(jī)運(yùn)行情況等，一方面避免外界環(huán)境對計算機(jī)的使用產(chǎn)生影響（如：外來磁場、有害氣體、灰塵、光線、空氣濕度等因素），另一方面也能夠保證計算機(jī)內(nèi)部系統(tǒng)的正常使用，促進(jìn)所有管理工作有序進(jìn)行。

3.4 提升管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員綜合素質(zhì)的提升是提高人事檔案數(shù)字化管理效率的有效途徑。因此，單位應(yīng)當(dāng)要通過適當(dāng)?shù)姆绞絹硖嵘芾砣藛T的綜合素質(zhì)。在實際情況中，單位可以參考以下內(nèi)容：第一，定期培訓(xùn)。對人事檔案管理人員來說，除了要具備完善且先進(jìn)的管理觀念和管理能力外，同時還要能夠熟練掌握計算機(jī)操作技術(shù)、軟件的使用能力等。因此，單位應(yīng)當(dāng)定期對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面培訓(xùn)其管理能力，另一方面培訓(xùn)其計算機(jī)操作能力，循序漸進(jìn)提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第二，提高管理人員的招聘要求。對新進(jìn)單位的管理人員來說，應(yīng)當(dāng)要適當(dāng)提高準(zhǔn)入的門檻，招聘一些綜合能力較強(qiáng)的人才進(jìn)入到人事檔案管理部門，以便能夠從源頭上提高人事檔案數(shù)字化管理的整體效率。第三，高素質(zhì)人才的輸送。高校是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的搖籃，高校應(yīng)當(dāng)要與單位做好對接，并以此為基礎(chǔ)加大力度培養(yǎng)單位所需的高素質(zhì)人才，這樣不僅能夠提高管理人才的綜合素質(zhì)，同時也能夠解決學(xué)生就業(yè)問題，是一個一舉多得的方式。

4 結(jié) 語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)中的滲透，人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)要適當(dāng)做出改革，拋棄舊有的管理觀念和模式，借助計算機(jī)技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行全面的管理和利用，提高人事檔案的管理效率和使用價值，在保證檔案資料安全完整的同時，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]秦麗娟.人事檔案管理體系中信息化管理模式的建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（6）：70.

[2]彭碧珍.淺談人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考[J].科技與創(chuàng)新，2017（3）：76-77.

[3]劉洋，王春梅.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性[J].企業(yè)改革與管理，2016（21）：111，113.

[4]張衛(wèi)，姜瑞博，楊騰.人事檔案信息的全面數(shù)字化管理[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（18）：172-174.

[5]王秀明.人事檔案數(shù)字化建設(shè)淺析[J].山西科技，2016，31（3）：88-90.

[6]陳欣.人事檔案數(shù)字化管理方向之思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013（19）：66-67.

[7]周軍.人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策[J].襄樊職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011，10（2）：138-140.