馮治霞

[摘 要] 伴隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)不斷增長(zhǎng)，我國(guó)事業(yè)單位也取得了不錯(cuò)的工作成就，然而，在文書檔案管理中還存在很多不足之處，不能順應(yīng)當(dāng)下快速發(fā)展的新趨勢(shì)，需要相關(guān)文書檔案管理人員提升自身的創(chuàng)新意識(shí)，投入更多的精力去完善文書檔案工作。文書檔案在事業(yè)單位管理中具有重要影響和價(jià)值。對(duì)此，從文書檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的角度出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行全面、深刻的分析和討論，以便從中尋找更多、科學(xué)、合理、的最佳路徑，進(jìn)一步完善事業(yè)單位管理中的文書檔案工作。[關(guān)鍵詞] 文書檔案；事業(yè)單位；效能化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 059

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）15- 0148- 02

0 前 言

文書檔案始終貫徹著事業(yè)單位發(fā)展的所有歷程，它詳細(xì)深刻地記錄著事業(yè)單位走過的各種艱辛路程，保存著很多事業(yè)單位發(fā)展歷程中的重要經(jīng)驗(yàn)。它是企業(yè)事業(yè)單位取得豐功偉績(jī)的直接見證者，同時(shí)也是企事業(yè)單位健康、持續(xù)發(fā)展的重要保障和基礎(chǔ)。它的存在在企事業(yè)單位中具有關(guān)鍵性的作用。

1 文書檔案概況

文書檔案是很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常發(fā)展過程中逐漸總結(jié)、演變出來的，一般包含相關(guān)文件公告，批復(fù)、文件通知、會(huì)議記錄綱要，相關(guān)重要信息的總結(jié)、歸納等。這種類型檔案比較多，而且形式都大同小異，其本質(zhì)功能并沒有太大的變化。因此，就以這種稱呼來概括了，這種稱呼對(duì)這類檔案的管理工作具有一定的指導(dǎo)性意義。當(dāng)然，也有一些業(yè)內(nèi)專家或者學(xué)者喜歡把這類文書檔案和科學(xué)技術(shù)檔案歸納在一起，形成統(tǒng)一的稱呼。經(jīng)過文書檔案管理工作的不斷完善，文書檔案也在朝向更加、科學(xué)、合理、穩(wěn)定的方向前進(jìn)[1]。

2 文書檔案管理日常出現(xiàn)的一些問題

2.1 文書檔案的重要性得不到重視

以往很多事業(yè)單位對(duì)于文書檔案管理都不怎么關(guān)注，覺得文書檔案沒有太大意義價(jià)值，因此，就沒有在這方面投入更多的時(shí)間和精力。這種問題間接增加了文書檔案管理工作的難度。文書檔案管理在企業(yè)事業(yè)單位中的地位逐漸下降，越來越卑微，得不到應(yīng)有的重視和關(guān)注。文檔相關(guān)的重要意義和價(jià)值也就得不到更好的表現(xiàn)機(jī)會(huì)。文檔管理工作相關(guān)的很多信息資源，忽略了很多文檔信息收集，這對(duì)企事業(yè)日后長(zhǎng)期發(fā)展帶來不利的影響。文檔采集是文檔工作管理中最基本的，同時(shí)起的作用也是不可忽視的。假設(shè)文檔沒有收集全，或者遺漏了很多信息資源，那么就會(huì)導(dǎo)致文檔缺乏實(shí)質(zhì)性的信息資源、對(duì)于文檔管理系統(tǒng)帶來非常大的不利影響因素。有可能會(huì)造成部分重要信息資源的丟失[2]。

2.2 文書檔案管理機(jī)制不健全

隨著互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的持續(xù)迅猛發(fā)展，以往的文書檔案管理工作明顯存在滯后性，完全不適合當(dāng)下新的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。需要與時(shí)俱進(jìn)，勇敢地去擁抱網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展。當(dāng)下有很多電子設(shè)備、儀器，計(jì)算器網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，等普遍得到應(yīng)用。這些電子信息技術(shù)設(shè)備的出現(xiàn)，直接改變了以往的手寫文書檔案管理工作。現(xiàn)代化的文書檔案管理不再受以往的條件約束，它具有非常強(qiáng)大的重要特征：保存文檔時(shí)間長(zhǎng)，便于相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，它的安全性能夠得到有效的保障。這種發(fā)展情況下，紙質(zhì)文檔、電子文檔管理方式將一去不返還。

2.3 文書檔案相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施過于陳舊

文書檔案始終貫徹著事業(yè)單位發(fā)展的所有歷程，它詳細(xì)深刻的記錄著事業(yè)單位走過的各種艱辛路程，保存著很多事業(yè)單位發(fā)展歷程中的重要經(jīng)驗(yàn)。它是企業(yè)事業(yè)單位取得豐功偉績(jī)的直接見證者。然而，當(dāng)下文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)設(shè)備太過于陳舊，文書檔案使用效率低下，不能滿足更多企業(yè)、事業(yè)相關(guān)單位的需求。需要對(duì)相關(guān)文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善、升級(jí)，運(yùn)用現(xiàn)代化高性能網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備，來鞏固文書檔案的功能和發(fā)展。讓更多的企業(yè)、事業(yè)相關(guān)單位能夠享受到現(xiàn)代化技術(shù)帶來的新服務(wù)，方便它們查找有價(jià)值的文檔[3]。

3 文書檔案的價(jià)值以及管理

3.1 文檔管理是檔案管理中的基礎(chǔ)

文檔管理在檔案信息管理過程中占有舉足輕重的重要地位和價(jià)值，反過來，完善的檔案管理能夠在很大程度上保全文檔的完備性。運(yùn)用科學(xué)、合理的方式對(duì)文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，可以保障每個(gè)分類都能夠方便查詢。在對(duì)文檔歸類、資源整合程序中，還要對(duì)相關(guān)文檔進(jìn)行科學(xué)審查、了解，從中尋找一些潛在性的問題和不足，這在某種程度上對(duì)檔案采集與資源整合工作起到了一定的監(jiān)管作用。

大多數(shù)事業(yè)單位在對(duì)檔案管理工作程序時(shí)，都是以文檔管理作為入手點(diǎn)展開進(jìn)行其他工作。在不同類目下邊尋找需要的相關(guān)內(nèi)容，在此項(xiàng)操作中，可以使用現(xiàn)代化的電子查詢系統(tǒng)來對(duì)不同文件進(jìn)行辨別和查詢。

以往很多事業(yè)相關(guān)單位對(duì)于文書檔案管理的不重視，導(dǎo)致文書檔案管理在企業(yè)事業(yè)單位中的地位逐漸下降。文檔相關(guān)的重要意義和價(jià)值也就得不到更好的表現(xiàn)機(jī)會(huì)。

近些年，隨著文書檔案管理的持續(xù)不斷完善，逐漸引起很多企業(yè)、事業(yè)相關(guān)單位的重視和支持。它們開始對(duì)其進(jìn)行投資資金、購(gòu)買相關(guān)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，完善文書檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)功能，使得文書檔案在新時(shí)代發(fā)展下，發(fā)揮其自身擁有的價(jià)值和意義。為企業(yè)、事業(yè)相關(guān)單位持續(xù)、長(zhǎng)久發(fā)展提供了源源不斷的力量[4]。

3.2 文檔管理可以挖掘出更多的檔案信息庫價(jià)值

以往的穩(wěn)定資料信息庫使用效率比較低下，檔案管理也是模糊不清，為了進(jìn)一步生態(tài)文檔資料信息存儲(chǔ)庫的價(jià)值，一定要科學(xué)、合理地進(jìn)行檔案管理，尤其那些零星不堪的文檔，查找起來非常困難，很難找到真實(shí)性的有價(jià)值的文檔信息資料，即使找到了一些文檔資料但是都缺乏一定的銜接性，不能真實(shí)有效的反映社會(huì)實(shí)際情況。不同程度上也影響了文檔之間的重要聯(lián)系性。因此為了能夠科學(xué)、合理的規(guī)范文檔的先后順序，客觀直接反映出來文檔之間的關(guān)鍵環(huán)節(jié)聯(lián)系性，要把文檔的主要本質(zhì)價(jià)值內(nèi)容給表現(xiàn)出來，這樣使得文檔的歸類更加明目清晰，同時(shí)也極大方便了以后文檔的查找和審閱。

3.3 采用科學(xué)合理的方式對(duì)文書檔案管理進(jìn)行資源整合優(yōu)化

文檔管理工作對(duì)檔案收集效率具有直接影響，不僅可以提高文檔收集的效率，而且還能夠很大程度上提升文檔收集資料的質(zhì)量。在經(jīng)過文檔系統(tǒng)對(duì)所有文檔進(jìn)行合理的歸類之后，將大大加強(qiáng)事業(yè)單位文檔保存的管理力度，進(jìn)一步推動(dòng)未來現(xiàn)代化文檔查閱系統(tǒng)的快速發(fā)展。從而給文檔查詢、閱讀、帶來更多的方便。文檔管理對(duì)文獻(xiàn)重要資源的開發(fā)起著不容忽視的重要作用，文檔管理要以科學(xué)、合理、規(guī)范的發(fā)展理念為前提，持續(xù)不斷地對(duì)文檔相關(guān)工作進(jìn)行優(yōu)化、整理。某種程度上提升了文檔管理的效率，在對(duì)檔案管理工作品質(zhì)上也起到了巨大的促進(jìn)作用，在很大程度上保障了企業(yè)、事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展空間。

3.4 創(chuàng)造現(xiàn)代數(shù)字化文書檔案

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)大發(fā)展的背景下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更是以超快的速度引領(lǐng)各行各業(yè)的發(fā)生變化。在文書檔案管理中應(yīng)該充分地運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)，把以往運(yùn)行效率低下的文件通過現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化數(shù)字文件，對(duì)于一些電子文件類要先轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件再進(jìn)行其他操作。通過相關(guān)人員和相關(guān)現(xiàn)代化數(shù)字設(shè)備采集更多的信息資源，提升文書檔案管理的使用效率和價(jià)值，使得文檔管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

組織相關(guān)技術(shù)人員創(chuàng)建文檔軟件綜合服務(wù)系統(tǒng)。通過與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效嫁接不僅可以提升文書檔案的使用效率問題，而且，在很大程度上保障了文檔相關(guān)信息資源的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)整個(gè)文檔管理工作的現(xiàn)代信息化目的。因此，現(xiàn)代化的文檔綜合服務(wù)系統(tǒng)具有新穎、高效、便于使用的各種特點(diǎn)，也是完成文檔管理工作必不可少的重要因素。在對(duì)文檔管理程序當(dāng)中，不僅要重視文檔管理的使用效率、質(zhì)量，而且還要投入更多時(shí)間和精力去保障文檔管理的安全機(jī)制。完整的安全管理體系，能夠快速推進(jìn)文檔管理信息化的創(chuàng)建進(jìn)程，使其盡快完成[5]。

3.5 完善文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施

文書檔案是很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常發(fā)展過程中逐漸總結(jié)、演變出來的，一般包含相關(guān)文件公告，批復(fù)、文件通知、會(huì)議記錄綱要，相關(guān)重要信息的總結(jié)、歸納等。這種類型檔案比較多，而且形式都大同小異，其本質(zhì)功能并沒有太大的變化。因此，就以這種稱呼來概括，這種稱呼對(duì)這類檔案的管理工作具有一定的指導(dǎo)性意義。現(xiàn)代化的文書檔案建設(shè)，少不了要投入更多的資金采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備，如，路由器、交換機(jī)、電腦、網(wǎng)絡(luò)傳輸網(wǎng)線、硬盤等相關(guān)電子網(wǎng)絡(luò)配件。只有具備了這些最基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，才能創(chuàng)建現(xiàn)代化的新穎的文書檔案系統(tǒng)，改善以往落后的文書檔案管理模式，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，不斷完善文書檔案管理工作，為更多企業(yè)、事業(yè)單位提供更加便捷的查詢文檔途徑和服務(wù)，最大程度發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。

4 總 結(jié)

文書檔案記錄了事業(yè)相關(guān)單位發(fā)展的所有足跡，它是事業(yè)相關(guān)單位從弱小到強(qiáng)大的見證者，它能有效把事業(yè)相關(guān)單位發(fā)展中遇到的問題以及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行綜合性的歸類，整合所有與事業(yè)相關(guān)單位的優(yōu)秀資源，從而形成一個(gè)海量的信息數(shù)據(jù)庫。當(dāng)下，信息技術(shù)發(fā)展快速，應(yīng)該充分運(yùn)用這現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使得文書檔案管理發(fā)展再上一個(gè)新的臺(tái)階。文書檔案在企業(yè)、事業(yè)相關(guān)單位發(fā)展中起著舉足輕重的作用，并且也是它們?cè)賱?chuàng)輝煌佳績(jī)的重要保障。

主要參考文獻(xiàn)

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