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民辦四川天一學(xué)院

公文作為各高職院校在處理公務(wù)過程中所形成的具有法律效力的書面文字，也是各高職院校進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。高職院校公文處理主要包括對收文與發(fā)文的處理以及公文的歸檔整理幾個部分，公文處理工作不僅是高職院校日常工作的一部分，同樣是高職院校承上啟下、內(nèi)外溝通的重要手段之一[1]。高職院校公文處理質(zhì)量不僅是學(xué)校工作水平的側(cè)面反映，也是公文處理人員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。在現(xiàn)階段，各高職院校公文處理工作質(zhì)量仍有待提高。因此，將問題導(dǎo)向概念與高職院校公文處理方法相結(jié)合，對高職院校公文處理質(zhì)量提升方法進(jìn)行研究。

一、基于問題導(dǎo)向的高職院校公文處理質(zhì)量提升方法

表1 高職院校公文處理質(zhì)量提升對策表

在基于問題導(dǎo)向的高職院校公文處理質(zhì)量提升方法研究過程中，以問題導(dǎo)向為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)公文處理方法更加注重其結(jié)果，缺乏對公文處理過程中細(xì)節(jié)的注重。隨著近些年來高職院校的不斷發(fā)展，公文處理工作強度的增加也要求工作時效性的提高[2]。對現(xiàn)階段來說，高職院校公文處理質(zhì)量得不到提高，主要原因分為人員方面、公文處理系統(tǒng)方面以及外部條件方面三部分原因。其中，在人員方面，主要原因為收文處理不及時與不熟悉處理流程，造成這一現(xiàn)象的主要原因為員工責(zé)任心不強、監(jiān)督力度不夠等。而公文處理系統(tǒng)方面的主要原因為軟件相應(yīng)時間長、流程設(shè)置不完善兩方面，造成這一現(xiàn)象的主要原因為計算機配置低、處理環(huán)節(jié)過多、缺乏文件處理進(jìn)展反饋、不能由多個部門同時處理以及部門承辦環(huán)節(jié)處理人員多等；在外部條件方面，造成公文處理質(zhì)量無法提高的主要原因為收文數(shù)量過多[3]。因此，想要提升高職院校公文處理質(zhì)量首先要對目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定，強制性縮短收文時間，能夠有效提高公文處理的工作效率。其次，主要針對監(jiān)督力度較弱、缺乏文件處理進(jìn)展反饋以及多部門不能同時處理一個文件等問題制定對策，具體措施，如表1所示。

根據(jù)高職院校公文處理現(xiàn)狀，對各部門與單位的公文處理滯留情況進(jìn)行定期公開，對一些公文滯留情況較為嚴(yán)重的單位與部門，與其負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，對這一情況進(jìn)行改善，提高各部門的收文能力與處理能力。而高職院校公文處理質(zhì)量低下的另一個主要原因為多個部門不能同時處理同一公文，導(dǎo)致公文處理時間過長[4]。因此，需要在現(xiàn)有公文處理體系上減小其流程，增加其收文能力與處理能力。主要方法為增加“并行送承辦部門”選項，讓多個部門的承辦環(huán)節(jié)與處理環(huán)節(jié)同時進(jìn)行，對各部門開通同時處理權(quán)限，解決以往公文處理必須排隊等候的問題，同一文件不能多個部門處理的問題，有效提高公文處理效率。同時增加對各部門處理文件的追蹤功能，針對處理時間過長的公文予以提醒，同時制定嚴(yán)格的公文滯留情況通報，并予以執(zhí)行[5]。

二、結(jié)語

高職院校公文處理主要包括對收文與發(fā)文的處理以及公文的歸檔整理幾個部分，公文處理工作不僅是高職院校日常工作的一部分，同樣是高職院校承上啟下、內(nèi)外溝通的重要手段之一。高職院校公文處理質(zhì)量不僅是學(xué)校工作水平的側(cè)面反映，也是公文處理人員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。在現(xiàn)階段，各高職院校公文處理工作質(zhì)量仍有待提高。因此，在對基于問題導(dǎo)向的高職院校公文處理質(zhì)量提升方法研究過程中，針對各高職院校公文處理工作環(huán)節(jié)中人員方面、公文處理系統(tǒng)方面以及外部條件方面存在的問題，提出針對性對策，確保各個環(huán)節(jié)中公文處理時效，有效提高公文處理質(zhì)量。