賈勇
摘 要:項目管理是管理學(xué)當(dāng)中的一個分支學(xué)科,在項目活動中運用專業(yè)知識技能,使項目在有限條件下實現(xiàn)設(shè)定需求與期望;是目前高校圖書館管理的一種特殊化模式,結(jié)合創(chuàng)新模式管理,對服務(wù)創(chuàng)新精神有著較高的要求。
關(guān)鍵詞:項目管理;高校圖書館;管理模式
引言:
作為一個新興學(xué)科——項目管理,其具有特性普遍、目的性明確、集結(jié)性強(qiáng)等特點。在結(jié)合高校圖書館情況;我國高校圖書館是一個偌大的信息資料庫,為學(xué)生查閱資料提供參考平臺。因此,社會在進(jìn)步,信息在發(fā)展,高校圖書館整體素質(zhì)與整體情況的提升也變得尤為重要。
一、在高校圖書館中的項目管理應(yīng)用與意義
傳統(tǒng)圖書館管理模式是應(yīng)計劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境下形成的,具有分工明確、組織結(jié)構(gòu)穩(wěn)定等特點,其弊端為因統(tǒng)一管理而缺乏自主權(quán);模式死板,不注重提升效益,缺乏應(yīng)變能力。隨著時代更替,信息量不斷擴(kuò)大,高校圖書館對現(xiàn)代信息資源發(fā)展儲備量亦應(yīng)不斷擴(kuò)大,不斷提升[1]。在傳統(tǒng)圖書館管理方式中,權(quán)力高度集中高管理層,難以做到集思廣益等符合現(xiàn)如今信息量與信息結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)管理體系,難以從容應(yīng)對現(xiàn)如今社會經(jīng)濟(jì)新變化,和現(xiàn)代圖書館發(fā)展需求。
圖書館作為文化服務(wù)機(jī)構(gòu),需要具備更好的創(chuàng)新型,以滿足更多更高的文化需求。
(一)圖書館管理更新理念
為了更好適應(yīng)現(xiàn)如今廣大信息量的社會,吸納更多信息,提供給更高文化需求者,圖書館管理理念必須以服務(wù)創(chuàng)新為主,對于項目管理理念有所認(rèn)知,認(rèn)知更新管理理念的重要性。在現(xiàn)如今這個多元化社會,只有不斷提高組織內(nèi)在管理理念與創(chuàng)新理念,才能找到適應(yīng)社會信息量與需求者的問題所在,更好分析加以研究。
與傳統(tǒng)閉塞的管理模式相比,項目管理有更多的靈活性與應(yīng)變能力,可以更好地適應(yīng)社會巨大信息量的接收與傳達(dá)[2]。因此,增強(qiáng)圖書館中管理人員自身素質(zhì),才能更好更高效地完成此項工作。要想增強(qiáng)創(chuàng)新理念,必須從高層領(lǐng)導(dǎo)思想轉(zhuǎn)變工作開始,從傳統(tǒng)模式,轉(zhuǎn)變?yōu)檫m應(yīng)現(xiàn)如今多元化、信息量巨大的社會的多元管理模式。
(二)項目管理形成
應(yīng)精簡圖書館架構(gòu)設(shè)置,嚴(yán)格要求館內(nèi)員工自身能力與工作情況,逐步增加館內(nèi)紙質(zhì)資源和數(shù)字資源數(shù)量。按照項目管理理念,最大限度地利用限定資源與限定時間,實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求與期望。充分提高文獻(xiàn)利用率,改變傳統(tǒng)管理思想。項目管理小組之間,既分工明確又互相合作,各司其職,各用其材,各供所求。
以圖書館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)為最高層,負(fù)責(zé)各項目審批與查閱。而由項目管理辦公室負(fù)責(zé)制定以下小組的任務(wù)、目標(biāo),進(jìn)而監(jiān)督其運作情況,對制定項目、下發(fā)項目、工作小組的成效結(jié)構(gòu)等負(fù)責(zé)[3]。以項目小組為單位,由主管負(fù)責(zé)具體運作、實施、達(dá)成項目目標(biāo)與任務(wù),分配小組成員工作等。而項目小組組員是項目目標(biāo)任務(wù)的具體執(zhí)行者,根據(jù)要求和目標(biāo),以自身業(yè)務(wù)能力與實際工作情況需要參與項目,各小組成員之間相互輔助,相互借鑒。進(jìn)而達(dá)到集思廣益、互相查缺補(bǔ)漏的目的。
二、項目管理服務(wù)與創(chuàng)新
(一)創(chuàng)新管理模式
如上所述,項目管理模式大大縮短了館長到基層館員之間的管理路徑,使信息傳遞層次減少,信息流通速度更快,減少更多不必要的環(huán)節(jié),節(jié)約時間,提高館員等基層員工自身對內(nèi)外工作的應(yīng)變能力,提升單位運作效率,必然提高了圖書館的服務(wù)效率。因項目管理具有很大空間彈性,競爭力與可操作性強(qiáng),項目目標(biāo)任務(wù)可不唯一,因其管理模式責(zé)任清晰,不會造成工作延遲等情況。相較于傳統(tǒng)管理模式來講,項目管理模式具有更大的彈性,以至于讓圖書館整體到館員個人有更大的發(fā)展空間和持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。
(二)高校圖書館體制改革
現(xiàn)如今,各大行業(yè)都在“脫胎換骨”,換去企業(yè)舊管理模式,在現(xiàn)如今信息量巨大的時代,開發(fā)有利于自身發(fā)展的管理模式;換去舊的企業(yè)管理體制,適應(yīng)于變化莫測的市場經(jīng)濟(jì)形勢與高校圖書館數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展趨勢,適應(yīng)于圖書館外拓服務(wù)。
項目管理在高校圖書館的應(yīng)用,因其作為最先在企業(yè)運作并得到良好成績的管理辦法,對于剛剛起步的高校圖書館管理變革有著很多的豐富經(jīng)驗與內(nèi)容值得借鑒學(xué)習(xí),方便高校圖書館進(jìn)一步衡量傳統(tǒng)管理模式與項目管理模式的優(yōu)點缺點對比。社會進(jìn)行優(yōu)勝劣汰,高校圖書館管理模式也在進(jìn)行優(yōu)勝劣汰的考核,這是一個過去時代傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)如今適應(yīng)不斷發(fā)展社會的管理模式的較量,需要更多的項目管理人才支撐。只有每個人各司其職,彈性發(fā)揮自己工作能力,才能將整個高校圖書館管理模式增強(qiáng)柔韌性,適應(yīng)性與信息數(shù)字化。
(三)高校圖書館員工個人提升
在傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中,束縛了大多數(shù)基層員工的工作積極性,個人才能無法得到鍛煉與發(fā)揮。在高校圖書館業(yè)務(wù)事業(yè)發(fā)展的同時,亦應(yīng)注重館員的個體發(fā)展,個體發(fā)展優(yōu)異,才能為圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展帶來更大的效益
[4]。淘汰傳統(tǒng)管理模式,采用項目管理模式的意義就在于引導(dǎo)基層員工參與有彈性的工作,鼓勵員工承擔(dān)責(zé)任,各取所長,積極參與項目任務(wù)規(guī)劃、決策與實施的過程當(dāng)中去。增加員工參與感與調(diào)動感,對高校圖書館產(chǎn)生歸屬感與認(rèn)同感。提高員工基本素質(zhì),培養(yǎng)員工業(yè)務(wù)能力、執(zhí)行能力,加強(qiáng)工作效率。
三、項目管理模式運作
(一)項目管理模式運作構(gòu)建
高校圖書館項目管理模式當(dāng)中,覆蓋多種管理。如成本管理、質(zhì)量管理、時間管理、出入庫管理、人力資源管理等。如上管理方式與手段都是高校圖書館項目管理中的重要內(nèi)容,其運作方式主要為將一段時期內(nèi)整體目標(biāo)劃分為若干個階段性目標(biāo),并分別實行,共同達(dá)成最后整體目標(biāo)。常見的問題比如對已過時文獻(xiàn)進(jìn)行再次更新;現(xiàn)如今高校圖書館或其他圖書館行業(yè),所發(fā)展業(yè)務(wù)已不止于紙質(zhì)書籍的文獻(xiàn),在我國已有很多高校將圖書館發(fā)展為數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的情況。因此,高校圖書館在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方面相關(guān)人員,還應(yīng)具體更新信息化文件,保證紙質(zhì)書籍文件與信息化文件的實時準(zhǔn)確性。
(二)協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)鍵性
在項目管理模式運作當(dāng)中,互相協(xié)調(diào)、互相查缺補(bǔ)漏,從而增強(qiáng)項目內(nèi)協(xié)調(diào)性與互助性。因此,分組館員靈活地運用業(yè)務(wù)知識分管參與不同項目對于項目管理模式運作來說非常重要。協(xié)調(diào)發(fā)展做得好不好,直接關(guān)乎到項目管理模式運作的成功性與靈活性,其主要是為了強(qiáng)化管理部門職能與館員個人職能靈活化。因此,協(xié)調(diào)發(fā)展、互補(bǔ)互助,對于高校圖書館的項目管理工作尤為重要。要讓館員清楚認(rèn)識到,職能工作與項目目標(biāo)任務(wù)同等重要,加強(qiáng)自身管理同時,還應(yīng)加強(qiáng)團(tuán)隊管理。
四、結(jié)束語
在現(xiàn)如今生活水平與信息發(fā)展飛躍,時代也不斷在進(jìn)步。高校圖書館是為社會、為國家培育人才的過程中的一個重要且巨大的信息儲備庫,其內(nèi)部管理模式尤為重要。其創(chuàng)新性與改革性,更對其圖書館業(yè)務(wù)產(chǎn)生著重大影響。項目管理是否能在高校圖書館中全面推行,有待共同實踐與探討研究。進(jìn)而為高校發(fā)展,與學(xué)生學(xué)習(xí)進(jìn)步貢獻(xiàn)更大的力量與更便捷的方式。
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(作者單位:山東大學(xué),山東 濟(jì)南 250014)