田虹

摘 要：信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，其以電子信息技術(shù)為依托，以軟件系統(tǒng)為平臺。并且信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中的應(yīng)用代表著企業(yè)的信息化程度?；诖耍疚暮喪隽诵畔⒒芾碓谄髽I(yè)辦公室管理工作中應(yīng)用的必要性，對信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行了簡要分析，并論述分析了信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中應(yīng)用存在的主要問題及其策略。

關(guān)鍵詞：信息化管理；企業(yè)辦公室管理工作；應(yīng)用；必要性；問題；策略

企業(yè)辦公室管理工作主要負(fù)責(zé)企業(yè)的行政事務(wù)和日常辦公，其可以為整個企業(yè)的和諧發(fā)展和有序運作提供基礎(chǔ)的服務(wù)支撐；同時可以為企業(yè)其他各職能部門的溝通交流搭建平臺，協(xié)調(diào)各類日常事務(wù)，具有基礎(chǔ)性、復(fù)雜性、綜合性等特征。為了提高其工作效率，以下就信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行了探討分析。

一、信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中應(yīng)用的必要性

企業(yè)辦公室管理工作比較瑣碎且比較雜，因此為了提高企業(yè)辦公室管理工作效率，必須加強信息化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，提高了企業(yè)辦公室管理工作效率，通過登錄辦公平臺就實現(xiàn)了登錄電子郵箱、即時通訊工具、電子文件系統(tǒng)、以及根據(jù)不同功能需求定制的各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，已經(jīng)成為辦公室人員工作中不可或缺的工具和助手。無紙化辦公、網(wǎng)上辦公、遠(yuǎn)程辦公、即時辦公等等，各種各樣的現(xiàn)代化辦公方式層出不窮，為企業(yè)辦公室管理工作帶來了諸多方便，因此為了適應(yīng)新常態(tài)的需要，必須加強信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中的應(yīng)用。

二、信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中的應(yīng)用分析

1、在制度建設(shè)中的應(yīng)用分析。企業(yè)制度是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，辦公室管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)信息資源平臺及時了解國家有關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、科技前沿等信息，建立與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略同步、與外部競爭對企業(yè)要求同步的管理制度體系。借助公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的平臺，不僅可以實現(xiàn)制度的貫徹和共享，管理人員還可以及時收集掌握制度在執(zhí)行過程中存在的的不足，定期對其進(jìn)行修訂，以確保公司內(nèi)部控制制度的有效性、及時性，使各項業(yè)務(wù)在有條不紊的良性環(huán)境中標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，從而提高工作效率。

2、在輔助決策中的應(yīng)用分析。過去企業(yè)決策主要以層層上報、開會研究等方式獲取信息，相關(guān)部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)，辦公室匯總、整理、綜合分析后為領(lǐng)導(dǎo)提供可行性建議或方案。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，“大數(shù)據(jù)”時代已來臨，領(lǐng)導(dǎo)在科學(xué)決策過程中對輔助決策信息的準(zhǔn)確性、實時性、直觀性、全面性有了更高的要求，在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上整合生產(chǎn)、經(jīng)營等多方數(shù)據(jù)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室提供決策輔助和支撐信息服務(wù)，更好地服務(wù)于科學(xué)決策，促進(jìn)決策效率的全面提高。

3、在日常行政管理管理中的應(yīng)用分析。企業(yè)行政管理最重要的職責(zé)就是為企業(yè)基礎(chǔ)管理服務(wù)，目的是高效快捷。應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，徹底打破傳統(tǒng)的條塊管理模式，一個辦公系統(tǒng)可以受理多種申請，從而可以大大減少行政管理部門的設(shè)置和人員編制，降低行政管理費用。申請人不再需要反復(fù)到各個部門咨詢政策流程并遞交申請材料，在辦公系統(tǒng)上就可以完成所有工作項。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大型企業(yè)辦公室在會議會務(wù)管理工作中可以廣泛使用新媒體技術(shù)，如視頻、電話會議。這種新的會議模式突破了開會地點的限定，不但可以節(jié)省大量的差旅、會議等費用，還有效地縮短了會議時間、提高了開會效率。

4、在文件管理中的應(yīng)用分析。企業(yè)辦公室文件管理主要包括文件的收發(fā)、閱辦、歸檔。電子文件具有存儲密集、異地辦理、查閱方便等優(yōu)勢，從根本上克服紙質(zhì)文件的保存難、傳遞難、查詢難的問題，使文件管理發(fā)生質(zhì)的飛躍。同時，OA辦公系統(tǒng)的建立可以確保電子文件的真實性、完整性、可靠性和可用性，對電子文件的收集、存儲、利用、處置等主要過程進(jìn)行管理，達(dá)到長期保存、統(tǒng)一規(guī)范管理、高效利用的目標(biāo)。充分利用OA系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的信息化流轉(zhuǎn)，縮短文件傳閱、審批時間，減少文件在傳閱、審批過程中的遺失風(fēng)險，有效提高文件辦理質(zhì)量和效率。

三、信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中應(yīng)用存在的主要問題及其策略

1、信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中應(yīng)用存在的問題分析。主要表現(xiàn)為：（1）規(guī)章制度問題。辦公室的工作繁多復(fù)雜，諸如公文收發(fā)、會議通知、設(shè)備管理、后勤服務(wù)以及有關(guān)處室工作協(xié)調(diào)等，每一項工作看起來都很瑣碎，但又都很重要、缺一不可。但目前，大多數(shù)辦公室都缺乏相對完善的管理制度，來統(tǒng)籌安排這些繁雜的日常事務(wù)。辦公室工作紛繁復(fù)雜、頭緒眾多，如果沒有一種制度來規(guī)范管理，辦公室工作會陷入疲于應(yīng)付、毫無章法的境地，不僅會使工作人員態(tài)度松散、成果甚微，更會影響整個部門的工作效率，甚至使得整個企業(yè)的管理實施滯后，影響企業(yè)的整體發(fā)展，事倍功半。要避免上述現(xiàn)象的產(chǎn)生，最有效的辦法就是實行制度化管理，建立一套嚴(yán)格的規(guī)章制度和進(jìn)行有效的科學(xué)管理。（2）企業(yè)辦公室管理的粗放問題。企業(yè)辦公室管理粗放是很多企業(yè)存在的共同問題，尤其以大型企業(yè)為主。企業(yè)辦公室管理的粗放化主要表現(xiàn)在職工的崗位職責(zé)不清，導(dǎo)致工作出現(xiàn)空白區(qū)域，造成人員浪費和閑置的狀況，這不僅是人力資源的浪費，也會造成員工的惰性，辦公室工作的效率肯定不理想。這樣一來，企業(yè)辦公室管理粗放化所引出的矛盾和問題將會越來越多，轉(zhuǎn)變這樣一種管理模式也就顯得刻不容緩。

2、信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中應(yīng)用的策略。具體表現(xiàn)為：（1）提高信息化意識，制訂信息化的目標(biāo)。企業(yè)信息化建設(shè)需要從思想上提高信息化意識，轉(zhuǎn)變觀念，從思想上認(rèn)識到企業(yè)信息化建設(shè)的重要意義。企業(yè)信息化建設(shè)的過程，不僅要加強計算機軟硬件建設(shè)，更要加強人力資源、技術(shù)、管理和計算機技術(shù)的協(xié)調(diào)融合。企業(yè)信息化建設(shè)中的主題是以人為本，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，必須要首先對企業(yè)信息化建設(shè)有一個足夠的認(rèn)識和正確的把握。在推進(jìn)企業(yè)信息化過程中，不但要加強自己的信息化培養(yǎng)學(xué)習(xí)，更要加大對廣大員工的信息化培養(yǎng)學(xué)習(xí)。其中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的信息化學(xué)習(xí)理念和能力是最為重要的，只有他們首先掌握了這個理念和方法，才能推廣到下面普通員工中去。企業(yè)信息化建設(shè)的主要目標(biāo)就是通過利用計算機技術(shù)來提高管理效率。通過在企業(yè)中廣泛地使用計算機技術(shù)來簡化工作流程，把企業(yè)的信息及時地反饋給決策者。減少工作時間，提高工作效率。（2）加強制度建設(shè)，建立健全合理的辦公室規(guī)章制度。企業(yè)辦公室管理制度的建設(shè)要突出科學(xué)性、規(guī)范性與系統(tǒng)性?？茖W(xué)性就是要使辦公室的管理制度能反映新時期辦公室工作的規(guī)律、特點和要求，真正具有權(quán)威性，從而約束辦公室每位人員切實履行崗位職責(zé)，恰當(dāng)?shù)匦惺棺约旱臋?quán)利；規(guī)范性就是通過制度使辦公室人員的行為、工作內(nèi)容和工作程序標(biāo)準(zhǔn)化、模式化；系統(tǒng)性就是對辦公室工作所要涉及的各項日常性工作建立健全相應(yīng)的、行之有效的規(guī)章制度。只有建立健全合理的辦公室管理規(guī)章制度才能有章可偱、職責(zé)清楚、目標(biāo)明確，從而提升管理水平。

結(jié)束語

綜上所述，辦公室作為企業(yè)的綜合管理機構(gòu)，其管理水平直接關(guān)系到企業(yè)各項工作的正常運轉(zhuǎn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了提高企業(yè)辦公室管理工作效率，必須加強對信息化管理在企業(yè)辦公室管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

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