付文麗

【摘要】規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，是每一個(gè)檔案管理工作者的方向和目標(biāo)。文檔是文件的源，文件是文檔的結(jié)果。因此，規(guī)范文件處理，是規(guī)范檔案管理工作的重要依據(jù)。本文針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，分析和探討檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的對(duì)策和方法。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

一、文書(shū)檔案的定義

所謂文書(shū)檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理實(shí)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由各種重要的、有保存價(jià)值的文書(shū)材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的檔案。在人們利用文字進(jìn)行記錄、交流和傳遞信息的過(guò)程中，文書(shū)應(yīng)運(yùn)而生。文書(shū)包括公務(wù)文書(shū)和個(gè)人文書(shū)。通常所說(shuō)的公文是指文書(shū)中的公務(wù)文書(shū)部分。

二、公文、文書(shū)與文件的定義及其關(guān)系

公文、文件、文書(shū)是行政管理工作中常見(jiàn)術(shù)語(yǔ)，他們既有聯(lián)系又有區(qū)別。共同點(diǎn)：都是信息材料、都屬于應(yīng)用文，都是社會(huì)組織或個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中為了相互聯(lián)系、處理事務(wù)、傳遞信息而形成的。區(qū)別：文件不僅包容了文書(shū)和公文的全部?jī)?nèi)容，而且彌補(bǔ)了文書(shū)的不足。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了一些新型的信息記錄方式和新型的載體，文件不僅有以傳統(tǒng)的文字形式記錄在紙張上的書(shū)面文件，也包括以聲像等觀點(diǎn)技術(shù)方式記錄在紙質(zhì)載體上的其他文件，即通常所說(shuō)的聲像文件、光盤(pán)文件、機(jī)讀文件等。

文書(shū)是所有文件的總稱，包括公務(wù)文書(shū)（公務(wù)）和私人文書(shū)兩大類。公文是專指國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)組織在公文活動(dòng)中形成的文件材料。1996年中共中央辦公廳印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的通知規(guī)定，機(jī)關(guān)公文種類包括：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公告、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等。2000年國(guó)務(wù)院頒布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定了公文的種類，如命令（令）、決定、公告、通知、通知、通報(bào)、公告、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等。公文的特點(diǎn)：1.有法定作者；2.有合法權(quán)利；3.標(biāo)準(zhǔn)格式；4.執(zhí)行法律程序。

三、文書(shū)檔案內(nèi)容包括：

（一）黨群工作。黨的工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)律檢查、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作和協(xié)會(huì)的工作。

（二）行政事務(wù)。行政事務(wù)、公安、審計(jì)、人事勞動(dòng)、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。

（三）經(jīng)營(yíng)管理類。經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、財(cái)務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等。

（四）生產(chǎn)管理。生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、技術(shù)管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理、設(shè)備管理、合同等。

四、文書(shū)檔案的重要性

從文書(shū)工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中所處的地位來(lái)看，它是一項(xiàng)不可或缺的重要的日常工作，對(duì)于推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作，提高工作效率和質(zhì)量具有重要作用。文書(shū)工作的質(zhì)量和速度，不僅可以體現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作面貌和工作作風(fēng)，而且還直接關(guān)系到黨和國(guó)家的方針政策的貫徹執(zhí)行，關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量，直接影響到能否履行工作職能。文書(shū)能夠使國(guó)家機(jī)構(gòu)上下通達(dá)、左右聯(lián)系、互相協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)自如、政令通達(dá)。文書(shū)質(zhì)量決定了文書(shū)檔案的質(zhì)量，文書(shū)的地位決定了文書(shū)檔案的舉足輕重、無(wú)可替代的重要性。文書(shū)檔案是辦理完畢的、重要的、具有一定保存價(jià)值的文書(shū)材料?！熬哂斜４鎯r(jià)值”，說(shuō)明有一部分文書(shū)可以成為文書(shū)檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價(jià)值。這就需要管理者對(duì)文書(shū)檔案歸檔范圍和文書(shū)檔案鑒定的問(wèn)題要掌握精準(zhǔn)。2006年頒布的國(guó)家檔案局第八號(hào)令本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔的范圍。這對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求比較高。檔案人員要明確掌握文書(shū)和文書(shū)檔案的界限，熟悉文書(shū)檔案的規(guī)則，一定要認(rèn)真參照國(guó)家和企業(yè)的文書(shū)檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書(shū)剔除掉，保留確定有憑證和參考價(jià)值的文書(shū)，保證文書(shū)檔案“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。

五、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度不健全。由于檔案管理制度不健全，結(jié)果導(dǎo)致在文件收集整理過(guò)程中無(wú)章可循、無(wú)法可依，致使不該歸檔的文件歸檔了，而該歸檔的重要文件卻沒(méi)有歸檔。文件的整理更是隨心所欲，無(wú)規(guī)范可言。檔案借閱不通過(guò)正規(guī)的借閱手續(xù)，或者檔案借出后不追不還，人為給檔案管理造成混亂。

（二）檔案管理人員的相關(guān)知識(shí)欠缺、管理能力不足。檔案管理不是一個(gè)單純的管理工作，而是一項(xiàng)技術(shù)性的工作。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力直接決定著檔案的質(zhì)量。檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，缺乏管理能力，文化水平低，知識(shí)管理水平低，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，這些現(xiàn)象不利于檔案管理的規(guī)范化。檔案管理不善直接導(dǎo)致檔案質(zhì)量不能保證。檔案管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)自己，提高自己的業(yè)務(wù)和管理水平。

（三）管理人員的檔案意識(shí)不夠強(qiáng)。檔案管理人員的檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，對(duì)自己的責(zé)任認(rèn)識(shí)不清，得過(guò)且過(guò)，檔案工作處于被動(dòng)接收狀態(tài)，并且對(duì)檔案的質(zhì)量和整理的規(guī)范要求不嚴(yán)。檔案不僅有憑證價(jià)值，更重要的還有參考的價(jià)值，即檔案可以為科學(xué)研究單位和機(jī)構(gòu)持續(xù)、正常運(yùn)行發(fā)揮參考作用。但這些價(jià)值和作用是需要我們?nèi)グl(fā)掘和利用的，否則，檔案再多也只能是沉睡在鐵皮柜中的紙張而已。

（四）對(duì)檔案工作的投入力度不夠。必要的資金和必要的硬件條件，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等，以及必要的管理人員是文件管理的基本保證。沒(méi)有經(jīng)費(fèi)寸步難行，沒(méi)有必要的工具無(wú)法開(kāi)展工作，沒(méi)有專職管理人員，工作不能持續(xù)深入地開(kāi)展，現(xiàn)在普遍存在的問(wèn)題是經(jīng)費(fèi)和人員不足，這會(huì)直接影響檔案管理工作的正常運(yùn)行和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，不利于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。

（五）全社會(huì)及全體工作人員的檔案意識(shí)欠缺、宣傳教育工作做得不夠。檔案來(lái)源于人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，與每一位工作人員息息相關(guān)，工作人員在各自幾十年的工作生涯中，總會(huì)產(chǎn)生這樣那樣的值得保存的文件或?qū)嵨铮绻蠹覚n案意識(shí)淡薄，又不懂得歸檔的相關(guān)知識(shí)和規(guī)定要求，結(jié)果導(dǎo)致該歸檔的不歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。所以說(shuō)，普及和宣傳檔案知識(shí)，并教育大家提高檔案意識(shí)是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的艱巨的工作。

（六）領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。機(jī)關(guān)單位要有直接負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。明確責(zé)任，強(qiáng)化意識(shí)，使檔案工作上有人管，下有人干。

六、如何推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

鑒于上述考慮，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需要做好以下幾點(diǎn)：

（一）做好公文制發(fā)工作。檔案源于公文，因此，公文的制發(fā)工作對(duì)于文書(shū)檔案的規(guī)范化工作有著重要的影響。要實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就必須要先做好公文制發(fā)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，公文的質(zhì)量需要得到保證，公文的規(guī)格要符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，排版和裝訂也要符合相關(guān)規(guī)定。要注意對(duì)公文進(jìn)行制發(fā)時(shí)符合簽發(fā)手續(xù)、符合審批的權(quán)限。對(duì)于公文的標(biāo)題、目的單位、落款等，要確保準(zhǔn)確無(wú)誤，還要注明日期。對(duì)公文的擬草、繕印、記錄、簽字、報(bào)表、批注等，都要確保清晰可辨。不得使用易褪色的筆墨進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，以便進(jìn)行保存。公文書(shū)寫(xiě)的格式要規(guī)范，使用規(guī)范的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文字進(jìn)行書(shū)寫(xiě)。

（二）規(guī)范檔案管理機(jī)制，明確責(zé)任歸屬。文書(shū)檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善。按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要地填寫(xiě)發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

（三）提高檔案案卷質(zhì)量。檔案案卷材料的收集決定著檔案的價(jià)值，立卷的方法和案卷裝訂的質(zhì)量是決定檔案工作的主要原因。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，要做好立卷的方法選擇和案卷裝訂質(zhì)量的保障。這樣有利于檔案的分類以及檢索和檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作的完成。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)和水平。檔案管理人員和檔案的管理工作有著最直接的接觸，檔案管理人員的管理能力和個(gè)人素質(zhì)決定著檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化能否順利實(shí)現(xiàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)的角色也發(fā)生了重要改變，從最初的文獻(xiàn)保存者成為現(xiàn)在的檔案遺產(chǎn)的塑造者，從保管者變?yōu)楦深A(yù)者，這些角色的改變要求我們擁有更高素質(zhì)的管理人才，所以必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，既要積極引進(jìn)管理人才，也要不斷培養(yǎng)現(xiàn)有人才。

七、結(jié)論

文書(shū)檔案管理水平是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的好壞直接關(guān)系檔案資料的價(jià)值和完整性。提高文書(shū)管理工作的水平和地位，加強(qiáng)文書(shū)工作和檔案管理工作的銜接，增強(qiáng)部門(mén)合作，完善工作程序和管理機(jī)制，樹(shù)立文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，做好檔案資料的收集、整理工作，積極開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，提高檔案資料的利用率，保證集體的健康、長(zhǎng)足發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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