梁全英

【摘要】高校檔案工作在學(xué)校管理和服務(wù)工作中發(fā)揮著積極作用。網(wǎng)絡(luò)化時代，高校檔案工作要具有前瞻性和開創(chuàng)性，更好地發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前檔案事業(yè)面臨前所未有的挑戰(zhàn)與機遇，發(fā)現(xiàn)目前高校依法治檔工作方面存在的問題和不足之處，提出高校依法治檔工作的對策，以滿足人們?nèi)找嬖鲩L的對檔案的需要，提升依法治檔工作的質(zhì)量，增強檔案的利用效益。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)時代；高校；依法治檔

隨著高校無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)主頁、微博、微信平臺、“互聯(lián)網(wǎng)+”等高精尖技術(shù)的普及，產(chǎn)生了大量檔案資源。針對網(wǎng)絡(luò)時代檔案資源建設(shè)的需要，高校檔案工作必須站在新時代歷史高度，適應(yīng)新時代學(xué)?？焖侔l(fā)展的要求，圍繞學(xué)校中心工作，結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展實際，統(tǒng)籌規(guī)劃，依法依規(guī)，把握好檔案工作的基本職能，在管理和服務(wù)方面多做工作，為高校各項工作的開展起到很好的基礎(chǔ)保障作用。

一、高校依法治檔工作可行性分析

（一）高校工作法制化進程加速。隨著高校自主辦學(xué)權(quán)力的逐步放開，進行檔案信息管理是現(xiàn)代高校賴以生存的重要支點，進一步加強依法治檔工作是當(dāng)今檔案工作面臨的重要任務(wù)之一。面對頭緒繁多、情況復(fù)雜、點多面廣問題多的檔案信息資源，高校依法治檔管理工作經(jīng)歷了從單項系統(tǒng)走向多元多樣的發(fā)展路徑。改革開放之初，從計劃經(jīng)濟到市場經(jīng)濟的體制轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了從沒有檔案法到檔案法基礎(chǔ)架構(gòu)的基本搭建，其標志為1987年9月頒布實施的《檔案法》，由此我國檔案工作開啟了依法治檔的進程。檔案工作遵循“誰產(chǎn)生、誰存檔、誰優(yōu)先利用”的原則。1989年，隨著《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的出臺，高校綜合檔案室建立和專人負責(zé)制確立。在此基礎(chǔ)上，檔案工作按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則開展起來，高校檔案工作逐步規(guī)范化、系統(tǒng)化、法制化。1994年1月1日國家教育委員會相繼制定、發(fā)布了《高等學(xué)校檔案實體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，為高校檔案工作始終結(jié)合自身規(guī)模、檔案特色，扎實地開展工作提供了標準和規(guī)范。在1989年《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，2006年《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》頒布；2008年教育部、國家檔案局頒布實施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令），進一步完善和發(fā)展了高校檔案管理辦法和法規(guī)，突出檔案工作要“以人為本”進行全面的檔案信息的收集、整理、開展利用服務(wù)工作。與《舊管理辦法》比較，27號令明確了高校檔案工作實行校長責(zé)任制，突出了獎勵和處罰規(guī)定，對獎勵和處罰細化而且作出了明確的規(guī)定，尤其在應(yīng)該處罰的行為中，明確把“不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的”視為違法行為，針對高校檔案館（室）檔案收集難的頑疾下了一劑猛藥，有效地促進高校依法治檔工作的推進。至此高校檔案工作進入了蓬勃發(fā)展的時期。2010年以來，高校檔案工作以國家、地方檔案局的“以人為本、服務(wù)先行、安全第一”精神為指導(dǎo)，圍繞檔案資源建設(shè)、檔案利用、檔案信息安全三個主要方面進行檔案數(shù)字化建設(shè)，努力打造和諧、穩(wěn)定、良性的檔案發(fā)展新環(huán)境。2015年《檔案法》修訂草案就已上報國務(wù)院，檔案事業(yè)必將進入新階段。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案工作面臨新問題和挑戰(zhàn)，在網(wǎng)絡(luò)信息安全保管、檔案網(wǎng)絡(luò)立法、網(wǎng)絡(luò)執(zhí)法方面法律法規(guī)還很薄弱和欠缺。目前我國檔案違法事件還偶有存在，檔案開放和安全保管，死檔案變成活信息，如何在網(wǎng)絡(luò)時代得以很好地解決，都依賴于完善可操作性強的網(wǎng)絡(luò)檔案管理法律法規(guī)。目前《檔案法》正在修訂中，急需針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的新變化修改立法。

（二）高校檔案的信息價值逐步被認可。檔案是保存人類記憶的使者，是傳承文明的重要方式之一，又是最真實、寶貴、可靠的第一手信息資源，具有必不可少的參考、憑證和借鑒作用。1948年，數(shù)學(xué)家香農(nóng)在題為“通訊的數(shù)學(xué)理論”的論文中指出信息的定義：“信息是用來消除隨機不定性的東西”。關(guān)于信息的評價方法，有學(xué)者提出了信息的定量分析方法，即信息量的大小取決于信息內(nèi)容消除人們認識的不確定程度，消除的不確定程度大，則發(fā)出的信息量就大；消除的不確定程度小，則發(fā)出的信息量就小。高校檔案館（室）保存著極有價值的檔案，檔案中包含的信息能消除人們對某一事件的不確定性，對學(xué)校工作具有重要、輔政資政、輔助決策的參考作用，在學(xué)校法制化管理過程中發(fā)揮著不可替代的價值。隨著社會文明程度的提高，檔案的信息價值逐步被更多的利用者認識。尤其現(xiàn)今社會對誠信度的重視程度不斷提高，檔案作為憑證的真實性和重要性就充分體現(xiàn)出來。例如：某高校因土地問題與周邊地區(qū)的村委會發(fā)生糾紛，學(xué)校用于教學(xué)實驗的耕地與村民土地相鄰，一直相安無事。后因國家要占用土地用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，村民跳出來，說此部分耕地的使用權(quán)歸村委會所有，要求把占地補償款歸他們所有并上訴到法院。征用土地是30多年前發(fā)生的事情，當(dāng)事人已經(jīng)記不清整件事情的來龍去脈。法律面前需要證據(jù)，通過查閱建校初期的檔案信息資料，找到了當(dāng)時土地征用的紅線圖及協(xié)議，并查找到當(dāng)年補償村民土地使用費的原始會計憑單。在證據(jù)充足的情況下，一場法律糾紛圓滿解決，保護了學(xué)校的利益。檔案是高校法制化校園建設(shè)的基礎(chǔ)和“鐵證”，為學(xué)校發(fā)展保駕護航。檔案包涵著豐富的信息，在不同的時期，人們往往會在實際工作中發(fā)現(xiàn)以前保存的，無人問津的檔案，會突顯其價值，無論對歷史研究還是個人問題的解決，發(fā)揮著重要的佐證價值。例如某高校已經(jīng)離職的人員，臨近退休年齡，回學(xué)校查找他高中畢業(yè)后在學(xué)校做臨時工的證明。經(jīng)過仔細翻閱當(dāng)年的檔案，查找到他領(lǐng)取工資并有簽字的單據(jù)，有效證明他來校工作的時間，為他辦理社保提供有力的證明。一張小小的單據(jù)，為個人解決了工齡和養(yǎng)老金的問題。檔案所蘊含的信息，成為保護公民權(quán)益訴求的基本工具。隨著信息技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用，數(shù)字校園、數(shù)字檔案館應(yīng)運而生。高校無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)主頁、微博、微信、微信公眾號、APP、“互聯(lián)網(wǎng)+”等高精尖技術(shù)的普及，產(chǎn)生了大量的檔案資源。體現(xiàn)在檔案數(shù)量上的激增和載體形式多樣性發(fā)展。面對豐富的檔案信息資源不斷地產(chǎn)生，高校檔案館要積極采取有效措施，利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案收集齊全。針對網(wǎng)絡(luò)時代的現(xiàn)狀，檔案資源建設(shè)的需要，高校檔案工作必須站在新時代歷史高度，適應(yīng)新時代要求，創(chuàng)造性地開展工作。

（三）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的運用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案館（室）既是檔案信息的接受者、又是檔案信息的提供者。高校檔案信息的來源更加廣泛：2017年8月4日中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）在京發(fā)布報告，截至2017年6月，中國網(wǎng)民規(guī)模達到7.51億，占全球網(wǎng)民總數(shù)的五分之一。網(wǎng)絡(luò)化信息化時代，人們已經(jīng)習(xí)慣利用電腦、手機快速方便地獲取、傳遞各種所需的信息。高校檔案信息類型更加多樣化，包括圖片、文字、音頻、視頻等等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，不同類型都可以快捷、不受距離限制進行傳遞、傳播，不同格式的信息之間轉(zhuǎn)換也更加輕松自如?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的最大特點是連接一切，使得各行各業(yè)都能夠借助互聯(lián)網(wǎng)有機融合在一起，進而形成互聯(lián)互通的生態(tài)系統(tǒng)，這必然會大大提高信息的傳遞能力，使得信息整合及共享成為可能。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，借助其中的云計算及大數(shù)據(jù)技術(shù)，將各處存儲的檔案資源連接在一起，并且將整合后的資源整合到云檔案中，使得檔案信息資源能夠在不同的區(qū)域之間進行自由的結(jié)合及交流，使得各個區(qū)域的信息交流更加便捷。這對高校檔案工作提出了新要求。高校檔案工作如何在快速變化的網(wǎng)絡(luò)化時代為高校的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，是高校檔案工作的著力點和出發(fā)點。同時，新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息存儲技術(shù)的應(yīng)用，為高校檔案信息的收集、整理、保管、利用創(chuàng)造了物質(zhì)條件，也帶來新機遇。只有運用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新性地開展工作，改變過去不適當(dāng)?shù)氖占ぷ鞣矫娴牟呗裕⒂行Ф€(wěn)定的依法治檔體系，依法依規(guī)，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，將檔案種類和數(shù)量收集齊全，才能更好地為高校師生提供規(guī)范化、科學(xué)化的檔案服務(wù)。

（四）法治校園建設(shè)的大環(huán)境。在法治校園建設(shè)新的大環(huán)境下，檔案工作要提升服務(wù)水平，讓檔案工作成為學(xué)校工作、法治校園建設(shè)的參謀助手和信息資源的服務(wù)中心。檔案的價值來自于人們對檔案的利用，在工作中，要以需求為導(dǎo)向，倒逼檔案工作的改革與轉(zhuǎn)型。學(xué)校行政決策要留痕跡，尤其對于

“三重一大”等事項，高校檔案工作者需要開動腦筋，改變被動工作的局面，依法治檔迫在眉睫。新時代檔案工作需要新的思維，依法治檔體現(xiàn)在檔案工作要為人民幸福美好生活服務(wù)。檔案工作內(nèi)容可以涉及到方方面面，要為社會、單位、個人著想，以法律法規(guī)為依托，開展全面的檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計、利用工作。

二、高校檔案依法治檔工作存在問題

（一）高校檔案建設(shè)的不協(xié)同來自行政藩籬。一般來講，對于各個不同部門的協(xié)同，僅憑檔案一個部門難于實現(xiàn)，必須由上級行政管理部門進行頂層設(shè)計，行政科層制與協(xié)同的扁平化存在溝通差異，尚在起步階段的檔案信息管理還無力完成這一艱巨任務(wù)。2008年《高校檔案管理體制辦法》規(guī)定，檔案館行政職能被大大弱化，而管理內(nèi)容與行使職責(zé)的內(nèi)涵卻被擴大、鞏固和強化。高校檔案館行政執(zhí)法能力形同虛設(shè)，無法起到檔案行政指導(dǎo)、行政監(jiān)督、行政規(guī)劃等應(yīng)有的“依法治檔”的作用。正如袁素娟在《高校檔案工作法制化建設(shè)的路徑與對策選擇》中提出：“《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》對檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查沒有作出明確規(guī)定，執(zhí)法機構(gòu)常常把執(zhí)法檢查當(dāng)作行政執(zhí)法工作的全部，忽略了檔案行政指導(dǎo)、行政監(jiān)督、行政規(guī)劃等執(zhí)法手段的作用”。因而造成高校檔案信息資源建設(shè)上的不協(xié)同，各部門各自為政，還沒有形成統(tǒng)一協(xié)同的意識。高校依法治檔的檔案工作被弱化、邊緣化，為檔案工作的開展帶來一些困擾，不能對學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展起資政、存史、教化的重要作用。

（二）高校檔案管理者法制意識淡漠。受社會浮躁的大環(huán)境影響，高校人員依法治檔觀念沒有樹立，檔案法制意識普遍淡薄。一方面，高校的檔案管理人員，不重視《檔案法》的宣貫工作，對于檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)不熟悉，在從事檔案工作時，往往出于利益方面考慮，礙于情面，怕得罪人，不能依法治檔，造成檔案收集不完整、不齊全，檔案漏歸、不歸情況時有發(fā)生。學(xué)校教職工從領(lǐng)導(dǎo)到兼職檔案人員，都是檔案的形成者、利用者，普遍存在從眾、僥幸心理，歸不歸檔并不會影響自己職務(wù)職稱的晉升，這就給檔案的提交并及時歸檔造成了阻礙，使其長期處于被動的局面。另一方面，高校各部門干部輪崗，使得檔案管理崗位人員流動性加大，與檔案隊伍需要相對穩(wěn)定性之間形成沖突。檔案收集工作需要靠法律法規(guī)予以保障和解決。而輪崗過程中，工作交接不充分、新上崗人員對本部門業(yè)務(wù)不熟悉，對檔案能否及時、保證質(zhì)量地歸檔沒有法治方面的概念，因此或多或少都對檔案歸檔工作造成了損失。檔案工作對于升職、提職沒有正相關(guān)的考核指標。高校檔案工作普遍人員編制相對少，致使指導(dǎo)監(jiān)督工作的環(huán)節(jié)長期停留在文件上，不能滲透到檔案部門工作的各個層面，無法保證有價值的檔案信息，應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。

三、高校依法治檔的對策

（一）加強《檔案法》普法宣傳。檔案的地位和和作用越來越重要：檔案是國家寶貴的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源，檔案的價值要通過宣傳，廣為人知。網(wǎng)絡(luò)時代，檔案的內(nèi)容、形式更加多樣化，要破除人們對檔案片面的認知。把豐富多彩、形式各樣的不同載體的檔案應(yīng)收盡收。因此，高校檔案部門要把《檔案法》宣傳工作列為日常工作的一項內(nèi)容，不斷提高人們的法制觀念和依法治檔的意識。檔案部門要擅于打破常規(guī)，采取靈活多樣的方式，可通過系列展覽，比如開展專題展覽，進行檔案法宣傳，普及檔案法知識，加強大家科學(xué)依法利用檔案的意識，高校檔案工作才能時刻與社會、經(jīng)濟接軌。高校檔案人員要拓寬服務(wù)領(lǐng)域，在網(wǎng)絡(luò)化時代，檔案工作可以通過多種渠道使人們加強對檔案信息內(nèi)容、提供利用的方式、服務(wù)手段的了解，比如，宣傳櫥窗、網(wǎng)絡(luò)、新聞媒體、微信公眾號等手段的檔案法宣傳，可以擴大影響力，加強大家對檔案基礎(chǔ)法律知識方面的了解，不斷營造普法、知法、懂法、執(zhí)法的氛圍。例如，2017年6月9日，北京聯(lián)合大學(xué)以國際檔案日為契機，宣傳《檔案法》，通過現(xiàn)場和網(wǎng)絡(luò)等多種形式的宣傳，強化大家依法治檔的法律意識。檔案館聯(lián)合北京市教委、學(xué)校的藝術(shù)學(xué)院，承辦“檔案在我身邊”主題設(shè)計作品征集活動，內(nèi)容富有創(chuàng)意，廣大師生積極參與了形式多樣的活動，學(xué)生創(chuàng)作的“檔案記憶”主題展板、宣傳折頁、書簽等作品，在活動中進行了展示。檔案日系列宣傳作品得到廣泛認可，有效提升大家的檔案意識。

（二）建立檔案規(guī)范化、協(xié)同化管理體系。網(wǎng)絡(luò)時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)發(fā)展速度驚人，電子文件歸檔需要探索出新型模式。學(xué)校法治建設(shè)的同時，必須配套進行“依法治檔、違法必究”的檔案法治體系建設(shè)，做好頂層設(shè)計。以國家、社會、學(xué)校開展的“全面依法治國、全面從嚴治黨”為重要依托，加強“痕跡管理”、打造“問責(zé)政府”的手段，要在檔案信息資源多元性、共存性與共生性的現(xiàn)實基礎(chǔ)上建立一個具有跨系統(tǒng)、跨組織、跨部門運行的檔案信息資源協(xié)同架構(gòu)，以此改進和提升檔案信息資源的建設(shè)水平，解決檔案信息資源建設(shè)過程中“條塊分割，各自為政”的碎片化問題；進一步促使檔案信息資源建設(shè)從信息孤島建設(shè)轉(zhuǎn)向資源開放、信息共享的大系統(tǒng)建設(shè)上來，最終實現(xiàn)對包括辦公政務(wù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等在內(nèi)的各類電子文件的在線歸檔、在線移交與接收，從而促進檔案信息系統(tǒng)從無序到有序。檔案的依法治檔工作，要依靠規(guī)范化管理工作實現(xiàn)。普法責(zé)任制規(guī)定：“誰執(zhí)法誰普法，誰主管誰負責(zé)”。高校檔案部門要對學(xué)校檔案工作的開展有總體設(shè)想和方案，依法治檔必須適應(yīng)學(xué)校整體發(fā)展需要，結(jié)合檔案工作出現(xiàn)的新內(nèi)容、新問題提出解決方法，并制定切實可行的檔案工作規(guī)章制度。文件規(guī)定要細化、操作性強，例如，涉及到電子檔案信息資源的收集方法與傳輸途徑，需要構(gòu)建一個完整的電子檔案接收系統(tǒng)，實現(xiàn)對系統(tǒng)中運行完畢的電子文件的有效管理，對學(xué)校電子檔案資源進行安全接收和保管，把學(xué)校在各個時間節(jié)點形成的電子文件、圖像、視頻、音頻信息資源完整收集；對于接收的電子檔案要及時進行分類整理，編制檢索目錄，方便日后的利用和二次加工利用；使學(xué)校在辦公辦事辦文辦會等活動中形成的檔案信息資源，及時得到收集整理，完成入庫歸檔工作；大量的民生檔案、名人檔案等收集工作都需要有完整規(guī)范的法規(guī)體系支持。

（三）加強高校檔案工作法治化管理。為切實提高檔案依法治理能力，加強法治化管理。地、市級檔案局要加大檔案執(zhí)法檢查力度。有效推動高校檔案事業(yè)突破瓶頸、拓展空間，實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。將執(zhí)法檢查與完善歸檔工作、檔案利用、安全體系建設(shè)有機結(jié)合起來。通過檔案執(zhí)法檢查，輻射高校檔案工作的各個環(huán)節(jié)，推動高校檔案工作法治化建設(shè)，適應(yīng)利用服務(wù)工作發(fā)展的需要。高校檔案工作人員，要學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)、網(wǎng)絡(luò)資源管理、檔案信息資源安全、專利權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)保護等方面的相關(guān)法律，具備“一專多能”。首先要依法規(guī)范管理學(xué)校檔案工作的各個環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)學(xué)校部門之間的關(guān)系，在依法治檔方面不斷提高全校師生員工的法律意識。其次檔案隊伍自身要強，擁有多種專業(yè)技能，只有檔案工作人員具有依法管理檔案的素質(zhì)和能力，才能在執(zhí)法必嚴方面做到違法必究，及時發(fā)現(xiàn)問題、認真對待，不能講人情留情面，按規(guī)定堅決執(zhí)行，提升檔案依法治校工作在學(xué)校管理方面的地位。此外，還可以采取績效考核指標進行量化評比，通過及時反饋績效考核結(jié)果，建立獎勤罰懶的機制，提高檔案工作人員依法治檔的管理水平，在實踐中鍛煉自己，以適應(yīng)依法治檔前提下高校檔案工作的需求。總之，學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要人才，檔案資源的有效開發(fā)、社會化服務(wù)功能的實現(xiàn)，都需要復(fù)合型的檔案優(yōu)秀人才。檔案作為歷史真實的記錄，為維護師生的利益，檔案在收集、整理、保管、利用等方面順利開展工作，需要以法律法規(guī)充當(dāng)堅強的后盾。依法治檔可以效仿地方政府的做法，實行一個部門兩塊牌子管理體制。從根本上賦予高校檔案部門管理和行政雙重職能，從組織上保障了檔案部門擁有行政執(zhí)法的權(quán)利，保證檔案工作在“執(zhí)法必嚴”的道路上“有法可依”。在實際工作中，以問題為導(dǎo)向制定工作方案，在執(zhí)行層面要具有可操作性。配合高校加強依法依規(guī)治校的需要，制定檔案工作依法治檔工作體系、框架，從內(nèi)部管理體制入手，梳理各部門關(guān)系，理清管理結(jié)構(gòu)。要明確學(xué)校各單位、各級領(lǐng)導(dǎo)、各類人員的職責(zé)，將依法治檔工作滲透到具體環(huán)節(jié)，簽訂崗位責(zé)任書，形成系統(tǒng)管理模式。每個人都要照章辦事，出現(xiàn)問題追責(zé)問責(zé)，不講人情，賞罰分明。以制度的權(quán)威性，加強檔案工作在學(xué)校的地位，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。

高校檔案工作要以服務(wù)學(xué)校中心工作、服務(wù)學(xué)校建設(shè)發(fā)展、服務(wù)廣大師生為出發(fā)點和落腳點，依法治檔保障完整收集檔案信息，不斷推動高校檔案事業(yè)持續(xù)科學(xué)發(fā)展。

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